Kurumların iş koordinasyonu kadar önemli bir başka konu da insan ilişkileridir. Çoğu kez kurumlardaki işten ayrılma nedenlerinin ilk sıralarında iletişim eksikliği yer almaktadır.
Bu nedenle insan ilişkilerini yönetme, günümüz iş dünyasında yöneticilerin temel yetkinlik alanlarından birisi olarak kabul edilmekte ve yöneticilere bu alanda önemli görevler düşmektedir.
Bir yöneticinin bu yetkinlik alanlarında başarılı bir performans gösterebilmesi için öncelikle, kendisinin ve başkalarının iletişim tarzlarını tespit edebiliyor ve bu tespitler yoluyla pürüzsüz ve nitelikli iletişim kurabiliyor olması gerekir.
Bir yöneticinin gerek üst yönetim gerek takımı ile ilişkilerini geliştirmek için iletişim tarzları konusunda bilgi sahibi olması gerekir.
İnsanların başkalarıyla kurduğu ilişki, iletişim tarzları ile biçimlenir. Bu biçimi anlamak için önce farklı iletişim tarzları olduğunu bilmek gerekir.
Çevremizdeki insanları hem izleriz hem de dinleriz. Bu nedenle görme ve dinleme;
-
Kendimizin ve başkalarının iletişim tarzlarıyla ilgili tespitler yapabilmemizi ve
-
Toplanan bilgileri doğru biçimde kullanabilmemizi sağlayan iki temel araçtır.
Kişilerle ilgili algılamalar görme ve dinleme sayesinde toplanan bilgilerin zihindeki kodlamasıyla oluşur.
Görme yoluyla ayırt edilebilen iki genel iletişim tarzı vardır;
-
Özdenetimci,
-
Tepkici,
Benzer şekilde dinleme yoluyla ayırt edilebilen iki genel iletişim tarzı da;
-
Doğrudan,
-
Dolaylı,
Görme ve dinleme boyutları, temel olarak dört iletişim tarzını ortaya çıkarmaktadır.
-
Düşünür,
-
Tez canlı,
-
Meraklı,
-
Duygusal,
Düşünür:
Bu iletişim tarzına sahip olan insanlar, ayrıntıları önemser ve meseleleri derinlemesine incelemeyi sever.
Ancak zaman zaman insani boyutu gözden kaçırabilir.
Genel olarak görev odaklıdır.
Nesnel olmak, belge ve rakamlara dayanarak konuşmak öne çıkan özelliklerindendir.
Çok temel özelliği mükemmeliyetçi olmasıdır.
Dışarıya verdiği görüntü soğuk ve mesafeli olabilir.
Karar verme konusunda, ayrıntıları fazlasıyla ele aldığı için geç kalabilir.
Tez canlı:
Bu iletişim tarzına sahip olan insanlarda, zaman son derece önemli bir kriterdir.
Hızlı bir biçimde düşünmek ve hareket etmek, sonuç odaklı yaklaşımlar öne çıkan özelliklerdir.
Rekabeti ve bağımsız hareket etmeyi sever.
Genel olarak sabırsızdır ve bu nedenle yaptığı işleri denetlemek gibi çevresine karşı baskıcı durumlar sergileyebilir.
Meraklı:
Bu iletişim tarzına sahip olan insanlar, çevresiyle ilgili, hemen her şeyi merak eden ve bu nedenle de konuşmayı seven bir iletişim tarzına sahiptirler.
İlgi çekmek en belirgin özelliklerinin başında gelir.
Tepkileri rasyonel olmaktan çok duygusaldır ve aşırı tepkiler verebilir.
Düzensiz çalışmayı sever, zaman zaman ayrıntıları atlayabilirler.
Duygusal:
Olaylara ve kişilere verdiği tepkiler kişiseldir.
Kararsızmış gibi görünmek, yavaş hareket etmek gözlenebilir özellikleridir.
Taraf olmaktan kaçınan, tartışmalı ortamlarda hakem rolüne soyunan bu iletişim tarzında gözlenen bir başka özellik ise, fikirlerini açık bir biçimde dile getirmekten kaçınmasıdır.
Duygusal iletişim tarzına sahip kişiler, sabırları ve iyi dinleyici olmalarıyla dikkat çekerler.
İletişim Tarzları
İletişim tarzları kuşkusuz birbirinden keskin çizgilerle ayrılmaz.
Herkesin tarzı aslında bu dört iletişim tarzının bileşkesidir.
Birinci profil düşünür olan bir kişi, kimi yanları ile duygusal olabilirken, içinde bulunduğu bazı ortamlar onun meraklı bir tarz sergilemesine de yol açabilir.
Bir yöneticinin önce kendi birinci profilini yani baskın iletişim tarzını bilmesi gerekir.
Çünkü yöneticinin verdiği imaj, takımın iş ilişkisi içinde bulunduğu kişiler ve tabii takımı tarafından onun nasıl değerlendireceğine ışık tutacaktır.
Aynı zamanda kendi tarzının zaafları konusunda bilgi sahibi olmak kişisel gelişimini tamamlamasına da katkı sağlayacaktır.
Bir yöneticinin kendisi kadar takımının ve diğer çalışanlarının iletişim tarzları konusunda fikir sahibi olması;
İlişkilerin doğru ve yararlı olmasına katkı sağlayacaktır.
İletişim tarzlarını bildiği takım üyeleri ile kuracağı iletişim kaliteli ve anlayışa dayalı olacaktır.
Çalışanların İletişim Tarzlarına Uyum Sağlama,
Başarılı bir yöneticinin çalışanlarıyla iletişim kurmada elindeki sihirli formül iletişim tarzlarını bilmektir. Ancak bu tarzları tespit etmek tek başına yeterli olmayacaktır.
Yönetici çalışanların tarzları konusunda fikir sahibi olduktan sonra onlarla uyumlu ilişkiler kurabilmenin zeminini oluşturmalıdır.
Bunun için yapılması gereken, benzerlik ve farklılıkların ayırt edilmesidir.
Benzerliğe Yaklaşım
Ortak noktaları tespit etmek çalışanlarla yönetici arasındaki uyumu artırır. Örneğin aynı takımın tutulması, benzer tarzda kitapların okunması, iş yapış biçimindeki yönetici ile çalışan arasındaki iletişimin artmasına ve zevkli hale gelmesine yol açar.
Farklılığa Yaklaşım
Dayanılmaz olarak kabul edilen farklılıklar konusunda yönetici çalışanı ile açık bir dil ile konuşmalı ve rahatsızlık veren noktaları ifade etmelidir.
Aynı biçimde çalışanın bu farklılığı konusunda söz söyleme hürriyetine saygı göstererek gerekçeleri dinlenmeli ve sorun olan konuda kurumsal turumun ne olduğu çalışanına iletilmelidir.
Katlanabilir olanlar gereken tolerans gösterilmediği takdirde çatışma noktasına gelebilecek farklılıklardır.
Yönetici çalışanın kimi noktalardaki farklılıklarına hoşgörüyle yaklaşarak, iletişim çatışması yaşanmasının önüne geçebilir.
Kuşkusuz, bu farklılıklar kurumun vizyon ve misyon çerçevesini ve iş kalitesini zorlamayan nitelik taşımak durumundadır.
Nötr olan farklılıklar ise, işin doğasında sorun yaratmayan, hatta fark edilmeyen farklılıklardır.
Yönetici için böylesi farklılıklar konuşma konusu dahi yapılmamalıdır.
İletişim Dengesi Kurma
İletişim tarzları konusunda kazanılmış farkındalık bir yönetici için büyük bir avantajdır.
Bu avantajı ilişkiler dengesi için kullanmak gerekir.
Yönetici kendi tarzından hareketle takım üyeleri nezdinde bir imaj sahibi olacaktır. Bu imaj dinleyen, sorunlara anlayışla yaklaşan, çözüm odaklı, paylaşımcı olmayı kapsamalıdır.
Takım üyeleri arasında ayrımcılık yapmadan tüm takımı, kurumun verimli çalışmasında lokomotif görevi yapan bir topluluk olarak görmek, yöneticinin de performansına katkı sağlayan bir yaklaşımdır.
Takım üyelerini oluşturan bireylerin yetkinlik alanlarını bilerek görev dağılımı yapmak iletişim dengesinin önemli bir kısmını oluşturur.