Toplantı özeti, toplantı sonrası yapılması gereken önemli işlerden biridir ve toplantıya katılanların ellerinde somut bilgiler olmasını sağlar, Ancak toplantı özetinin gerçekten de bir "özet" niteliği taşıması gerekir, Unutmayın ki, uzun özetler genellikle okunmaz. Toplantı özeti için kimi anahtar bilgiler şunlardır.
• Önemli sayılan mesajlar hem ilk hem de son paragrafta yer almalıdır.
• Toplantının ana fikirlerini ilk paragrafta toplamak gerekir; son paragrafta ise eylem maddeleri olmalıdır.
• Okumayı kolaylaştırmak için paragraflara başlıklar koymak ve maddeleri madde başı imleriyle göstermek iyi bir yazım biçimidir.
• Detayları yazmak gerekiyorsa -ki özette detaylara yer vermemek daha doğrudur- orta paragraflara koymak gerekir.
• Toplantı özeti katılımcıların eline en geç iki gün içinde geçmelidir.
• Basit ve anlaşılır bir dil olmasına özen göstermek gerekir.
• İfadelerde "ben" adılı yerine "biz" adılını kullanmak, gerek nezaket, gerekse takım ruhu kazandırmak açısından iyi bir yöntemdir.