Bir ortamın fiziksel koşullarının, psikolojik ortamı da büyük ölçüde belirlediği bilinen bir gerçektir. Buradan hareketle bir toplantı odasının nasıl düzenleneceğinin önemli bir konu olduğu ileri sürülebilir.
Toplantı odasına şekil vermeden önce toplantının amacının ne olduğu belirlenmelidir ki düzenleme de ona göre yapılabilsin.
Toplantı Oturma Düzeni:
Oturma düzeni, verimli bir toplantının göstergelerinden biri olar katılımcı etkileşimini etkileyen bir faktördür.
Yuvarlak ve Kare Masa Oturma Düzeni:
Yuvarlak ya da kare masalar etkileşimin en çok olduğu oturma düzenini sağlarlar.
Herkesin bir diğeriyle kendini eşit sayacağı bir psikolojik etki yaratır.
Dikdörtgen Masa Oturma Düzeni:
Dikdörtgen masalarda, "masa başı" olduğundan masa başına oturan kişi "teyit alma makamı" gibi görülür.
Bu etkileşimi azalttığı gibi, herkesin fikrini rahatça ifade etmesine de psikolojik olarak bir bariyer oluşturur.
Nitekim, genel olarak masa başında oturanlar yöneticiler olur; dolayısıyla böyle bir algılamanın yanlış olduğu da reddedilemez bir gerçektir.
Dikdörtgen bir masada toplantı yapılacak ise, toplantı yöneticisinin katılımcıları etkileşim yönünde teşvik etmesi gerekir.
Balık Sırtı Oturma Düzeni:
Bir başka oturma düzeni ise balık sırtıdır.
Kalabalık ve resmi bir gündem taşıyan toplantılar için tercih edilebilir.
Bu düzende toplantı yapmak isteniyorsa masa kullanılması tavsiye edilir.
Ancak çok gerekmediği sürece bu düzende toplantılar yapılmamalıdır.
Balık sırtı oturma düzeni bir sınıf atmosferi yaratır ve katılımın düşmesine yol açar.
U Oturma Düzeni:
Kimi durumlarda toplantı U düzeni biçiminde yapılmak durumundadır.
U düzeninde de tıpkı dikdörtgen masa etrafında olduğu gibi bir "masa başı" psikolojisi olabilir.
Bu nedenle burada da toplantı yöneticisi katılımcıları teşvik etmekle yükümlüdür. düşmesine yol açar.
Aydınlatma:
Işık, insanların zihinlerinin açılmasında ve dikkatlerinin toplanmasında yararlıdır. Toplantı salonun iyi aydınlatılması gerekir.
Eğer uzun bir toplantı organizasyonu düşünülüyorsa, bunun gündüz yapılması faydalıdır; çünkü her zaman gün ışığı yapay aydınlatmadan çok daha iyidir.
Çünkü loş, az ışıkla aydınlatılmış ortamlar katılımcıların dikkatlerini dağıtacak ya da uyuklamalarına neden olacaktır.
Toplantının tansiyonu yükseldiğinde ışığı biraz azaltmak, katılımcıların sakinleşmesine katkıda bulunur.
Isı:
Toplantı katılımcılarını diri ve uyanık tutmak için ısının düşük olması gerekir. Fazla ısı zihinlerin kapanmasına neden olur.
19-21 derecelik ısılar hem insanların uyumasını engeller hem de üşümeyecekleri bir ortam oluşturur.
Yalnız serin bir ortamda yapılacak toplantı için insanların yanlarında bir şeyler getirmeleri konusunda uyarıda bulunmak iyidir.
Tersi durumda toplantı gündemine bir de ısı maddesi eklenir ki bu istenmeyecek bir durumdur.