Üstünüzü Yönetmek

Üstünüzü Neden Yönetmelisiniz?

Bir arkadaşınızla laflarken ona, yeni işinin nasıl gittiğini soruyorsunuz. Sizi, "Üstümü yönetmeye başladığımdan beri her şey çok daha iyiye gidiyor" diye yanıtlıyor. Bu­nun üzerine utanıyorsunuz. Size göre "üstünüzü yönet­mek" kulağa iğrenç geliyor—ve politik manevra kokuyor.

Ancak üstünüzü yönetmek, politik bir oyun değildir. Aksine, üstünüzle birlikte, her ikiniz için de önemli olan hedefler doğrultusunda çalışmanıza—bu hedeflere kendi ağırlığınızı katmanıza olanak veren bilinçli bir yaklaşım­dır. Üstünüzü yöneterek patronunuzla üretken bir çalış­ma ilişkisi kurarsınız ve şirketinize değer katmak için güç­lü yanlarınızı birbirini tamamlayacak şekilde kullanırsınız.

Üstünüzü yönetmek için; patronunuzla olumlu, üret­ken bir çalışma ilişkisinin nasıl kurulacağını, patronunuz­la etkin bir iletişimin nasıl geliştirileceğini (yöneticinizin fikirlerine ve önerilerine katılmamak dahil) ve çalışma ön­celiklerinin üstünüzle nasıl müzakere edileceğini bilmek gibi bir dizi beceride uzmanlaşmanız gerekir.

Bu eğitim , bu becerileri geliştirmeniz için kullanışlı tavsiyeler, stratejiler ve pratik araçlar sunuyor—böylece sizin kadar patronunuz ve kurumunuz da üstünüzü yö­netmenin tüm olanaklarından yararlanabilecektir.

Temel Bilgiler

Üstünüzü yönetmek, sizin, patronunuzun ve kurumunuzun yararına olan, üzerinde mutabık ka­lınmış hedefler doğrultusunda yöneticinizle birlikte çalış­manıza ilişkin bilinçli bir yaklaşımdır. Bu, politik bir ma­nevra değildir; aksine, şirketinize olduğu kadar size ve yö­neticinize de yarar sağlayacak kararlar alma konusunda yöneticinizi etkileme sürecidir.

Üstünüzü yönetmenin yararları

Üstünüzü yönetmek: Çoğu insana bu terim manipülasyon, sirkede "yakınlaşmak" ya da kariyerinde ilerlemek isteyenlerce sergilenen su katılmadık dalkavukluk kokar. Ancak üstünüzü yönetmek bunların hiçbiri değildir. Ter­sine, can alıcı öneme sahiptir ve bunun sağlam gerekçele­ri vardır. Üstünü yönetme sanatında uzmanlaşanlar, yalnızca kendileri için değil aynı zamanda patronları ve şirketleri için de en iyi işi çıkarmak adına ihtiyaç duyduk­ları kaynakları alırlar. Aynı zamanda, patronlarıyla karşılık­lı saygı ve anlayışa dayalı, sağlıklı, üretken bir çalışma ilişkisi yürütürler. Kendilerinin ve yöneticilerinin güçleri­ni, zayıflıklarını, hedeflerini, çalışma tarzlarını ve ihtiyaç­larını bilirler.

Üstünü yöneten insanlar, kendileri ile patronlarının karşılıklı olarak birbirlerine bağımlı olduklarını da bilirler. Peki, bu karşılıklı bağımlılık neye benzer? Patronunuz si­zin işbirliğinize, güvenilirliğinize ve dürüstlüğünüze ihti­yaç duyar. Ve siz de patronunuzun, şirketinizin kalanıyla bağlantılar kurmasına, öncelikleri belirlemesine ve kritik kaynakları (ister personel, finansman ya da ekipman ister sorumluluklarınızı başarmanız için gereken diğer kaynak­lar) sağlamasına ihtiyaç duyarsınız.

Ustaca alındığında üstünüzü yönetmek, yalnızca so­runlar hakkında konuşmak, onları yok saymak ya da ört­bas etmek yerine sorunlara çözüm geliştirmek için uygun uzmanlığın ve kaynakların tümünden istifade ederek yö­netim sürecinin bütününü rahatlatır. Yöneticinizle kurdu­ğunuz güçlü bir ilişki, etkinliğinizi artırabilir ve çalışma hayatınızı kolaylaştırabilir. Aynı zamanda şunları yapma­nıza da yardımcı olur:

•     Aranızda açık bir iletişim geliştirir; böylece yöneti­ciniz, görüşlerinize ve fikirlerinize daha açık olur.

•     Kurumu destekler. Yöneticiniz ve siz, birer partner gibi çalışarak kendi çalışma grubunuzun ötesinde sonuçlar elde etmeye önemli katkılar sunabilirsiniz.

Üstünüzü yönetmenin yararlarını şu örnekte daha iyi görebilirsiniz: Resmi bir çalışma tarzı olan yeni müdür Bekir, gevşek ve daha sezgisel tarzdaki bir astının yerine bir başkasını getirdi. Bekir, yazılı raporları ve planlanmış toplantıları tercih ediyordu. Astlarından biri olan Ayca, üstü­nü yönetmenin önemini biliyordu. Bekir'in istediği enfor­masyon çeşitlerini ve sıklığını tespit ederek onun çalışma tarzını gözlemledi. Bekir'le toplanmadan önce arka plan raporlarını ve toplantı gündemlerini ona gönderdi. So­nuç, tüm ekibin performansını artıran oldukça üretken toplantılar ve yenilikçi sorun çözümleri oldu.

Üstünüzü yönetmemenin tehlikeleri

Yöneticinizle aranızda güçlü bir ilişki olmazsa yanlış anla­malar ve iletişim eksikliği, grubunuzun müşterilere hiz­met vermede ve ticari hedeflerinizi gerçekleştirmede kul­lanacağı zamanı ve ilgiyi başka yöne çevirir. Eğer bu iliş­kiyi ihmal ederseniz, sizin ve yöneticinizin hedef ve önce­liklerinin arasından, taraflardan biri veya her ikisi için düş kırıklığına ve memnuniyetsizliğe neden olacak bir uçu­rum oluşabilir. En iyi ihtimalle sizinle yöneticiniz arasın­daki iletişim başarısız olur veya bu iletişimden mümkün olduğunca kaçınılmaya çalışılır. Ve değer kaybeden per­formans değerlendirme oranınız zam, terfi ve kariyer açı­lımı şansınızı azaltabilir. Üstünüz, etrafınızda dolanarak sizi çalışmaya zorlanabilir ve size bağlı çalışanları yönlen­dirmeye başlayabilir.

Sizinle yöneticiniz arasındaki zayıf bir ilişkinin, kurumun geneli için de olumsuz sonuçları olabilir. Yöneticiniz­le aranızda ortak hedef ve amaçlar için bir taahhüt bulun­mazsa, departmanınızın veya ekip ve kurumunuzun tü­münün bilanço sonuçları zarar görebilir. İletişim bozuk­lukları, ekibinizde, etkin olmanın çok altında bir perfor­mansla sonuçlanacak yanlış anlamalara ve düşük bir mo­rale neden olabilir. Ve düşük morale gelince, bu da müş­teri ilişkilerini zedeleyebilir.

İşte, bir kişi üstünü yönetme konusunda başarısız olur­sa nelerin gerçekleşebileceğine ilişkin bir örnek: Bekir'in çalışma tarzını anlamak ve ona uyum sağlamak için elin­den geleni yapan Ayçayı hatırladınız mı? Bekir'in grubun­daki bir başka yönetici olan Aykut, bu şekilde çaba göster­medi. Bekir'in tarzını fazla kontrollü buldu. Bir toplantı­dan ya da sorun-çözümü oturumundan önce Bekir'e nadi­ren bir arka plan enformasyonu gönderdi ve Bekir'le buluş­tuğunda, ondan gelen beklenmedik sorulara genellikle ha­zırlıksız yakalandı. Toplantılarını verimsiz ve yararsız bu­lan Bekir, en sonunda Aykut'un istifa etmesini istedi.

Araştırmalar insanların çoğunun üstü­nü yönetmeyi "iyi bir evliliği olmak gibi" değişmeyen bir süreç olarak düşünmeyi elverişli bulduğunu söylüyor. Davranışlarınızı, eşinize göre yeterince değiştirdiği­nizi söyleyerek ortalarda dolanamazsınız. Hepimiz, bizim için önemli olan ilişkilerde davranışlarımızı günlük olarak değiştirme işinin içindeyiz. Ancak bir kez patro­nunuzla güvenilir, karşılıklı yarar sağlayan bir ilişki kurdu­ğunuzda, oluşturduğunuz sağlam zemin, bu ilişkiye bak­mak ve beslemek için gereken zamanı azaltacaktır.

Üstünüzü yönetmenin önemini teslim ettikten sonra, yöneticinizle karşılıklı yarar sağlayan bu ilişkiye başlama­nın en iyi yolu nedir? Takip eden bölümler, çok önemli üç uygulamayı kapsıyor: Patronunuzla olumlu, üretken bir ilişki geliştirmek, yöneticinizle etkin iletişim kurup anlaş­mazlıkları stratejik olarak ele almak ve yöneticinizle stra­tejik müzakereler yürütmek. İşe patronunuzla iyi bir iliş­kiyi nasıl kuracağınıza odaklanarak başlayacağız. Ama ön­ce, üstünüzü yönetme konusunda mevcut kapasitenizi sı­namak için "Üstünüzü ne kadar iyi yönetiyorsunuz?" baş­lıklı kişisel değerlendirme formunu tamamlayın.

Yöneticinizle ilişkinizi biçimlendirmenin başlıca so­rumluluğunu üstlenmek sizin yararınızadır. İleriye yönelik böylesi bir yaklaşımla, güven ve uyuma dayalı bir temel oluşturarak tarzınız ve ihtiyaçlarınızla örtüşen bir ilişki geliştirmede çok yol kat edersiniz. Başlangıç için yö­neticinizin, ilişkinize verdiğiniz değeri bilmesini sağlayın. Sizi harekete geçirmesi için bir kriz beklemeyin.

Güç farklılıklarını kabul etmek

Profesyonel hayatınızdaki her ilişki—ister kilit müşteriler­le ya da tedarikçilerle, ister bayilerle olsun—iş yaşamınız için önemlidir. Patronunuzla ilişkiniz de bu önemli ilişki­lerden biridir.

Ancak, patron-ast ilişkisi özel bir durumdur, çünkü burada güç farklılığı söz konusudur. Doğrudan söylemek gerekirse, patronunuz sizi kovabilir ama siz onu kovamazsınız. Bu güç farklılığı, yöneticinizle etkileşim dinamiklerinizi her zaman etkileyecektir.

Hareketleriniz patronunuzun kararları tarafından sınırlan­dığı zaman, patronla astı arasındaki güç farklılığının bazı hayal kırıklıklarıyla sonuçlanabilir. Bir yöneticinin bu hayal kırıklıklarını ele al­ma yöntemi, büyük oranda, otorite figürlerine bağlılık eğilimine dayalıdır.

Uzmanlar, bir yönetici ile patronu arasındaki güç farklılığı gerçekliğine verilen iki yaygın tepkinin anlaşılma­sını ve bunlardan kaçınılmasını tavsiye ederler:

•     Bağımlılık karşıtlığı. Bağımlılık karşıtı yöneticiler bilinçsizce  patronlarının   otoritelerine  içerlerler. Patronu neredeyse kurumun bir düşmanı olarak görerek, yalnızca kavga etmek için tartışma (özel­likle otoriter patronlara karşı) başlatabilirler.

•     Bağımlılık. Bağımlı yöneticiler, öfkelerini içlerine gömerler ve patronlarının aldığı kararın zayıf olduğunu bilseler bile itaatkâr davranırlar.

Eğer otoriteye karşı yukarıdaki davranış biçimlerin­den herhangi biri sizin için geçerliyse, değişmek size zor gelebilir. Ancak, bu iki uç noktanın ve bu noktalar arasın­daki uçurumun farkında olarak, eğilimlerinizin nereye denk geldiğini ve bu eğilimlerin patronunuzla ilişkinizi olumsuz bir şekilde nasıl etkileyebileceğini daha kolay görürsünüz.

İlişki geliştirme sürecini nasıl yürütebilirsiniz?

Aşağıdaki kurallar, yöneticinizle üretken bir ilişki geliştir­menize yardımcı olabilir:

•     İlişkiyi bir ortaklık gibi düşünün ve ortak hedefleri­nizin ayrımına varın.

•     Karşılıklı beklentilerinize, kilit sorumluluklarınıza, performans standartlarınıza ve başarı ölçütlerinize dair bir anlaşmaya varın.

•     Yöneticinizden, kendi amaç ve hedeflerini sizinle paylaşmasını  isteyin.  Böylelikle,  kuruma verdiği performans taahhütlerini yerine  getirmesine yar­dımcı olabilirsiniz.

•     Yöneticinizin, onun için neler yapabileceğinizi bil­mesine izin verin.

•     Yöneticinize, onun tercih ettiği tarzla uyumlu bir şekilde enformasyon sunun.

•     Yöneticinizin ihtiyaç duyduğu sonuçları sağlayın.
Ve mümkün oldukça bu ihtiyaçları aşın.

•     Dürüst ve güvenilir olun.

•     Geribildirim verirken ve tavsiyede bulunurken sa­vunucu olmak yerine açık ve anlayışlı olun.

•     Bir kriz ortaya çıkmadan önce, olası sorunları zama­nında öngörün ve yöneticinizi ikaz edip onunla bu sorunları paylaşın. Sorunları, ortaya çıkmadan önce önlemek için çözümler yaratma konusunda birlikte çalışın.

Yöneticinizin zamanını akıllıca kullanın. Önemsiz meselelerle yöneticinizin zamanını ve kaynaklarını harcamayın.

Örnek Olay:1

Siz Olsanız Ne Yaparsınız?

Cem’i Tanımak

Ankara'da bulunan ulusal bir piyasa araştırması ajansı olan ABC Ajans'ta bölüm yöneticisi olarak işe alınmıştı. Fatma İsveç'ten geliyordu, bu yüzden yeni üstü olan bölümün başkan yardımcısı Cem’i henüz tanımaya başlıyordu. İşte birkaç hafta geçirdikten sonra Fatma, Cem hakkında birkaç şey öğrendi. Örneğin Cem, Fatma'yla ayrıntıları konuşma­dan önce konular hakkında yazılı raporlar isteme eğilimin­deydi. Ayrıca, pazartesi sabahlan ilk iş olarak ona bir şey­ler sorulduğunda aksileşiyordu.

Fatma, üstünü daha iyi anlamadan onunla etkin bir ileti­şim kuramayacağını ya da işbirliği yapamayacağını biliyor­du. Ancak daha neler bilmesi gerektiğinden emin değildi.

Siz olsanız ne yaparsınız?

İpucu: Yöneticinizi partneriniz yapın. Ona düşman rolü­nü vermeyin.

Şöyle Yapabilirsiniz.

Cem’in bir dinleyici mi yoksa okur mu olduğunu ve en­formasyonu hangi zamanlarda almaktan hoşlandığını an­lamanın yanı sıra Fatma, Cem’in hedeflerinin ve bunların içerdiği günlük baskıların neler olduğu hakkında öğrenebi­leceği kadar çok şey öğrenmeli. Fatma, Cem’in profesyonel olarak ne elde etmeyi umduğunu ve kendi rolünde ne tür zorluklarla uğraşması gerektiğini bilerek, grubu içindeki çabalarıyla Cem’in amaçlarının desteklenmesine yardımcı olabilir. Sözgelimi, eğer Cem’in amaçlarından biri bölüm­deki maliyetleri kısmaksa, Fatma bu amacı, grubunun iş­lemlerinde veya sistemlerinde açığa çıkan fazlalıkları dü­zenleme yollarını tespit ederek destekleyebilir. Üstünüzü hedeflerini desteklemek, üstünüzü yönetmenin temel bile­şenidir.

Yöneticinizi anlamak

Yöneticinizle ilişkinizi geliştirmek için, dünyayı onun gözleriyle görebilmeniz gerekir. Karşılaştığı baskıları be­lirlemeye çalışın. Onun bakış açısını anlamanız ve ortak bir zemin aramanız sizin için kritiktir. Ayrıca, yöneticini­zin güçleri, zayıflıkları, kurumsal ve kişisel hedefleri, ilgi alanları ve tercih ettiği çalışma tarzı hakkında öğrenebile­ceğiniz kadar çok şey öğrenin. Kör noktalarının ve tetikleyici anlarının farkında olun; böylece, bunlar ortaya çık­tığı takdirde uygun bir karşılık verebilirsiniz.

İpucu: Dünyayı yöneticinizin gözlerinden görmeye ve fi­kirleri onun bakış açısına göre konumlandırmaya çalışın.

Yöneticinizi çok çeşitli yollarla tanıyabilirsiniz. Sözge­limi, yönetim tarzını, sevdiği ve sevmediği şeyleri ve her­hangi bir benzersiz ihtiyacım ona açıkça sorun. Yönetici­nize ilişkin görüşleri hakkında başka ekip üyeleriyle konu­şun, tavsiyeleri ile geribildirimlerini isteyin. Son olarak,

hedeflerin peşine düştüğü ve başkalarıyla etkileşime girdi­ği zamanlarda yöneticinizi yafandan gözlemleyin. İşine karşı davranışı ve yaklaşımı, onunla en iyi şekilde nasıl ça­lışılabileceği hakkında akla neler getiriyor?

"Patronunuzun çalışma tarzına uyum sağlamak" baş­lıklı tablo, kendinizi patronunuzun tercihlerine en iyi na­sıl uyarlayacağınızı belirlemeniz için sormanız gereken so­ruları gösteriyor.

Kendinizi anlamak

Yöneticinizi anlamanızın yanı sıra, kendiniz ve nasıl çalıştı­ğınız hakkında da net bir anlayış oluşturmanız gerekir. Bu­nun nedeni şudur; siz, bu ilişkinin önemli bir yansısınız.

Yöneticiniz hakkında sorduğunuz soruların aynılarını kendinize sorun. Somut olarak söylemek gerekirse, kişisel çalışma tarzınız nedir? Güçleriniz, zayıflıklarınız, kör nok­talarınız ve tetikleyici anlarınız neler? Kendinizin ve yöne­ticinizin nasıl çalıştığını bir kez anlarsanız, birbirinizin güçlerini nasıl artıracağınızı ve zayıflıklarınızı nasıl azalta­cağınızı öğrenebilirsiniz.

Kendi hareketleriniz ve tepkileriniz üzerinde yöneticinizinkilerden daha fazla kontrol sahibi olduğunuzu aklınızda tutun. Yöneticiniz hakkında bildiklerinizi kulla­narak, her ikiniz için de işe yarayan bir etkileşim tarzına ulaşmak için yaklaşımınızı elinizden gelen en iyi şekilde değiştirin.

Beklentileri yönetmek

Beklentileri açık bir şekilde ortaya koymak, patronunuzla üretken bir çalışma ilişkisi kurmanızda önemli bir adım­dır. Yöneticinizden, sizden beklentilerini tarif etmesini is­teyin. Eğer yöneticiniz beklentilerini rahatça ifade ede­mezse ona, bu beklentilerden anladığınız şeyleri ana hat­larıyla ortaya koyan, resmi olmayan yazılı bir not gönde­rerek geribildirim ve görüş birliği isteyin. Sonraki bir ta­kip toplantısında, tamamlanmamış herhangi bir meseleyi açıklığa kavuşturun.

Eğer yöneticiniz, bir toplantıyı yazılı bir aktarmadan daha olumlu karşılıyorsa, karşılıklı rollerinizi, sorumluluk­larınızı ve başarı ölçütlerinizi görüşmek üzere bir dizi res­mi olmayan görüşme düzenleyin. Ayrıca düzenli olarak geribildirim isteyerek, patronunuzun beklentilerinin de­ğişip değişmediğini saptayabilirsiniz.

Her yöneticinin, kendi departmanının ya da şirketinin stratejik planlarına bağlı farklı beklentileri olmasına kar­şın, pek çok yönetici, astlarından belli davranışlar bekler. Aşağıda bu davranışlara örnekler bulacaksınız:

•     Fikirler sunun.  Yaratıcı fikirlerinizi patronunuza sunmaktan utanmayın. O bunları duymak isteye­cektir. Çünkü abartılı ya da çılgın fikirler bile ekibi­nizin çalışmasında çarpıcı, beklenmedik başarıları ateşleyebilir.

•     Kendi ekibinizin zorluklarıyla ilgilenin. Size bağlı kişilerden biri, yükümlülüklerinin gerisine düştüğünde, bireyler arasında ani bir çatışma baş göster­diğinde ya da bir kriz patlak verdiğinde müdahale edin. Ve kötü haberleri patronunuza bizzat iletin.

Meslektaşlarınızla işbirliği yapın. Sizin ile kurumunuzdaki eş düzey yöneticiler arasındaki farklılıkların üstesinden gelin. Böylece birlikte etkin bir şekilde çalışırsınız—birbirinizi sevmeseniz bile.

Girişimler başlatın. Kanıtlanmamış fikirlerle, özel­likle işlevsel sınırları ya da birim sınırlarını geçen fi­kirlerle birlikte anılmaya isteksiz olmayın. İşlevler arası girişimler ve projeler için gönüllü olun.

Kendi astlarınızı geliştirin. Çalışanlarınızın gelişim­lerine, kendinizinkine gösterebileceğiniz kadar —daha fazla değil—ilgi gösterin. Yapıcı eleştiriler sunmak için kendi yolunuzdan ayrılın ve ihtiyaç duyduklarında onlarla övünün. Özel, açık ve ya­rarlı geribildirimler sağlayarak performans değer­lendirmelerine zaman ayırın ve buna büyük özen gösterin.

Gündemi takip edin. Düzenli olarak haberleri oku­yun ve izleyin. Dünyada olup bitenler, ekibinizin içinde, şirketinizin piyasasında ve firmanın rekabet sahasında olup bitenleri etkiler. Ayrıca, şirketinizin müşterileri açısından nelerin olup bittiğini de bilin —nasıl değişiyorlar, teknoloji ile dünyadaki geliş­meler onların planlarını nasıl etkiliyor.

•     Kendi büyümenizi sürdürün. Devamla bir eğitimin ve gelişimin peşinde olun. İlla ki gece derslerine ka­tılmanız ya da yeni bir lisans programına başlama­nız gerekmiyor. Bunun yerine, yeni insanlar ve fi­kirler ortaya çıkarın. Patronunuzdan geribildirimler almaya çabalayın ve çaba gerektiren atamaları kabul edin. Bu deneyimlerin tümü, bir yönetici olarak ge­lişiminizi ilerletir.

•     Her sezonun oyuncusu olun. Olumlu hareket ve davranışlarınızı zor zamanlarda da sergileyin. Çalı­şanlarınızı motive ve teşvik etme yeteneğinizi, etra­fınızda ne yaşanırsa yaşansın sürdürmelisiniz.

İpucu: Bir sorunu başarıyla ele aldığınız ya da bir fırsatı yakaladığınızda, yöneticinizin katkılarını ve lider­liğini açıkça kabullenin.

 Yöneticinizden ne beklediğinizin bilinmesini sağlama­nız da sizin için önemlidir. Yüz yüze bir toplantıda bek­lentilerinizi açıklığa kavuşturun ve anlaşmaya varın. Söz­gelimi, "Bu projede etkin olmam için, birimimizin strate­jik önceliklerinin neler olduğuna ve bu öncelikleri destek­lemek için hangi kaynaklara sahip olduğumuza ilişkin net yönlendirmelerinize ihtiyaç duyuyorum." Kilit nokta, beklentilerinizin gerçekçi olup olmadığını bulmak için

onları iletişime açık hale getirmektir. En önemlilerini ka­bul etmesi için patronunuzu ikna edebilirsiniz.

Eğer beklentileriniz yöneticinizinkiyle uyuşmazsa, her ikiniz için de uygun olacak bir anlaşmayı müzakere etme­ye çalışın. Bu anlaşmayı periyodik olarak yeniden değer­lendirin ve ihtiyaç duydukça değiştirin.

Beklentiler 1: olasılıklar, özellikle başarı ve kazanç olasılığı

Ancak diğer departmanların liderleri, müşteriler ve te­darikçiler üzerindeki etkinizin çevresini genişletirken, in­sanları bulundukları yere göre işe alın, onların olmalarım istediğiniz yere göre değil. Yani, birisini etkilemeye çalış­madan önce bu kişinin zihniyetini anlamaya özen göste­rin. Sözgelimi, bir başka departmanın başını, patronunu­zun savunduğu bir girişimi desteklemek konusunda ikna etmek istiyorsanız, ilk olarak bu girişime arka çıkmanın meslektaşınıza kendi departmanı için önemli sorunları çözmek konusunda nasıl yardımcı olabileceğini belirleyin.

Yöneticinizin hedeflerine katkı sunmak

Yöneticinizin hedeflerinizi desteklemesini umduğunuz ve beklediğiniz gibi, siz de yöneticinizin hedeflerini destekle­mek için yapabileceğiniz her şeyi yapmalısınız. Yöneticini­zin ve tüm ekibinizin iyi görünmesini sağlamak için, kurum içindeki etkinizi ve ilişkilerinizi kullanabilirsiniz.

Sözgelimi, yöneticinizin hedefleri üzerinde tesiri ola­bilecek etki alanınızın çevresini genişletebilirsiniz—diğer departmanlar, müşteriler ve tedarikçiler gibi. Açıklamak gerekirse, eğer diğer departmanların başındaki insanlarla olumlu çalışma ilişkileriniz varsa sizin departmanınıza yar­dımcı olabilecekleri—gerekli enformasyonu, gerekli per­soneli ve başka önemli kaynakları sağlayarak—yolların ça­bucak farkına varırsınız.

İpucu: Hedef ve amaçları elde ederek ya da aşarak, yöne­ticinizin—ve kurumunuzun—iyi görünmesini sağlayın.

Ayrıca, etki çevrenizi genişletirken, üzerlerinde otorite­nizin eksik olduğu başka kişilerin hareketlerini etkilemek için de uğraşmanız gerekeceğini bilin. Bu gibi durumlar­da tavsiye vermek, geribildirimde bulunmak, tepkilerinizi ve bakış açılarınızı paylaşmak, söz konusu başka kişilerle ilişkilerinizde dişe dokunur "yatırımlar" oluşturur.

Son olarak, etkinizi ortaya koymak ve yöneticinizin he­deflerine en etkin şekilde katkıda bulunmak için bazı kon­trolleri başkasına bırakmanız ve başkalarını, özellikle ken­di çalışanlarınızı yetkilendirmeniz gerekebileceğinin bilin.

Örneğin, size bağlı kişilere mikro yönetim uygulamak ye­rine onlara görev vererek, ekibinizin ya da departmanını­zın (ve böylece patronunuzun) öncelikleri açısından önem taşıyabilecek yeni becerilerde uzmanlaşmalarına olanak sağlarsınız.

Yöneticinizle İlişki Kurmak için Atılacak Adımlar

1.  Kendi tarzınızı ve yöneticinizinkini bilin, bakış açılarınızı anlayın.

Yöneticinizin liderlik tarzını, sevdiği ve sevmediği şeyleri ve de benzersiz ihtiyaçlarını anlamaya çalışın. Daha sonra, aynı noktaları kendi açınızdan da netleştirin. Yöneticiniz hakkında bildiklerinizi kullanarak, her ikiniz için de uygun olan bir et­kileşim tarzına ulaşmak için kendi yaklaşımınızı yapabileceği­niz en iyi şekilde değiştirin.

2.  Birlikte nasıl çalışacağınızı belirleyin.

Çalışma ilişkinize kurallar getirmeye önayak olun—örneğin, iletişim biçiminiz ve bunun sıklığı, karar alma yetkinizin sınır­ları (hangi kararları kendi başınıza alabilirsiniz ve hangilerini yöneticinizle birlikte yürütmeniz gerekir?), olası sorunlardan birbirinizi nasıl haberdar edeceğiniz ve bunlara nasıl yaklaşa­cağınız, geribildirim değiş tokuş etme mekanizmalarınız ve zamanlamanız.

3.  Hedef ve beklentilerinizde anlaşın.

Rollerinizi, sorumluluklarınızı ve başarı ölçütlerinizi tartışmak üzere resmi olmayan bir dizi görüşme düzenleyin. Eğer yöne­ticiniz yazılı olarak iletişim kurmayı tercih ediyorsa yönetici­nize, onun beklentilerinden anladıklarınız ile ondan ne bekle­diğinizi ana hatlarıyla ortaya koyan bir yazı göndererek geri­bildirim isteyin. Daha sonra, takip eden konuşmalarda ta­mamlanmamış meseleleri açıklığa kavuşturun. Son tarihleri ve teslimatları tanımlarken olabildiğince açık olun.

4.  Hedefleriniz ile etkileşim sürecinize tekrar dönün ve gerektiğinde düzeltmeler yapın.

Hedefleri ve beklentileri gözden geçirmek ve değişip değişme­diklerini ya da değişmeleri gerekip gerekmediğini belirlemek için yöneticinizle belli aralıklarla bir araya gelin. Benzer şekil­de, ilişkinizi açık olarak tartışmalı, nelerin işe yarayıp nelerin yaramadığı üzerine geri bildirimlerinizi paylaşmalısınız. Öğ­rendiklerinizi, etkileşim sürecinizi düzeltmek için kullanın ve düzeltmelerinizin etkin olup olmadığını görmek için tanım­lanmış zaman dilimlerinin içinde yeniden gözden geçirin.

Yönetiniz ile iletişim kurmak

Patronunuzla aranızda olumlu bir çalışma ilişkisinin olması—ister yüz yüze ister yazılı olsun—etkin ile­tişime bağlıdır. Aşağıdaki bölümlerde; yöneticinizin ileti­şim tarzını anlamak, üretkenliğinizi artırmada iletişimi geliştirmek, dinlemek ve soru sormaktan etkin şekilde ya­rarlanmak ve karşılıklı olarak çekici çözümlere ulaşacak şe­kilde yöneticinizin fikirlerine karşı çıkmak için yararlana­cağınız yol gösterici ilkeler bulacaksınız.

Yöneticinizin iletişim tarzını anlamak

Hepimizin iletişim konusunda tercihleri vardır; enformas­yon edinme, sorun çözme ve karar almada hangi tarzları tercih ettiğimiz de buna dahildir. Patronunuzla, onun ter­cih ettiği tarzla örtüşen bir iletişim kurmanız, olumlu ve üretken bir ilişki geliştirmede size çok yol kat ettirebilir.

Bunların hepsi, yöneticinizin iletişim tarzını anlama­nızla başlar. İlk olarak, onun bir dinleyici mi yoksa oku­yucu mu olduğunu belirleyin. Ve ona enformasyonu bu belirleme ışığında sunun. Dinleyiciler, enformasyonu ön­ce duymak ve daha sonra okumak isterler. Okuyucular ilk olarak yazılı raporları görüp daha sonra bunlar hakkında sizinle konuşmaktan hoşlanırlar.

Aynı zamanda, yöneticinizin ayrıntılı olguları ve sayıla­rı mı, yoksa yalnızca genel bir bakışı mı tercih ettiğini be­lirleyin. Son olarak, yöneticinizin enformasyon ihtiyacının sıklığını belirleyin. Projelerinize günlük, pratik müdahale­leri mi tercih ediyor, yoksa yetki devredip gerektiğinde güncelleme ve ilerleme kontrolleri almayı mı? İletişimini­zi buna göre uyarlayın.

Bazı yöneticiler, patronlarına ne kadar enformasyon sunmaları gerektiğini anlamakta zorlanırlar. Bir üstün, as­tının ne yaptığı hakkında bilmesi gereken enformasyonun miktarı, söz konusu patronun tarzına, durumuna ve çalı­şanına duyduğu güvene göre değişir. Ancak birçok pat­ron, astlarının kendisine sağladığı enformasyondan daha fazlasına ihtiyaç duyar. Ve birçok ast, patronunun gerçek­te bildiğinden çok daha fazlasını bildiğini sanır. Etkin ol­mak için, patronunuzun bilmesi gereken şeyleri eksik tah­min edebileceğinizi unutmayın. Süreçten her zaman ha­berdar olmasını sağlamak için patronunuzun tarzına uy­gun yollar bulun.

Patronunuza ne tür enformasyon sağlayacağınızı da düşünebilirsiniz; yani, yalnızca iyi haberleri mi vereceksi­niz, yoksa kötü haberleri mi? Her ikisini de mi? Üstünü­zün sorunlar hakkında bir şey duymaktan hoşlanmadığını hissediyorsanız, bu zor olabilir. Aslında birçok patron is­ter istemez yalnızca mutlu haberleri duymak istediklerine ilişkin sinyaller gönderirler. Ancak ekibin ve şirketin tü­münün yararı için her patronun, başarıları olduğu kadar başarısızlıkları da bilmesi gerekir. Eğer yalnızca-iyi-haberler isteyen patronunuz varsa, önemli bilgileri ona zama­nında vermenin yollarını bulun.

Patronunuzun iletişim tarzını anlamakla ilgili son bir nokta: Bir üstün iletişim tercihi yalnızca çalışma tarzını yansıtmaz, aynı zamanda derin bir şekilde bağlı olduğu değerlerini de yansıtır. Ve bu tercihleri kavrayıp onlara saygı göstermek için zaman ayırmazsanız, patronunuzla ilişkiniz tökezleyebilir.

Bir Hikaye;

CFO' lardan biri... bir şeyler tartışırken sürekli ofisin ka­pısını kapatarak patronunu deliye döndürüyordu. Patron açık kapı politikasından dolayı kendisiyle övünen biriydi ve CFO' sunun hareketinin dürüstlüğüne gölge düşür­düğünü hissediyordu. (CFO' nun koçuna göre) "Diğer açılardan son derece becerikli olsa da kapılan kapama alışkanlığından kendini bir türlü kurtaramadı ve yeniden yapılandırma söz konusu olduğunda, işten çıkarılacaklar arasında yer aldı."

Patronun açık kapı tercihi, bir huysuzluktan çok da­ha fazlasıydı; bu, çalışanlarını karşılamaya hep hazır ol­duğunun bir sembolüydü. CFO, bu tercihi fark etme ko­nusunda başarısız olarak istemeden, patronlarından biri­nin güçlü bir şekilde bağlı olduğu değerleri destekleme­diği mesajını gönderiyordu.

İletişim: düşüncelerin, mesajların ya da enformasyonun konuşmalar, sinyaller, yazılar ya da davranışlar yoluyla de­ğiş tokuşu.

Üretkenliği artırmak için iletişim kurmak

İletişim tarzınızı patronunuzunkine göre uyarlamak, bir­likte daha pürüzsüz çalışmanız konusunda ikinizin de işi­ne yarar. Ancak yöneticinizle aranızdaki iletişimi depart­manınızın üretkenliğini artırmak için de kullanabilirsiniz. Bu hedefe varana dek, kendi başarınızın koşullarını yarat­maktan sorumlu olduğunuzu aklınızda tutun. Yöneticini­zin, hangi alanlarda yardıma ya da kurumsal kaynaklara ihtiyaç duyacağınızı bilmesini sağlayın. Başa çıkabileceği­niz ve çıkamayacağınız şeyler hakkında kendisine karşı dürüst olun. Ve yöneticinize, belli bir projeyi ne zaman artık tamamlanmış sayacağınızı ve bu hedefi karşılamak için nerede ek yardıma ihtiyaç duyabileceğinizi açıkladığı­nızdan emin olun.

İpucu: Patronunuza bilgi verin. "Öngörüler" sunun, bu sayede yaklaşmakta olan olası bir krizden henüz açığa çıkmadan haberdar olabilir.

Son tarihleri görüşürken açık bir dil kullanın. Varsa­yımlara açık kapı bırakmayın. Yöneticinizle, "önümüzde­ki hafta içinde", "mümkün olan en kısa sürede" ya da "yapabileceğin en kısa zamanda" gibi bir son tarih üze­rinde anlaşma tuzağına düşmek çok kolaydır. Bu tür an­laşmalar genellikle üretkenliğin düşmesine ve büyük yan­lış anlamalara neden olurlar.

Buna ek olarak, başka projeler üzerinde çalışmaya dair ilginiz ya da belli bir alandaki becerilerinizi geliştirme ar­zunuz hakkında iletişim kurmaktan çekinmeyin. Yönetici­nizin, böylesi bir atamanın uzun vadede her ikinize ve kuruma—örneğin, departmanınızın ya da şirketinizin reka­bet stratejileri açısından önemli olacak yeni beceriler elde etmesine olanak sağlayarak—nasıl yararlar sunabileceğini görmesine yardımcı olun.

Ayrıca, sizin açınızdan neyin önemli olduğunu yöneti­cinizin bilmesini sağlamak adına, onunla yapacağınız her enformasyon değiş tokuşu için hedef ve amaçlarınızı tes­pit edin. Gerçek üretkenlik yalnızca, her ikiniz de karşılık­lı olarak anlaştığınız hedef ve amaçlar doğrultusunda ça­lıştığınızda ortaya çıkar.

İpucu: Yöneticinizle, çözümlerin ya da yaklaşımların so­nuçları hakkında iletişim kurun. Böylece bunları, kurumdaki diğer insanlarla paylaşabilir.

Son olarak yöneticinizden, size açık gelmeyen herhan­gi bir isteği ya da bilgiyi açıklığa kavuşturmasını rica edin. Eğer soru sormazsanız, yöneticinizden duyduklarınızı yanlış anlayabilir ve bir projeyi yanlış yola sokabilirsiniz.

Sorun ya da Fırsatları Yöneticinize Sunarken Atılacak Adımlar

1.   Sorunu ya da fırsatı patronunuza tarif edin.

Soruna ilişkin genel bir bakış sunun ve sorunun, çalışmanız ve kurumunuzun hedefleri üzerindeki etkilerini gösterin. Eğer bir fırsat tespit ettiyseniz, bu fırsatın peşine düşüldüğü takdir­de ortaya çıkacak olası yararları gösterin. Eğer söz konusu so­runu ikiniz birlikte çözerseniz ya da söz konusu fırsatı kaçırmazsanız, çalışmanın karşılıklı olarak anlaştığınız amaçlar doğrultusunda çok daha kolay ilerleyeceğini ve kurumun önemli ölçüde yarar sağlayacağını açıklayın.

2.  Çözümünüzü ya da yaklaşımınızı belirleyin.

Sorunu çözmek için şimdiye dek nasıl uğraştığınızı ve bu giri­şimlerden neler öğrendiğinizi açıklayın. Yöneticinize seçe­nekler sunmak için farklı alternatifler arasından belli bir çözü­mü ya da yaklaşımı tavsiye edin. Yöneticilerin çoğu, sorunla­rınızı ve fikirlerinizi değil, çözümlerinizi ve yaklaşımlarınızı duymak ister. Makul çözümleriniz ya da yaratıcı yaklaşımları­nız olmadığı takdirde, sorun ve fırsatlarınız yöneticinize yal­nızca bir başka şikâyet ya da çılgın fikirmiş gibi gelir.

Ayrıca, her alternatifi, artı ve eksileri ve olası risk ve engelleriyle birlikte açıkça tanımlayın. Sizi, tavsiye ettiğiniz çözüm ya da yaklaşıma götüren mantığı açıklayın. Bir sonuca varma­dan önce yöneticinizin, olası her neticeyi dikkatlice değerlen­dirdiğinizin farkında olmasını istersiniz.

 

3.  Çözüm ya da yaklaşımın neticelerini açıklayın.

Çözüm ya da yaklaşımınızın, sizin üzerinizdeki ya da yöneti­ciniz ve bir bütün olarak kurumunuz üzerindeki etkilerini göz önünde bulundurun. Dahil olan herkese odaklanıp kendi­nizi unutmaktan ya da tam tersi şekilde kendinize odaklanıp başka herkesi unutmaktan kaçının. Sorun ve çözümün ya da fırsat ve yaklaşımın, kurumun hedefleri üzerinde geniş kap­samlı etkilerini açıkça ortaya koyduğunuzdan emin olun.

4.  Çözüm ya da yaklaşımınızın yararlarını görüşün.

Görüşmenizi, soruna ilişkin çözümünüzün ya da fırsata ilişkin yaklaşımınızın uygulanmasıyla elde edilecek yararlara odak­landırın. Çözümün belli nitelikleri ya da nasıl uygulanacağı, bu aşamada daha az önemlidir. Teklif ettiğiniz çözüm ya da yak­laşımın yöneticinize ve kuruma sağlayabileceği çeşitli yararlar hakkında somut örnekler verin. Çözüm ya da yaklaşımınızı kü­çük ölçekte sınadıysanız, bunu anlatın. Bu, çözümünüzle ilgi­li bir mutabakat sağlamanız için güçlü bir nokta olabilir.

5.  Sonuçların sorumluluğunu kabul edin.

Çözüm ya da yaklaşımınızın sonuçlarının sorumluluğunu al­maya gönüllü olduğunuzu yöneticinizin bilmesini sağlayın.

Bu, görüşmenizin önemli bir parçasıdır ve başarıyı güvence altına almaya adandığınızı gösterir. Ayrıca, tespit ettiğiniz so­runu ele almak ya da sunduğunuz fırsattan yararlanmak için bir son hareket planı geliştirirken yöneticinizle aktif olarak bir­likte hareket edin.

Dinlemek ve soru sormak

Önceki bölümün fikir verdiği gibi, dinleme ve soru sorma becerimiz, yöneticinizle aranızdaki düzenli etkileşimin yönünü belirler. Günlük iş faaliyetleriniz esnasında, pat­ronunuzla ilişkiye geçtiğinizde etkin bir dinleyici olmaya yoğunlaşın. Dinlediğiniz zaman, yöneticinizin sözleriyle davranışlarının ardındaki mesajları saptamaya çalışın. Söz­gelimi, eğer patronunuz stresli görünüyorsa, bu strese ne­yin yol açtığını ve sizin nasıl yardımcı olabileceğinizi be­lirlemeye çalışın.

Yöneticinizle yaptığınız günlük konuşmalar ya da top­lantılar esnasında yöneticinizin, karşılaşmanız sona erme­den önce kafanızda taşıdığınız sorulan ve daha fazla açık­lama gerektiren alanları bilmesini sağlayın.

Kendinizi patronunuzun yerine koyabilmek için aktif bir şekilde dinlemeyi unutmayın. Yöneticinize, sözlü ge­ribildirimler ("Anlıyorum" ya da "Ne kastettiğinizi bili­yorum" gibi) ve sözel olmayan geribildirimler (anladığı­nızı göstermek için kafa sallamak ya da gülümsemek gibi) verin. İlginizi ve karşınızdakinin duygularını anladığınızı göstermek için yargıda bulunmayın.

Dinlemek: bir şeyi gereğince duymak için dikkat etmek.

Ayrıca, çoğu insanın üstündeki kişiye yeteri kadar en­formasyon tam tersine az enformasyon sağlama eğilimin­de olduğunu ve üstelik bunu da genelde çok geç sağladık­larını aklınızda tutun. Patronunuzun sizden ne kadar en­formasyon istediğini ve bunu hangi sıklıkta ve hangi za­manlarda vermenizden hoşlanacağını belirlemek için so­rular sorun.

Soruları, yöneticinizle daha işbirlikçi bir ilişki geliştir­mek için de kullanabilirsiniz. Soru sorarak şunları yapabi­lirsiniz:

Patronunuz hakkında yeni bilgiler toplamak.

Konuşmayı canlandırmak ve yöneticinizin ticari amaçlarına duyduğunuz ilgi ve duyarlığı göstermek.

Yöneticinizin bakış açılarına ilişkin daha iyi bir anlayış geliştirmek.

Kritik noktalar hakkına onay almak.

Güven ve uyum geliştirmeye devam etmek.

Enformasyonu teyit etmek ya da açıklığa kavuşturmak.

Yöneticinize karşı çıkmak

Birçok insan, yöneticisine karşı çıkmaya tereddüt eder. Patronları tarafından olumsuz algılanacaklarından ya da savunmacı bir hareketi tetikleyeceklerinden endişe ederler. Ancak çoğu yönetici alternatif bakış açılarına çok değer verir—ve pek çoğu duymak istedikleri kadarını duyamadı­ğını söyler. Yeni enformasyon ya da bakış açılarını gün ışı­ğına çıkararak yöneticinizin daha bilgili kararlar almasına yardımcı olabilirsiniz. Kilit nokta, yapıcı bir biçimde karşı çıkmaktır. Aşağıdaki uygulamalar yardımcı olabilir:

•     Kendi fikirlerinizi, kurumunuzun ve yönetici­nizin hedefleriyle birleştirin. Sözgelimi, "Bence di­ğer veri tabanı, maliyetleri kısmamıza sizin düşün­düğünüz veri tabanından daha fazla yardımcı olur ve maliyetleri düşürmek bugünlerde herkesin gün­deminde."

•     Yalnızca itirazda bulunmak yerine yöneticinize, ey­leme geçirilebilir öneriler sunun. Sözgelimi, "De­neyimlerini ve bu yazılım hakkında belli endişeler taşıyıp taşımadıklarını görmek için başka birkaç şir­ketle konuşsak nasıl olur?"

•     Fikirlerinizin, olası küçük tehlikelerden kaçınmaya ya da risklerin üstesinden gelmeye nasıl yardımcı olacağını açıklayın. Gözünüzde canlandırmak gere­kirse, "Savunduğum veri tabanı, güvenlik ihlallerini önlemeye yönelik daha iyi olanaklar sunuyor ve diğer ET sistemleriyle birleştirilmek yerine bağımsız bir program olarak kurulabiliyor."

•     Yöneticinize bazı alternatif tercihler verin. Sözgeli­mi, "Şimdiki veri tabanımızı değiştirmenin yanı sıra bu veri tabanını güncellemeyi ya da veri tabanı işle­vini tümüyle dışarıdan temin etmeyi düşünebiliriz."

•     Onun endişelerini konuşmanızda yansıtın. Sözgeli­mi, "kadroyu, yeni veri tabanı üzerinde hızlı ve ekonomik bir şekilde nasıl eğitebileceğimize ilişkin endişelerinizi  anlıyorum.   Bunun  hakkında  bazı araştırmalar yaptım ve ücretleri oldukça uygun olan ve bizim gibi şirketlerle yaşadıkları geçmiş deneyim­leri etkileyici olan yerel bir danışman buldum."

Yöneticinizle kurduğunuz tüm iletişimlerde aynı he­defleri paylaştığınız takdirde, ikiniz arasında çok sık anlaş­mazlık çıkmayacağını unutmayın.

"'Üstünüzü yönetme meydan okumasını göğüsle­mek" başlıklı tablo, bir çalışanın patronuyla ne kadar iyi iletişim kurduğunu değerlendirmenizi sağlayacaktır.

Yöneticinizi, bir durumu sizin bakış açınızdan görme L ve bunun sonucunda harekete geçme konusunda ikna etmeye ihtiyaç duyduğunuz zamanlar olur. Bu du­rumlarda, patronunuzla karşılıklı olarak kabul edilebilir bir çözüme ulaşmak için müzakere etme becerilerinize başvurmanız gerekebilir. Aşağıdaki bölümlerde; yönetici­ler ile onlara bağlı çalışan kişilerin çoğu kez müzakere et­mesi gereken temel bir mesele—çalışma öncelikleri—hak­kında bazı açıklamalar ve patronunuza güvenilirliğinizi (müzakere ve ikna etmede önemli bir bileşen) göstermek ve onunla stratejik olarak müzakere etmekte yararlanaca­ğınız yol gösterici ilkeler bulacaksınız.

İpucu: Yöneticinizle müzakere ederken açık olun. İstedi­ğiniz ve ihtiyaç duyduğunuz şeyleri otomatik ola­rak bileceğini varsaymak yerine bunları kendisin­den isteyin.

Güvenilirliğinizi göstermek

İleri sürdüğünüz fikrin yararları konusunda bir başkasını ikna etmeye çalıştığınız her durumda olduğu gibi, güve­nilirliğinizi göstermek, yöneticinizle etkin müzakere yürütmenize yardımcı olabilir. Güvenilirlik, müzakere ve ik­na etmenin temel taşıdır. Bu olmadan patronunuz, fikir veya önerinize zaman ya da kaynak ayırmayabilir. Güveni­lirliğiniz kendisini iki düzeyde belli eder:

•     Fikirleriniz. Fikirleriniz akla uygun mu? Sözgelimi, güncel piyasa koşulları ve ticari endişeler ışığında, çabalarınızı yeni bir ürün önerisi geliştirmeye odak­lama düşünceniz akla uygun mu? Tüm sonuçları düşündünüz mü?

•     Bir insan olarak siz. İnanılır biri misiniz? Ya da mert? Açık yürekli? Kendinizi bilgi ve enformasyon sahibi biri olarak kanıtladınız mı? Sözgelimi, yeni bir ürün önerisi getirdiğinizde, bunun özelikleri, hedef piyasası, müşterileri ve rakipleri hakkında sağ­lam bir kavrayışınız olur mu? Patronunuz bu kavra­yışı algılayabilir mi?

Güvenilirlik şu basit ama güçlü formülle anlaşılabilir:

Güvenilirlik = Güven + Uzmanlık

Ne kadar güven kazanırsanız ve ne kadar uzmanlık biriktirirseniz, fikirleriniz ve siz, patronunuz karşısında o kadar güvenilir olursunuz. Güvenilirlik denkleminin iki unsurunu güvenle başlayarak daha yakından inceleyelim. Aşağıdaki adımlar, patronunuzun karşısında güven birik­tirmenize yardımcı olabilir:

•     Açık yürekli olun. Fikrinizin, patronunuzun zaman ve ilgisine değeceğine ilişkin inancınızı gösterin. Üstünüz sizi açık yürekli ve kendini adamış biri ola­rak gördüğünde büyük olasılıkla size güvenecektir.

•     Sicilinizle itimat sağlayın. Patronunuza verdiğiniz sözleri ve taahhütlerinizi yerine getirin. İtimat verici bir şekilde davranarak itimat biri olarak tanınırsınız.

•     Fikir keşiflerini teşvik edin. Patronunuzun diyalogu cesaretlendirme kaygısına kulak verin ve onun bakış açılarına açıklığınızı gösterin.

•     Patronunuzun en önemli çıkarlarını en başa alın. Üstünüz, kendi çıkarlarının aklınızda olduğuna ina­nırsa, size ve fikirlerinize daha fazla güven duyma­ya eğilimli olacaktır.

•  Samimi olun. Kendi kusurlarınızı itiraf ettiğiniz za­man patronunuz sizi daha dürüst bir kişi olarak gö­recektir, çünkü çoğu insan hatalarını örtbas etmeye
çalışır. Sözgelimi, önerinizdeki herhangi bir zayıflı­ğa ilişkin dürüst bir itiraf, üstünüz karşısında güven oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Şimdi de patronunuza uzmanlığınızı  göstermenize yardımcı olabilecek adımları ele alalım:

•  Fikirleriniz hakkında araştırma yapın. Önerdiğiniz fikre ilişkin bulabileceğiniz her şeyi—bilgili kişilerle konuşarak, ilgili kaynakları okuyarak vb.—bulun. Fikrinizi desteklemek ve karşı çıkmakla ilgili verile­ri ve enformasyonu toplayın; böylece fikrinizin güç­lü yanları ve zayıflıkları hakkında aydınlanmış olur­sunuz.

İlk elden deneyim kazanın. Belli piyasalar, ürünler ya da ticari süreçler hakkında yeni içgörüler sağla­yan fonksiyonlar arası ekiplere katılın. Böylece, fik­rinizi patronunuza sunarken bu bilgi ve deneyim­den yararlanabilirsiniz.

Güvenilir kaynaklara atıfta bulunun. Öneri ya da konumunuzu, kurumunuzun içindeki veya dışın­daki güvenilir kaynaklardan elde ettiğiniz bilgilerle destekleyin. Sözgelimi patronunuzun, departmanı­nıza yeni bir müşteri veri tabanı kurulmasını destek­lemesini istiyorsanız, tavsiye ettiğiniz veri tabanını kullanarak değerli ticari sonuçlar sağlayan benzer kurumların yöneticilerinin tanıklığına başvurun.

Kanıtlayın. Fikirlerinizi ciddi bir dikkati hak ettiği­ni göstermek için küçük pilot projeler başlatın. Söz­gelimi, departmanınızdaki müşteri sorunlarını çöz­mek üzere yeni bir yöntemi savunuyorsanız, bunun bir parçasında sınırlı bir deney yürütün. Yeni yönte­min yararlarına ilişkin buradan sağlayacağınız ilk el­den enformasyonu yöneticinizle paylaşın.

Örnek Olay:2

Siz Olsanız Ne Yaparsınız?

Davut, patronu Canan’ın kendisinden sorum­luluğunu üstlenmesini istediği yeni projenin programını gözden geçirdi. Proje, şirket içindeki başka bir departmana bir dizi rapor hazırlamakla ilgiliydi. Davut, programı gözden geçirdikten sonra, son tarihin kesinlikle yakalanamayacağı kararına vardı. Diğer departmanla gö­rüşmelerinde Canan’ın bu programa nasıl onay verdiğini anlayamıyordu. Ayrıca Canan’ın, buna imzasını atmadan önce neden onun fikrini almadığını da merak ediyordu.

Davut, projeye devam etmeyi ve son tarihi yakalamaya çalışmayı düşündü, , ama ekibinin başarısız olacağını biliyordu—ve sonra, herkes kötü görünecekti. Projeye baş­lamadan önce Canan'a, programı protesto eden bir bilgi notu yazmayı aklından geçirdi. Ancak bunun Canan'ı kız­dıracağından endişe etti, oysa onun desteğine ihtiyacı var­dı. Davut, projeyi, ekibi ya da işini tehlikeye sokmadan patronuna karşı çıkmanın bir yolu muhakkak olmalı diye düşündü.

Şöyle Yapabilirsiniz

Davut, olumsuz algılanacağından veya yorumlarının savunucu bir tepkiyi tetikleyeceğinden endişelenebilir, an­cak program hakkındaki düşüncelerini yapıcı bir şekilde dile getirmesi gerekir. Aksi takdirde Canan'la çalışma iliş­kisi bozulabilir. Programı uygulanabilir bulunmadığını bil­mesi için Canan'la buluşması gerekir. Bu konuşmadaki ki­lit nokta, yapıcı bir şekilde karşı çıkmaktır. Davut, neden programın başarılamayacağım düşündüğünü Canan'a açıklamalıdır. Güçlükleri ve olası riskleri ana hatlarıyla or­taya koymalıdır. Daha sonra, Canan’ın bakış açısını daha iyi anlamak için sorular sormalıdır. Konuşmanın sonunda, yalnızca itirazlarda bulunmak yerine alternatif çözümler önermelidir. Davut, duruma ilişkin ortak bir anlayışa eriş­mek için Canan'la birlikte çalışarak, hedeflerini Canan’ın hedefleriyle aynı doğrultuya sokacaktır ve sonuçta bu her­kese yarar sağlayacaktır.

Öncelikleri belirlemek

Önceliklerinizi—hangi görevleri ya da projeleri, hangi sırayla ve ne zaman yerine getireceğinizi—belirlemek ya da değiştirmek için genellikle yöneticinizle müzakere et­meniz gerekir. Eğer çalışmanızda sorunlar ortaya çıkarsa ya da yeni sorumluluklar alırsanız, önceliklerinizi ve bun­larla eşlik eden bitiş tarihlerini patronunuzla hemen yeni­den müzakere etmeniz gerekir. Üstünüzle önceliklerinizi görüşmek için, kilit son tarihleri ya da teslimleri kaçırma­nıza ramak kalana kadar beklemeyin. Önceliklerinizin değişmesi gerektiğini fark ettiğiniz anda bu görüşmeyi yapın.

Önceliklerinizi müzakere ederken, çalışmanıza ilişkin kendi anlayışınız ile bunun, yöneticinizin bu konular hak­kındaki anlayışı üzerindeki etkisini dengelemeniz gerekir. Aşağıdakileri yaptığınızdan emin olun:

•     Sorumlu olduğunuz projelerin tümünün öneminin farkında olduğunuzun altını çizin.

•     İlgilendiğiniz projelerin gerektirdiği zaman ile ya­pabilecekleriniz ve yapamayacaklarınız konusunda net olun.

•     Diğer projeler üzerindeki olumsuz etkilerinden ka­çınmak için yeni çalışmaların son tarihlerinin prog­ramlanması konusunda yardım isteyin. Yeni ihtiyaç­larınızı karşılayan bir program önerisi hazırlayıp bu konuda yöneticinizden geribildirim isterseniz, yö­neticiniz buna değer biçecektir.

•   Eğer  öncelikleriniz  yöneticinizin  beklentileriyle uyuşmuyorsa alternatifler sunun.

Müzakere Etmek: katılımcı tarafların, görüşmeler yoluyla bir mutabakata vararak anlaşmazlık konularını çözüme ka­vuşturduğu süreç

Yeni öncelikleriniz konusunda bir anlaşmaya vardıktan sonra, taahhüdünüzü ve anlaşmayı onayladığınızı göster­mek üzere bir e-posta veya bildiriyle iş takibi yapın.

Stratejik olarak müzakere etmek

Yöneticinizle müzakerelerinizi mümkün olduğu kadar et­kin hale getirmenize yardımcı olabilecek belli stratejiler vardır. Sözgelimi, kullandığınız dilin farkında olun. Siz-merkezli bir dilden kaçınmayı öğrenin ve her ikimiz, biz ve ben gibi kelimeler kullanmaya odaklanın. Açıklamak gerekirse, "Bunu benim için yeterince netleştirmediniz" yerine, "Bu noktada çok net değilim" ifadesini kullanın. Ya da "Programınız makul değil" yerine "Eğer bu prog­ramı tutturabilirsek, bu her ikimiz için de çok büyük bir avantaj olur" deyin.

Ayrıca, yöneticinizin ve kurumunuzun çıkarlarına yönelik hareket ettiğiniz konusunda açık olun. Bu, "ben kazanırım-sen kaybedersin" ya da "sen kazanırsın-ben kaybederim" yaklaşımı yerine "her ikimiz de kazanırız" yaklaşımına odaklanmak anlamına gelir. Hem size hem de yöneticinize yarar sağlayan performans sonuçlarının al­tını çizerseniz, başarılı müzakereler için daha iyi bir fırsa­tınız olur.

Buna ek olarak yöneticinizin, sorunları çözmenize yar­dım etmeye çalışmasını sağlayın. Sorun üzerine düşündü­ğünüzden ve sorunu yöneticiniz üzerine "yıkmak" yerine yardım isteyip olası çözümler için fikirler önerdiğinizden emin olun. Sözlere ve anlamlarına kulak verin. Anlamadı­ğınız bir şey olursa netleştirilmesini isteyin. Son olarak, eğer yöneticiniz size karşı çıkarsa ya da yapıcı geribildi­rimler sunarsa, savunmaya geçmekten kaçının.

İpucu: Yöneticinizle müzakere ederken tartışmaktan ka­çının. Bunun yerine birlikte her ikiniz için de ka­bul edilebilir seçenekler üretmeye odaklanın.