Zaman, hayatın her alanı için önemli bir kısıt olarak karşımıza çıkar; herhangi bir etkinlik için uymak zorunda olduğumuz bu sınırlama kuşkusuz, toplantı organizasyonlarında daha fazla önemli olmaktadır.
Bir toplantının en kritik noktalarından biri zamanında başlamaktır.
Zamanında başlamak herkes için güç bir iş.
Genel olarak toplantının lideri zamanında başlarsa diğer katılımcıların da zamanında başlamasına hem örnek oluşturur hem de teşvik eder.
Bu alışkanlık, daha sonra kurum kültürü haline de gelir.
Ancak kimi durumlarda üst düzey yöneticilerin katılımcıları farklı nedenlerle beklettikleri olur ki bu durumda hoşgörülü olmaktan başka bir seçenek yoktur.
Her koşulda toplantı zamanında başlamalıdır.
Toplantıya tek bir katılımcı dahi olsa başlamak, diğerlerini bir sonraki toplantıya zamanında gelme konusunda uyaracaktır.
Bu stratejiyi düzenli yapılan toplantılar için uygulamak iyi sonuçlar doğurur.
11:03,14:22 gibi saatler toplantı katılımcıları için daha dikkat çekici saatlerdir ve zamanında başlama olasılığını yükseltir.
Bununla birlikte bu yaklaşımı düzenli yapılan toplantılarda uygulamak, ne yazık ki aynı etkiyi yaratmaz.
Toplantı odasının kapısını kapatmak, geç gelenlerin rahatsız olmasına neden olacaktır; dolayısıyla toplantıya zamanında başlama konusunda önemli bir uyaran olarak zihinlerde kalacaktır.
Açık bir kapıdan girmek çok daha kolayken, kapalı bir kapıyı çalarak içeri girmek daha zordur.
Toplantıya en önemli gündem maddesiyle başlayarak, zamanında katılmayanların önemli konuları kaçırması, bir anlamda onların kendi programlarını düzgün biçimde yapmaları konusunda bir ders olacaktır.
Geç gelmeyi alışkanlık haline getirmiş kişilerle özel olarak konuşmak, geç gelmesi sebebiyle toplantının aksamasına neden olduğunu bildirmek, o kişinin sonraki toplantılar konusunda yönlenmesini sağlayacaktır.
Toplantılara geç başlamak, eğer kurum kültürü haline dönüşmüşse, toplantının gündem maddelerinden birini bu konuya ayırmak gerekir.
Katılımcıların bu konuda farkındalık kazanmasını ve sorumluluk almasını ancak bu şekilde sağlamak mümkündür; artık konu kendi sorunları olmalı ve çözüm geliştirmelidirler.