Toplantı Yapalım Eğitim Notu

Haydi Bir Toplantı Yapalım

Hiçbir şey yapmak istemediğinizde, toplantılar vazgeçilmezdir.

İdeal toplantının iki kişilik olduğu söylenir, o da kişilerden biri gelmediğinde. İş yaşamında hem iyi hem de kötü olduğunu söyleyebileceğimiz bir şey varsa, kuşkusuz toplantılardır bu.

Toplantılara o kadar çok zaman ayrılmasına karşın, bunların çoğu sonuçta en hafif ifadeyle, yapıcı olmaz. "Toplantı" sözcüğünü yalnızca telaffuz etmek bile, kimi kurumlarda havasız bir oda, kâğıtlarla kaplı bir masa -ki bu kâğıtlar da kahve lekeleriyle doludur- zaman kaybı, tatsızlık, erteleme, tartışma, hayal kırıklığı ve alınmayan kararlar görüntüsü yaratma­ya yeterlidir. Kendinizi kaç kez bir toplantıdan çıkıp da, yalnızca tatmin olmamış değil, aynı zamanda burada ne işiniz olduğunu sorarken bulmuşsunuzdur. Eğer böyle bir şeyi hiç hissetmediğinizi söylüyorsanız, gerçekten istisnai bir kurumda çalışıyor olmalısınız; ve sanırım çoğu insan size kolay kolay inanmayacaktır.

Toplantılar en azından kurum içi iletişimin danışmanın, tartışmanın ve karar almanın önemli bir parçasıdır. Toplantılara ve onlardan en yüksek verimi almaya ihtiyacımız var. Ama gereğinden fazla ve uzun toplantılara, hele hele yapıcı olmayan toplantılara hiç ihtiyacımız yok. Etkin toplantılara ihtiyacımız var- ama bu öylesine, kendi kendine oluveren bir şey değil. Eğer ara sıra iyi bir toplantı gerçekleştirebilmek için kötü olanlara katlanmamız gerektiği yolunda görünmez bir kural varsayılıyorsa, o zaman etkin toplantılar kültürü yaratabilmek için yapılabilecek hiçbir şey yok demektir.

Bir kurumdaki herkes etkin bir biçimde çalışmaya ihtiyaç duyar. Toplantıyı yönetenler olsun, katılanlar olsun, herkesin rolü önemlidir. Bu eğitim notunun amacı da bu: Toplantılarda bilinmesi gereken bazı ilke ve teknikler vardır. Verimli toplantı ulaşılamaz bir hedef değildir. Toplantılar biraz özen, belki biraz disiplin ve doğru alışkanlıkların yerleştirilmesi ile mükemmel işler. Toplantılar yalnızca yapıcı olabilir değil, olmalıdır da.. Zaman bizim için, etkin olmayan toplantılarda harcanamayacak kadar değerli bir kaynaktır? Çoğu kurumların -kimisi çok da önemli olan- yapacak bir sürü başka işleri vardır.

Maliyet

Maliyet konusundaki yaklaşım da son derece önemlidir. Çoğu kurumda insanların toplantılardan düzenli olarak sessiz (bazen o kadar da sessiz olmayan) bir öfkeyle "amma da zaman kaybı" diye mırıldanarak çıkmaları, yalnızca bir sonraki toplantı gününün saptanmasını etkilerken, fabrikada iade oranlarının artışı ya da satış rakamlarının düşmesi gibi başarısızlıkların acil bir eylemi harekete geçirmesi nasıl olabiliyor?

Toplantıların açıkça içerdiği tehlikeler şu şekilde sıralanabilir:

Zaman kaybı

Para kaybı

Dikkati daha önemli işlerden başka yöne kaydırması

Gelişimin yavaşlaması ve eylemlerin ertelenmesi

İhtilaf çıkarıcı özelliği

Moral bozucu özelliği

Geveze ve bozguncular için iyi bir platform yaratması

İşyeri entrikalarına yol açması

Karışıklık ve kaos yaratması.

Bu listeyi şüphesiz uzatabilirsiniz. Bu tür toplantılar gereğinden az (ya da kötü) kararların çıkmasına zemin hazırlar ya da gözyaşları içinde biter.

Burada fırsat maliyetinin dışında da bazı maliyetler vardır. Bir başka deyişle insanlar bu toplantıda bulunmasalardı başka ne yapabilirlerdi - ne işler başarabilirlerdi- diye düşünün ve bu diğer işlerin değerini hesap edin. Herhangi bir Boyuttaki kurumda yapıcı olmayan bir toplantının olumsuz sonuçları, toplantıya katılan kişilerin sayısına bağlı olarak artar. Bu biraz ürkütücü bir düşünce. Bu nedenle asla "altı üstü bir toplantı bu" demeyin; maliyetleri asla gözden kaçırmayın amaç, toplantıların verimliliği ve işe yararlığından emin olunmasıdır.

Yararlar

Bir toplantı ister geniş ister dar kapsamlı, ister resmi ister gayrı resmi, ister uzun ister kısa olsun, eğer planlanmışsa, üzerinde düşünülmüşse ve nasıl iyi yürüyebileceği gözüyle yönetiliyorsa, işe yarar bir toplantıdır.

Dana önce söylendiği gibi, hepimizin toplantılara ihtiyacı var, ama bu toplantıların rol ve önemleri değişebilir. Toplantılar yalnızca bir iletişim biçimidir.

Toplantılar;

·       Bilgi vermek

·       Sorunları çözümlemek ve çözmek

·       Bakış açılarını tartışmak

·       Motive etmek

·       Çatışmaları uzlaştırmak

·       Geri bildirim sağlamak

·       İkna etmek

·       Eğitmek ve geliştirmek

·       Statükoyu güçlendirmek

·       Bilgi, yetenek ya da yaklaşımlarda değişimleri teşvik etmek amaçlarıyla

·       Kullanılabilir.

Şüphesiz bu listeye eklemeler yapılabilir. Anahtar işlev, kuşkusuz değişimleri teşvik etmektir (her şey aynı kalacaksa toplantı yapmak için bir neden yoktur); ve bunun için de çeşitli kararlar alınmalıdır. Bu nedenle toplantılar yapıcı olmalı ve kişileri, iyi kararları uygun eylemlere dönüştüre­bilecekleri konuma yerleştirmelidir.

İyi toplantıların yalnızca işe yarar olduğunu söylemek yetmez: Çoğu insan, toplantıları ister de. Çok az toplantı yapmak, çok fazla toplantı yapmak kadar büyük bir yanlış olabilir. İnsanlar toplantı yapmayı neden isterler? Bunun çeşitli nedenleri vardır. İnsanlar toplantıların örneğin;

·       Sürekli olarak yeni bilgiler edinmelerini sağlayacağına

·       Bireylere hem görülme hem de işitilme şansı sağlayacağına

·       Katılım yaratacağına

·       Toplumsal kazanımlar sağlayacağına

·       İşlevler arası bağlantıya yol açacağına

·       Bireylere kamusal ilişki fırsatı sağlayacağına

·       Deneyimlerini zenginleştireceğine ve öğrenmeye teşvik edeceğine inanırlar.

Ve haklıdırlar da Toplantılar potansiyel alarak yararlıdır. Gerçekten de bir kurumda ilerleme bir anlamda ancak toplantılar yapılıyor ve iyi gidiyorsa mümkün olabilir.

Giriş için bu kadar yeterli. Şimdi de toplantıların nasıl işler hale getiri­leceğine bakalım. Her iyi toplantının bir gündemi olmalıdır; 10. sayfadaki tablo, bizim gündemimizi gösteriyor.

Şu konular üzerinde düşünmemiz gerek:

1.     Her toplantının başında toplantının iyi gitmesini sağlayacak tüm ilgili konular

2.     Toplantıyı yönetirken değerli bir katkıda nasıl buluna bilinir

3.     Nasıl (başarılı) bir katılan olunur (burada başkanlar için de alınacak dersler var)

4.     Toplantı süresince işleyen dinamikler ve etkileşimler

5.     Son olarak da toplantılardan sonra neler olacağı konusu (bu konunun önemi küçümsenmemeli).

Toplantı Öncesi

Bir toplantının gerçekten başarılı olması isteniyorsa, her şeyden önce amacı ve içeriği belirlenmelidir. Bir toplantının, "Sanırım hepimiz burada hazır bulunuyoruz. Önce hangi konuya değineceğiz?" diye başlaması iyiye işaret değildir. Bir toplantının iyi işlemesi, -bazen çok önceden başlayan- bir hazırlıkla mümkündür.

Yapacağınız toplantı gerçekten gerekli mi?

Bir işle uğraşmanın toplantıdan başka yöntemleri de vardır. Bilinmesi gereken ilk nokta, insanları toplantıya çağırmanın gerekip gerekmediği ya da başkasının düzenlediği bir toplantı söz konusu ise, katılmanızın gerekip gerekmediğidir. Önce kendiniz bir toplantı düzenleyeceksiniz diyelim.

Kendi toplantılarınız

Yönetime ilişkin konuların çoğunda olduğu gibi düşünülecek ilk konu sorulardır. Asla ağzınızı açıp da "Bir toplantı yapsak fena olmaz," demeye kalkmayın. Önce bir durup düşünün. Kendinize şunu sorun: Söz konusu iş tartışmalık mı, yoksa danışmalık mı? Ya da bunların hiçbiri yapılmadan da bir karar alınabilir mi? Söz konusu bilginin toplantıdan başka yayılma yolu bulunamaz mı? Eğer gereken yalnızca kısa bir konuşma ise telefonda, koridorda ya da öğle yemeği sırasında söylenecek birkaç cümleyle yetinilemez mi? Bu soruları kendinize sorduğunuzda, seçenekler kendili­ğinden ortaya çıkacak ve bu, bir toplantıdan daha az zaman alacaktır.

Unutmayın ki, bu tür kararlar yalnızca kendi zaman kaybınızla ilgili değildir. Bir saatlik bir toplantı yapan altı kişi, altı iş saati demektir (artı toplantıya hazırlanma, toplantı yerine gitme süreleri vb.) konuyu bu şekilde düşünmelisiniz. Tabii toplantıya ne kadar çok kişiyi çağırırsanız sonuç o kadar vahim olacaktır; ve geniş katılımlı toplantılar doğaları gereği, katılımın az olduğu toplantılardan daha uzun sürer.

Başkalarının toplantıları

Başkalarının düzenlediği toplantılar söz konusu olduğunda ne yapmalı?

Katılmanız gereken toplantılar hep olacak ise de, "önce bir düşün" ilkesi burada da geçerlidir. Bazı toplantılara birtakım yanlış nedenlerle katıldığınızı fark edebilirsiniz. Örneğin, bir toplantıya yalnızca ilişkiyi kesmemek ya da "önemli bir şeyler söylenirse" diye gittiğinizi fark ettiğiniz çok olmuştur. Eğer gerçekten öyle ise, belki de yalnızca tutanakları okumak yeterli olacak­tır. Ve bu durumda, yönetici olarak kendi bölümünüzün toplantıda temsil edilmesinin şart olduğunu düşünüyorsanız, yerinize bir başkasını gönderip ondan rapor alabilirsiniz.

Yapılacak bir toplantının sizin hoşunuza gidebilecek yönleri olabilir, başarı gösterebileceğiniz konular içerebilir, ama yine de öncelik o toplantıya katılmak olmamalıdır. Benimsenmesi-gereken tutumu gözler önüne seren eski bir hikâye var. Bir eğitim uzmanı, temsil becerisiyle ilgili bir toplantı düzenlemiş ve bazı yöneticilere de katılmalarının beklendiğine dair not göndermiş. Aralarından biri toplantıya katılamayacağını, ancak temsilcisini göndereceğini söylemiş.

Her koşulda, toplantının konusu ne olursa olsun, sizin için aslî bir önemi olup olmadığına, katılmanızdan başka seçenek olup olmadığına bakın ve karar vermeden önce bu bölümün devamını da okuyun, toplantılarınız yoluna girecektir.

Düzenli toplantılar

Bir toplantının gerekli olup olmadığı önemli ise, rutin olarak yapılacak toplantılar söz konusu olduğunda bu iki kat önemlidir. Yalnızca alışkanlık haline geldikleri için sürdürülen haftalık ya da aylık toplantılar vardır. Eğer durum bu ise, bu toplantılardan pek azı yararlı olabilir. Hatta, "haftalık" X gibi bir sözcükle adlandırılan toplantıları toptan yasaklayacak kadar ileri gitmek isterdim.

Toplantıların sıklığını önceden bir programa bağlamak genellikle yararlıdır. Program, düzenli ya da yarı-düzenli bir temele oturtulabilir. Ama diyelim ki ayda bir yerine yılda on tarzında düşünmek daha iyi olabilir. Bazı işler de mevsimlere göre ayarlanabilir ve yılın bazı dönemlerinde daha sık toplantı yapılabilir. İşi gücü olan bir sürü insanı düzenli olarak bir araya getirmeyi başarmak güç bir iştir, ama dikkat edin; sonuç birçok verimsiz toplantı ve zaman kaybı olabilir.

Düzenli olarak yapılan toplantılardan biri her zaman iptal edilebilir, ama yöneticilerin "toplanalım bakalım, insanlar neler söyleyecek" dediklerini de çok duymuşumdur. Bu iyi niyetli yaklaşım, büyük olasılıkla bir yöneticinin yararsız toplantılar yapmakla ün salmasına neden olabilir.

Peki gerçekleşecek bir toplantıyı etkili kılmak için ne yapmalı?

Gündem

Her toplantının bir gündeme gereksinimi vardır. Çoğu zaman bu gündemin yazılı olması ve katılanlara önceden dağıtılması gerekir. Genellikle hazırlanmasa da gündem önemlidir. Açık bir gündem, toplantıyı birçok yoldan biçim­lendirebilir ve denetim altında tutabilir. Gündemde,

·       Formaliteler belirtilmeli (örneğin; katılmama halinde özür mektubu yazmanın gerekip gerekmediği) 

·       Sürekliliği sağlayabilmek için, daha önceki toplantılarla olan bağlantılar tespit edilmeli ve belirtilmeli

·       Katılanların gündem için önerilenlerine yer ayırılmalı

·       Her bir gündem maddesinin kim tarafından sunulacağı ya da yönetileceği belirlenmeli

·       Kişilerin kendilerini toplantıya hazırlamasına yardımcı olunmalı

·       Gündem maddeleri tartışma ya da gözden geçirme için düzenlenmeli; konular mantıksal sıralarına, zorluklarına (ya da belki işgal edecekleri zamana) ve katılanların durumlarının uygunluğuna göre (belki toplantıdan erken ayrılması gereken biri vardır ve o gitmeden bir konuya değinmek istiyorsunuzdur) düzenlenebilir

·       "Saklı" gündemi, yani tartışmayı en aza indirecek biçimde (tam öğle yemeğinden önce...) yerleştirilmiş   çekişmeli sorunları da yansıtmalı

·       Toplantının nerede ve ne zaman yapılacağı gibi idari konuları ve eğer "üzün sürecekse, ne zaman ara verileceği, ne zaman bir şeyler içilebileceği vs., belirtilmelidir.

Toplantının hangi bölümlerden oluşacağı da önemlidir. Konuları ele almada uygun bir sıralama seçmek de verimli bir sonuç almak için şarttır. Örneğin, belirli bir gündem maddesi için şunlar söylenebilir:

·       Erken ele alınırsa, insanlar henüz yorulmamışken halledilmiş olur

·       Diğer maddelerle bağı en iyi kurulacak biçimde yerleştirilmeli (önce atlar, sonra araba)

·       Hazırlanmayı gerektiriyorsa önce ele alınmalı

·       Herkesin katılımı için ilgi çekici veya önemli ise önce ele alınmalı

·       Çok fazla zaman alma ya da diğer maddeleri gölgeleme tehlikesinin ya da uygunsuzluk, rağbet görmeme, çekişme çıkarıcı olma özelliklerinin varlığına ya da tersine kolay, açık ve çabuk halledilebilir oluşuna göre değerlendirilerek gündemdeki yerini almalı.

Gündemler gerçekçi de olmalı. Kendinize aşağıdaki soruları sorun:

·       Gündem, öngörülen süre içinde görüşülebilir mi?

·       Toplantıyı bildirmek ve toplantıya hazırlanmak için yeterli zaman var mı?

·        Esas maddelerden biri toplantının diğer maddelerini tehlikeye atabilir mi?

·       Maddeler katılanlara uygun mu? (Toplantıya doğru insanlar mı gelecek?)

·       Toplantı stili doğru seçilmiş mi? (Örneğin; eğitim ya da ikna toplantıları, bilgi verme toplantılarından daha çok zaman alır).

Toplantınızın hazırlanış biçiminin, etkin sonuçlar almayı engelleyici özellikte olduğunu toplantıdan sonra fark ederseniz, herhangi bir şey yapmak için çok geç kalmışsınızdır.

Toplantının gündemini baştan sona gözden geçirip gündemin dengesine bir bakın, elinizdeki zamana göre fazla yüklü bir gündem belirlemiş olabi­lirsiniz. Eğer insanların sabrı tükenirse, sonuçta maddelerin görüşülmesi daha uzun sürecek ya da her birine verilmesi gereken önem verilmemiş olacaktır. Gündem her şeyden önce, toplantının hedeflerini yansıtmalıdır. (Gerçekten de bütünlüğü olan bir gündem, bazen bir konunun neden önerildiğini de gösterebilir). Daha fazla ilerlemeden, toplantının hedeflerine dönelim.

Niçin toplantı yapıyoruz?

Kimi zaman toplantıların verimsiz olmalarının nedeni, işleme biçimleri değildir: Bu toplantılar, açık, belirli hedefleri bulunmadığı için, verimsiz olmaya en baştan mahkûmdurlar. Şu tür amaçlar için toplantı yapmayın:

·       Planlama sürecini başlatmak

·       Masraf tasarruflarını tartışmak

·       Eğitim gereksinimlerini gözden geçirmek

·       İdareyi düzenlemek.

Açık, anlaşılır hedefler konulmalı. "Harcamaların kısıtlanmasını tartış­ma" gibi belirsiz biçimde ifade edilmiş gündem maddeleri koymaktan kaçınılmalı. Onun yerine örneğin, "Önümüzdeki altı ay içinde reklam bütçesini nasıl yüzde on oranında kısıtlayabiliriz?" denmeli. Hedefler açık olursa, bu, toplantı için çok çeşitli yararlar sağlayacaktır:

·       Kişiler, toplantının niçin yapıldığını anlayacaklardır.

·       Toplantıya hazırlanmalarına olanak sağlanmış olacak, belki bunun için daha da istekli olacaklardır.

·       Tartışma daha iyi odaklanmış olacaktır. 

·       İşlemler daha kolay denetlenebilecektir.

Bunların kesin sonucu da toplantının amacına daha iyi ulaşabilmesi olacaktır.

Zaman ve zamanlama

Çalışma ortamında zaman, daima asli unsurlardandır; biz de burada toplantılar açısından zamanın farklı yönlerinden söz edeceğiz.

Başlama zamanı,

Önce temel nokta: Her toplantının bir başlama zamanı vardır. Başlamanın tam olarak ne zaman olduğu, daha sonra olacakları etkiler. Yalnızca bir saat süren bir toplantı mı yapmak istiyorsunuz? O halde öğlen 12 ya da öğleden sonra saat 4, uygun zamanlardır. İnsanlar öğle yemeğine ya da evlerine gitmek isteyeceklerinden, toplantı uzamayacaktır. Bunun gibi sabah 8.30'da başlayan bir toplantı, günün diğer işleri sıkışmadan kesintisiz bir çalışma için uygundur.

Başlama zamanınızı iyi seçin ve ona sadık kalın. Bu kulağa pek basit gelebilir ama üzerinde düşünülmesi ve karar verilmesi gereken bir konudur.

Zamana saygı

Zamana saygı da önemli temel konulardandır. Kötü başlayan, herkesin olumsuz bir ruh halinde olduğu bir toplantıda hiçbir sonuç garantili değildir. Bu da kötü bir zaman kullanımının sonucudur. Şu sahneyi hayal edin: İnsanlar bir araya gelmiş ve toplantıyı başlatma zamanı, ama daha gelmeyenler var. Gelmeyenlere "beş dakika daha tanınmasına" karar veriliyor. Kahveler konmuş. Çeşitli konularda (ve muhtemelen pek yararlı olmayan) tartışmalar başlıyor. Zaman geçiyor ve sonuçta toplantı bir kişi eksikle on beş dakika geç başlıyor. Bundan on dakika sonra, tam herkes işe koyulmuşken geciken kişi geliyor. Özür dilemeler ve geç gelen kişiye, konuşulanlar hakkında bilgi vermeler derken, beş dakika daha kaybediliyor ve böyle sürüp gidiyor... Toplantıya katılması gerekenlerin sayısı arttıkça, zaman kaybı ve rahatsızlık da artıyor.

Sonuç olarak, toplantıları daima zamanında başlatmalı. Tekrarlamakta fayda var: Toplantıları daima zamanında başlatmalı. Bunu yapmak başlangıçta güç gelebilir, ama sorunu çözmenin tek yolu bu alışkanlığı aşılamak ve ona saygı göstermektir. Biri gecikirse, ona geciktiğini söyleyin! Toplantıyı onun için özetlememeye çalışın (ya da toplantının sonunda, başbaşa yapın bunu). Tutarlı olun. Ahmetlerin toplantısına gecikmesen iyi olur" demekten çekinmeyin. Bu çabaya gerçekten değer. İnsanın doğası böyle oldukça, yüzde yüz herkesle başarı sağlayamazsınız, ama boş verip yenilgiyi kabullenmek için bir neden değildir bu. Israr etmeye değer, çünkü burada takınılan tavrın büyük getirisi olacaktır ve bu da yalnızca toplantının verimli olmasından daha önemli bir getiri olabilir.

Eski bir asker sözü, keşif ile geçen zamanın nadiren kayıp sayılabileceğini söyler. Bu bölümde ele alman toplantıya hazırlık aşaması da öyle. Toplantılar önemlidir. Toplantının iyi gitmesi -itibardan para miktarına-, bu hazırlıklara bağlıdır. Bu nedenle, toplantı süreci için sağlam bir temel yaratmak önemlidir.

Burada da gündem ve hedefler gibi önemli faktörler var. Ayrıntılar göz önünde bulundurulmazsa bunlar hiçbir işe yaramaz ve daha toplantının başında, birileri "bir kalem bulup gelmek için" ortadan kayboluverir.

Not

Yukarıda sözü edilen projektör vb. in yararlarını gözden geçirmenin yeri burası değil, ancak unutulmamalıdır ki bazı toplantıları gerekli malzeme olmadan idare etmek son derece güçtür. Örneğin toplantıda söylenen bazı rakamların ifade ettiği sonuçları kavramak birkaç dakika alabilir, oysa ekranda sunulan bir çizelge, herkesin dikkatini ona yönelterek bir anda kavramasını sağlayabilir.

Toplantı Yönetimi

Shakespeare'in Kuru Gürültü adlı oyununda, bir yerde, "İki kişi bir ata bindiğinde, biri arkada oturmalı" cümlesi geçer. Toplantılar için de aynı şey geçerlidir: En az biçimci olanlarında bile, birisi toplantının yönetimini üstlenmelidir. Bu demek değildir ki "kürsüde" olan, toplantının en kıdemli kişisi olmalı ya da konuşmanın en önemli kısmını gerçekleştirmeli. Bu, o kişinin toplantıyı yönetmekten sorumlu olacağı anlamını taşır.

Bu nedenle her toplantının bir kürsüsü olmalıdır (resmi bir etikete ihtiyaç olmayabilir). Toplantıyı yöneten kişi bu işe uygun kişi olmalıdır, çünkü oynadığı rol büyük önem taşıyabilir. Kimseyi, "Sen yönetiyorsun Ahmet,  en son Mehmet yönetmişti" biçiminde yönetime seçmeyin. Etkili biçimde kullanılan kürsü, toplantının iyi yönetilmesini sağlar ve bunun da şöyle sonuçları olabilir:  

·       Toplantı, hedeflerinde daha iyi odaklaşacaktır

·       Tartışmalar daha yapıcı olacaktır

·       İçeriden bir eleştiri sağlanacak ve böylelikle sağlıksız kararlar önlene­cektir

·       Tartışmanın ya da durumun bütün yönleri bir teraziye yansıyarak tartılmış olacaktır

·       İşlemler (çekişmeli sorunlar ele alındığında dahi), daha sistemli ve daha az tartışmalı biçimde yürütülecektir.

Buradan görebileceğimiz gibi, etkili bir yönetim hep olumlu sonuçlar verir ve aynı ölçüde etkili bir toplantı yapmayı sağlar. Kısacası, iyi bir başkan x toplantıyı yönetecek, tartışmayı idare edecek ve hedeflere kısa yoldan, daha verimli ve etkili biçimde, zaman yitirilmeksizin varılmasını gözetecektir.

Doğru kişi

Söylediğimiz gibi, toplantı başkanının rolü son derece önemlidir. Toplantıya kimin başkanlık edeceğinin seçimi, ödevin gerektirdiği sorumlulukları yansıtmalıdır. Başkanlığa uygun kişinin atanması için baştan itibaren gerekli adımlar atılmalı ve katılanların, birinin bu işi üstlenmesine ihtiyaç olduğunu -bunun herkes açısından pratik bir şey olduğunu- kabul etmeleri sağlanmalıdır.

Açık ve düzenli bir toplantı demek, karmaşanın hakim olduğu yerde çok şey başarmak demektir.

Bu noktada, her başkanın uygulaması ve toplantı yapan grubun da saygı göstermesi gereken iki anahtar kuraldan söz etmek uygun olur. Bunlar çok basit kurallardır:

·       Aynı anda sadece bir kişi konuşmalıdır.

·       Gerekirse, konuşanın kim olacağına başkan karar vermelidir.

Bütün bunlar size, nasıl birinin iyi bir başkan olabileceğini düşündürmeye başlamıştır herhalde. Aşağıdaki sorumluluk kontrol listesi, tüm tabloyu gözler önüne seriyor.

Yöneticinin sorumlulukları

Aşağıdaki listede, toplantı başkanından beklenen görevlerin alan ve türleri gösterilmekte. Liste aynı zamanda, öğrenilmesi, üzerinde çalışılması ve alıştırma yapılması gereken gerçek yetenekleri de açıkça göstermektedir.

Toplantıya başkanlık eden kişi;

·       Toplantıya katılanların görevine saygısını sağlamalı; bu saygıyı göstermek istemeyen varsa, söz konusu kişinin anlayabileceği bir yoldan bu hemen kazanılmalı

·       Toplantıya hazırlıklı gelmeli (yani ilgili tüm belgeleri okumuş, idareyi üstlenmesi için gerekebilecek tüm diğer edimleri yerine getirmiş olmalı ve diğerlerini de bu şekilde davranmaya sevketmeli. Çünkü toplantıya önceden hazırlanma, üzerinde daha çok düşünülmüş ciddi katkılar sağlar)

·       Toplantıya zamanında gelmeli

·       Toplantıyı zamanında başlatmalı

·       Tüm idarî konulara özen gösterilmesi sağlanmalı (örneğin; içecek sunulması, tutanak hazırlanması)

·       Toplantıya doğru tonda başlamalı, gündemin problemsiz biçimde izlenmesini sağlamalı

·       Gerekirse kişileri tanıştırmalı (bunun için de tüm katılanların adını bilmeli -ad kartları bazı toplantılarda herkesin işine yarar)

·       Kuralları koymalı ve uygulamalı

·       Tartışmayı denetimi altında tutmalı ve bunu, orada hazır bulunan farklı türde insanların (konuşkanlar, sert mizaçlılar, vs..) Tümünü göz önünde bulundurarak yapmalı

·       Uygun ya da gerekli gördüğü katkıları yüreklendirmen

·       Gerektiğinde konulara açıklık getirmek üzere sorular sormalı (zamanı ve tartışmaları iyi değerlendirmek üzere, açık olmayan bir konu olduğunda derhal soru sormak önemlidir. Toplantı, yanlış bir yorum üzerinde
ilerliyorsa bu bir karmaşaya dönüşecek ve sonuca varmak çok zaman alacaktır)

·       Herkesin söz almasını sağlamalı

·       Tartışmanın konu dahilinde kalmasını sağlamalı

·       Dinlemeli (başkan, söylenenlerin bir kısmım kaçırdıysa toplantının düzgün gitme şansı azdır ve sonuçta 'ama siz dediniz ki...' lerle dolu bir tartışmaya dönüşebilir)

·       Saate bakmalı diğerlerine de saate dikkat etmeleri gerektiğini anımsatmalı ve toplantıda zaman baskısını idare etmelidir

·       Tartışmayı düzenli aralıklarla, kısa ve öz biçimde özetlemelidir

·       Toplantıda meydana gelebilecek karışıklıklar, patlamalar ve yüksek gerilimlerle başa çıkmasını bilmelidir

·       Özetleme ve konuşulanları bir sonuca bağlama yoluyla son sözü söylemelidir (bir sonraki eylemi ya da diğer toplantıları belirlemek gibi son idari ayrıntıları yerine getirmek dahil olmak üzere)

·       Tamamlayıcı eylemlerin gerçekleştirilmesi konusuyla ilgilenmelidir (özellikle de bir dizi toplantı yapıldığında, insanların bir toplantıda bir şey vaat edip daha sonrakinde vaatlerini eksik biçimde yerine getirmelerini ya da hiç yerine getirmemelerini önlemek üzere).

Tüm bunlar sabır, iyi niyet, iyi huyluluk ve yalnızca toplantıda hazır bulunanlara (ve belki diğerlerine) değil, aynı zamanda toplantının amaçlarına da saygı ile gerçekleştirilmelidir. Şimdi de daha ayrıntılı bir inceleme gerektiren birkaç konuya dönelim.

İyi bir başlangıç

En iyi toplantılar iyi başlar, iyi devam eder ve iyi biter. İyi bir başlangıç, sahnenin oturtulmasında yardımcı olur ve bu da toplantıya başkanlık edenin sorumluluğundadır. Toplantının başlangıcı şu biçimde olursa, toplantı daha

iyi işler:

·       Olumlu ise

·       Amaç ve yöntem açıkça ortaya koyulursa

·       Başkanlık eden kimsenin otoritesi ve yetkileri belirlenirse

·       Doğru havayı yaratırsa (bu da toplantının amacının yaratıcı fikirler ortaya koymak mı, yoksa örneğin rakamların ayrıntılı analizini yapmak mı olduğuna göre değişebilir)

·       Toplantıda konuşulacaklara ilgi ve istek gösterilmesine yol açarsa (evet, yapılacak olan, her zamanki cansıkıcı gözden geçirme olsa bile)

·       Hemen ciddi ve sistemli bir görünüm sunuyorsa.

Başkanın, kişilerin katılımını toplantının başlangıcından itibaren sağlaması da, uzun bir monologla başlamaktan daha iyidir.

Tartışmaya yöneltme

Elbette tartışmaya yöneltmenin, başkanın en önemsiz sorunlarından biri olduğu toplantılar da vardır. Ama eğer başkansanız, toplantıya katılan herkesten katkıda bulunmasını bekleyeceksiniz (Yoksa onları ne diye toplantıya çağırasınız?). Böylelikle, toplantı için yeterli ve hazır bulunanları iyi temsil eden bir tartışma sağlamak ve sonradan verilecek kararların gerekli tüm olgu ve bilgileri hesaba kattığından emin olabilmek için, kişileri tartışmaya yöneltme gereksinimi duyabilirsiniz.

Kimi zaman toplantıya katılanların geride durmaları için özel nedenler olabilir. Örneğin:

·       Reddedilmekten korkabilirler

·       Kendilerinden daha kıdemli yada daha güçlü kişilerin baskısını hissede­bilirler

·       Hazırlanmalarında eksiklik olabilir

·       Daha önce yapılmış olanları tam anlamamış olabilirler.

Bununla birlikte, yalnızca, katılmaları için yeterince yüreklendirilmemiş de olabilirler. İyi bir başkan açık seçik ve iyi düşünülmüş yorumlar elde edebilecek biçimde, herkesin fikrini sormalı. Ama bazen, yorumları talep ederken kullanılan ton ya da tavırla, isteyerek ya da istemeden, onları çarpıtmanın çok kolay olduğunu unutmayın. Örneğin, kıdemli bir yönetici, önce kişisel fikrini öne sürerse, diğerlerini yaratıcı öneriler getirmeye sevk etmesi olanaksızdır; sanki "bu yalnızca bir öneri, ama kim tarafından yapıldığını aklınızdan çıkarmayın" demiş gibi olur. Zarları böyle hileli atmamaya dikkat edin.

Yoruma yöneltme, çoğu kez soru sorma aracılığıyla yapılır.

Soru sorma teknikleri

Elbette ki sorular açık seçik olmalıdır. İki tür soru vardır: Açık ve kapalı uçlu sorular.

Açık uçlu sorular.

Bu sorular basit bir "evet" ya da "hayır"la yanıtlanamazlar. En iyi işleyen açık uçlu soru biçimleri, "ne", "neden" ya da "nasıl" la başlayan veya "...konusunda ne düşünüyorsun?" yahut "Bana ...la ilgili bilgi verebilir misin?" tarzında dile getirilenlerdir. Kişileri tek heceli bir karşılıktan daha fazla konuşmaya sevk ederler.

Kapalı uçlu sorular

Bu soru türü, karşınızdakini daha fazla konuşmaya yüreklendirmek istemedi­ğinizde kullanılır. Kapalı uçlu sorular basit bir "evet" ya da "hayır" ya da buna benzer kısa bir yolla ("Kim bu bilgiyi sağlamakta yardımcı olabilir?" sorusunda olduğu gibi) yanıtlanabilirler.

Hangi soruların sorulacağını koşullar belirleyecektir. Toplantı çerçeve­sinde tartışmaya yöneltme, daha karmaşık yöntemlerle de gerçekleştirilebilir. Tablo l'de altı farklı yöntem bulacaksınız.

Girdi almanın altı yolu

Genel sorular

Bu sorular toplantıya katılanların tümüne birden yöneltilir ve kim isterse onun yanıtlamasına açıktır. Tartışma başlatmak için uygun sorulardır.

Yöneltilen genel sorular

Bunlar de toplantının bütününe yöneltilir. Yukarıda tanımlanan genel sorudan farklı olarak, ikinci bir aşamada, belirli bir kişiye yöneltilebilirler; ya da yanıt yokluğundan gelen bir sessizlikten sonra, "Şimdi, bütün bunlar hakkında ne düşünüyoruz? Davud Bey?" gibi açık bir soru kullanılabilir.

Belirli bir kişiye yöneltilen sorular

Bu sorular öncelikle toplantıdakilerin bütününe yöneltilmez ve kişinin bir konuyu anlayıp anlamadığını denetlemek üzere, kişisel bir tepki almaya yarar.

Söz sanatlı sorular

Bu sorular yanıt beklemezler. Bir nokta koymak ya da düşünmeye sevk etmek üzere kullanılabilirler ve bu soruyu yanıtlamak isteyen olursa, başkan, bu yanıtı da almış olur. İşe yarar, değil mi?

Yeniden yöneltilen sorular

Burada da başkana yöneltilen sorunun başkan tarafından katılanlara yeniden yöneltilmesi söz konusu: "İyi bir soru. Bu konuda düşüncelerimiz nedir? Fatma Hanım?"

Geliştirme soruları

Bu sorular tartışmanın ilerlemesini sağlar. Bir önceki soruya verilen yanıt üzerinde kurulur ve toplantıyı bu çerçevede hareket ettirirler: "Davud bunun fazla uzun süreceğini düşünüyor. Sizce başka sorunlar da var mı?"

Tartışmaya yöneltmek, tartışmayı denetim altında tutmak kadar önemlidir. Bu, toplantının iyi dengelenmesini garantilemenin ve tüm bakış açılarını değerlendirmeye almanın tek yoludur. Bu olmaksızın birtakım kararlar alınmış ise, biri size daha sonra dönüp şöyle bir şey söyleyebilir: "Bu kabul edilemez. Servisimizin kendi durumunu anlatmasına fırsat tanınmadı".

Bu nedenle, kimi zaman toplantının gereksindiği tüm fikirleri almak üzere sebat etmekte yarar vardır. Bunu gerçekleştirmenin yolları bulunmalıdır. Bunun için iki örnek:

·       Yeniden sormak. Bu kadar basit işte. Soruyu yeniden sorun (belki de ilk seferinde anlaşılmamıştır) ve konunun yeterince açık olduğundan ve insanların, kendilerinden bir yorum beklendiğini bildiklerinden emin olun.

·       Sessizliği kullanmak. Sessizliğin rahatsız edici olabileceği doğrudur. Ama kısa bir sessizlik bile, bir kişiden yanıt beklediğinizi hissettirmek ve onun konuşmasını sağlamak için yeterli olabilir. Acele etmeyin; sonuçta konu bir anlık düşünmeyi hak edecek önemde.

Yoğunlaşma

İyi ve ciddi bir toplantı, yoğunlaşma gerektirir. Bunu hem kendinde hem de diğerlerinde sağlama görevi, başkanlık kürsüsünü işgal eden kişiye aittir. Söz kesmelerden sakının. "Affedersiniz, bir dakika- bu konuya mutlaka değinmek zorundayım" gibi araya girmeler, cep telefonları ve hatta içecek­lerin gelişi ile nasıl başa çıkacağınızı iyi düşünün. Tüm bunlar işlemleri geciktirebilir ve kesinlikle konsantrasyonun kaybolmasına yol açar. Bu konuda şu yöntemler yardımcınız olabilir:

•      Mesajlar konusunda kurallar konmalı

•      Uzun oturumlarda kişilerin mesajlarını vs... iletebilecekleri aralar ayarlanmalı; ancak bu aralar fazla uzun ya da sık olmamalı ki katılanlar konsantrasyonlarını kaybetmesinler

•      İçecekler için uygun bir zaman önceden belirlenmeli (ya da bunlar toplantıdan sonra da alınabilir)

•      Toplantının dışındakilerle (telefon santralı memurları ve sekreterler dahil olmak üzere) işlerin nasıl halledileceği konusunda önceden konuşulmalı. Önemli bir müşteriye "Bağışlayın, toplantıdalar" şeklinde yanıt verilmesi toplantının kesilmesi kadar kötü -belki daha da kötü- olabilir; ayrıcalık­larınıza siz karar verin.

Eğer beklenmedik araya girmeler olursa, insanların dikkati başka yerde iken onlarla uğraşmayın. Bekleyin, onlarla ilgilenin ve devam edin, gerekirse özetleme yoluna gidin.

Toplantılarda yoğunlaşma hayatî önemdedir ve tabii ki toplantı içinde; gereken noktalarda odaklaşmalıdır. Toplantıyı laf kalabalığına dönüştürme­yin. Konu dışına çıkmaktan sakının. Toplantı içinde toplantı yapmamaya da dikkat edin: Bazen hiçbir değeri olmayan farklı çözümler keşfedebilirsiniz, bunları başka bir fırsatta izleyebilir ya da  araştırabilirsiniz.

Karışıklık ve aksamalar

Kimi zaman en iyi planlanmış ve örgütlenmiş toplantılar dahi kontrolden çıkabilir. Bu konuya 4. Bölümde de değineceğiz, ancak burada toplantı başkanı için bazı anahtar kurallara dikkat çekmek uygun olacak:

•      Asla canınızı sıkmayın ve duygusal davranmayın.

•      Söylenenlerden bir tek unsuru seçip ayırın ve tartışmanın hararetini düşürecek biçimde halletmeye çalışın.

•      Tartışmayı yeniden toparlamadan önce, en azından duygu birliği içinde olun- "Haklısınız, bunu başarmak son derece zordur; besbelli ki sinirler ayakta, şimdi bir tek şeyle uğraşmaya bakalım".

Bu tür yaklaşımlar yeterli sonuç vermezse daha kesin tedbirler de alabilir­siniz.

•      Yeniden harekete geçmeden önce, birkaç dakika için tam bir sessizliğe davet edebilirsiniz   

•      Kısa bir ara vermeye davet edebilirsiniz -ve hararetli tartışmaya devam edilmemesi konusunda ısrar edebilirsiniz

•      Sorun olan maddeyi daha sonra ele almak üzere bir kenara bırakabilirsiniz (o maddeyle nasıl ve ne zaman ilgilenileceğini tespit edin ve bu konuda hemfikir kalındığından emin olun)

•      Toplantıyı başka bir zamana erteleyerek kapatabilirsiniz.

Toplantıyı kapatmak kuşkusuz son çaredir, ama karışıklığın sürüp gitmesine izin vermektense böyle yapmak daha iyi olabilir. Genellikle kararlı bir tutum, herhangi bir türden rahatsızlık verici bir durum ortaya çıkar çıkmaz sorunu soğukkanlılıkla karşılayacak ve onunla başa çıkacaktır.

Amacımız, toplantıya başkanlık etmenin baştan aşağı bir drama olduğu izlenimi vermek değildir. Bu bölümü daha yapıcı bir şeyle bitirelim.

Yaratıcılığa teşvik etmek

Yöneticilere, kendi bölümlerinin (ya da başka bir şeyin) verimli çalışmasını sağlamak için en iyi fikirleri versinler diye değil, onu en başta tutmaya yarayacak yeterince fikir olduğundan emin olunması için para verildiği söylenir. Bunun sonucu olarak da birçok toplantının yaratıcı olması gerekir. Gerçekten de bir elin nesi var, iki elin sesi var. Yine de yeni fikirler her şeyi kolayca olumsuz bir devreye de sokabilir. Puan saymanın yeni fikirlere şans tanımaktan daha çok önemsendiği bazı tartışmalar, "senin fikrin iyi değil" ya da "benimki daha iyi" tarzında bir misilleme spiraline dönüşebilir, Toplantı başkanının üstesinden gelmesi gereken bir başka nokta daha var: Anlık olumsuz tepkilerin gündeme gelmesini önlemek üzere yaratıcı düşünceyi ve açık fikirliliği beslemesi gerekir. Bunun için toplantı başkanı şunları yapmalıdır:

Yaratıcı düşünceyi aktif biçimde teşvik etmeli (bunun, toplantının bir parçası olduğunu açıkça söylemeli ve fikirleri düşünmeden anında reddeden olursa onu uyarmalıdır)

•      Kişisel olarak da yeni fikirlere katılmalı ve tartışmayı yeni ya da alışık olunmayan taraflara yöneltmelidir

•      Konulara yeni bakış açıları bulmalıdır

•      Yeni yaklaşımları değerlendirmeli ve onlara bir şans tanımalıdır

•      Sorunları çözmeye çalışmalı bin kez geçilmiş yolları izlememelidir.

Düzenli biçimde toplanan bazı gruplar, bu konuda gitgide daha başarılı olurlar. Ama bu genellikle kendiliğinden gerçekleşmez; daha çok doğru ekibi bir araya getiren ve onları yalnızca belli çizgiler doğrultusunda değil, her şeyden önce açık fikirliliği gözeterek düşünmeye sevk eden bir kişi aracılığıyla olur.

Bu sorunlardan bazılarına yeniden döneceğiz. Yine toplantıya başkanlık edecek kişi seçiminin, rolünün ve bu işlevin yerine getirilme tarzının önemi üzerine bastırarak bitirelim. Dümende biri bulunmazsa, toplantının kaya­lıklara çarpma tehlikesi vardır.

Toplantılara Katılma

Toplantılarda zaman, para ve çaba harcanır-ve yalnızca sizin zamanınız, paranız ve çabanız değil. Ancak iyi bir toplantının sağladığı fikir, tartışma ve kararlardan oluşan yararlar da, daha önce söylendiği gibi son derece değerlidir. Toplantıların ne kadar yapıcı ve yararlı olduklarına ikna olmadıkça her şeyi toplantıya gitmeden halletmeye çalışabiliriz. Her toplantıya çağırılışınızda, kendinize şu soruları sormalısınız:

•      Bu toplantıya ben ne katabilirim?

•      Bu toplantıdan nasıl bir kazanç sağlayabilirim?

Her iki soruya da kesin yanıtlar vermeye çalışın. Bu, çeşitli seçenekleri gözden geçirmek demektir: Kendiniz katılmak yerine bir not gönderebilir misiniz; daha sonra toplantı tutanaklarını okumakla yetinebilir misiniz; ya da yerinize bir temsilci gönderebilir misiniz? Katılma konusunda bilinçli bir  karar verin: Söz konusu olan hemen bitiverecek bir toplantı değilse katılmanızın gerçekten zorunlu olduğunu hissettiğinizden emin olmadıkça gitmeyin.

Etkin katılım

Bir kez toplantıya katılmaya karar verdikten sonra, bu katılımı nasıl yararlı kılabileceğiniz üzerinde düşünün. Sonuçta toplantılar, o eski "ne ekersen onu biçersin" sözüne bir istisna oluşturmuyor. Toplantılara etkin bir katılım sağlayacak anahtar kurallar şunlardır:

·       Sağlam hazırlanma. Toplantıda nelerin tartışılacağını önceden bilmeli ve ona göre ödevinizi yaparak hazırlıklı olmalısınız.

·       Etkili iletişim. Ne diyeceğinizi ve bunu nasıl söyleyeceğinizi iyi takdir etmelisiniz.

·       Tartışmanın iyi idaresi. Yalnızca katkılarınızı iletmek için değil, başka­larının söylediklerine hızlı biçimde yanıt verebilmek için de hazırlıklı olmalısınız.) Başka bir deyişle, kendi durumunuzu etkin biçimde sunmak için yalnızca diğerlerinden yalıtma yoluyla yetinmemeli, üzerine birçok yorumun yapılabileceğini hesaba katmalısınız.

Bir başka nokta da konumuzdan kısa bir sapmaya değer: Bu konuya da gereksiniminiz olabilir. Size, toplantı için nasıl giyineceğinizi söyleyecek değilim, ama öyle bir ortama çağrılı olabilirsiniz ki, bu konuyu bir durup düşünmek gerekebilir. Örneğin; belki sizi herkesin tanımadığı bir toplantıya çağrıldınız ya da görünümünüzü özel olarak önemli kılan bir başka etken olabilir. Derbeder bir halde ve elinizde perişan bir tomar dosyayla koşturarak gireceğiniz bir toplantı salonunda hoş bir izlenim yaratmayacağınız kesindir. Nasıl bir izlenim bırakmak istediğinizi düşünerek daha iyisini yapabilirsiniz: Tahminen, iyi hazırlanmış, etkili, otoriter, uzman, bilgili ve inanılır biri. Böyle bir listeyi kendi versiyonunuzla derleyebilirsiniz. Kendi çevrenizde ya da kuruluşunuzda nelerin önem kazandığını bilirsiniz.

Oturuş biçiminiz de aynı biçimde önemlidir. Köşe başına ya da herkesten ayrı bir yere oturarak toplantıyı yönetmeye çalışmayın; görülebileceğiniz ve etkin biçimde iletişim kurabileceğiniz bir yere oturun. (Eğer sizin toplantınızsa, oturma düzenini önceden düşünün-bazı toplantılarda yuvarlak masa daha mı uygun olur acaba?)

Sağlam hazırlanma

İyi bir etki yaratmak için düşünmeyi gerektiren doğru mesajı elde etmeye çalışın. Bu da elbette iyi bir hazırlanma ile başlar. İlk kural çok basittir: Her zaman, hazırlanın. Toplantı anında aklınıza gelenleri söylemeye çalışırsanız, düşüncelerinizi gerektiği gibi anlatamazsınız. İkinci kural: Yarışa göre at seçmeli. Toplantıdan toplantıya fark vardır ve gereksiniminiz olan hazırlanma da toplantının niteliğine göre değişecektir (bu da toplantının örneğin uzunluğu ile doğrudan bağlantılı değildir). Kimi zaman birkaç dakikalık bir hazırlanma yeterlidir, kimi zaman bir tam gün gerekir (ve her şey dahil olmak üzere). Bu konuda gerekli anahtar alanlar şunlardır:

·       Gerekli her şeyi önceden okuyun. Bunlara eski toplantı tutanakları, gündemleri, belgeler, raporlar ve dağıtılan ya da toplantıda sunulan notlar dahildir. Ayrıca temel kitapların okunması, bir konuya aşina olmak (belki de diğer katılanlardan daha başarılı olmak amacıyla) için yapılabilecek araştırmalar   da sayılabilir.

·       Konuyla ilgili tüm belgeleri toparlayın ve kendi notlarınızı da gerektiği gibi hazırlayın,. Toplantıda birtakım olguların varlığını hızlıca denetlemek son derece önemlidir. Bir tomar kağıdın arasında aranırken "Biliyorum şuralarda bir yerde olacak" diyerek insanları etkileyemeyeceğinizden emin olun.

·       Toplantıya başka kimlerin katıldığına dikkat edin ve planlarınızı onların rol ve konumlarını hesaba katarak hazırlayın. Örneğin toplantıyı desteğine güvenebileceğiniz ya da sizin desteğinize güvenen biri katılıyor mu?

·       Toplantı ilerledikçe sorma gereksinimi duyabileceğiniz soruları hazırlayın. Kimi zaman tam olarak nasıl soracağınıza bile önceden karar vermeniz gerekebilir.

·       Toplantıya katılımınızla yapacağınız katkıyı hazırlayın. Daha biçimsel bir durum olduğunda bu gereklidir (bu bir sunuş biçiminde de olabilir). Her şeyi iyice düşündüğünüzden, gerekli notları aldığınızdan ve bunları nasıl sunacağınızdan emin olun.

Genellikle bilmenizin ya da yapmanızın gerekeceği her şeyi not alın. Yalnızca belleğinize güvenip de toplantıda "Bir şey söylemek istiyordum..." demek hoş olmaz.

Toplantı günü geldiğinde, yapmak istediklerinizi güçleştiren her türlü zorluk çıkabilir. İnsanlar söylediklerinizi istediğiniz (ve kuşkusuz layık olduğunuzu düşündüğünüz) kadar dikkatle dinlemeyebilirler; her zamanki bakış açılarına ve statükolarına ısrarla saplanıp kalabilirler ve sizin görüş­lerinize ikna olmaları güçleşebilir. Bunun dışında da başka birçok baskı olabilir üzerinizde; zaman kısıtlıdır, başka bir tür acil durum olabilir ya da sizin niyetlerinizin gerçekleşmesine engel olabilecek başka sorunlar çıkabilir.

Tüm bunlar da bizim düşüncemizi pekiştirici olasılıklardır: Hazırlanma, toplantıya katılmanın anahtarıdır ve hazırlanmak için harcanan zaman, iyi bir toplantı ile zaman kaybından ibaret bir toplantı arasındaki tüm farkı oluşturur. Hazırlığı gerektiği gibi yapmak çok önemlidir: Birçok toplantı, bu sayede iyi bir sonuca varmıştır.

Sinirlerinizi denetleyin

Bir toplantı için ne kadar hazırlanmış olursanız olun, (daha önce de söylediğimiz gibi) toplantı boyunca başarılı bir iletişim kuramazsanız, niyetlerinizi gerçekleştiremeyebilirsiniz. Derdinizi anlatabilmek için uymanız gereken ilkelere ayrıntılarıyla bakmadan önce, işin başından itibaren rayınızdan çıkmanıza neden olabilecek bir konudan söz etmek uygun olacaktır: Sinirler. Toplantılar, özellikle de önemli iseler, siz katılanların en kıdemsizi iseniz ya da kalkıp kurallı bir sunuş yapmanız gerekiyorsa, göz korkutucu olabilirler. Sunuşlar için söylenebilecek ek hususlar ne yazık ki burada konumuzu aşıyor.

Bir kez daha, hazırlanma, sinirlerin en etkili panzehiridir. Ne söylemek ve ne yapmak istediğiniz konusunda kafanız açıksa çok daha az sinirli olursunuz. Derin bir nefes almaktan bir yudum su içmeye kadar, basit pratik önlemler de yararlı olabilir. 'Sahne heyecanı" aslında o kadar da olumsuz bir şey değildir: Üretilen adrenalinin yararlı bir kamçılama özelliği de olabilir.

Etkili iletişim

Bilgi iletme isteği çeşitli koşullar yüzünden gerçekleşemezse, bu, sorunların birbirine karışmasına ve alıcıların sizin düşüncelerinizi algılayamamalarına neden olabilir. Şöyle ifade edeyim: İletişim kurmak kolay değildir.

Bir toplantıda iletişimin iyi işlemesi için çeşitli etkenlere göz atmak gerekir.

 Kurallara Sadık Kalın

Toplantıda birkaç temel kuralı izlemek size ve orada hazır bulunan herkese yardım edecektir (en azından toplantının kavga döğüş bir maça dönmesini önleyecektir). Şunlara dikkat edin:

·       Konuşmayı tekelinize almayın

·       Başkalarının sözünü kesip durmayın

·       Boşu boşuna duygusal ve kavgacı davranmayın

·       Toplantının kararlaştırılan zamanda bitmesini güçleştirmeyin

·       Hazırlıksız, disiplinsiz ya da kargaşa yaratıcı olmayın

·       Anlamsız yere konunun dışına çıkmayın.

Toplantı başkanından ve üzerinde anlaşmaya varılmış tüm yöntemlerden, kendi sıranız geldiğinde yaratıcı ve düzenli bir toplantı için yararlanmaya çalışın.

Her ne kadar kuralların bozulmak için konduğu söylenir ve çok istisnai olarak bozulabilirlerse de, bazen en iyi taktik kuralı bozmak olabilir. O halde aşağıdaki yollardan birini ölçülü biçimde deneyebilirsiniz:

•      Dramatik bir patlama yaratmak

•      "Hayır!" derken masaya yumrukla vurmak

•      Duygusallık sergilemek

•      Biraz mizah

•      Öfkeli davranmak (elbette denetimli olmalı)

•      Söz kesmek (belki oyalamak için).

Bu taktikleri istismar etmeyin, yoksa kendiniz için yıkıcı sonuç doğu­rabilirler.

Biçimsel yapıya sadık kalın

Toplantı genellikle başkanın belirlediği kurallara göre ya da yalnızca pratik olacak biçimde işler. Yararlı bir oturumun safhaları şöyle olmalıdır:

•      Giriş: Belirli bir gündem maddesinin nedenini belirleme, ortamı oturtma, daha önceki tartışmalara gönderme yapma ve madde için alt-gündemi ayrıntılarıyla açıklama

•      Konuları ortaya koyma.;. Lehte ve aleyhte noktaları belirleme, anahtar öğelerin (Örneğin; masraf, zamanlama, personel, vs..) taslağını çizme, belli başlı sorunları ve sonuçlarını ortaya koyma

•      Tartışma: Mantıksal savlara farklı yaklaşımlar geliştirme ve orada bulunan herkes için kararların üzerine oturtulacağı temelleri saptama

•      Özet: Yapılmış olan tartışmayı toparlama ve ilerideki bir eylemi tasarlama, iletişim ya da kararlar.

Bu yapı, toplantılarda genellikle olumlu yönde ilerlemenizi sağlar. Bir başka konuya tekrar değinme hakkınızı saklı tutarak, bu yapı dahilinde eğilim­lerinizi ve sözlerinizi, "Özetleyecek olursak..." ya da "Maliyet konusunda söylemek istediklerim..." gibi cümlelerle daha anlaşılır bir hale getirebilirsiniz.

Dayandığınız olgular doğru olsun

Belki bunu söylemeye gerek yok ama toplantılarda olguların doğruluğunu araştırmak, kontrol etmek ya da onları reddetmek için olağanüstü bir zaman harcanabilir. Verilen bilginin doğru olmadığı kanıtlanırsa inanılırlık zedele­nebilir (söz konusu olgu çok önemli olmasa da). Bu demektir ki, yeniden ve yeniden kontrol etmeye zaman ayırmalısınız. Bilgi verme yönteminiz de şu özellikleri taşımalı:

•       Anlaşılır: Dolambaçlı yolları seçmeyin, söylediklerinizi, ilgisiz şeylere değinerek anlaşılmaz hale getirmeyin.

•      Doğru ve tam: Verdiğiniz bilginin tam doğru olduğundan emin olun.

•      Belirli: Konuyu açıklamaya uygun bilgiyi dikkatle seçin.

Umarım bu söylediklerim kulağa bilgiçlik taslama gibi gelmiyordur. Bu çok önemli bir konu ve neden olduğunu bir örnekle göstereceğim. Rakamları alalım. Diyelim ki bir fiyatı "yüzde 9.2'nin üzerinde" diye aktarıyorsunuz ve sonra bu bilginin doğru olmadığı kanıtlanıyor. Sonradan "yüzde 9 civarında" demek istediğinizi söyleseniz de iş işten geçmiştir: İnanılırlığınız bir ölçüde, belki önemli bir ölçüde zedelenmiştir. Bu son derece özen göste­rilmesi gereken bir alandır.

Sürekli gözlem yapın

Sözlerinize asla, toplantıda diğerlerinin söyleyip de sizin not almayı unuttu­ğunuz şeyleri dayanak almayın. Sonuçta yorumlarınızı, toplantının durumu ile ilgili anladıklarınızın ışığında yapacaksınız. Şunlara dikkat edin:

•      Etrafınızda olup bitenlere bakın. İnsanların toplantıya (ve size) nasıl tepki verdiklerini hareketlerinden ve yüz ifadelerinden görmeye çalışın -bunların her ikisi de tüm iletişim biçimlerinde önemli unsurlardır. Bu yolla alman bilgi bazen daha ince, bazen de daha çarpıcıdır- sol tarafınız­dan gelen gürültülü bir horultu, umduğunuz ilgiyi ya da hevesi uyandırmada başarılı olamadığınızı gösterir.

•      Dikkatle ve aktif biçimde dinleyin. Not tutun. Dinlediğinizi gösterin. Ve başkanın sizinle, 'Daha önce söylenenleri dinlemiş olsaydınız,' şeklinde konuşmasına fırsat vermeyin.

Ancak sürekli olarak toplantının havası içindeyseniz, fikirlerinizi iyi biçimde dile getirebilirsiniz.

Tartışmanın iyi idare edilmesi

Bir toplantıda ağzınızı açtığınızda, iletişim konusunda yerine getirmeniz gereken birkaç şey vardır. İnsanların sözlerinizi dinlemesini, bu sözlerin konuyla ilgili olduğuna inanmalarını ve son olarak da fikirlerinizi kabul etmeye ve bu fikirler temelinde eyleme geçmeye hazır olmalarını istiyorsunuz. O zaman söyledikleriniz anlaşılır, çekici ve inandırıcı olmalıdır. Bütün bunların uyumlu biçimde bir arada varolması gerekiyor ise de öncelikle herbirini ayrı ayrı gözden geçirelim.

Söyledikleriniz anlaşılır olsun

Bu konunun güçlüklerinden daha önce söz etmiştik. Aşağıda, söylediklerinizin gerçekten anlaşılabilir olduğundan emin olmanıza yardım edecek birkaç mekanizma bulacaksınız:

•      Açık işaretler kullanın. Diğer bir deyişle, insanlara bir konuyu nasıl halletmeye çalışacağınızı baştan söyleyin. (Bu tam da benim, az önce anahtar hedeflerin anlaşılır, çekici ve inandırıcı olmak olduğunu söyleyip sonra da bunları teker teker ele aldığımda yaptığımdır.) İnsanların kafası birazdan nelerden söz edileceği konusunda açık ise, dinlemeye daha hazır olabilirler. Aynı kural daha çok belirteçle gösterilebilecek alt başlıklar için de geçerlidir. Bunlardan çok fazla olamaz nasıl olsa.

•      Açık bir biçimde konuşun. Bu her zaman çok önemlidir, birşey kısaca söylenecekse bile. İzlenen mantık açık olmalıdır: Bir başlangıç, bir orta yer ve bir sonuç yararlı olabilir. Seçtiğiniz yapı ne olursa olsun, konuşma­nıza uygun ve konu başlıklarıyla belirtilmiş olmalıdır.

•      Doğru bir düzen izleyin. Bu düzen istediğiniz biçimi alabilir. Örneğin olayların kronolojik düzenine bağlı olabilir, fakat bir kez daha ayrıntıla­rıyla açıklanmalı ve sizin için uygun biçimde işlemek üzere seçilmelidir.

•      Görsel yöntemlerden yararlanıp Bir resim, binlerce sözcüğe bedel olabilir. Bir harita, diyagram, grafik gibi şeyler üretmeye harcanan zaman çok daha faydalıdır (onları nasıl kullanacağınıza karar vermeniz gerekir -slayt olarak mı, herkese dağıtarak mı, yoksa basit bir harita panosunda mı...).

•      Özel dil kullanmaktan kaçının. Ya da çok dikkatli kullanın. Özel dil kullanımı, yararlı da oIabilir. Konuşmanın kısalmasını sağlayan bu dile "mesleki jargon" da diyoruz. Ama aynı zamanda kafa karıştırıcı da olabilir, özellikle de grubun teknik düzeyi doğru değerlendirilememişse. Buna özellikle dikkat etmek gerekir, çünkü özel dil (jargon) kullanımı refleks haline gelebilir, bazen kullandığınızın farkına bile varmaya­bilirsiniz.

•      Karman-çorman cümleler kurmaktan kaçının. Yalnızca "Henüz nasıl baş­layacağımıza karar veremedik" demek için, "Başlangıç noktası belirleme ve ilk eylemler yoluyla gerçekleştirilen giriş çalışmaları ile gözle görülür bir ilerleme sağlandı" gibi bir cümle kuracak olursanız kimse sizi ciddiye almaz. "Şimdi" yerine "Zamanın şu noktasında" demek ya da her cümleye "Aslında..." diye başlamak da aynı etkiyi yaratır.

Şunu unutmayın: Anlaşılmazsanız, başka hiçbir şeyin önemi kalmaz. Üstelik anlamadığını kabul eden pek az kışı olacak, toplantıda çoğu kişi "anlamadım" demekten, kendilerinin kaim kafalı sayılacağından korkarak çekinecek, siz de düzeltme yapmak üzere geriye dönmeyeceksinizdir. Yaptı­ğınız diğer her şeyin temeli olarak, anlaşılır olmayı seçmekle iyi bir başlangıç yapmış sayılırsınız.

Söylediklerinizi çekici kılın

Toplantı deneyimleri çok az olanlar için bile, toplantılarda insanlara bir şeyler söylemenin çok ötesinde şeyler olduğu açıktır: Toplantılarda, aynı zamanda, ikna etmek gerekir. Gerçekten de toplantıya katılanlar motive edilmeye, heveslendirilmeye ve daha fazlasına gereksinim duyabilirler. Bu alanda yapı­labilecekler konusu, elinizdeki kitabın sınırlarını aşsa da iki anahtar kuraldan söz edebiliriz:

•      Başkalarının gereksinimlerini tespit etmeli ve olanları, onların bakış açısından görmeye çalışmalısınız. Onların bakış açısını anlarsanız, söyleyeceklerinize getirebilecekleri itirazları önceden tahmin edip çok daha ikna edici olabilirsiniz.

•      Anladığınızı yansıtan bir örnek verin ve insanlara özel olarak, gerekirse teker teker, sizin düşüncenizin neden daha iyi olduğunu gösterin.

Burada yalnızca, toplantıda insanlara bir şeyler söylemek üzere bulunmadığınızı -gerçekte daha karmaşık bir işiniz olduğunu ve bunu gerçekleştirmek için de hazırlanmanız gerektiğini tekrar­lamama izin verin.

Söylediklerinizi inandırıcı kılın

Yalnızca "Ben böyle söylüyorum" demeniz, inandırıcı olmanız için yeterli değildir (karşınızdaki gruptan her bakımdan üstün bir kademede değilseniz). Ele aldığınız bir duruma delil göstererek ya da başka noktalardan kanıtlayarak inandırıcılık katmalısınız. Bu, birçok biçimde yapılabilir. Örneğin;

·       Rakam ve istatistiklerle

·       Somut örneklerle

·       Görsel ya da betimsel gereçlerle

·       Test ya da deneme sonuçlarıyla

·       Bir uzmana ait ya da başka bir yerden (sadece kurumun dışından da olabilir) gelen nesnel yorumlarla

·       Yazılı bir şeylerle

·       Araştırmayla.

Kanıtlarınızı nerede kullanmanızın gerekeceğini, hangilerinin amacınıza hizmet edeceğini ve ne şekilde sunabileceğinizi düşünmelisiniz.

Toplantı dinamikleri konusuna geçmeden önce, toplantılarda en etkin iletişimi sağlamak ve onlardan en fazlasını elde etmek için göz önünde bulundurulması gereken iki şeyden daha söz etmek istiyorum.

Sözlerinizin zamanlaması

Ne zaman konuşacağınıza karar vermek anlık bir düşünce işi değildir, bunun kesin kuralları vardır. Bir konuyu fazla erken söylerseniz toplantının sonuna kadar unutulmuş olur; fazla geçe bırakırsanız siz daha söyleyemeden toplantı biti verir. Aşağıdaki birkaç satır bu konuda rehberiniz olabilir:

·       Yalnızca belirli bir anda söylenmeye uygun bir konuşma hazırlamayın. Çünkü, bazen durum sizin hayal ettiğiniz gibi gelişmeyebilir; esnek olmaya bakın.

·       Yorumlarınızı her şeyden yalıtarak değil, ifade edilebilecek diğer görüşler bağlamında düşünün.

·       Güçlü yönünüzü kullanın: Girişte mi, gelişmede mi, yoksa bir tartışmayı özetlemede mi daha başarılısınız?

·       İlerideki niyetleriniz konusunda açık olun. Daha sonra başka yorumlar yapma hakkınızı saklı tutun: "Masraflar konusunda da bazı düşüncelerim var; belki gündemin daha ileri bir safhasında bu konuya dönebilirim."

En kötü hata, söylenecekleri fazla geç bir vakite bırakmaktır. Sürekli olarak hayalî bir "ideal zaman"ı beklerseniz, bu zaman hiç gelmeyebilir ve düşüncenizi söyleyemeden ya da bunu söylemeyi başkasına bırakarak, toplantı biter; ya da olmadık bir zamanda söylemek durumunda kalabilirsiniz.

Sonuçta, tüm bunların üstesinden nasıl geleceksiniz?

Doğru tavır

Toplantılar aktif katılım ister. Dikkatli olmalısınız, aklınız başınızda olmalı, toplantı ilerledikçe, incelikle, gerektiğinde söze katılmaya hazır olmalısınız. Şunlar size yardımcı olabilir:

·       Tetikte durun ve toplantı boyunca (sizi daha az ilgilendirenler dahil) her şey üzerinde dikkatinizi yoğunlaştırın

·       Söylenenleri dikkatle dinleyin ve gerekirse not alın

·       Diğerlerinin nelerin üzerinde durduklarım, nasıl tepki verdiklerini gözlemleyin ve planlarınızı bunun ışığında yapın

·       Düşünün ve konuşacağınız zaman daima ağzınızdan önce   beyninizi çalıştırın

·       Ne kadar kışkırtılsanız ya da toplantı tahmininizden farklı yerlere sürüklense de sakin ve aklınız başınızda kalın.

Bu konuda düşünecek pek çok şey var. Bu bölümde bir arada ele alman çeşitli etkenleri aklınızdan çıkarmayın. Tek tek bakıldığında dümdüz bir sağduyuyla bulunabilecek bu etkenlerin hepsini birarada idare etmek çok daha karmaşık bir iştir.

Toplantıların Dinamikleri

Toplantılar yalnızca tek tek kişileri ilgilendirmez. Tüm bir grubun çalışmasını ilgilendiren dinamikler vardır. Toplantıların, tek basma hiçbir şey yapamayan insanları bir araya getirdiği ve bunların da hep birlikte, yapılabilecek bir şey olmadığına karar verebildikleri söylenir. Bunun tam tersi doğru olabilir. Toplantılar, bir şeylerin gerçekleştiği ve bu şeylerin bir kısmının, kendi kendine çalışan bir kimsenin yapamayacağı biçimde gerçekleştiği bir yerdir. Bireylerin etkileşimiyle, tartışmayla, fikir ve deneyimlerin paylaşılmasıyla bir şeyler yaratılır toplantılarda. Ya da en azından yaratılabilir.

Daha önce, kişilerin, toplantıya açık fikirlilikle katılmaları gerektiği söylendi. Bunun da ötesinde, herkes toplantıya, orada bir şeylerin işleyebile­ceği inancıyla katılırsa bu yaratıcı olunmasını sağlayabilir ve toplantının sonunda çözümler ve fikirler ortaya çıkabilir. Buna karşılık, katılanların, birlikte çalışmanın güç bir iş olabileceğini kabullenmeleri gerekir. Güçlükleri aşabilmek üzere yararlı bir toplantıya girişmek için aktif olarak çalışırlarsa, bu olumlu grup dinamikleri işlerin yolunda gitmesine yardımcı olur.

Bu bölümde bir-iki grup dinamiğine değinecek, onları tartışmanın gücüne bağlayacak ve farklı yaklaşımların olayları nasıl etkilediğini göreceğiz. Öncelikle, toplantıların gruba ilişkin olma yönlerinden bazılarına bakalım:

Sosyal etkenler

Her örgütün sosyal bir yapısı ya da daha doğrusu, etkileşim içinde birkaç sosyal yapısı vardır. Bu yapılar, toplantıların da bir fırsat oluşturduğu ilişki ve iletişimle beslenirler. Çok fazla toplantı yapmak kolay olmakla birlikte, hiç toplantı yapmayan bir örgüt de son derece kısır bir ortam olacaktır.

Toplantıların bir hedefi olmalı ve bu hedef doğrultusunda hareket edilmeli. Bir gündem dahilinde çalışmaktan dolayı diğer etkileşimlerin durduğunu düşünmek anlamsızdır. İnsanlar bilgi alış-verişinde bulunmak (ve dedikodu yapmak) ve daha olumlu olarak da bilgilerini tazelemek ve deneyimlerini genişletmek için bir araya gelmek istiyorlar. Ekip özellikleri bu genel tabloya eklenmeli. Bir ekip toplanıyorsa (her şey yolunda ise) katılan kişiler biraraya gelmek isterler; ancak birden fazla ekibin birlikte toplantı yapması söz konusu ise rekabet kendini gösterebilir ve düzgün iş yapmayı engelleyebilir.

Olumsuz özelliklerin bir kısmı toplantı başkanı ve her bir bireyin (örneğin iki kişinin bir araya gelmesine toplantının başında engel olarak onları dedikodu yapmaktan alıkoyma yoluyla) yardımı ile en aza indirgenebilir. Bununla birlikte, toplantıların bu sosyal yönüyle mücadele etmek yerine ona belli bir boyutta uyum sağlamak gerekebilir -insanları kıracak biçimde bu yönü kaldırıp atmaya çalışmak yerine, temelinden, dostane yöntemlerle, yavaş yavaş azaltmak. Bir örnek vermek gerekirse: Geçenlerde bir kuruluş tarafından, normalden daha geç saatte, sabah saat 10'da ders vermeye çağrıldım. Başlangıcın gecikmesi, toplanma saatinin saat 9 olmasındanmış. Yönetici bana durumu açıkladı: "Bu derse katılanlar birbirleriyle çok nadiren karşılaşıyorlar, işin sosyal yönü de çok önemli tabii. Toplantıdan önce onlara biraz aralarında konuşma fırsatı vermezsek, sonra çalışmaları çok daha güç olur". Üzerinde durulması gereken, ilginç bir düşünce.

Motivasyon

İyi bir toplantı motive edici olabilir ve olmalıdır da (motivasyon birbirinden farklı çok sayıda koşulun etkisiyle sağlanır). Bir araya gelen bir grupta moti­vasyonun artmasını sağlamaya yarayabilecek olan bu etkenleri dikkate alalım. Örneğin şu koşullarda motivasyon daha yüksek olacaktır:

·       Herkes toplantının amacını anlıyorsa

·       Bireysel niyetlerle grubun niyetleri arasında çok önemli bir çatışma yoksa

·       Grupta 'yolcu' yoksa

·       Başkana güven ve saygı varsa

·       Ekip üyeleri birbirlerine nezaketle davranıyorsa

·       Daha önce birlikte başarıyla çalışma deneyimleri varsa

·       İşte yıkıcı politikalar yoksa

·       Doğru ekibin bir araya geldiği konusunda genel bir güven varsa

·       Hiyerarşi, yorumlardaki özgürlüğü kısıtlayacak biçimde tartışmaya yansı­mıyorsa.

Bazen önlenmesi mümkün olmayan gerçek çelişkiler vardır; örneğin bireyler, grup için iyi olacak ama kendileri için sakınca doğuracak bir konuyu kabul etmek zorunda kaldığında. Ama iyi motive olan bir grup, motivasyonun düşük olduğu bir gruptan kuşkusuz çok daha iyi çalışacaktır. Yukarıda sayılan etkenler ne ölçüde gerçekleşirse, o kadar iyi olur.

Tartışmanın doğru ölçüsü

Metnimiz boyunca, tartışma hep "iyi bir şey" olarak tanımlandı; ve öyle de, ama bir noktaya kadar. Toplantıda tartışma gereğinden az yapılırsa konu tam gözden geçirilmiş sayılamaz; fazla yapılırsa da toplantı, listedeki konulara sürekli yenileri eklenerek sonsuza dek uzayıp gider. Bu yüzden, tartışmayı yararlı bir hale getirmek için süresini iyi ölçmek gereklidir. Aşağıdaki tabloda her iki haldeki olumsuzluklar gösteriliyor.

Tartışma Kontrol Listesi

Aşırıya varan tartışma şu sonuçları doğurabilir:

•       Aynı anda çok sayıda seçenek ya da çok fazla ayrıntıyı ele alma

•       Fazla heyecan

•       Sık yanlış anlamalar

•       Karşıt yönlerin ortaya çıkması

•       Sonuca ulaşmada fazla zaman harcanması ya da hiçbir sonuca varılamaması

•       Konu dışı önemsiz sorunlara kayma

•       Ayrıntılara yeterince dikkat göstermeme

•       Dolambaçlı tartışmalar yapma

•       Gerçekçilikten uzağa sürüklenme

•       Fazla yineleme

•       Cansıkıntısı

•       Ayrıntıya haddinden fazla dikkat etme - bit yeniği arama.

Gereğinden az tartışma şu sonuçları doğurabilir:

•       Anahtar bilgileri saklama

•       Fazla acele kararlar

•       Sonraki eylemin iyi örgütlenememiş olması

•       Alınan kararlara gerçekten katılmama

•       Sonradan desteklenmeyen kararlar

•       Sıfıra sıfır (daha fazla tartışmanın bir anlaşmaya vardırabileceği bir konuda, kişilerin bulundukları yere çakılıp kalmaları)

•       Moral bozukluğu ve istek kaybı

•       Geçmişe takılıp kalma.

Kişiler

Hepimiz birbirimizin aynısı olsak pek eğlenceli bir dünya olurdu, diye söylenir hep. Ama aynı değiliz işte. Bunun sonuçlarından biri de toplantılarda kişisel tarzların birbirine uymamasından dolayı sorun çıkmasıdır. Bu konuyu ilk olarak, kimlerin toplantıya katılacaklarına karar verirken düşünmelisiniz. Ama gerçekçi olmak gerekirse, size uyumsuz gibi gelen bileşimler her zaman önlenemez. Biz de bu bölümde, zor insanlarla nasıl başa çıkılacağına ilişkin birkaç pratik yol önereceğiz.

Konuşkanlar

Bu tür insanlar dikkat çekmek isteyen gösterişçilerden olabilecekleri gibi, bazı konularda çok şevkli de olabilirler, ki bu iyi bir şeydir. Başkalarının görüşlerini bastırmak için konuşmayı tekellerine alıp kendi yollarında gitmek amacını da güdüyor olabilirler.

Çözüm İlk iş, bir söz söylemektir. En ufak bir ara vermesinde (bir soluk almada bile!) hemen söze atlayın ve sözcüklerin akışım, en iyisi teşekkür gibi olumlu bir yorumla kesin. Sonra da hemen yeni bir başlama noktası seçip topu bir başkasına atmak üzere harekete geçin. Gruba, "Bu konuda diğerleri ne düşünüyor acaba?" gibi genel bir soru ya da "Davud zamanlama üzerine neler söyledi; bizim bu konuda söyleyebileceğimiz neler var?" türü daha belirli bir soru yöneltebilirsiniz. Burada yapılması gereken, konuşkan kişinin diğerlerinin zamanını almaşım engelleyerek, konu üzerinde onların da değinebilecekleri esas noktaları elde edebilmektir.

Yapmacık taşkınlar

Bu tür insanlar konuşkanlardan daha beterdirler, çünkü başkalarını dışlama yoluyla kendi düşüncelerini dayatmak gibi bir art niyetleri vardır.

Çözüm Zamanlaması yapılmış bir gündem ve sıkı bir disiplinin burada büyük yararı olacaktır. Değilse burada da söz kesmek, belki de özetlemek ya da bu kişinin söylediği bir nokta üzerinde odaklaşmak gerekecektir: "Devam etmeden önce, Birinci Aşama üzerine söylediklerinizi doğru anlamış mıyım, görmek istiyorum. Dediniz ki..." Yapmacık taşkın, tartışmaya katıl­dığında, onu dikkatle denetleyin.

Sfenksler

Sessiz insanlar, özellikle de toplantıya önemli bir katkıları olabileceğini bildiğinizde, bir sorun oluştururlar. Sessizliklerinin nedeni çekingenlik, can sıkıntısı ya da umursamazlık olabilir.

Çözüm Burada en iyi taktik soru sormak ve yanıt beklemektir. Önce konuşmalarını sağlamak için basit bir yorum istenip, daha sonra ayrıntılı sorulara geçilebilir. Bir kişinin kendini geride tutması yukarıda sayılanlardan başka bir nedene dayanıyorsa, daha doğrudan bir yaklaşım gerekli olabilir: "Bu konuda sizin çok deneyiminiz var, neler düşünüyorsunuz?" (Evet, biraz övgü işe yarayabilir.)

Ayrı toplantı yapanlar

Toplantı sırasında fısıltılı konuşmalar herkes için dikkat dağıtıcıdır. Yine de bu konuşmalar olumlu da olabilir, olumsuz da.

Çözüm Bir ara vermek, gevezeleri izole eder ve dikkati onların üzerine çeker (bu da genellikle susmaları için yeterlidir). Böylelikle neler olup bittiğini anlar, konuşulanların konuyla ilgili olup olmadığını görürsünüz (o zaman tartışmayı o yönde sürdürebilir, daha sonra ele alınacak bir konu olarak kesebilir ya da hemen geçebilirsiniz).

Öfkesi burnundalar

Bunlar da bir şikayeti olanlar ya da bir konuda güçlük çekenlerdir. Şikayetleri haklı olsun ya da olmasın, toplantı, bu ayrı sorunun çözüleceği yer değildir.

Çözüm Şikayetin ne olduğunu, özellikle de gerçek nedeni saklayan ve açık olmayan türdense, öğrenin. Kişiden açık olmasını isteyin. Toplantının amacını anımsatın: "Bu bize konumuz olan         da yardımcı olacak mı?" Grubu (ve zaman unsurunu) yoğunlaşmanın gerekliliğini onaylatmak üzere kullanın. Eğer gerekirse, şikayet konusuna başka bir fırsatta yeniden dönüleceğini vaat edin, ama mutlaka konuşmanın kendi rayına dönmesini sağlayın.

Hilebazlar

Dürüst olmak gerekirse, ortalıkta bazen bir sürü hilekârlık olur. İnsanların gerçekte ne hissettiklerini veya düşündüklerini söylememek için de birçok nedenleri vardır. Bu nedenler, yalnızca itibar kaybetmekten korkmaktan tutun da uzun vadeli bir stratejiye kadar varabilir. İnsanların söyledikleri küçüm­seyici, abartılı ya da gerçekleri saklayan nitelikte olabilir, kimi zaman gerçekleri söylemek konusunda "tutumlu" davranılabilir.

Çözüm İyi bir toplantı yöneticisi, burada, satıraralarını okumayı bilmeli­dir. Yoksa toplantının amaç ve içeriğinin bir bölümünün gerçekleştirilmesi güçleşir ya da olanaksız hale gelir. Burada da geniş bir seçenekler yelpazesi var. Bazen acil çözümlere paralel olarak uzun vadeli önlemler de alınmalıdır. Bazen de hile, açık ve kesin biçimde yüze vurulabilir.

Saldırgan zorbalar

Kimi insanlar amaçlarına ulaşmak için, kurallar ve normal davranışlar dahil olmak üzere, her şeyi hiçe sayarak dümdüz ilerler. Bunun birçok nedeni olabilir: Belki ümitsizlik, sağduyudan daha ağır basmış olabilir.

Çözüm Burada zaman yitirmeksizin kesin bir tavır alınmalı ("Bakalım düzelecek mi?" diye beklemeye kalkmayın). Kuralları, hukuku ortaya serin ve grubu kendinize destek alın. Kürsüde olmak sorumluluk ister ve bazen nüfuz kullanmayı gerektirir.

Yukarıdaki örnekler toplantıda "insanî sorunlar"ın karmaşıklığını gözler önüne seriyor. Bu konuda daima duyarlı olmak gerekir. Kimi zaman önemli bir sorun çıkmaz; kimi zaman çözüm, bir kişiyi bir diğeri karşısında kullanmakta (örneğin ekipten birini, konuşkanı "bastırmak" üzere kullanmak) ya da kişileri eşleştirmekte (sessiz bir kişiyi becerikli ve onu yüreklendirmeye istekli birinin yanma oturtmak) bulunur. Ama eğer çözüm bulunamazsa, toplantı sapabilir ya da bütünüyle raydan çıkabilir. Burada sözü edilen eylem­lerden çoğu doğal olarak kürsüde olan kişiye yükleniyorsa da toplantıdaki herkes, yapıcı bir bakışa sahip ise, işlerin yolunda gitmesi için katkıda bulanabilir.

Toplantı Sonrası

Toplantı sonrası için en önemli şey, orada alman kararların, üzerinde anlaşmaya varıldığı gibi ve zamanında uygulamaya konmasıdır. Toplantı, böylelikle yararlı olacaktır. Bunlar, küçük bir bilginin kullanıma geçmesinden büyük bir projenin yürürlüğe girmesine kadar, herhangi bir şey olabilir. Her ne olursa olsun, mutlaka bir hazırlanma aşamasından geçmesi gerekecektir.

Toplantı tutanaklarına gereksiniminiz var mı?

Bu, sorulması gereken bir sorudur. Birçok kuruluşta, gereğinden fazla ve hiçbir şekilde kullanılmayan bu tür kağıtlar biriktirilir. Yani bazı durumlarda, yukarıdaki sorunun yanıtı "Hayır" olacaktır. Başka bazı durumlarda ise bir tür basit eylem planı yararlı olacaktır. Çok sayıda maddenin gözden geçirildiği toplantılarda ise, hem kayıtlar hem de eylem planı hazırlanmasına gereksinim duyulacaktır. Neden? Bunun üç nedeni var.

Tutanaklar şunları sağlar:

·       Eyleme hazırlık, yapılmış ve yapılacak eylemlerin anımsatılması, bunları gerçekleştirme (ve zamanında gerçekleştirme) ödevi. Aynı zamanda çok sayıda kişiyi birden ilgilendiren durumlarda, aralarındaki ilişkiyi kolay­laştırır.

·       Tartışmaları ya da sonraki toplantıları devam ettirebilmek için somut bir bağ. Konuların bir toplantıdan diğerine aktarılmasını veya devam ettirilmesini sağlar. Bir sonraki toplantıda bu gibi konular, gündemde "oluşmakta olan maddeler" adı altında geçer.

·       Toplantıda neler olduğunun ve özellikle de hangi kararların alındığının ve buna bağlı olarak hangi eylemlerin gerçekleştirileceğinin kaydedilme­sini sağlar. Bu yalnızca bir kolaylık, zaman geçtikçe anımsamayı sağlayan bir belge olabilir. Ya da dosyalama sisteminizde ne kadar zaman saklamaya değer olduğuna karar vereceğiniz, olayların önemli ve sürekli bir kaydını oluşturabilir.

Tutanaklar konusundaki kurallar açıktır: Gerekmedikçe tutanak tutmayın, ama toplantıda konuşulanları anımsamama yüzünden hareket edememe riskini de almayın.

Tutanakları işe yarar kılmanın yolları.

Tutanak hazırlamak bir angaryaya dönüşmemeli. Söylenen her sözü, her mırıltıyı (gerçi mırıltılar bazen ilginç olabilirler) uzun uzadıya yazmak için bir neden oluşturmamalı. Tutanakların ya da her türden eylem notunun pratik olabilmesi için şu özelliklere sahip olması gerekir:

·       Doğru ve tam. Bu besbelli görünebilir, ama eğer ileride tartışma çıkması önlenmek isteniyorsa, tutanakların doğru olması çok önemlidir. Özellikle önemli noktalarda, unutma ya da baştan savma kesinlikle olmamalıdır.

·       Nesnel. Tutanakları tutanın işi, gerçekten olup bitenleri aktarmaktır, onların kendince güzelleştirilmiş görüntüsünü değil.

·       Kısa ve öz. Kullanışlı olmadıkları sürece, tutanaklar, okunmadan kalma­ya mahkûmdur. Burada kural 'kısa olma, ama anahtar noktaları kapsa­ma'dır.

·       Anlaşılır. Karman-çorman tutanak hazırlamayın; yoksa okunmadan kalır yada konuların karışmasına neden olurlar.

·       Sistemli. Tutanakların esas rolü, hangi eylemin, kim tarafından ve ne zaman yapılmasının beklendiğini açıkça göstermektir.

Tutanakları, önemli ve belirli bir görevi olan, okunmakla daha da değer kazanacak ve yararları kanıtlanacak belgeler olarak görün.

Biçim ve sunuş

Planlı bir başlık sıralaması izlemek isteyebilirsiniz. Gerçekten de bütün bu notların hazırlanmasını ve okunmasını kolaylaştırmak için bir düzen etrafında standartlaştırmaya değer. Böyle bir standartlaştırma, notların tutuluş amaçlarını yansıtacak biçimde yapılmalıdır. Bununla birlikte, dikkate alınacak bazı standart ölçüler vardır:

·       Özürler/hazır bulunanlar. Toplantıda kimlerin hazır bulunup, kimlerin bulunmadığını bilmek yararlı olabilir.

·       Bir önceki toplantının tutanakları. Dizi halinde toplantılar söz konusu ise, bu önemli olabilir.

·       Önem taşıyan olaylar. Gerekirse.

·       Tartışılan madddeler. Burada bütün tartışmanın satır satır raporu değil de önemli olgular ve verilen kararlar yazılmalıdır. "        konusunda anlaşmaya varıldı" tarzı cümleler, olması gereken ya da olabileceklerin listesini çıkarma eğilimini önlemiş olur.

Bunu, "Diğer bütün işler" gibi ek bir başlık ve gelecek toplantının tarihi gibi idari konular izleyebilir.

Tutanaklar hazırlandıktan sonraki mesele, kimlere birer kopyasının gönderileceğidir. Bunun, toplantıya katılanlardan daha geniş bir çemberi kapsaması gerekli ve yararlı olabilir, ama insanları kağıda boğmamaya da dikkat etmelisiniz: Ekolojik nedenler bir yana, kuruluşların çoğunda, zaten gereğinden fazla okunacak kağıt vardır.

Bu türden notların biçimi de önemlidir. Fazla yoğun metinlerden kaçınılmalıdır. Amaçlarına göre - belki başka bir toplantıya arşiv olarak ya da üzerine notlar eklenecek bir belge olarak- kullanışlı hale getirilmelidirler. Sunuşta bulunması gereken en önemli maddeler,

•      Alınan kararlar

•      Yapılacak eylemler

•      İlgililerin kimler olduğu

•      Eylemlerin biçimi

•      Tarihler ve zamanlamadır.

Aşağıdaki üç sütunda verilen örnek bu konuya açıklık getirmektedir.

Projenin zamanlamasını ve aşamalarını gösterecek bir planın geliştirilmesine karar verildi: Gelecek toplantıdan önce dağıtılacak.

EYLEM Gerekli planın yapılması.

TARİH 19 Ağustos’ta dağıtılması.

Son olarak da tutanakları hemen hazırlamakta (ya da hazırlatmakta) kararlı olun. Bu, birçok: nedenden ötürü önemli. Birincisi ayrıntıları daha doğru anımsarsınız. İkincisi, eylemlere geçilmeden önce tutanaklar bekle­nebilir. Ve üçüncüsü, tutanaklar için çabuk hareket etmek, toplantıdan sonra daha iyi bir izlenim bırakır.

Özet

Bir toplantı kendiliğinden iyi olmaz. Buraya kadar okuduysanız, hiç değilse bu kadarı sizin için açık olmalı. Ancak iyi ve güzel sonuçlar veren bir toplantı yapmanın mümkün olduğu da bir gerçek. Hiçbir zaman, "bu altı üstü bir toplantı" demeyin. Hangi hedefe ulaşmak istediğinizi düşünün, yüksek amaçlarınız olsun, ayrıntıya önem verin ve o zaman her şey gerçekten yolunda gidebilir.

Peki bundan başka? Evet, önemli bir nokta daha: Toplantıyı asla o çok sıkıcı, "Peki bundan başka görülecek ne var? " sorusu ile bitirmeyin. Bu en yolunda gitmiş toplantıyı bile tehlikeye atabilir. Toplantı sonuna yaklaşıyor, herkes çıkıp gitmeyi bekliyor ve birden Başkan "...peki bundan başka...?" diye soruyor. Toplantı o zaman ıvır-zıvırlar, şikayetler ve konu dışı konuşma­lar karmaşasına düşer ve insanlar toplantıdan rahatsız ayrılırlar. İyi bir toplantı etkisi kaybolmuştur.

"Görülecek neler var?" sorusunu toplantının başında sormak uygun olabilir. "İşe girişmeden önce görüşülecek meselelere hemen bir on dakika ayıralım" demek mümkündür. Unutmayın ki bu ufak tefek meseleler önceden ya da gün boyunca halledilebilir; toplantıya dahil olmaları gerekmez. Örneğin sadece iki kişi için önemli olan bir konu, toplantıya taşınacağına, bu ikisi arasında bir başka fırsatta ele alınsa çok daha rahat halledilebilir.

Bazı toplantılar zorunlu olarak tekdüzedir. Bazıları ise tartışılan eyleme yol açmak için heves aşılar ve kararların alınmasını sağlarlar.

Yani toplantıları mümkün olduğunca heyecanlı bitirmeli ve insanları demin sözünü ettiğimiz şikayetlerle değil, coşkulu bir havada göndermeli.

Toplantı yöntemiyle ilgili bir kontrol listesiyle bitiriyoruz. Amacımız sizi, gelecek toplantınızı daha ilginç, daha yapıcı, amaçlarına ulaşmaya daha uygun kılacak biçimde düşünmeye sevketmekti. Gelecek toplantınız için hedefleriniz neler?

Yöntem

Toplantılar tartışma ve yaratıcılığı boğacak kadar (gördüğümüz gibi) aşırı değilse de, disiplinli olmalıdır. Bunun için belki en iyi kural, yalnızca gerektiği kadar kuralın olmasıdır. Bazı koşullar (örneğin dernek toplantıları) bu kuralların daha fazla olmasını gerektirebilir.

Bununla birlikte, mutlaka akılda tutmamız gereken bazı ana hatlar vardır, onları izleyerek toplantıların düzgün ve yapıcı olması sağlanır. Önce birkaç genel öneri. Şunları belirlemek gerekir:

·       Toplantı duyurusunun uzunluğu ve bunu kimin gerçekleştireceği

·       Toplantının nerede ve ne zaman yapılacağı (Pazar günleri veya ulaşımı güç yerlerde yapılan toplantılara katılımın ve oylamanın düşük olduğu bilinir)

·       Gündemin biçim ve tarzı, aynı zamanda ne zaman hazırlanıp dağıtılacağı;
toplantıda göz önüne alınacak raporların listesi için de aynı şey

·       Kimin başkanlık edeceği ve başkanın rolü (kurallara uyma, söz hakkının yalnızca kürsüden alınabilmesi, vs..) bazı heyetlerde dönüşümlü başkanlık yapılır (ehil kişilerce yapılırsa, akla uygun bir fikir)

·       Dil- örneğin yüksek sesle konuşma ve küfür yasağı

·       Kişilerin bireysel ilgilerini beyan etmesi.

Kendi durumunuzun gerektirdiği daha başka düşünme konuları da olabilir. Bazı hukuksal konulara da dikkat etmeniz gerekebilir (örneğin bazı personel toplantıları için İş Kanunu).

Formaliteler

Çok formalitenin gerektiği yerlerde dikkate alınması gereken ve sizin için önemli olabilecek birtakım anahtar etkenler vardır.

Yetersayılar

Bazı toplantılarda, toplantıya katılanların sayısı önemlidir. Eğer bir yetersayı talep ediliyorsa, belli bir temsili sayıya (bazen herkesin hazır bulunması gerekir) ulaşmadıkça karar alınamaz. Örneğin bir heyette işleri ilerletebilmek için, kişilerin yüzde ellisinin hazır bulunmasına gereksinim duyulabilir. Farklı durumlara farklı oranlar uygulanabilir. Sıradan kararlar için bunun önemi yoktur, ama örneğin bütçenin tümünü Miami'ye bir yolculuk için harcayacaksak buna herkesin onayı gerekir! Bu alanda kuralların çok önemli olduğunun açıkça görüldüğü durumlar vardır, böylelikle sorunlar önlenebilir.

Önergeler

Kayıtlara geçmesi gereken bir söz biçimidir. Şu alanlarda kullanılır:

·       Bir tartışma başlatmak için

·       Bir tartışmadan sonra, özet yapmak ve eylem kararlaştırmak için.

Önergeler önceden listeye alınmalı, önce önerilmeli ve usulünce destek­lenmeli, toplantı ilerlemeden konuşulmalı ve oylanmalıdır. Belirli bir durumda önergenin nasıl işleyeceği, ilgili herkese, tercihen önceden bildirilmelidir. Önergelerde kullanılan dil açık, olumlu ve anlaşılır olmak için özenle seçil­melidir.

Değiştirmeler

Bir unsurun çıkarılması, eklenmesi ya da diğer bir yolla önergede değişiklik yapılmasıdır. Biçimci toplantılarda önergeler gibi, değiştirmeler de önerilir ve kabule sunulur. İki çeşit değiştirme vardır:

·       Yapıcı değiştirmede, ilk önergede ifade edilen bakış açısına uygun bir ek yapılması söz konusudur.

·       Yıkıcı değiştirmede, tartışma temelinin olduğu gibi değiştirilmesi söz konusudur.

İlk önerge kabul ya da reddedilmeden önce, her ikisinin de tartışılması gerekir.

Oylama

Basit bir el kaldırma ya da daha karmaşık-ve gizli- bir yöntemle (örneğin oy pusulası) gerçekleştirilebilir. Ne şekilde yapılırsa yapılsın, yöntem ve sonuç kesinlikle açık olmalı, kaydedilmeli ve böylece yeni bir tartışmaya neden olmamalıdır.

Düzen ve bilgiler üzerine saptamalar

Birincisi kabul edilen kuralların ihlalini işaret etmek, ikincisi ise olgusal olarak doğru olmayan bir şeyi düzeltmek üzere yapılan saptamalardır.

Kurallar toplantının başından sonuna, sonuca varmak için birer araç olarak görülmelidir. Yalnızca toplantının düzgün gitmesinde, işini iyi yapma­sında ve hedeflerine varmasında yardımları olacaksa kullanılmalıdırlar. Bürokrasi, sonuçta, kolaylıkla toplantının gerçek amaçlarından daha önemli hale gelebilir. Parkinson Kurallarında, önemli kararlar vermesi engellenen kişinin, almasına izin verilen kararları da aynı önemde saydığı söylenir. Her şeyden önce, iyi yürüyen toplantıların yapıcı işlevine dikkat çekmek amacıyla hazırlanmış bir incelemeyi bitirmek için uygun bir uyarı.