Toplantı duyurusu verimli bir toplantı yapmanın ilk koşuludur, Bir önceki sayfada hazırladığımız duyuru örneklerindeki başlıklar, bir toplantı duyurusunda olması gereken konuları içerir.
Toplantı Konusu: Toplantıya katılacak kişiler her şeyden önce toplantının konusunu merak ederler. Bu nedenle verilmesi gereken ilk bilgi toplantının konusudur.
Katılımcılar: Duyuru katılımcılara ulaştığında, kimlerle birlikte bu toplantının yapılacağını görmeleri gerekir. Hazırlıklarında, kişi adlarının belirleyici rolü olabileceği hatırda tutulmalıdır.
Tarih: Ajandalarına not almaları için açık bir biçimde tarih yazılmalıdır.
Yer: Son ana bırakmamak ve hazırlık yapılmasını önceden sağlamak için yerin belirlenmesi gerekir.
Zaman: Bir toplantının ne kadar süreceği en çok merak edilen konulardan biridir; o nedenle sürenin net bir biçimde ifade edilmesi gerekir. Öngördüğünüz süreden biraz daha uzun, örneğin 15 dakika daha fazla süre söylemek toplantının verimini artırır. Bekledikleri sürenin üstüne çıkmak nasıl sıkıcı ise, biraz altında kalmak katılımcıları memnun edecektir.
Toplantı Türü: Hangi tür toplantı olacağını belirlemek yine katılımcıların yapacağı hazırlığı yönlendirecektir.
Amacı: Kişiler neden bir araya geldiklerini bilmediklerinde kuşkusuz hazırlık yapmakta da zorlanacaklardır. Amaç net bir biçimde toplantı duyurusunda yer alırsa kişilerden beklenenler de o oranda yerine gelecektir; mazeret üretmenin önüne geçilecektir.
Hazırlık: Herkes toplantı öncesi yapması gereken ödevleri bilmeli ki zaman en iyi biçimde kullanılabilsin. Toplantı yöneticisi, nasıl bir çalışma beklediğini açık bir biçimde toplantı duyurusuna yazmalıdır.