İşyerindeki toplantılar genellikle pek heyecan verici değildir. Stresli olur ve çok uzun sürer. Ancak toplantılar, hem söylenen hem de söylenmeyen şeyler nedeniyle önemlidir. Bir toplantıda, iş arkadaşlarınızı ve patronları yakından gözlemleyebilirsiniz; bu onları dinlemek ve izlemek için iyi bir fırsattır.
Örneğin kimin kiminle oturduğunu, kimin kimi desteklediğini, kimin bu toplantıyı birkaç sözlü saldırıda bulunmak için fırsat olarak kullandığım görebilirsiniz. Yeni ya da bozulan ittifaklardan haberdar olabilir, kimin gerçekten etkili olduğunu keşfedebilirsiniz (bu, bir karar alınacağı zaman herkesin dönüp baktığı kişidir).
Toplantılar, size kendinizi ortaya koyma şansı da tanır. Başkaları için önemli olabilecek bilgiler sunabilir, sizin de oyunda güçlü olduğunuzu, beceri ve yeteneklerinize önem verilmesi gerektiğini gösterebilirsiniz. Bunun yanı sıra patronunuzu etkileyebilir. İhtiyaç duyduğunda ona destek olabilirsiniz.
Bir toplantıdan en üst düzeyde yarar sağladığınızdan nasıl emin olabilirsiniz? İşte yapmanız ve yapmamanız gerekenler:
Hazırlıklı olun.
Her zaman elinizin altında bir defter bulundurun. Deftere iliştirilmiş bir takvim ve yedek bir kaleminiz de olsun.
Yanınıza cep telefonu ya da cep bilgisayarı almayın.
Bunları yanınızdan ayıramıyorsanız (bazı insanlar ayıramaz), en azından, kapatın.
Her defasında başka birinin yanına oturun.
Toplantı salonu, sizin en yakın arkadaşınızın yanma oturmazsanız öleceğiniz bir kafeterya değildir. Tanımadığınız birinin yanma oturmak zorunda kaldığınızda sorun çıkarmanız kadar aptalca görünen bir davranış olamaz.
Saate bakıp durmayın.
Eğer kendinizi saate bakmaktan alıkoyamıyorsanız, saatinizi çıkarıp Önünüze koyun; böylece en azından baktığınızı belli etmezsiniz.
Beden dilinize dikkat edin.
Kollarınızı sımsıkı kavuşturup oturmanız, parmaklarınızla masaya vurmanız, saçınızla oynamanız ya da kalem çevirmeniz, o anda başka yerde olmak için can attığınız İzlenimini verir. Herkes aslında başka bir yerde olmak istiyordur, ama bunu herkese belli etmemek gerekir. Unutmayın; gözlem yapmak, öğrenmek ve en yüksek düzeyde yarar sağlamak için toplantıdasınız. Eğer bir şeylerin yolunda gitmediğini fark ederseniz, konuyu toparlamak için bir Soru sorun.
Katılımcı olmaya çalışın.
Toplantıyı önceden biliyorsanız, gündem ya da en azından bir fikir geliştirmeye çalışın; böylece siz de toplantı sırasında önerilerde bulunabilirsiniz. Genellikle yönetici asistanları ya da sekreterleri ne tartışılacağını ayrıntılı olarak bilirler; fikirlerinizi ya da bilgilerinizi aktarabilmek için olabildiğince çok şey öğrenmeye çalışın. Eğer sunacak bir şeyiniz yoksa, en azından konuşan kişilerle göz teması kurun ve notlar alın.
Utangaç olmayın.
Toplantıların çok uzun sürdüğünü ya da çok sıkıcı olduğunu düşünüyorsanız, neden bir sonrakinin sorumluluğunu siz üstlenmiyorsunuz? Böylece toplantı sırasında aktif olabilir ve bu zamanın üretken bir şekilde kullanılmasını sağlayabilirsiniz. Bu başkalarının sizi "sorumluluk alan" biri olarak görmesine de yardımcı olur.
Geç kalmayın.
Eğer geç kalma sorununuz varsa, toplantının saatini ajandanıza daha erken olarak kaydedin; böylece mecburen zamanında gitmiş olursunuz. Toplantı salonuna erken gitmek ve malzemeleri gözden geçirmek, geç kalmaktan çok daha iyidir.
Toplantıların sıkıcı ve stresli geçtiği bir gerçektir; ancak aynı zamanda bir toplantının fikir alışverişinde bulunmanın, birbirini teşvik edip zorlamanın ve yaratıcılık ortamı oluşturmanın iyi bir yolu olduğunu da unutmayın. Hiçbir e-posta ya da telefon görüşmesi, fikirleri ya da düşünceleri yüz yüze aktarmanın yerini tutamaz; ne olursa olsun toplantılardan vazgeçmememiz gerekir.