İşlem yapın.
Toplama işlemi bittikten sonra, her maddenin üzerinden geçerek, kendinize şu soruları sormanız gerekir:
-
Bu nedir? Bir çoğumuz, ne olduklarını ve bizden ne istediklerini anlayamadığımız şeyleri, (iş arkadaşlarımızdan ya da diğer departmanlardan gelen e-postalar gibi)günler, haftalar, hatta aylarca sepetimizde tutarız.
-
Harekete geçmem gerekiyor mu? Cevabınız evet ise, bu eylemin ne olduğuna karar verin ve yapın. Cevabı hayır ise, bu işi çöpe atabilirsiniz, ya da gelecekte harekete geçmenizi talep edecekse saklayabilirsiniz (kuluçkaya yatırma) veya bilgiyi faydalı bulduğunuz için saklayabilirsiniz (referans oluşturma).
Bir şeyle ilgili bir sonraki adıma karar vermek demek, işi tamamlama yolunda, bir sonraki fiziksel ve gözle görülebilir eylemi seçmek anlamına gelmektedir. Bu bir telefon görüşmesi yapmak, bir sonraki toplantıyla ilgili önerileri not almak, biriyle konuşmak ya da araştırma yapmak şeklinde olabilir.
Yapılacak bir sonraki işe karar verdiğinizde, üç farklı seçeneğiniz vardır: yapın, delege edin ya da erteleyin. Eğer bir aksiyon, iki dakikadan daha kısa bir zamanda tamamlanabilecekse, o an yapılmalıdır. Eğer söz konusu iş, 2 dakikadan uzun sürecekse, kendinize bu işi yapmak için doğru kişi olup olmadığınızı sorun, cevabı "hayır" ise, delege edin. Eğer iş, iki dakikadan uzun sürecekse ve siz işi yapmak için doğru kişiyseniz, yapabileceğiniz bir zamana erteleyin ve bunu "Gelecek Eylemler" listenizde takip edin.