Zamanınızı Yönetin Eğitim Notu

Zaman yönetimi tam olarak ne anlama gelir? Belki de zamanınızı başarılı bir biçimde yönetmeye çalışırken ortaya çıkabilecek zorluklar ve muhtemel yararlara bakmadan önce bu soruyla başlamak, bu anahtar konuyu tanımla­mak ve bileşenlerini sıralamak için daha anlamlı olabilir.

Zaman yönetiminin tanımı

Zaman yönetimi, çok basit olarak zamanı mümkün olduğunca etkin ve etkili bir biçimde kullanma ve denetleme için bir sistem olarak tanımlanabilir. Elbette ki bu özet tanımlamanın ifade ettiğinden daha fazlası da vardır- bir sistem bireyin tikel gereksinimlerine uymak zorundadır. Bir tek sistemin herkese uyması mümkün değildir. Ayrıca, her an değişebilen koşullara uyum sağlayabilmesi için esnek ve gevşek de olmalıdır.

Zaman sınırlı, geçici ve uçucudur- bu nedenle de denetimi güçtür. Neredeyse kaçınılmaz olarak bugün kullanılabilir, zamanınızın çok az olduğunu ama yarın yeterli zamanınızın olacağını düşünürsünüz. Ama yarın geldiğinde bugün kadar doludur. Ancak zaman kaybı niteliğindeki etkinlikle­rinizi tanımlayıp eleyebilirseniz (en azından mümkün olduğunca azaltabilirseniz), zamanı denetlemeye doğru biraz yol alabilirsiniz.

Zamanı etkili ve etkin biçimde kullanmak da zordur. Bu demektir ki, işlerin tamamlanması ve sonuçların zamanında alınması için çok fazla ve iyi çalışmak gerekir. Zaman yönetimi sisteminizin yalnız başına işlemeyece­ğini -ya da işlememesi gerektiğini- akılda tutmak önemlidir. İşlerinizi gençlere devrederek daha çok zaman kazanabilirsiniz- bu sizin için iyi olabilir ama onlar için iyi olmak zorunda değildir!

İdeal olarak zaman yönetimi, ayrı fikirlerin, taktiklerin ve triklerin bir karmaşasından çok birleşik, tümel bir bakış olmalıdır. Sürekli olarak düzeltilir ve gelişen durumlar hesaba katılarak yenilenirken, zaman yönetimi işinizin tüm yönlerini her zaman kuşatabilir ve etkileyebilir. Hiçbir zaman mükemmele ulaşmayı beklemeyin- ama parlak bir sonuca ulaşılabilir ya da en sonunda dikkat çekici ilerlemeler kaydedilebilir.

Zaman yönetiminin bileşenleri

Bireysel koşullara bağlı olarak her bireyin zaman yönetimine yaklaşımı farklı olsa da bu sistemin nelerden oluşabileceği hakkında bir fikir sahibi olmak yararlı olabilir. Tipik olarak sisteme giriş şu belirli aşamaları

·      Size düşen işin analizi

·      Organize edilmesi

·      Başarılı bir biçimde delege edilmesi

·      Bürokratik işlerin halledilmesi

·      Toplantıların yapılması

·      Zaman kaybettirici etkinliklerin denetimi

·      Boş zamanların en iyi biçimde değerlendirilmesi.

İş yükünüzün analiz edilmesi Başlangıç olarak ne yaptığınızın ve ne yapacağınızın farkında olabilmeniz için, kişisel, bölümünüze ait ve kurumsal hedeflerinizi bilmelisiniz. Bir zaman çizelgesi size belirli bir zaman içinde zamanınızı nasıl harcadığınızı gösterecektir. Bu zamanı akıllıca ve iyi bir piçimde kullanıp kullanmadığınızı değerlendirin Ve nerelerde gelişme sağlayabileceğinizi işaretleyin.

Organize olmak

Daha sonra, önem ve aciliyet sırasına göre işlerinizin öncelik sırasını saptamak anlamlı olur. Gelecek günler, haftalar ve aylar boyunca planladı­ğınız etkinliklerinizi kaydetmek için bir takvim sistemi kullanmak isteyebilir­siniz. Sizi uyaracak, gelişmenizi izleyecek ve kontrol edecek bir liste oluşturmak da düşünülebilir.

Başarılı bir biçimde delege etmek

Delege etmek, zaman yönetiminde anahtar bir role sahiptir. Her şeyden önce, diğer insanlar da çeşitli işleri sizden iyi değilse bile, sizin kadar iyi yapabilirler, böylece siz de değerli zamanınızdan tasarruf etmiş olursunuz. Bunu doğru biçimde -yararları ve geri çekilmeleriyle- anlamanız gerekir. Gerektiğinde seçilmiş etkinlikleri belli kişilere tahsis etmelisiniz. Bu işlerin doğru biçimde ve zamanında tamamlanmasını sağlamak için belli sorunların üstesinden gelmek zorunda kalabilirsiniz.

Bürokratik işleri halletmek

Bürokratik işler gerçek bir zaman öğütücüsü ve sisteminizin çalışmasına ciddi bir tehdittir. İş mekanınızı bu işlerin etkin biçimde halledilmesine uygun bir biçimde düzenlemelisiniz. Yazışmanın mümkün olduğunca hızlı olabilmesi için etkin okuma ve yazmayı bilmeniz de çok önemlidir. Yazmak ya da okumak yerine, ne zaman telefon edeceğinizi bilmek de iyi bir fikirdir.

Toplantıları düzenlemek

İş arkadaşlarınızla toplumsal ilişkilerde yapılması ve yapılmaması gereken şeyleri biliyor olmalısınız- örneğin nazik ve arkadaşça davranın ama koridor­larda amaçsızca gevezelik ederek zaman kaybetmeyin. Kahve ya da öğle yemeği molalarında, resmi olmayan toplantıları başarılı bir biçimde yapabilir­siniz. Tıpkı bunun gibi, bölümünüzde ve üstlerinizle yapılan resmi toplantıları da cesaretle karşılayabilmelisiniz.

Zaman öğütücü etkinlikleri denetlemek

Farkında ve hazırlıklı olmanız gereken çok sayıda zaman öğütücü etkinlik vardır. En başta belirtilmesi gereken, ister kişiler ister telefon tarafından yapılsın, bölünmelerle başa çıkabilmelisiniz. Bazen başka insanların sorun­larım çözmek üzere çağrılabilirsiniz- bunu yapabildiğiniz kadar hızlı ve etkin bir biçimde yapın. Bu zaman öğütücülerin çoğu kararlı olmakla denetlenebilir. Bu, sistemi geliştirirken sahip olmanız gereken en önemli beceridir.

Boş zaman kazanmak

Zaman yönetimi sisteminiz başarılı olursa ve olduğunda, genellikle günün başında ya da sonunda bir miktar boş zaman kazanmış olduğunuzu fark edersiniz. Bu zamanı en kazançlı biçimde nasıl kullanabileceğinizi düşün­melisiniz. Boş zamanlarınızda rahatlamayı ve eğlenmeyi öğrenmeniz de çok önemlidir. Çok ve iyi çalışarak dinlenmeyi hak ettiniz, işinize dönmeye ve yüzde yüz verimli olmaya hazır olabilmeniz için kendinizi yenilemeye ihtiyacınız var.

Zaman yönetiminin faydaları

Başarılı bir zaman yönetim sistemi geliştirmenin çok sayıda faydası vardır. Bunların en önemlileri aşağıdaki listededir.

·      Daha fazla denetim

·      Üretkenliğin artışı

·      Boş zamanın artışı

·      Daha fazla görüş alanı.

Tersine, yetersiz bir sistem ya da hiçbir sistemin olmayışı bu etkileri tamamen tersine çevirir.

Daha fazla denetim

Açık hedefler, öncelikleri belirlenmiş ve dikkatle planlanmış işler, takvim ve listelerin kullanılması vb.- bunların hepsi size açıkça neyi, ne zaman, neden, nasıl ve ne kadar süre için yapmakta olduğunuzu gösterir. Sonuç olarak, etrafında dolaşmak yerine zamanınızı denetleyebilir ve yönetebilir­siniz. Ne zaman ve ne olacağına siz karar verebilirsiniz.

Üretkenlikte artış

Belirli işleri iş arkadaşlarınıza delege etmek, bürokratik işler ve toplantılar gibi zaman tüketici konuları nasıl halledebileceğinizi daha iyi anlamanızı sağlar. Dedikodu ve telefon görüşmeleri gibi zaman öğütücü etkinliklerin yerini iş alanına ve performans, gelişmesine bırakmasını sağlar. İşler daha hızlı ve daha iyi yapılır, kurum içinde üretkenlik artar.

Boş zaman yaratmak

İş yükünüzün yeniden düzenlenmesi, bazı işlerin seçilmiş çalışanlara devre­dilmesi ve zaman öğütücü etkinliklerin elenmesi (ya da en aza indirilmesi), üzerinizdeki talepleri azaltmış olmalıdır, böylece zamanınızın bir bölümü de boşalmıştır. Daha az baskı ve gerilim, (çok kısa da olsa) rahatlama imkânı, yeniden enerjiyle dolmanıza yardım eder- işinizde de motive edici etkisi olur. Her şeyden önce, ancak zinde, sağlıklı ve yenilenmiş bir birey iyi ve çok çalışmaya dönebilir ve zamanının tamamım kullanabilir.

Yüksek görünürlük

Hiç kuşkusuz zaman yönelimli birey -denetimli, etkili ve etkin- her zaman akranlarının dikkatini daha çok çeker. Üstleriniz de sizinle sürekli zamanın gerisinde giden, aşırı bürokratik işlere boğulmuş ve işlerin bitmesi gereken tarihleri kaçıran iş arkadaşlarınız arasında bazı farklar olduğunu kabul edebilirler- transfer ve yükselme fırsatları çıktığında iyi bir noktada olmanızı sağlayabilecek bazı farklar.

Zaman yönetiminin zorlukları

Elbette ki bir zaman yönetimi sistemini yürütmek kolay değildir. İş yükünüzün analiz edilmesi, düzenlenmesi, delege edilmesi ve bunun gibi işler, özellikle de daha önce bu tür işlerle ilgilenmemişseniz zordur. Ayrıca yüzleşilmesi gereken başka engeller de vardır. Bunlar;

·      Tutumlar

·      Alışkanlıklar

·      İş yükü ve

·      Kurumsal kültürdür.

Tutumlar

Eğer başarılı bir sistem geliştirilecekse, daha önce olup biten her şeyle ilgili yeniden düşünmeyi, o güne kadarki performansın yetersiz, hatta kimi bakım­lardan tamamen başarısız olduğunun kabulünü de içerebilecek bir tutum değişikliği gerekir. Hedeflerin ilk kez oluşturulması, işlerin ve zaman çizelge­lerinin yeniden değerlendirilmesi, çalışma pratiklerinin -tamamının zaman yönetimi açısından değişmesi gereklidir. Zamanın tasarruf edilmesi ve mümkün olan en iyi biçimde kullanılması, öncelikli hale gelmelidir.

Alışkanlıklar

"Eski alışkanlıklar zor kaybolur" sözü doğru bir sözdür, özellikle de zaman yönetimi ile ilgili olduğunda. Sistem yalnızca evrensel olarak uygulanmamalı, aynı zamanda yürümelidir de. Kötü alışkanlıkların kısa bir süre sonra yeniden ortaya çıkması büyük ihtimaldir. Anılar, takvimler ve kontrol listelerinden daha dayanıklıdır, karmaşık bir bürokratik iş yarma kadar bekleyebilir, kahve molaları yeniden uzayabilir. Yeni -ve zaman yönelimli- alışkanlıklar geliştirilmeli ve bunlara bağlı kalınmalıdır.

İş yükü

Kimi zaman bir insanın iş yükü öyle ağır, çeşitli ve sürekli görünebilir ki, bu işin zaman yönetimi sistemi içinde yeniden yapılandırılması imkansız gibidir. Bütün işler acil ve önemlidir, takvim her zaman doludur, kimse işi o kadar iyi yapamaz, o kadar çok bürokratik iş halledemez, o kadar çok toplantıya katılamaz vb... Ama iş yükünün niteliği ve düzeyi ne olursa olsun, uygun bir sistemin geliştirilmesi, durumu iyileştirecektir.

Kurumsal kültür

Kurumun yapılandığı ve işlediği tarz, zamanın bilincinde olan bir yönetici için sorun olabilir. Bir ekibin parçası olarak çalışmak zorunda olabilir ve kendi etkinliklerinin sonuçlanabilmesi için diğerlerinin işlerini bitirmesi gerekiyor olabilir. Muhtemelen işler son dakikadan önce görülebilir ve bir zaman çizelgesine yerleştirilebilir nitelikte değildir, sürekli olarak beklenme­yen değişikliklerin yapılması gerekmektedir. Bütün bunlarla birlikte planlama zordur- ama eğer uygun bir sistem kurulabilirse imkansız değildir.

İŞ YÜKÜNÜZÜ ANALİZ EDİN.

Başarılı bir zaman yönetimi sisteminin ilk aşaması, zamanı sizin için ulaşılabilir kılmak açısından iş yükünüzü analiz etmektir. Bu analizler üç anahtar etkinliği içerir: Hedeflerinizi bilmek, bir zaman çizelgesi oluşturmak ve zamanınızı belirlemek.

Hedeflerinizi bilmek

Hangi hedeflere yönelik olarak çalıştığınızın farkında olmanız çok önemlidir. Zaman yönetiminin büyük bir bölümü karar vermekle ilgilidir- ne yapılacak ne yapılmayacak, hangi işler önce halledilecek hangileri delege edilebilir vb_. Açık ve öz hedefler size bu seçimleri doğru olarak yapmanız için bir çerçeve sunacaktır.                                                                   "

Tabii ki hedefler -ister bireye, ister bölüme, ister kuruma ait olsunlar-bir durumdan ötekine çeşitlilik gösterirler. Ama bunların tümü;

•      Spesifik

•      Gerçekçi

•      Zamanlanmış ve

•      Ölçülebilir olmalıdır.

Spesifik

Tam olarak ne yapmayı tasavvur ettiğinizi ve nereye gittiğinizi bilmeniz gerekir. Rolünüz tam olarak nedir? İşleriniz ve görevleriniz nelerdir? Bölümünüzün amaçları nelerdir? Kurumunuz neyi başarmaya çalışıyor? İdeal olarak etkinliklerinizi nasıl tamamlayacağınızı ve neden bu yolu izlediğinizi de bilmelisiniz. Bu, sizin anlama düzeyinizi yükseltecek ve doğru zaman yönetimi kararlarını almanızı kolaylaştıracaktır.

Gerçekçi

Hedefler ulaşılabilir de olmalıdır. Sizin, bölümünüzün ve kurumunuzun ulaşa­bileceği hedefler. Aynı zamanda; zaman da dahil olmak üzere, ulaşılabilir kaynaklarla uyumlu da olmaları gerekir. Örneğin; düzenli olarak günlük toplantılar yapmayı istemekte, herkesin bunlara katılacak zamanı olmaması dışında bir sorun yoktur. Bireyin, bölümün ve kurumun hedefleri birbirine uygun olmalı ve hepsi birbirini tamamlamalıdır. Aksi halde karar vermeyi imkansızlaştırmasa bile çok zorlaştıran bir çıkar çatışması var demektir.

Zamanlanmış

Çeşitli işlerin ve görevlerin ne zaman yürütülüp bitirileceğini ve tüm hedeflere ulaşılması için hedef tarihleri bilmelisiniz. Bu size her şeyi bir perspektif içine oturtmanızda yardım eder ve zaman yönetim sisteminizin ne zaman geliştiğini ve aşama aşama inceldiğim görebildiğiniz bir düzen duygusu yaratır.

Ölçülebilir

Hedefler, tamamen ve zamanında ulaşılıp ulaşılamadığını -ya da onlara ne kadar uzak olduğunuzu görebileceğiniz bir çizelge biçiminde ifade edilebilmelidir. Sizin kendi performansınızı ölçebilmeniz için hedeflerle ilgili yeterli ayrıntı sağlanmalıdır. Hedefler niceliksel kavramlarla ifade edilebil­melidir -verili zamanda şu kadar birim üretmek, belirli bir dönemde belirli miktarda satış yapmak- çünkü bu başarıyı ya da başarısızlığı ölçmeyi kolay­laştırır.

Bir zaman çizelgesi yapın

Çalışacağınız hedefleri size gösteren böyle bir çerçeve içinde, parçaları, sahip olduğunuz zamanı ve bu zamanda neler yapacağınızı gösteren bir zaman çizelgesi içinde biraraya getirebilirsiniz. Bu çizelgeyi herhangi bir anda nasıl daha iyi kullanacağınızı bilmeden bir gelişme sağlayamazsınız ve zaman yönetimi sistemini kuramazsınız. Zaman çizelgesi yapmak birkaç adım içerir.

Bunlar;

·      İş-zaman oranlarım tahmin etmek

·      Zamanı parçalara bölmek

·      Etkinlikleri kaydetmek olarak sıralanabilir.

İş-zaman oranlarını tahmin etmek

İşe zamanınızı nasıl harcadığınızı düşünerek başlayın, kendinize çeşitli sorular sorun ve bu soruları dürüstçe yanıtlayın. Toplam olarak kaç saat çalışıyorum? Yaptığım etkinlikler neler? Her biri için harcadığım zaman ne kadar? Zamanımın büyük bölümünü ne için harcıyorum? Zamanımın en azını neye harcıyorum? Bu dağıtım etkinliklerin önemine uygun mu? Her bir etkinliğe harcanan zamanı, yüzde olarak ifade edin ve kolay anlaşılması için bir grafiğe aktarın.

Şimdiden gelişme için bazı fikirleriniz olabilir. Dikkatinizi toplamanıza yardımcı olması için aşağıdaki ankete bir göz atın. Soruların herhangi birine olumlu cevap verebiliyor sanız, zamanınızı şimdikinden daha iyi kullanmanız kesinlikle mümkündür. Tüm yanıtlarınız olumsuzsa, zaman çizelgenizi yaptıktan sonra bir daha bakın. O zaman fikrinizi değiştirebilirsiniz.

Zamanı parçalara bölmek

Zamanınızı, belirli bir zaman, mesela iki ya da dört hafta içinde nasıl harcadı­ğınızı gözden geçirmek anlamlı olur (daha uzun bir zaman, bulgularınızı netleştirecektir). Şekil 2'deki gibi bir çizelge kullanarak her gününüzü kısa süreli çok iş mi yoksa, uzun süreli az iş mi yaptığınıza bağlı olarak 15 ya da 30 dakikalık parçalara bölün.

Anket: Zamanınızı nasıl harcıyorsunuz?
Aşağıdaki soruları kutulara işaret koyarak yanıtlayın. Sonra da bir zaman yönetim sistemine ihtiyacınız olup olmadığına karar verin!
	Asla	Bazen	Sık sık	Her Zaman
Önce hoşlandığınız işi mi yaparsınız?
Hoşlanmadığınız işleri sona mı bırakırsınız?
İşinizi tamamlamak için daha çok zamana ihtiyacınız var mı?
Bir işten ötekine ve sonra yeniden ilkine gider misiniz?
İşin yetiştirilmesi gereken zamanları kaçırır mısınız?
Kendinizi işleri az bir dikkatle yaparken buldunuz mu?
Krizlerle ilgilenmek zorunda kaldınız mı?
Yeni işler almayı sever misiniz?
Kendinizi başkalarının işlerini yaparken bulduğunuz  oldu mu?
Bir işi başkasına geçirmektense kendiniz yapmayı mı tercih edersiniz?
Her şeyin içinde olmayı sever misiniz?
Masanız karmakarışık ve düzensiz mi?
Önemli bilgileri edinmek için zaman harcıyor musunuz?
Bürokratik işleri yarına bırakır mısınız?
İş arkadaşlarınızla sohbete zaman ayırır mısınız?
İnsanlar haber vermeden sizi görmeye gelirler mi?
Toplantılara katılır mısınız?
Toplantıların daha başarılı olabileceğini düşünür   müsünüz?
İş arkadaşlarınız işinizi bölerler mi?
Telefon işinizi böler mi?
İnsanlar size sorunlarını getirirler mi?
Bütün işleri bitirmek için erken gelmek ya da geç çıkmak zorunda kalır mısınız?
Gün içinde az da olsa kendinize ayıracak zamanınız var mıdır?
Gerilim içindesiniz ve rahatlayamıyor musunuz?

 

Etkinlikleri kaydedin

Her saatin sonunda duruma göre son iki ya da dört bölümde tam olarak neler yaptığınızı not etmek için birkaç dakika ayırma alışkanlığı edinin. Her bir etkinlik için belirli kodlar kullanmayı deneyebilirsiniz. Yolculuk için Y, bürokratik işler için B, çay molası için Ç, öğle yemeği için Ö vb. Her şeyi yazmaya çalışın- bölünmeler için B'leri bile! Tam olmayabileceği ve seçici olabileceği için, daha sonra hatırladıklarınıza güvenmek yerine düzenli olarak not etmeyi bir rutine dönüştürün.

Zamanınızı belirleyin

İki ya da dört haftanın sonunda oturup tamamlanmış zaman çizelgenize bu zamanı nasıl kullandığınızı görmek üzere bakabilirsiniz. Yine bu etkinlik de üç farklı aşamaya ayrılabilir.

•      İş-zaman oranlarını hesaplamak

•      Zaman yönelimli işleri ayırmak

•      Zaman öğütücü etkinlikleri itiraf etmek.

İş-zaman oranlarını hesaplamak

Zamanınıza şöyle bir bakın, çalışılan zamanın tam miktarını çıkarabilirsiniz. Bu miktar beklenenden az mı çok mu? Sonra tüm etkinliklerinizin tanı bir listesini çıkarın, herbirine harcanan zamanı toplayın. Toplam beklediğiniz gibi mi? Bu zamanları yüzde olarak ifade edin ve pasta grafiğe aktarın. Hazırladığınız iki grafiği karşılaştırın. Birbirlerine benziyorlar mı? Belki de olmasını istediğiniz durumu gösteren üçüncü bir grafik çizmelisiniz. Bu grafik erişilebilir gibi görünüyor mu?

Zaman yönelimli işleri belirlemek

Bu "ideal grafik" gerçek hayatta erişilebilirse -ya da en azından erişmeye uğraşılabilirse- halen yapmakta olduğunuz işler üzerinde çalışmalısınız. Bu işlerin hangilerinin yalnızca sizin tarafınızdan tamamlanabileceğini ya da tamamlanması gerektiğini değerlendirin. Uzman bilgisi gerektirenleri ya da belki de gizli konularla ilgili olanları. Başka? Bazıları belki yeni ve üzerinde çalışılmamış olabilir. Diğerleri yardımcıların disipline edilmesi ya da sorunların ele alınması olabilir. Bu işlerle ilgili düşünün ve bunların hangilerinin halen hızlı ve etkin bir biçimde yapıldığına ve herhangi bir biçimde daha iyi yapılamayacağına karar verin. Tamamen emin misiniz? Hangilerinin daha hızlı ve daha iyi yapılabileceği üzerinde durun, bunu sağlamak için ihtiyacınız olan şeyleri bulmaya çalışın. Ne kadar gelişme sağlayabilirsiniz ve bu gelişme sağlandığı zaman bu işlerin tamamlanması ne kadar sürer?

Zaman öğütücü etkinliklerin itiraf edilmesi

Halen yapmakta olduğunuz işlerin hangilerinin zaman öğütücü etkinlikler olarak nitelenebileceğini anlamak üzere yakından bakmak akıllıca olur. İşleri acil ve/veya önemli olarak niteleyin ama bunların hangileri bir başkası, mesela bir yardımcı ya da genç bir çalışan tarafından aynı biçimde değerlen­dirilir? Bunları yeniden tayin edip zamanınızı boşaltabilir misiniz? Kesinlikle zaman öğütücü olan etkinlikleri ayırdedin dedikodu aşırı uzun çay molaları vb. Bunları mümkün olduğunca en aza indirmelisiniz ama tamamen ortadan kaldırabileceğinizi beklemeyin. Duruma göre hangilerinin zaman yönelimli, hangilerinin zaman öğütücü olarak sınıflandırılabileceğini görün.

ORGANİZE OLUN

İşleri öncelik sırasına koymak

İş yükünüzü tamamen ve baştan aşağı analiz ettikten sonra artık organize olmak üzere harekete geçebilirsiniz. Bunu tam olarak yapmak için kişisel olarak yürüteceğiniz işleri öncelik sırasına koymanız ve gerekirse ek yardım sağlayabilmek için bir günce sistemi ve liste kullanma olanağı üzerinde düşünmeniz gerekir. Öncelik sırası oluştururken üç değerlendirme yapılır.

·      Acil etkinlikler

·      Önemli etkinlikler

·      Aciliyet-önem oranı.

Acil etkinlikler

Tüm etkinliklerinizden oluşan uzun bir liste hazırlayıp aciliyet gösteren etkinliklerin yanma (A) işareti koyun. Örneğin bir müşterinin telefonuna acilen cevap vermeniz ya da mümkün olduğunca çabuk onu aramanız gerekebilir. Bu işlerin her birini (5, en acil olmak üzere) l'den 5'e kadar derecelendirmeyi yararlı bulabilirsiniz.

Önemli etkinlikler

Benzer bir biçimde, aynı iş listesini baştan aşağı gözden geçirip önemli işlerin yanma (Ö) işareti koyun. Örneğin katıldığınız eğitim programı ile ilgili rapora tamamlamanız önemli olabilir. Aynı şekilde, her bir etkinliği 1'den 5'e kadar derecelendirebilir siniz.

Aciliyet- önem oranı

Bu noktada etkinliklerinizi Şekil 4'deki gibi bir "öncelikler ekseni" üzerine yerleştirmek işe yarayabilir. Üst sağdakiler hem önemli hem acil olanlardır ve öncelikle yapılmaları gerekir. Alt sağdakiler önemli ancak acil olmayanlardır, ikincil olabilirler. Üst soldakiler önemli değildirler ama acildirler, bunları üçüncü sıraya koyabilirsiniz. Son olarak alt soldakiler ne önemli ne de acildirler, bunları sona bırakabilirsiniz.

Bir günce sistemi kullanın

Başarı büyük ölçüde işinizi planlamanız ve bu plan dahilinde çalışmanıza bağlı olduğu için, bir günce sistemi etkin zaman yönetiminde anahtar rol oynar! Etkinliklerinize bireysel nitelik verip aşağıdakileri kullanarak kendi sisteminizi yaratın.

•      Duvar çizelgeleri

•      Günceler

•      Etiketler.

Bu tür bir sistem kullanmanın tehlikelerine karşı da bu tehlikelerden korunmak için uyanık olmalısınız.

Duvar çizelgeleri

Altı ay ya da tercihen bir yıl gibi nispeten daha uzun dönemler için iş yükünüzü hesaba katmaya  ihtiyacınız olabilir. Doğal olarak bu zaman döneminde yapacağınız işlerle ilgili bilginiz tam ve kesin olmayacaktır ama ana projeleri, bunların başlama ve tamamlanma tarihlerini, konferanslar gibi tek sefere mahsus etkinlikleri tatilleri işaretleyebilirsiniz. Bunu bir duvar çizelgesine renkli işaret etiketleri ya da duruma göre raptiyeler kullanarak yapabilirsiniz.

Böyle geniş bir program, fırsatları görmenize ve potansiyel sorunları ortaya çıkmadan fark etmenize yardım edecektir. Örneğin yeni proje beklentileri olabilecektir; ilk tepkiniz reddetmek olsa bile, çizelge üzerinde çalışarak bu projenin takvim içinde nasıl yerleştirilebileceğini hesaplaya­bilirsiniz. Ayrıca altı ya da dokuz ayda yapılacak bir işin başarılı olabilmesi için daha çabuk yapılması gereken bölümleri olabilir. Örneğin bir konferans düzenlendiğinde davetiyelerin önceden gönderilmesi gerekebilir. Duvar çizelgesinin sürekli uyarısı olmadan bu tür işleri çok geç olana kadar atlayabilirsiniz.

Takvimler

Verilerin kaydedileceği bir masa takvimi edinmek akıllıca olacaktır- kendiniz ve her bir yardımcınız için (koordine oldukları sürece) birer cep takvimiyle desteklenebilir. Şimdi üzerinde anlaştığınızın ne olduğunu daha sonraki bir tarihte tam olarak hatırlamak genellikle güç olacağı için, bilgiler mümkün olduğunca ayrıntılı olmalıdır- kim, ne, ne zaman, nerede, neden, nasıl gibi. Her şeyi sonradan değiştirilebilecek şekilde kurşun kalemle yazın. Takvimleri düzenli olarak kontrol edin.

Yapışkan etiketler

Elinizin altında notları, uyarıları vb. karalayacağınız bol miktarda yapışkan etiket bulundurmayı (3M'nin Post-iti gibi) son derece yararlı bulabilirsiniz. Daha sonra bunlar duvar çizelgesine ya da masanızdaki takvime yapıştırıla-bilirler ve daha sonra, daha uygun bir zamanda, hâlâ gerekliyseler daha düzgün bir biçimde yazılabilirler.

Tehlikelerden kaçınmak

Duvar çizelgesi, masa ve cep takvimleri ve yapışkan etiketler, başarılı bir zaman yönetimi sistemini oluştururken size yardımcı olurlar- ama dikkat etmelisiniz. Bunlara aşırı bağımlı hale gelip herhangi biri kaybolduğunda neredeyse bir sinir krizi noktasına gelmek çok kolaydır! Bunların size yardım etmesini ama sizi denetlememesini sağlamalısınız. Duvar çizelgelerini renklendirip masa takvimlerim doldurmaya kendinizi öyle kaptırabilirsiniz ki, başka bir şey yapamaz hale gelirsiniz. Zamanınızı bir işi yapmak yerine-onu planlamaya harcayabilirsiniz. Hızlıca not alıp sonra işe koyulun!

Listeler oluşturmak

Gündelik iş yükünüzü düzgün ve etkili bir biçimde listelemek işe yarayabilir. Bu listelere şöyle isimlendirilebilecek üç aşamada yaklaşabilirsiniz.

·      Bir gece önce

·      O gün

·      Bir sonraki sabah.

Bir gece önce

Bir sonraki günün etkinliklerini bir liste halinde düzenleyin. Şekil 5'tekine benzer bir form kullanın, belirli toplantıları, görüşmeleri ve randevuları, bunların başlangıç ve muhtemel bitiş saatlerini yazın. Bunların yanısıra o gün yapılması gereken diğer işleri -rapor okuma, mektup yazma, telefonlar gibi- önem ve aciliyet sıralarına göre iki ya da üç kategori halinde not edin; "zorunlu işler", "yapılmalı" "yapılabilir" gibi. Bir sonraki sabah listenizi yeniden kontrol edip hâlâ geçerli ve doğru olup olmadığından emin olun.

Ogün

"Yapılacak işler" listesini baştan aşağı gözden geçirmek ilk işiniz olmalı; en acil/önemli işten başlayıp oradan aşağı doğru gidebilirsiniz. O işten ötekine dolaşıp herbirini belirli bir düzeyin altında yapmaktansa, bir işe tamamen yoğunlaşıp onu mümkün olduğunca çabuk ve yapabildiğinizce iyi yapmaya çalışın. Tamamlandıkça her etkinliğin yanına bir işaret koyun ve o işlere yeniden dönmemeye çalışın. Gün içinde ortaya çıkabilecek yeni işleri, ne kadar acil ve/veya önemli olduğuna göre listeye yerleştirin.

Ertesi sabah

Günün sonunda - ya da en geç ertesi sabah- yaptıklarınızı gözden geçirin ve bir sonraki gün için bir liste hazırlayın. Bir günde yapabileceğiniz iş miktarını, mümkün olandan daha fazla tahmin ettiğiniz ya da zamanınızı iyi idare edemediğiniz için, zorunlu işlerle yapılması gerekenlerden ileri gidememiş olabilirsiniz. Yapılabileceklerin bazıları yeniden listeye girebilir ancak günün birinde birden bire bu işlerin haftalar önce yapılmış olması gerektiğini fark etmemek için bu kez daha öncelikli bir sıraya yerleştirmeye çalışın.

Uyarılar ve tehlikeler

Duvar çizelgeleri ve takvimlerle olduğu gibi, listelerinizi tamamlarken o sarı Post-itleri kullanmayı yararlı bulabilirsiniz. Özellikle gün içinde yeni işler ortaya çıktığında gerçekten de yararlıdırlar. Bu yapışkan etiketlerden birine bir not yazıp zamanı geldiğinde bunu uygulayın.

Aynı şekilde, listelere aşırı bağımlı olmamaya dikkat edin. Bütün gün hiçbir şey yapmayıp durmadan liste yapmaktan, onları yeniden düzenleyip sonra baştan aşağı değiştirmekten kaçının. Bu sizi çok meşgul gösterebilir, sahiden meşgul olduğunuzu da sanabilirsiniz- ama işe yarar hiçbir şey yapmamış olursunuz!

BAŞARLI BİR BİÇİMDE DELEGE ETMEK

Delege etmek, etkin bir zaman yönetimi sisteminin en önemli bileşenidir. Delege etmeyi, işleri, genç çalışanlar gibi iş arkadaşlarınıza ne zaman devre­deceğinizi (ve ne zaman devredemeyeceğinizi) bilmek için anlamalısınız. Aynı zamanda işleri nasıl dağıtacağınızı ve ortaya çıkabilecek sorunların üstesinden nasıl geleceğinizi de bilmelisiniz.

Delege etmeyi anlamak

Delege etmenin açık ve doğrudan bir tanımı, "Belli işleri ve görevleri bir kişiden diğerine, genellikle de üstten asta devretme süreci," olabilir. "Delege edilen işi tatmin edici bir biçimde tamamlayabilmek için yeterli yetkiyi alırken delege eden işin başarılı olup olmamasından tamamen sorumlu olmayı sürdürür." Delege etmenin daha net bir görünümü, avantajlar ve dezavan­tajlar sıralanarak elde edilebilir.

•      Avantajlar

•      Dezavantajlar

Avantajlar

Açıktır ki, bir işi diğerlerine devrettiğinizde beceri ve çabanızı daha önemli ve/veya acil konulara yoğunlaştırmak için zamanınız kalır. Bu aynı zamanda astlarınızın yeteneklerini geliştirir, güvenlerini artırır, daha fazla iş tatmini sağlar. Eski yöntemlere yeni fikir ve yaklaşımlar da katabilir. Onlara gelişmeleri, daha başarılı olmaları için bir imkan vermeye istekli olduğunuzu bilirlerse, bu, ekipteki herkesi motive eder ve bir moral sağlar.

Dezavantajlar

Delege etmenin sorunlarının çoğu, bu sürecin istekle ve tam olarak yapılmamasından kaynaklanır. En sık rastlanan durum, delege edenin endişeleri nedeniyle işi devredip, yetkiyi devretmemesidir. Belki de artık kendisine ihtiyaç duyulmayacaktır. Büyük ihtimalle işi devrettiği kişi daha hızlı ve daha iyi çalışıyordur. Böylece delege eden sürekli olarak olup bitene müdahale eder, sürekli kontrol eder, kötü duygular yaratır ve (iki kişinin) zaman kaybına neden olur. Genellikle en sıkıcı ya da en tatsız işler devredilir ve bu da içerlemeye neden olur. Bazen de delege eden, yanlış kişileri seçer-işi yapabilecek nitelikte ve istekte olup olmadığına bakılmaksızın el altındaki kişiye verilebilir. Aşağıdaki anket doğru biçimde delege edip etmediğinizi değerlendirmenize yardımcı olabilir.

Anket: Doğru biçimde delege ediyor musunuz?
Soruları dikkatle gözden geçirin, uygun kutuya işaret koyun. Yanıtlarınız başarılı bir delege eden olup olmadığınızı gösterecektir.
	Asla	Bazen	Sık sık	Her Zaman
Astlarınızın yetersiz olduklarını düşünür müsünüz?
Her şeyi kendinizin yapmanızın daha hızlı olacağını düşünür müsünüz?
Bir iş arkadaşınızın sizden daha hızlı ve daha iyi çalışması sizi endişelendirir mi?
Aşırı çalışıyor görünmekten hoşlanır mısınız?
İşleri devretmeye gönülsüz   müsünüz?
Yalnızca rutin işleri mi devredersiniz?
Yalnızca tatsız işleri mi devredersiniz?
En eğlenceli işleri kendinize mi saklarsınız?
İşleri en yakındaki astınıza mı devredersiniz?
Delege ettiğiniz işle ilgili   raporların ancak iş tamamlanınca mı gelmesini söylersiniz?
Delege ettiğiniz işle ilgili her aşamada rapor ister misiniz?
Sürekli olarak delege ettiğiniz kişileri denetler misiniz?
Bir kez işi delege ettikten sonra delege ettiğiniz kişileri ihmal mi edersiniz?
Delege ettiğiniz kişiler size ne yapmalarının beklendiğini sorarlar mı?
Delege ettiğiniz kişiler size kızarlar mı?
Delege edilen işler tamamlanmadan bırakılır mı?
Delege edilen işleri tamamlamak zorunda kalır mısınız?
Delege edilen işi, tamamlanana kadar unutur musunuz?

 

Etkinliklerin dağıtımı

Delege etmenin potansiyel dezavantajlarından kaçınmak için işlerin dağıtımına büyük önem ve dikkat vermek yaşamsaldır. Çeşitli alanlar denenebilir; özellikle,

•      Delege edilen etkinlikler

•      Zaman

•      Delege edilen kişi.

Delege edilen etkinlikler

Delege edeceğiniz işlerle ilgili olarak dikkatle düşünmelisiniz. Bununla ilgili sıkı ve hızlı kurallar yoktur, çünkü büyük ölçüde kişisel koşullara bağlıdır. İşlerinizi bir liste halinde yazın ve bunlardan hangisinin o sırada delege edilebileceğine kendiniz karar verin, ideal olanı, başkalarına devredilen işlerle birlikte delege edilen kişinin becerilerine göre bir miktar sorumluluğun da devredilmesidir, böylece ne kadar ilerlemenin kaydedildiğini ölçebilecek açık bir ölçek olur.

Henüz başarılı bir çalışmanın tamamen bitirilmediği koşullarda yeni işler devretmekten her zaman kaçının. Benzer biçimde, yeni düşüncelerin geliştirilmesi ya da planlama gibi işinizin merkezinde olan etkinlikleri delege etmeyin. Hassas ya da ihtilaflı konular da (örneğin disipline dair ya da üzücü süreçler) sizin tarafınızdan yürütülmeli. En önemlisi, yoğun olarak hoşlanma­dığınız gerçekten sıkıcı ve gündelik işleri asla devretmeyin- delege edilenler bu işlerden nefret edeceklerdir; sizden de.

Zaman

Hangi etkinliklerin devredileceğine karar verirken zaman çok önemli bir öğedir. Tabii ki değerli zamanınızın daha büyük bölümünü en önemli işlere, daha azını az önemli işlere ayırmak istersiniz. İşinizin zaman tüketen ama önemli olmayan bu bölümlerini delege etmek bu nedenle anlamlıdır. Zamanın her zaman delege etmekten yana olmadığını unutmayın. Örneğin acil işlere daha sonra değil, şimdi bakılması gerekir. Talimat vermek, açıklamak, her şeyin anlaşılıp anlaşılmadığını kontrol etmek vb. için yeterli zaman olmaya­bilir -bu, işi sizin ve hızla yapmanız gereken bir durumdur!

Delege edilen kişi

Etkinlikleri delege ettiğiniz kişinin uygun bir kişi olduğundan mutlak olarak emin olmalısınız. Bu kişinin bölümün ve kurumun hedeflerini anlaması, becerikli olması, işi yapabilecek bilgi ve deneyime, kendine güven ve isteğe sahip olması gerekir. Zaman yönetimi açısından, delege ettiğiniz kişinin zamanının olduğundan da emin olmalısınız- unutmayın, sisteminiz yalnız başına çalışmamak. Sizin kadar meşgul olabilecek başkalarına fazla işleri yüklenmemelisiniz. Aşağıdaki anket, delege ettiğiniz kişinin uygun olup olmadığına karar vermekte size yardımcı olacaktır.

 

Anket: Delege ettiğiniz kişi uygun mu?
Aşağıdaki sorulara göz atın. Tümüne "evet" yanıtı verebilmelisiniz. Veremiyorsanız, seçtiğiniz kişi iş için uygun değildir
Bölümün ve kurumun hedeflerini tamamen anlıyor mu?	Evet	Hayır
Becerileri, işi tam ve zamanında yapmaya yeterli mi?	Evet	Hayır
Daha önce bu ya da benzer bir iş yaptı mı?	Evet	Hayır
Güçlü ve zayıf yanlarını biliyor musunuz?	Evet	Hayır
Bu işi başaracağına güveniyor musunuz?	Evet	Hayır
İşi yapacağına yeterince güveniyor mu?	Evet	Hayır
İşi yapmayı istiyor mu?	Evet	Hayır
İş onun programına uygun mu?	Evet	Hayır
Konmuş olan prosedürleri izleyecek mi?	Evet	Hayır
Deneyimlerden öğrenecek mi?	Evet	Hayır
İşi ona devretmek sizin ve ekipteki diğer kişilerin yararına mı?	Evet	Hayır

 

Sorunların üstesinden gelmek

Sorunların üstesinden gelmenin en iyi yolu, onlar ortaya çıkmadan önce harekete geçmektir; sonra değil. Bunu tüm delege etme sürecine doğru biçimde yaklaşarak ve böylece bu süreçte ortaya çıkabilecek zorlukları en aza indirerek yapın. Bu konuda dört ana adım belirlenebilir.

•      Açıkça talimat vermek     

•      Denetimi elde tutmak

•      Sürekli ilişkiyi korumak

•      Sonuçları değerlendirmek.

Açıkça talimat vermek

Delege ettiğiniz kişinin söylediğiniz şeyi anladığından emin olun- bir şeyi yeniden yeniden yapmak kadar zaman kaybettirici şey yoktur. Ona neyin, neden, nasıl ve ne zaman yapılması gerektiğini söyleyerek bunu sağlama bağlayın. Sözlü yorumları gerekli olduğunda yazılı talimatlarla destekleyin. İşin nasıl yapılması gerektiği, gerekiyorsa ana hatlarıyla belirlenebilir ancak bu belirleme insiyatif ve özgünlüğü yok edeceğinden, çok katı bir biçimde yapılmamalı. Tamamının anlaşıldığını denetlemek için geribildirim isteyin. Delege ettiğiniz kişinin iş arkadaşlarının da durumdan haberdar olmalarını ve bu durumu kabullenmelerini sağlayın.

Denetimi elde tutmak

Delege etmek, bir işi devredip sonra da olup bitenleri görmezden gelmek anlamını taşımaz. Her şeyden önce, işle ilgili tüm sorumluluk hâlâ sizdedir-bir şeyler kötü gittiğinde üstünüzdeki yönetici sizi uyarır. Bu nedenle bir iş delege ettiğinizde, "Bunu bana sonra söyle" tavrından kaçının. Öteki uçtaki "Benimle konuşmadan hiçbir şey yapma" tavrından da uzak durun, çünkü bu tavır delege edilen kişiyi hayal kırıklığına uğratır. Ortalama bir yol tutturun: "Beni düzenli olarak bilgilendir, ihtiyacın olduğunda haber ver" gibi.

Sürekli ilişkiyi korumak

Bu kontrolleri başlangıçta yapın, delege ettiğiniz kişi işe başlamadan önce, bunların bilindiğini ve anlaşıldığını denetleyin. Daha sonra söylerseniz delege ettiğiniz kişi ona olan güveninizi kaybettiğinizi düşünebilir ve bu da moralini çok kötü etkiler. Daha önce anlaşmamış olduğunuz halde bu kontrolleri yapmanız, işin iyi ve doğru biçimde tamamlanmasını engelleyecek bir içerleme ve düşmanlık atmosferi yaratabilir. Bu düzenli kontrollerde yapıcı öğütler iyi karşılansa bile diğer zamanlarda müdahaleden kaçının. Ama yakınlarda olun ki yardım gerekirse istenebilsin.

Sonuçları değerlendirmek

Sizin ve delege ettiğiniz kişinin, aşamaları ve tamamlanan işi gözden geçirmesi zorunludur. Etkinlik hakkında düşünün. Tatmin edici bir biçimde ve zamanında yapıldı mı? Hatta sistemler daha iyi bir hale geldi ya da yeni yaklaşımlar geliştirildi mi? Delege edilen kişiyi inceleyin. Bu deneyimden bir şeyler kazandı mı? Mesela becerileri gelişti mi? Kendine güven sağladı mı? İş arkadaşlarına bakın. Delege etmenin etkileri olumlu mu olumsuz mu? Şimdi onlar da daha fazla iş üstlenmek istiyorlar mı? Herhangi bir sorun var mı? Varsa nedir ve neden kaynaklanıyor? Bir dahaki sefere daha doğru bir şekilde delege etmek için neler yapabilirsiniz?

BÜROKRATİK İŞLERİ HALLETMEK

Bürokratik işler bugünlerde pek çok işin esas parçası ve eğer çok dikkatle denetlenmezse zaman yönetimi üzerinde belirgin bir biçimde olumsuz etki yapabiliyor. Denetimi sağlayabilmek için iş mekânınızı iyi bir biçimde düzenlemeli ve etkin biçimde okuyup yazmayı bilmelisiniz. Kimi zaman yazmak yerine telefon etmek daha anlamlıdır, bu nedenle bu işi de etkin biçimde yapabilmelisiniz.

Çalışma mekânınızı düzenlemek

Çalışma mekânınızın, zamanınızı mümkün olan en etkili ve etkin biçimde kullanabilmeniz için kullanıcı-dostu bir düzenlemesi olmalı. Daha spesifik olarak düşünmeniz gerekenler ise,

•      Yerleşim

•      Organizasyon

•      Sağlık ve güvenliktir.

Yerleşim

İdeal olanı, çalışma mekânınızın, kullandığınız araç gerecin ve makinaların elinizin altında olacağı biçimde yerleştirilmiş olmasıdır. Kullandığınız çeşitli alet ve makinaların bir listesini yapıp, çalışma mekânınız içine bunları yerleştirmek işe yarayabilir. Tabii ki her şeyi yanınıza almanız her zaman mümkün olmaz. Örneğin; şirketin fotokopi makinası sizin kişisel tercihlerinize uygun biçimde yeniden yerleştirilemez. Bu gibi durumlarda fotokopi (ya da buna benzer) işlerinizi bir araya toplayıp hepsini bir seferde halletmeye çalışın. Bu şekilde üç kat merdiveni dört, beş ya da altı kez değil (her sefer zaman kaybıdır), yalnız bir defa inip çıkmak zorunda kalırsınız.

Organizasyon

Masanızı her zaman düzenli ve temiz tutmaya çalışmalısınız, önünüzde yalnızca o sırada uğraşmakta olduğunuz işle ilgili kağıtlar durmalıdır. Bunların dışındaki her şey kendi raflarına, dosyalara konmalı. Bu, özel olarak yapmakta olduğunuz işe yoğunlaşmanızı sağlar. Kalabalık

ve düzensiz bir masa, hemen ihtiyaç duyduğunuz şeyleri bulmanızı zorlaştırır hatta sürekli olarak denetiminizi kaybettiğiniz duygusuna, gerilim ve baskıya neden olur. Ve denetiminizi kaybedersiniz!

Sağlık ve güvenlik

Çok ve iyi çalışacaksanız, işlerinizi başarıyla ve zamanında tamamlayacaksanız, çalışma mekanınız güvenli ve hijyenik olmalı. Aydınlık ve havadar bir ofis çalışmak için hoş bir ortamdır.

Karanlık ve havasız bir ortamda işinizi o kadar iyi yapamazsınız, kolayca gevşersiniz, aklınız karışır. Böyle bir ortam kaza ve hastalıklara bile neden olabilir- ofis dışında geçen zaman da tamamen kayıptır. Aşağıdaki anket, güvenli ve sağlıklı bir ortamda olup olmadığınızı ölçmenize yardım edebilir. Eğer değilseniz ortamı daha iyiye doğru değiştirmeye çalışın!

Anket: Çalıştığınız yer güvenli ve sağlıklı mı?
Tüm sorulara "evet" yanıtı verebiliyorsanız, muhtemelen güvenli ve sağlıklı bir işyerinde çalışıyorsunuz elemektir. Değilse, gelişme sağlamaya çalışmalısınız.
Tüm koltuklar ve sıralar rahat mı?	Evet	Bazen	Hayır
Alet ve makinalar rahatça kullanılabiliyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Kolayca hareket edebiliyor   musunuz?	Evet	Bazen	Hayır
Tüm döşemeler ve geçitler temiz ve kuru mu?	Evet	Bazen	Hayır
Basamaklar, köşeler ve engeller dikkatle işaret­lenmiş mi?	Evet	Bazen	Hayır
Gerektiğinde, uygun iş giysileri veriliyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Tuvaletler temiz, havadar, girilebilir ve kullanıl­maya hazır mı?	Evet	Bazen	Hayır
Tuvaletlerde sıcak ve soğuk su, sabun, havlu ve diğer temizlik malzemesi var mı?	Evet	Bazen	Hayır
Çalışanlar için hoş ve iyi düzenlenmiş bir yiyecek içecek alanı var mı?	Evet	Bazen	Hayır
Giysi ve çantalar için dolaplar ve askılar var mı?	Evet	Bazen	Hayır
Isı her yerde uygun düzeyde mi?	Evet	Bazen	Hayır
Isıtma cihazları güvenle çalışıyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Tüm alanlar iyi havalandırılıyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Bina iyi aydınlatılıyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Gerekli durumlar için acil ışıklandırma yapıla­biliyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Diş alanlar geceleri ışıklandırılıyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Pencereler temiz mi?	Evet	Bazen	Hayır
Alet ve makinalar sessiz çalışıyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Güvenli çalışma sistemleri ve süreçleri her zaman uygulanıyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Çalışma zamanları arasında sessiz alanlar bulunabiliyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Gürültülü mekanlar ve makinalar uyarı işaretleriyle ayrılmış mı?	Evet	Bazen	Hayır
Alet ve makinaları güvenle kullanmayı biliyor musunuz?	Evet	Bazen	Hayır
Güvenlik ekipmanı gerektiği zaman sağlanıyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Makina ve aksesuarlar iyi durumda mı?	Evet	Bazen	Hayır
Acil bir durumda herkes ne yapacağını biliyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Acil durum önlemleri pratikte işliyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Gerekli her şeyi içeren bir acil yardım çantası var mı?	Evet	Bazen	Hayır
Binalar saldırganlara ve hırsızlara karşı korunuyor mu?	Evet	Bazen	Hayır
Saldırgan müşterilere karşı herkesi koruyan önlemler var mı?	Evet	Bazen	Hayır

Etkin okuma

Çok sayıda not, rapor, faks mesajı, mektup ve masanıza gelen başka belgelerle her gün etkin bir biçimde ilgilenebilmeniz çok önemlidir. Bunu yapmanın en iyi yolu, gelen tüm evrakı önceliklerine göre aşağıdaki kategorilere ayırmaktır.

•      Eylem

•      Bilgi

•      Atılacak

Bunlara daha sonra önceliklerine göre bakılabilir.

Eylem

Bunlar, tamamen sizin tarafınızdan okunup ilgilenilecek ve şimdi tüm ilginizi vermeniz gereken kağıtlardır. Her bir kağıdı önemli noktalarını işaret kalemiyle işaretleyerek ve not alarak gözden geçirin. Bu yaklaşım bazı belgeleri iki kez okuyup zaman kaybetmenizi engellemeye yardım edecektir. Yalnızca önemli görünen noktaları yakalayan hızlı okumadan kaçının, çünkü bu risklidir. Yanlış yapabilirsiniz. Uygun biçimde işlem yapana dek belki bir yanıt yazmak ya da gecikmiş bir ödemenin peşine düşmek gibi, kağıdı dosyalamayın.

Şu anda ve/veya kişisel olarak ilgilenemeyeceğiniz bazı bürokratik işler olacaktır. Belki bir üstünüzün son kararı vermesi ya da belge işleme konmadan önce daha fazla bilgi gerekiyor olabilir. Ancak konu önemli bir konudur ve hâlâ sizin acil ilginize muhtaçtır. Muhtemelen bunu bir iş arkadaşınıza üzerine zaman kazanmak için açıklayıcı bir not ekleyerek geçirmelisiniz. Ya da üzerine ne zaman yeniden bakılması gerektiğini belirten bir not iliştirerek "bekleyen işler" dosyasına koyabilirsiniz- en iyisi gerekli bilgi gelir gelmez yeniden bakmaktır. Gerekiyorsa haftalık ya da aylık takviminize bir uyarı notu yazın.

Bilgi

İlgilenmeniz gereken bürokratik işlerin çoğu muhtemelen katılmanız gereken toplantıların saatleri, doğrudan sizin ilgilenmeniz gerekmeyen rapor ve notların kopyalan gibi bilgi sağlamayı amaçlayan kağıtlardan oluşur. Bununla beraber, bunları dikkatle kontrol edin, uygun yerlerine not alın, önemli bölüm­lerini işaretleyin, gerekiyorsa dosyalayın. Akışkan (ve bu nedenle de zaman kazandırıcı) bir dosyalama sistemi kurmak için her bir belgeye ne zaman kontrol edileceklerini ve -uzun süre saklanmayı gerektirmiyorlarsa ne zaman atılacaklarını belirten "elden çıkarma tarihi" koymaktır. Kağıtlar sizden başkasına geçiyorsa, yeni bir kısa not hazırlamak yerine notlarınızı üzerine iliştirin: Bu, herkesi zaman ve para israfından korur.

Atılacak

Masanızda duran kağıtların bazıları dikkatinizi fazla harcamanıza değmez-broşür vb. Diğer yandan, en son çıkan araba aksesuarı ya da bilgisayar programı ile ilgili broşürü okumak isteyebilirsiniz- ama bunu şimdi yapmayın! Değerli zamanınızı daha acil ve/veya önemli işlere ayırın, broşürleri kendi serbest zamanınıza bırakın.

Etkin biçimde yazmak

Kısa notlar, raporlar vb. etkin bir biçimde yazabilmeniz sizin için çok önemlidir. Bunu başarıyla yapabilmek için beş aşamadan geçmeniz gerekir.

•      Amaçlarınızı bilmek

•      Verileri ortaya koymak

•      Alıcıyı analiz etmek

•      Bir taslak hazırlamak

•      Yazıyı tamamlamak.

Amaçlarınızı bilmek

Buna, açıklayıcı not, mektup ya da yazışmayla neyi amaçladığınızı belirleye­rek başlayın- belki okuduğunuz belli bir raporu okuduğunuza dair bir not ya da gecikmiş bir ödemeyle ilgili bir uyarı. Amacınız her zaman aklınızda olmalı- ifadeleriniz buradan gelişecektir. Amacınız yazı mı yazmanız yoksa telefon mu etmeniz gerektiğine karar vermenize de yardımcı olacaktır. Açık, yazılı bir kayıt mı istiyorsunuz yoksa belli noktaları tartışma imkanı veren daha hızlı ve kişisel bir yaklaşımı mı tercih ediyorsunuz?

Verileri ortaya koymak

Konuyla ilgili tüm verileri bildiğinizden emin olun, o raporu (ilgili bölüm­lerini) gerçekten okumuş olun ya da faturanın ne zaman yazıldığını ne zaman ödenmesi gerektiğini ne zaman peşine düşüldüğünü, vb. bilin. Sonra, yazışmanıza girebilecek her şeyi bir not olarak dökün. Bu notu düzenlemek konusunda fazla uğraşmayın- aklınıza ne gelirse onları yazın. Bu aşamada ilgisiz bir konunun yazılması, ilgili bir konunun unutulmasından iyidir.

Alıcıyı analiz etmek

İletmek istediğiniz mesajın alıcı tarafından anlaşılmasını, herhangi bir biçimde yanlış yorumlanmamasını güven altına almalısınız, aksi takdirde zaman kaybettirici yeni yazışmalar gerekebilir. Açık bir mesaj, gerekli yanıtın gelmesine de yardımcı olur- çek havalesi ya da her ne ise. Yazıyı alacak olan kişinin kişiliğini, yazışma konusu ile ilgili bilgi ve görüşlerini de hesaba katmaya çalışın. Kendinizi onun yerine koyun, iletişiminize alacağınız tepkinin nasıl bir şey olacağını hayal edin.

Bir taslak hazırlamak

Ulaşmak istediğiniz hedefi bildiğiniz, verileri ortaya koyduğunuz ve alıcının kimliğini hesaba kattığınızda, artık bir taslağı düzenleyebilmelisiniz. Ana başlığı ve alt başlıkları ya da en önemli olduğunu düşündüğünüz noktalan uygun biçimde mantıki sırayla yazın. Artık o kadar önemli görünmeyenleri silin- bunlar genellikle siz fikirlerinizi geliştirirken ortaya çıkmışlardır. Kurumunuzun standart formatında bir yazı haline gelebilecek tam bir metin oluşturmadan önce bir çok taslak yapabilirsiniz.

Yazıyı tamamlamak

Metninizi geliştirmek için biraz zaman ayırmanıza değer. Sözcükleri, noktalamayı ve grameri kontrol edin, çünkü (küçük de olsa) hatalar karışıklığa neden olabilir. Sözcükleri ve cümleleri kolayca okunup anlaşılabilecek biçimde kısa ve basit tutun. Aksi halde daha sonra ne demek istediğinizi açıklamak için fazladan zaman ayırmak zorunda kalabilirsiniz. Yazıyı eğer bir uzmana yazmıyorsanız, teknik dilden ve jargon kullanımından kaçının.

Tersine, uzman bir kişiye yazıyorsanız, kullanacağınız basit bir dil, onun size karşı üstün olduğunu düşünmesine yol açabilir. Yazınızı her şeye rağmen, mümkün olduğunca kısa ve öz tutun. Konuya bir kere değinin, açıklayın ve bitirin. Sonra dokümanı hemen gönderin.

Telefon etmek

Telefonunuz genellikle yazılı iletişimin yapabileceğinden daha hızlı ve kişisel bir yöntemle iletişim sağlayarak gerçek bir zaman koruyucu olabilir. Ancak akıllıca kullanılması gerekir. Yanlış ellerde daha çok zaman kaybettirebilir. Yaklaşımınız pek çok yönden mektup yazarken olduğu gibi olmalıdır. Amaçlarınızı bilmelisiniz, verileri ortaya koymalısınız, karşınızdakini hesaba katmalısınız ve söylemek ya da sormak istediklerinize dair bir taslak hazırlamalısınız. Akılda tutulması gereken başka noktalar da vardır.

•      Telefon konuşmalarınızı gruplamak

•      Hızlı olmak

•      Kendinizi zamanlamak.

Telefon konuşmalarınızı gruplamak

Tüm telefon konuşmalarınızı bir araya toplayıp aynı zamanda yapma alış­kanlığı edinmeye çalışın (tabii ki insan acil ve/veya önemli bir iş telefonunun ne zaman çıkacağını bilemez). Burada, orada ve her yerde telefon etmek, günü böler, devam eden etkinlikleri kesintiye uğratır ve konsantrasyonunuzu bozar. Günün başlangıcında telefon etmek, bazı insanlar yerlerinde olmayacakları için zaman (ve para) kaybına neden olur. Bunun gibi, öğle tatili ve mesai bitiminde de aramaktan kaçının. Sabah geç saatler ya da öğleden sonraları, çoğu insanlar o saatlerde yerlerinde olduklarından, en uygun zamanlardır.

Hızlı olmak

"Ne diyeceksen de ve sus!", cümlesi telefonda konuşurken parolanız olmalıdır. Söylemek ve sormak istediklerinizle ilgili konuşmayı hızlı ve etkin biçimde yapabilmenizi sağlayacak bir taslak hazırlamalısınız. Giriş kısmını mümkün olduğunca kısa kesin- kim olduğunuzu ve neden aradığınızı söyleyin. Sonra devam edin, birbiri ardına konuları sıralayın. Zihninizi dağıtmayın. Karşınızdakinin dikkati dağılmaya başlarsa, "Teşekkürler, şimdi şu konuda bir soru sorabilir miyim?" gibi kibar bir sözle yeniden toplayın. Mümkün olduğunca kısa sürede konuşmayı bitirin ve listenizdeki bir sonraki telefonu arayın.

Kendinizi zamanlamak

İnsanlarla telefonda konuşurken harcanan ek zamanın miktarı, şaşırtıcı boyutlardadır. Hatlar meşgul olur, dakikalarca hatta beklemek zorunda kalırsınız, aradığınız kişi orada değildir ama dönünce sizi arayacaktır, sonra sizi aramasını beklerken dakikalar harcarsınız ama aramaz. Telefon kullanı­mınızı belli bir zaman süresinin üzerine çıkmaması için izleyin- eğer hâlâ yapmadıysanız- telefon etmeye ayırdığınız zamanın ne kadarının konuşmaya ne kadarının beklemeye harcandığını ölçmeye çalışın. Değerli zamanınızın ne kadarının bu şekilde harcandığım keşfetmek sizi çok şaşırtacak.

Beklemekle geçen zamanınızı en aza indirmeye çalışın. Bunu tamamen ortadan kaldıramazsınız ama en az miktara indirmeyi başarmalısınız. Eğer mümkünse sürekli aranan numaraları telefonun hafızasına kaydedin; bu size yeniden aramalarda birkaç dakika kazandıracaktır. Telefonun ses yükselticisi varsa, beklerken çalışmaya devam etmeniz kolaylaşır. Ayrıca, cevaben aranmayı beklerken çalışmaya kendinizi zorlayın.

TOPLANTILARI İDARE ETMEK

Tıpkı bürokratik işler gibi, toplantılar da en büyük zaman tüketicileridir. Çalışma gününüzün ve haftanızın büyük kısmı, resmi ve resmi olmayan çeşitli tip toplantılar tarafından işgal edilir. Çalışma arkadaşlarınızla akıllıca ve iyi ilişkiler kurmanız ve resmi olmayan toplantılarla ilgilenip, belki de bölüm yöneticileriyle olan resmi toplantılara katılmanız önemlidir.

İş arkadaşlarıyla ilişkiler

İş arkadaşlarınızla iyi geçinmek hem iş hem de kişisel anlamda vazgeçil­mezdir. Konuşmaya, ticari konulan tartışmaya, arkadaşlıklar geliştirmeye ihtiyaç duyarsınız. Ancak iş arkadaşlarınızla laflamaya, gülmeye, içmeye ve yemeğe harcadığınız zamanı dikkatle düşünmelisiniz- çok uzun olabilir ve değerli çalışma zamanınızı kısaltabilir. Henüz yapmadıysanız, zamanınızın ne kadarının bu ilişkilere gittiğini hesaplayın. Bu ilişkilerin artmasını teşvik eden iki alana yoğunlaşarak bu miktarı azaltın.

·      Zamanlar

·      Yerler

Zamanlar

Yapmanız gerekenden daha uzun süre lafladığınız belirli zamanlar vardır: Sabahları işe geldiklerinde kimileri kahve, öğle yemeği ve çay molaları boyunca ve herkesin saatin beş buçuk olmasını dört gözle beklediği mesai sonunda, bir önceki akşamın (ya da hafta sonunun) etkinliklerini tartışmaya meraklıdırlar. İş programınıza bağlı kalabilmek için özellikle-böyle zamanlarda disiplinli olmalı ve zaman yönetimine odaklanmaksınız. Bununla beraber, düzenli ve sık sık mola vermelisiniz. Molalar sizi zinde ve canlı kılar, işinize açık kafa ve taze fikirlerle dönmenize yol açar.

Yerler

Bunun gibi, laflamak için durdurulmaya hazır olduğunuz ya da gerektiğinden daha uzun süre kaldığınız yerler vardır- koridorlar, meşrubat makinasının, fotokopinin yanı ya da resepsiyon gibi. Burada da bu konuda dikkatli olmalısınız, ya bu tür yerlerden tamamen kaçınmalı ya da buralara genellikle olduğu gibi iki ya da üç kez yerine değil bir kez gitmelisiniz. Böyle yerlerdeyken zamana konsantre olun, mesela kendinize bir zaman sınırı koyun. Her seferinde zaman sınırını aşağı çekerek kendinize meydan okuyun.

Resmi olmayan toplantılarla ilgilenmek

Zamanınızın bir bölümü çeşitli birebir toplantılarla geçer- astlarla ya da üstlerle yapılan danışma ve değerlendirme toplantıları, bayilerle yeni ürün çizgilerini incelemek için yapılan toplantılar gibi. Tabii ki bunlar çok çeşitli olabilir ve bireysel bir temelde yaklaşım geliştirmek gerekir. Ancak zaman yönetimi bakımından bazı ortak noktalar da vardır,

•      Öncesinde

•      Toplantı sırasında

•      Sonrasında.

Öncesinde

Ne kadar informel (resmi olmayan) olursa olsun, tüm toplantıların aylık ya da haftalık takviminizde dikkatle zamanlanması önemlidir. Zamanlanmamış toplantılar, sisteminizi tamamen altüst eder. Randevulara yeterli zaman ayırdığınızdan emin olun. Bunları olduğundan biraz daha uzun tahmin etmek ve mümkün olduğu kadar çok işi sıkıştırıp saate karşı çılgınca yarışmaktansa, kendinize kalan küçük işleri tamamlayacak zaman bırakmak daha iyidir. Başlangıç ve tahmini bitiş saatleri de dahil olmak üzere, saptadığınız saatlere bağlı kaim.

Toplantı sırasında

Toplantıda neleri ve hangi sırayla ele almak istediğinize tam olarak önceden karar vererek program dahilinde kalabilirsiniz. Ele almak istediğiniz noktaları ya da sormak istediğiniz soruları içeren bir planı kağıda dökmek yararlı olabilir. Bir değerlendirme formu, satış bilgileri ya da ilgili diğer belgeler, çevresinde fikirlerinizi ve sorularınızı geliştirebileceğiniz bir çerçeve sundukları için yardımcı olabilirler. Planınıza sıkıca bağlı kaim, bir başka kişi bu plandan saptığı zaman da geri dönmesini sağlayın. Zamanın önemli olduğunu göstermek için geçen zamandan söz edin- "Şunu on dakikada tamam­layalım", "Devam etmeliyiz" vb. Bir yardımcınızın ya da iş arkadaşınızın toplantının sonuna doğru içeri girmesi de size her şeyin zamanında tamamlanması için bir fırsat olabilir.

Sonrasında

Arka arkaya gelen randevular arasında, yapılması gereken işlerle, takvi­minize eklenmesi gereken yeni randevularla vb. ilgili notlar alabilmek için kısa "tampon" süreler bırakmak sizin için iyi bir fikir olabilir. Bu süre bir kahve içmenizi, tuvalete gitmenizi ya da sadece bacaklarınızı uzatıp dinlenmenizi ve bir sonraki randevu için konsantre olmanızı sağlar. Bu kısa zamanlar olmadan randevularınızın birbirlerine girmeye başladığını ve çok kısa sürede programınızın arkasına düştüğünüzü fark edersiniz.

Formel toplantılar

Şüphe yok ki önceden programlanmış aylık toplantılar gibi bölüm toplantıları, çok fazla zaman öğütür- öncesinde, toplantı sırasında ve sonrasında. İster bu toplantıların düzenlenmesinden sorumlu olun ister yalnızca katılın, bunların her zaman,

•       Uygun biçimde düzenlenmiş

•       İyi yönetilen

•       Katılımın sağlandığı toplantılar olmasını sağlamaya çalışın.

Uygun biçimde düzenlemek

Bir toplantı, etkin ve zamanı iyi kullanan bir toplantı olacaksa dikkatle planlanması gerekir. Bu toplantı niçin yapılmaktadır? Belirli sürelerle yapılan geleneksel toplantılar yerine, belli bir amaçla ortaya konmuş olması gerekir. Alternatifleri gözden geçirmelisiniz. Bölüm raporunu okumak etkili bir yöntem olabilir ama zaman tüketicidir. Amaçlar nelerdir? Yalnızca belli sayıda konunun gündeme gelmesi, kısa ama yoğun bir zaman süresince dikkatin tamamen konsantre edilmesi için önemlidir.

Toplantıya kimler katılmalıdır? Yalnızca söyleyecek ve/veya öğrenecek bir şeyi olanlar. Eğer siz onlardan biri değilseniz toplantıya girmeyin, yalnızca sonradan notları inceleyin. Toplantı ne zaman yapılmalıdır? İlgili tüm kişiler için en uygun zamanda. Bu karşılıklı anlaşma ve önceden herkesin takviminde programlanarak sağlanabilir. Toplantı nerede yapılmalıdır?

Yine, rahat ve kesilmelerden uzak olduğu kadar herkes için uygun bir yerde. Gündem tüm katılanlara toplantıdan 24 ya da 48 saat önce dağıtılmalıdır. Bu belge, toplantının tarihi, başlangıç ve bitiş saatlerinin yanı sıra amaçlarını da ortaya koyar. Toplantıyı çay ya da kahve molası, öğle yemeği ya da günün sonuna yakın bir saate koymak akıllıca olur çünkü bunlar toplantının zamanında bitirilmesi için doğal teşviklerdir. Toplantı yeri, katılımcıların isimleri ve tartışılacak konular (yaklaşık süreleriyle) da belirlenmelidir. Gündeme "diğer konular" başlığını eklemekten kaçının. Çünkü bu başlık, zaman öğütücüleri kendi kişisel dertleriyle ilgili bitip tükenmez konuşmalara davet eder.

İyi yönetilen

Formel bir toplantının etkisi ve etkinliği, büyük ölçüde yöneticinin becerilerine bağlıdır -bu şimdi ya da gelecekte siz olabilirsiniz. Yönetici, gündemdeki maddeler üzerinde görüşmeye başlamadan önce hedef ve amaçları ortaya koymalıdır. Her bir konu, katılımcıların tartışmasına açılmadan önce özetlenmelidir. Yöneticinin çok fazla belirleyici olmadan ve yargıda bulunmadan tüm ilgilileri konuşmaya teşvik etmesi önemlidir. Konuşmacının çok uzatması ya da dağıtmasını engellemeli ve ana noktaları, her konu ile ilgili anlaşılan hususları ve toplantının sonunda da üzerinde mutabakat sağlanan tüm konulan özetlemelidir. Aşağıdaki ankete iyi bir toplantı yöneticisi olup olmadığınızı görmek için bir göz atın.

Anket: İyi bir toplantı yöneticisi misiniz?
Aşağıdaki soruları uygun kutuları dürüstçe işaretleyerek yanıtlayın. Yanıtlarınız iyi bir yönetici olup olmadığınızı ve gelişme sağlayabileceğiniz konuları gösterecektir.
Her zaman iyi hazırlanır mısınız?	Evet	Hayır
Önemli belgeleri çalışır mısınız?	Evet	Hayır
Toplantı yerinin tatmin edici olup olmadığını kontrol eder misiniz?	Evet	Hayır
Araç ve makinaların çalışıp çalışmadığına bakar mısınız?	Evet	Hayır
Tutanak tutulmasını sağlar mısınız?	Evet	Hayır
Toplantının zamanında başlamasını sağlar mısınız?	Evet	Hayır
Amaçlar sizin tarafınızdan ifade edilir mi?	Evet	Hayır
Gündeme atıfta bulunulur mu?	Evet	Hayır
Kuralları koyar mısınız?	Evet	Hayır
Gerekiyorsa katılımcıları tanıştırır mısınız?	Evet	Hayır
Toplantıyı yönlendirir misiniz?	Evet	Hayır
Toplantı sizin denetiminizde midir?	Evet	Hayır
Konuları açıklığa kavuşturmak için soru sorar mısınız?	Evet	Hayır
Herkesin katkıda bulunmasını sağlar mısınız?	Evet	Hayır
Zaman harcayanların sözünü keser misiniz?	Evet	Hayır
Saati izleyip zaman konusunda uyarıda bulunur musunuz?	Evet	Hayır
Açıkça ve düzenli olarak özetleme yapar mısınız?	Evet	Hayır
Gündemdeki zamanlara uyar mısınız?	Evet	Hayır
Kararlara varılmasını sağlar mısınız?	Evet	Hayır
Tam ama özet bir sonuç çıkarır mısınız?	Evet	Hayır
Toplantının zamanında bitmesini sağlar mısınız?	Evet	Hayır
Toplantıdan sonra yapılması gerekenleri kontrol eder misiniz?	Evet	Hayır
Toplantı tutanaklarını okur musunuz?	Evet	Hayır

Katılım

Toplantılara, katkınız bulunacaksa ya da yararlanmanız mümkünse gitmeniz gerekir. Ama bazen sadece katılmış olmak için gitmeniz de gerekebilir. Belki de toplantının yalnızca bir bölümü sizinle ilgilidir- eğer öyleyse yalnızca o bölüme katılın! Önceden gündemi inceleyin, her konuda neler söylemek istediğinizi planlayın. Konuştuğunuzda somut ve açık olun- söyleyecek bir seviniz yoksa sessiz kalın. Dikkatle dinleyin, yeni bir şey öğrenirseniz not alın. Mümkün olduğunca hızlı bir biçimde toplantıya girip çıkmayı hedefleyin. Aşağıdaki anket iyi bir katılımcı olup olmadığınızı görmenize yardım edecektir.

Tutanaklar daktilo edilmeli, 24 ya da 48 saat içinde tüm katılımcılara ve diğer ilgililere ulaştırılmalıdır. Tutanakta toplantının tarihi, saati, yeri, katılımcıların isimleri ve katılamayanların mazeretleri belirtilmelidir. Daha sonra ulaşılan sonuçlar ve kararlar planlanan eylemlerle birlikte tartışılan konular ifade edilmelidir. Bir sonraki toplantının günü, saati ve yeri de gerekiyorsa eklenebilir. Bir başka toplantı, ancak belli bir amaca hizmet ediyorsa düzenlenmelidir- rutinin bir parçası olduğu için değil.

Anket: İyi bir katılımcı mısınız?
Tüm sorularda "Evet" kutusunu işaretliyorsanız, toplantılarda iyi bir katılımcısınız. Değilse, kendinizi geliştirebileceğiniz konular olabilir.
İyice hazırlanır mısınız?	Evet	Hayır
Gerekli belgeleri önceden okur musunuz?	Evet	Hayır
Makineleri nasıl kullanacağınızı biliyor musunuz?	Evet	Hayır
İş arkadaşlarınıza sizi bölmemelerini söyler misiniz?	Evet	Hayır
Zamanında toplantı yerine gider misiniz?	Evet	Hayır
Cep telefonunuzu ve çağrınızı kapatır mısınız?	Evet	Hayır
Yanınızda not defteri ve kalem götürür müsünüz?	Evet	Hayır
Açık ve somut mu konuşursunuz?	Evet	Hayır
Diğerlerinin söylediklerini dikkatle dinler misiniz?	Evet	Hayır
İnsanların sözünü kesmekten kaçınır mısınız?	Evet	Hayır
Konuları netleştirmek için soru sorar mısınız?	Evet	Hayır
Tüm yorumlarınızda yöneticiyi mi muhatap alırsınız?	Evet	Hayır
Gerektiğinde not tutar mısınız?	Evet	Hayır
Her zaman ilginizin dağıtılmasından kaçınır mısınız?	Evet	Hayır
Üzerinde anlaşılan ve karara bağlanan tüm gerekleri yerine getirir misiniz?	Evet	Hayır
Toplantı tutanaklarına sonradan bakar mısınız?	Evet	Hayır

ZAMAN KAYBETTİREN ETKİNLİKLERİ DENETLEME

Dikkatle düzenlenmiş zaman yönetimi sisteminizi bozabilecek, her türlü zaman öğütücü etkinliği denetleyebilmeniz çok önemlidir. Özel olarak kesintilerle nasıl baş edeceğinizi ve diğerlerinin sorunlarını nasıl çözeceğinizi (bu kaçınılmaz bir biçimde zaman zaman sizi alıkoyacaktır) bilmeniz gerekir. Bu zaman öğütücü etkinliklerle basitçe, gerektiğinde kararlı olarak baş edebilirsiniz.

Kesintilerle baş etmek

Elinizdeki işlere tamamen konsantre olabilmek için kesintileri mümkün olduğunca en aza indirmelisiniz. Her kesinti yalnızca sizin zamanınızdan birkaç dakika çalmaz, işinizi son derece kötü etkiler. Her birinden sonra yapmakta olduğunuz işe yeniden yoğunlaşabilmeniz birkaç dakikanızı alır.

Kesintiler üç ana kategoride sınıflandırılabilir.

•       Kişisel ilişkiyle

•       Telefonla

•       Kendi kendine.

Kişisel ilişkiyle

Pek çok kesinti, işyerindeki başka insanlar tarafından yapılır - üstler, iş arkadaşları ve astlar. Bu  kesintileri insanları belli zamanlarda görmenizi sağlayan randevularla, onlara sizi hiç olmazsa belli dönemlerde kesmemelerini söyleyerek azaltmaya çalışın. Onları uyarmak için "Rahatsız Etmeyin" işareti asın! Yardımcınızdan arayanlara toplantıda ya da telefonda olduğunuzu, mesajlarını size ileteceğini söylemesini isteyin. Daha sonra kimlerin aranması gerektiğine karar verebilirsiniz. Bazı işler acilen ilgilenilmeyi gerektirirken diğerleri acil ya da önemli olmadıkları için ertelenebilirler. Gerektiği zaman saklanabileceğiniz boş bir odaya kaçın ve acil önemdeki işlerinizi bitirin.

Eğer biri tarafından çalışmanız kesilmişse, "Beş dakikam var" ya da benzer bir sözle zamanı sınırlamaya çalışın- ve buna uyun. Karşınızdakine oturmasını söylemeyin çünkü bu konuşmayı teşvik eder; mümkünse kendiniz de ayakta durun. Sürekli konuda kaim, küçük konuşmalardan ve diğer konulara geçişlerden kaçının. Kaba olmadan zamanınızın sınırlı olduğunu belli edin-"Bitirmeden bir şey daha" gibi. Gerekirse saatinize göz atın, hiçbir yöntem işlemezse, yardımcınızı "acil bir mesaj" getirmesi için tembihleyin. Konuş­mayı mümkün olduğunca hızlı ve kibarca bitirin.

Telefonla

Benzer biçimde, telefon da büyük bir zaman ihlalcisidir. Mümkünse bir yardımcı ya da iş arkadaşı, en acil ya da önemli olanları size iletip kalanları daha sonra sizin tarafınızdan yanıtlanmak üzere erteleyebilir. Gerektiğinde kesinlikle rahatsız edilmemeniz gereken zamanları belirtin, bunu telesekreteri devreye sokarak, hatta telefonu fişten çekerek garanti altına alabilirsiniz. Arkadaşlarınızdan ya da ailenizden gelen sohbet ya da eve gelirken süt almanızı söyleyen telefonları kesmeye çalışın. Çalışmanızı kestiklerinde özel arayanlara da benzer bir yaklaşım sergileyin- zamanı sınırlandırın, konudan ayrılmayın vb.

Kendi kendine

Belki şaşırtıcı gelecek ama işinizi bölen en büyük neden siz olabilirsiniz. Başka herkes gibi siz de bir iş arkadaşınızın size danışmasından ya da bir satış temsilcisinin size kişisel olarak bir şey satmak istemesinden gurur duyabilirsiniz. Belki o sırada pek hoşlanmadığınız bir iş yapmaktasınızdır, bu nedenle kesintileri memnuniyetle karşılarsınız- işinizi bölecek hiçbir şey olmazsa, kendi kendinize bir fincan çay daha alarak ya da bir başka kağıda göz atarak bir mola verirsiniz. Önünüzdeki işten başka her şeyi yapabilirsiniz. Aşağıdaki anket hâlâ yanıtı bilmiyorsanız, bu alanda kendi kendinizin en büyük düşmanı olup olmadığınıza karar vermenize yardımcı olacaktır. Kesintilere karşı hassassanız, elinizdeki işe tamamen ve özel olarak konsantre olmak için çok çalışmanız gerekir. Kendinizi bir yere kapatın, telefonu fişten çekin, kahve makinasından uzak durun ve yanınıza yalnız bir kağıt alın. Kendinize koyduğunuz zamana uyup uyamadığınıza bakın- eğer uyabilirseniz kendinizi bir fincan kahveyle ödüllendirin.

Anket: Kendi zamanınızı boşa harcıyor musunuz?
Aşağıdaki sorulara bir zaman-öğütücü olup olmadığınızı görmek için göz atın. İşaretlediğiniz kutular, kötü alışkanlıklarınızı ortaya çıkarıyor, onlardan uzak durun!
	Asla	Bazen	Sık sık	Her Zaman
Kendinizi masanızı yeniden düzenleyip sonra tekrar değiştirirken bulur musunuz?
"Yapılacak işler" listenizi, bu listedeki işleri gerçekten yapmadan düzelttiğiniz olur mu?
Günün ortasında oturup yarın ne yapacağınızı düşündüğünüz   olur mu?
Önemli bir şeyi kaçırmış olabileceğiniz düşüncesiyle kağıtları yeniden okur musunuz?
Mektupları ifadelerini değiştirmek için yeniden yazar mısınız?
Her şeyi söylediğinizden emin olmak için konuşmaları kafanızda yeniden yapar mısınız?
O arada başka bir şeyle uğraşacağınıza, iş arkadaşınızın bir belgeyi getirmesini bekler misiniz?
Başka hiçbir şey yapmadan bir cevabi telefonu bekler misiniz?
Sürekli olarak çay koyar mısınız?
Sürekli olarak tuvalete gider misiniz?
Diğer insanların çalışmasını izler misiniz?
Boşluğa dalar mısınız?
Camlardaki yağmur damlalarını izler misiniz?
Kasten zaman öldürür müsünüz?

Başkalarının sorunlarını çözmek

Pek çok yönetici ve danışman, değerli zamanlarını iş arkadaşlarının ve astlarının karşılaştıkları sorunlarla ilgilenerek harcarlar- sonuçta zamanıma siz değil, onlar yönetmiş olur! Başkalarının işine ve endişelerine müdahil olmaktan mümkün olduğunca kaçının, yoksa zaten dolu olan iş programınıza fazladan işler eklemek zorunda kalırsınız. Sorunları sürekli sizin çözmeniz yardımcılarınızın yararına da değildir. Onlar için her şeyi siz yaparsanız hiçbir zaman gelişip ilerleyemezler. Genel olarak aşağıdaki süreci izleyin:

•      Sorunu bulun

•      İmkânları belirleyin

•      Çözüm önerin.

Sorunu bulun

Biri size bir sorunla geldiğinde, sorunu tam olarak tanımlamasını isteyerek işe başlayın. Muhtemelen belli bir müşteriyle nasıl başa çıkacağını bilemiyor-dur ya da bir mektubu nasıl düzenlemesi gerektiğinden emin değildir. İş arkadaşınızı o ana dek sorunun çözümüne ilişkin neler yaptığını söylemesi için teşvik edin. Hiçbir şey yapmayıp doğrudan yardım için size gelmiş olabilirler; böylece onları daha önce yapmış olmaları gerekenler üzerinde düşünmeye zorlamış olursunuz. Bir şeyi onlar için yapmak yerine onların kendileri için düşünmelerini sağlayın.

İmkânları belirleyin

Bunun gibi, ulaşabilecekleri alternatifleri düşünmelerini sağlayın- müşteriye şöyle söylemek, mektuba bunu yazmak, vb... "Ne yapman gerektiğini düşünü­yorsun?" "Başka?" "Düşünebileceğin başka bir şey var mı?" Bu gibi soruların- sorunu ve çözümü ilgili kişiye yönelten sorular- zorluğu çözmek için tam olarak ne yapmaları gerektiğine karar vermelerini sağlayacağı umulur.

Çözüm önerin

Gerekiyorsa -ama ancak son çare olarak- sorunu nasıl çözebileceklerine ilişkin önerilerde bulunun. Kendi çözümlerini bulmaları için yardım etmenizin daha iyi olacağı çok açık; çünkü bu onların kendilerine güvenlerini ve becerilerini artıracak, bir dahaki sefere hemen size gelmelerini engelleye­cektir. Tabii ki doğrudan çözümü söyleyip yollamak şu an için size zaman kazandırır, ama daha sonra yeniden yeniden geri gelmeleri sonucunu doğurur. Onlara şimdi birkaç dakika daha fazla ayırarak yarın sorunlarım kendi başlarına çözmeye teşvik etmiş olursunuz.

Kararlı olmak

Gelip gidenler yüzünden ya da telefonla işinizin kesintiye uğramasını başarılı bir biçimde engellemek ve başkalarının sorunlarını en etkin biçimde çözebilmek için kararlı olmanız gerekir- katı ama nazik bir davranış tarzı benimsemelisiniz. Bu her zaman kolay değildir ama aşağıdaki kılavuz yaklaşımınızı geliştirmenize yardımcı olabilir:

•       Yalnızca "Hayır" deyin.

•       Daha sonra "Evet" deyin.

Yalnızca "Hayır" deyin

"Hayır", hatta "HAYIR!" demeye hazırlıklı olmalısınız- gerekirse ve gerektiğinde, en çok da gündelik konularda, acil ve/veya önemli işlerle meşgulken, sizden bir bayiye cevap vermenizi ya da bunun gibi bir şeyler isteyen yardımcınıza "Hayır" deyin. Bu sözcüğü kullanmaya hakkınız var-hemen ve katı bir biçimde "Hayır" deyin. Gerekiyorsa bunu, "Rahatsız Etmeyin" yazısı ile vurgulayın! Yapmakta olduğunuz işe konsantre olun ki, iş gerektiği gibi ve zamanında tamamlansın.

Daha sonra "Evet" deyin

Belli bir denge tutturmak akıllıca olur. Kapınız sürekli kapalıysa ve siz de sürekli "Hayır" diyorsanız, insanlar zamanla kapınızı çalmaktan ve size bir şeyler sormaktan vazgeçerler. Böylece önemli bilgileri kaçırmış olursunuz ve kendinizi iş ilişkileri ve ekiplerinden dışlanmış bulursunuz. Bu nedenle belli zamanlarda ulaşılabilir olun, söz verdiğiniz telefonları edin, vb. Katı ama adil - uzlaşılabilir ve yardımcı- görünmek istersiniz, kesinlikle yumuşak yüzlü değil.

ZAMANLARIN ÇOĞUNU KULLANMAK

Başarılı bir zaman yönetimi sisteminin oluşturulması ve uygulanmasının pek çok yararı vardır, kendi işleriniz üzerinde daha fazla denetim, kurumunuzun verimliliğinde artış gibi. Ama muhtemelen en dikkate değer değişim, size boş zaman kazandırmasıdır; bu zamanı nasıl kullanabileceğinizi incelemek akıllıca olacaktır. Aynı zamanda kendinizi tazelenmiş, sıkı ve iyi çalışmaya hazır hissedebilmeniz için dinlenme zamanınız hakkında da düşünmeniz ve bu zamanı kendiniz için hoş bir hale sokmanız doğru olur.

Boş zaman kazanmak

Zaman yönetiminizi geliştirmeniz -organize olarak, daha fazla iş delege ederek, etkili okuyup yazarak, vb.- size şimdi ve gün boyu sık sık boş anlar sağlamıştır. Bu zamana bakıp onunla ne yapacağınıza karar vermenin belki de en kolay yolu, günü üç ayrı kısma bölmektir.

•       Günün başlangıcı

•       Gün ortası

•       Günün sonu.

Günün başlangıcı

Sabah kalktıktan işe başlayıncaya dek olan başlangıç kısmı, zamanınızı kullanmakta gelişmeniz ve kendinizi güne iyi hazırlamanız için en iyi fırsatı sunar. Yıkanmak, kahvaltı, egzersiz ve giyinme, düşünmenize, planlamanıza ve önünüzdeki gün boyu yapılacak işleri kafanızdan geçirmenize izin veren rutin işlerdir. Belki işlerin sırasını daha etkin bölümler halinde yeniden planlayabilirsiniz ya da bir satış elemanının ziyareti sonrasında söyleye­ceklerinizi prova edebilirsiniz. Yolda geçen zaman kayıp gibi görünebilir ama trende giderken bir rapor okuyabilir, bir mektup yazabilirsiniz ya da araba kullanırken resmi bir toplantıda yönetici olarak yapacağınız açılış konuşmasına çalışabilirsiniz.

Gün ortası

Zaman yönetim sistemini uygulamaya başlayan yönetici ya da danışman, kısa sürede gün boyunca orada burada beşer dakikaların artmaya başladığını farkeder. Toplantılar daha önce olduğundan çok daha dakik biçimde sona erer, işler beklendiğinden daha hızlı tamamlanır çünkü şimdi çok daha az kesinti olmaktadır. Bu fazladan süreleri iş listenizdeki yapılabileceklerle ilgili kullanmak iyi bir fikir olabilir- özellikle de birkaç gün ya da daha uzun süredir listede olanlar için. Bir başka seçenek olarak neden masanızı düzeltip fincanlarınızı yıkamıyorsunuz? Ya da atılmak üzere olan "ıvır zıvır" kağıtları okumuyorsunuz? Yahut fotokopi odası sessizken ve zaman öğütücü sohbetler­den kaçınma imkanı varken fotokopilerinizi çekmiyorsunuz? Herhangi bir şey, oturup boşluğa bakmaktan iyidir!

Günün sonu

Saat beşten, beşi beş geceye, sonra on geceye kayar ve beş buçuğa doğru giderek yavaşlayan zaman, günün en üretken bölümü olabilir. Gün boyu yaptığınız etkinlikleri gözden geçirin. Listenizdeki tüm "zorunlu işler" ve yapılacakları tamamladınız mı? Tamamlamadıysanız neden? Belki de aşırı hırslı davrandınız, gerekli zamanı doğru hesaplayamadınız, belki de kafanız karıştı. Gelişme kaydetmek için neye ihtiyacınız var? Yarınki "yapılacak işler" listesini bugün olanları da hesaba katarak hazırlayın. Sonra eve dönerken trende ya da otomobilde sizi tatmin edene dek bu listeyi gözden geçirin. Aşağıdaki anket bir yerden bir yere giderken kazanılan zamanı ne kadar iyi kullandığınıza karar vermenize yardımcı olacaktır.

 

Anket: Yolculuk zamanınızı en iyi biçimde kullanıyor musunuz?
İşe gidip gelirken aşağıdakileri hangi sıklıkla yapıyorsunuz? Yanıtlarınız ve işaretlediğiniz kutular, yolculuk zamanlarınızı daha etkin biçimde nasıl kullanabileceğinizi size gösterecektir.
	Asla	Bazen	Sık sık	Her Zaman
İş düşünmek
Belge okumak
Belge yazmak
Telefonla konuşmak
Konuşmalara hazırlanmak
İş arkadaşlarıyla tartışmak
İşle ilgili diğer etkinlikler

 

Boş zamanlarınızın tadını çıkarın

Her günün sonunda işi bir yana bırakıp boş zamanınızın tadını çıkarmak zorunludur. İşin gereklilikleri sık sık akşamlara ya da hafta sonlarına sarkar; böylece kendinizi ya fazladan bir iş yaparken ya da bu konuda kaygılanırken bulursunuz. Kendinizi tazelemek için düzenli aralar vermezseniz, devam eden bir işte etkili ve etkin olmayı bekleyemezsiniz. Bu nedenle şunları yapabilmelisiniz:

•      Stresi kovun

•      Rahatlayın

•      Bir dengeye ulaşın.

Stresi kovun

İşten kaynaklanan stresin pek çok nedeni vardır- çoğunlukla aşırı iş yükü, iyi eğitilmemiş astlar, zamanlı işler, uzun çalışma saatleri, toplantılar ve işin özel hayat üzerindeki etkileri. Bunların çoğu zamanla ilgilidir. Bunlar yüzünden stres altında olduğunuzu farketmiş olabilirsiniz. Ertesi sabah yapılacak toplantıya bir rapor yetiştiriyor ve bu nedenle raporu eve götürüyor olabilirsiniz. Bazen stres altında olduğunuzu tam olarak farketmezsiniz, çünkü belirtiler her zaman açık değildir. Aşağıdaki anket, stres altında olup olmadığınıza karar vermenize yardımcı olacaktır.

 

Anket: Stresten Şikayetçi misiniz?
Stres kendini çeşitli biçimlerde gösterir- davranışsal, duygusal ve fiziksel belirtiler yoluyla. Bunlardan herhangi biri için işaretlediğiniz "Evet" kutusu, sizin stres altında olduğunuzu gösterebilir. Belirtiler ciddi ve uzun süreliyse, doktora görünün. Bu belirtileri ihmal etmeyin.
Davranışsal Belirtiler
İş kaliteniz giderek düşüyor mu?	Evet	Hayır
Yaptığınız işin miktarı azalıyor mu?	Evet	Hayır
Çalışırken yanlışlar yapıyor musunuz?	Evet	Hayır
Karar vermekte zorlanıyor musunuz?	Evet	Hayır
Her zamankinden daha mı fazla yakınıyorsunuz?	Evet	Hayır
Daha mı çok içiyorsunuz?	Evet	Hayır
Daha mı çok yiyorsunuz?	Evet	Hayır
İştahınız azaldı mı?	Evet	Hayır
Sürekli yorgunluk hissediyor musunuz?	Evet	Hayır
Geceleri iyi uyuyamıyor musunuz?	Evet	Hayır
Davranışlarınız herhangi bir biçimde kötüye mi gidiyor?	Evet	Hayır
Duygusal Belirtiler
Hızlı duygusal değişimler yaşıyor musunuz?	Evet	Hayır
Gerginlik hissediyor musunuz?	Evet	Hayır
Kendinizi hayal kurarken buluyor musunuz?	Evet	Hayır
Sık sık alıngan ve sinirli oluyor musunuz?	Evet	Hayır
Konsantre olmakta zorlanıyor musunuz?	Evet	Hayır
iş arkadaşlarınız dikkatinizi dağıtıyor mu?	Evet	Hayır
Onlara olan ilginizi yitirdiniz mi?	Evet	Hayır
Fiziksel Belirtiler
Sık sık baş ağrısı çekiyor musunuz?	Evet	Hayır
Sürekli terliyor musunuz?	Evet	Hayır
çift gördüğünüz oluyor mu?	Evet	Hayır
Sırt ya da göğüs ağrıları çekiyor musunuz?	Evet	Hayır
Bazen nefes almakta güçlük çekiyor musunuz?	Evet	Hayır
Hazımsızlık çekiyor musunuz?	Evet	Hayır
Midenizde sürekli bir bozukluk var mı?	Evet	Hayır
Zaman zaman kendinizi hasta gibi hissediyor musunuz?	Evet	Hayır
Kol ve bacaklarınızda uyuşukluk hissediyor musunuz?	Evet	Hayır

Eğer stres altındaysanız, nedenleri mümkün olduğunca hızlı bir biçimde ortadan kaldırmalısınız (en azından belirgin bir biçimde azaltmalısınız). Bunu zaman yönetimi becerilerine daha da fazla odaklanarak yapabilirsiniz. Her zaman öncelik sırasını gözetin, acil/önemli işlere en çok, en az önemlilere de en az zaman verin. Bu tür işlere zorunlu olduğu kadar zaman ayırın, daha fazla değil. Delege etmeyi sürdürün, çünkü bu size öncelikli işler için daha fazla zaman bırakır. İş arkadaşlarınızla iletişim kurun: Arada sırada ofis dışına çıkın ama zamanı da kollayın. Aşağıda, stresi denetim altına alma yollarının bir listesini bulacaksınız.

STRESİ DENETLEMENİN YOLLARI

Pek çok yolla stresin üstesinden gelinebilir. Ancak gerektiğinde tıbbi yardım almaktan çekinmeyin.

•       Günde 10 saatten fazla kesinlikle çalışmayın- sonra işi bırakın!

•       Gerçekçi olmayan iş bitim tarihleri koymayın. Kendinize karşı dürüst olun: Pek çok iş biraz daha bekleyebilir.

•       Oradan oraya koşuşturduğunuzu hissettiğinizde kendinizi biraz daha yavaş hareket etmeye zorlayın.

•       Rutininizi sık sık çeşitlendirin. Böylece eski işlerinizi yeni bir ışık altında görebilir ve daha fazla canlanabilirsiniz.

•       Bir işi zamanında ve iyi bir biçimde tamamladığınızda kendinizi kutlayın. Mesela bir fincan çay ve bir bisküvi ile kendinizi ödüllendirin!

•       Başkalarını desteklemeye çalışın ve onların yardımlarını kabul edin. "Orada olmak" önemlidir.

•       İnsan doğasını değiştiremeyeceğinizi kabul edin, böylece diğer insanların tutumlarına ilişkin sıkıntıya girmezsiniz.

•       Geçmişi unutun- gelecek daha önemlidir. Bu yönde gelişmeye konsantre olun.

•       Gülümseyin- bulaşıcıdır!

•       Her sabah ve her öğleden sonra 10 veya 15 dakika rahatlayın. Yürüyüş yapın ya da sessiz bir yerde oturun. Gözlerinizi kapayıp müzik dinleyin; sizi ne rahatlatıyorsa onu yapın. Kendinizi yenileyin.

•       Öğle yemeği için 30 dakika ayırın. Yavaş yavaş yiyin ve için. İş konuşmaktan kaçının.

•       Her hafta en az bir gün tatil yapın.

 

Rahatlayın

Stres insanlarda çeşitli belirtilerle kendini gösterir- baş ağrıları, nefes alma zorlukları ve kas ağrıları gibi. Bu duygusal ve fiziksel belirtilerle başa çıkabilmek için evdeyken iş düşünmeyin. Kendinize hobiler bulun. Bunlar stres ve hayal kırıklığını yok eder, size zihninizi rahatlatmanızda yardımcı olur. Egzersiz yapın- azar azar, sık sık- ancak bir fitness programına katılmadan önce doktorunuzla görüşmeniz gerekir; aşırıya kaçmamaya dikkat edin.

Makul bir biçimde yemeye çalışın, aşırı ve ağır diyetlerden uzak durun. Ortalama bir yol izleyin, her şeyden azar azar yiyin, hiçbirini abartmayın. Benzer biçimde, yeterince uyuyun. Sabahları kendinizi yorgun hissedeceğiniz kadar geç yatmayın. Deneme yanılma yöntemiyle ideal uyku zamanınızı bulun ve mümkün olduğunca buna uymaya çalışın.

Bir dengeye ulaşın

Tabii ki iş önemlidir ve zamanınızı nasıl yönettiğiniz hem işiniz hem de sizin üzerinizde çok büyük bir etki yapar. Bununla birlikte, işiniz ve özel hayatınız arasında bir denge olmalıdır. "Sıkı çalış sıkı eğlen" sözü eski bir kalıptır ama önemli bir gerçeği de barındırır çok çalışırsanız mümkün olduğunca eğlenmeyi de hak etmişsiniz demektir. Boş zamanlarınızı iyi geçirmeye çaba harcarsanız kendinizi daha mutlu ve daha rahat hisseder, böylece işinize etkili ve etkin çalışmak, zamanınızı en iyi biçimde kullanmak için ihtiyacınız olan olumlu bir tutumla dönersiniz.