Koçluk ayaküstü yapılan bir tavsiye konuşmasından haftalar ya da aylar süren bir araştırmaya kadar, çok çeşitli biçimler alabilir, insanlara yaptığınız koçluk biçimi ne olursa olsun, bu çalışmada yer alan araç ve kavramları yararlı bulacağınızı düşünüyorum. Koçluk yaptığınız insanlarla birlikte geçirdiğiniz zamanı onların özgün ihtiyaçlarını karşılayarak ve güvenebileceğiniz bir süreci kullanarak en iyi şekilde değerlendireceğinizden emin olabileceksiniz.
Ne ki, sizi yine de uyarmak zorundayım: Koçluğun esasları basit olmakla birlikte kolay değildir. Bu alana bir kez giren, yaşam boyu sürecek bir öğrenme yoluna ayak atmış demektir. Kendi koçluk becerilerimi geliştirme sürecim bana hiç sona ermeyecek gibi geliyor. İyi haber şu ki, bu konuda bildiklerinizin aslında sandığınızdan muhtemelen daha fazla olduğudur. En az bir tane iyi koçluk rol modeline sahip olduğunuza bahse girerim—ve bu da yolun yarısı demektir.
Bu öğrenme sürecine nasıl giriş yapabileceğinize dair bir önerim var. Kişisel ya da mesleki özlemlerinize ulaşmanız konusunda size gerçekten yardımı dokunmuş birini gözünüzün önüne getirmeye çalışın. Tam da ihtiyacınız olduğu anda karşınıza çıkmış, mükemmel addettiğiniz koçu düşünün. Bu kişi size koçluk yaparken ne yapıyor veya söylüyordu? Onun yanınızda olduğunu nereden biliyordunuz? Ne düşündüğünüzü anlayabilmek için kafanızın içine girmeyi nasıl başarıyordu? Size verdiği geribildirimlerde sertleştiğinde, buna ses çıkarmamanızın nedeni neydi? Eğer size iyi tavsiyelerde bulunuyorduysa, bunları etkili yapan neydi?
İyi bir koçun yapması gerekenlere ilişkin bu sorulardan herhangi birini yanıtlayabiliyor ve bunları kendi koçluk tarzınızın bir parçası haline getirebiliyorsanız, başkalarının yaşamında büyük bir farklılık yaratma yolundasınız demektir.
Liderlik danışmanlığı yaptığım yıllar boyunca, bütün kurumsal müşterilerimin sözü edilmeye değer ortak bir kalıpları olduğunu gördüm. Liderlerin, ilk yöneticiliklerinden üst düzey yöneticiliklerine kadar, onlarla kurdukları bire bir iletişimlerinde kadroları üzerinde muazzam ve dolaysız bir etkileri olmaktadır. Aslında yönetici, kendisine bağlı çalışanların kendi işleriyle ve kuruluşlarıyla olan ilişkilerini güçlendirme potansiyeline sahiptir. Eğer patronumun beni kolladığını, benim çıkar ve hedeflerimi dikkate aldığını ve potansiyellerimi en iyi şekilde kullanmama yardımcı olabileceğini düşünüyorsam, işime daha büyük bir sadakatle bağlanma ve emeğime yüreğimi de katma olasılığım artar.
Umarım bu çalışma aydınlatıcı ve sevimli bulursunuz.
Koçluğun Temelleri
Koçluk sözcüğü yönetim dünyasında ne anlama gelir? Bir koç olarak davranan yönetici koçluk ettiği kişiye yardımcı olmaktadır, ama iş dünyasında koçluk yapmanın öyle bazı özel unsurları vardır ki, bir futbol koçu ya da şarkıcı koçu bunları kullanmıyor olabilir.
Koçluk nedir, ne değildir!
Bir yönetici olarak sizden, çok farklı sıfatlarla, insanlarla birlikte çalışmanız istenir ve koçluk da yerine getirmeniz gereken bu işlevlerden biridir. Koçluk bir insanın gelişimine katkıda bulunma fırsatıdır. Bu, iki taraflı bir partnerliktir—koçluk yapılan kişinin potansiyelini azamiye çıkarıp hedeflerine varmasına yardımcı olmak amacıyla, her iki taraf da bilgi ve deneyim paylaşımında bulunurlar.
Koçluk karşılıklı anlaşmaya dayalı bir şey olduğu için, her durumda geçerli değildir. Şu aşağıdaki durumlar daha doğrudan yönetimsel müdahale gerektirir:
Koçluk nedir?
1. Bir öğrenme ve kendini geliştirme aracıdır.
2. Bir insanı sahip olduğu hedeflere yönlendirmektir.
3. Birlikte kararlaştırılmış sonuçlara ulaşmak amacıyla, karşılıklı deneyim ve kanaat paylaşımıdır.
Koçluk ne değildir?
1. Herhangi bir kişinin davranış ya da hareketlerini düzeltme imkânı.
2. Herhangi bir kişiyi, hedeflere varılmasını sağlayacak önlemler almaya yönlendirmek.
3. Her şeyin yanıtım bilen bir uzman ya da yönetici olmak.
Yeni ya da deneyimsiz çalışanın görevi konusunda açık yönlendirmeye ihtiyaç duyduğu durumlar. Elemanlardan birinin şirket politikasını ya da kuruluşun değerlerini açıkça ihlal ettiği durumlar. Çok sayıda koçluk toplantısından sonra performansta hiçbir iyileşmenin görülmediği durumlar.
İyi koçluk manipülasyondan ya da zorlamadan kaçınır. Koçluk, hem doğru olan nedir, hem de ise yarayacak olan nedir sorularına yanıt arar.
Amaçlı koçluk
Birlikte çalışmanın performansı yükselteceğine inanılıyorsa, koçluk yapılır ya da koçluğa ihtiyaç duyulur. Koçluk sayesinde insanlara şu konularda yardımcı olursunuz:
1. Kişinin güçlü yanlarını azamiye çıkarmak (örneğin, analitik becerilerini güçlendirmek).
2. Kişisel engelleri aşmak (örneğin, topluluk önünde konuşma korkusunu yenmek).
3. Sahip olunan potansiyellerin sürekli eğitim yoluyla eksiksiz olarak kullanılmasını sağlamak (örneğin, internetin şirket araştırmalarında nasıl kullanılacağını öğrenmek).
4. Daha etkin olabilmek için yeni beceriler ve yetkinlikler edinmek (örneğin, daha gelişkin iletişim becerileri geliştirmek).
5. Yeni sorumluluklara hazır hale gelmek (örneğin, liderlik becerileri edinmek).
6. Kendini yönetmek (örneğin, zamanı daha iyi kullanmanın yeni yollarını bulmak).
7. Performans hedeflerini netleştirmek ve onlara yönelik çalışmak (örneğin, daha gerçekçi hedefler tespit etmeyi öğrenmek).
8. İş tatminini ve motivasyonunu yükseltmek.
Koçluk, kendisine koçluk yapılan kişinin de ötesine geçerek, ekibinize ve kuruluşun kendisine yararlı bir şey haline gelir. Şöyle:
1. Yönetici ile ona doğrudan bağlı çalışanların iş ilişkilerini iyileştirir.
2. Daha üretken ekiplerin ortaya çıkmasını sağlar.
3. Örgütün kaynaklarını daha etkin kullanır.
Koçluk ne zaman yapılmalıdır?
Üç aylık dönemler itibariyle ya da yıllık olarak yapılan hedef saptama ve performans değerlendirmelerinin tersine, koçluk süreklidir ve ihtiyaç ya da fırsat ortaya çıktığında yapılır. Bazen, koçluk toplantılarını özel durumlara göre planlarsınız. Ama koçluk daha çok, size doğrudan bağlı çalışanlarla ya da muadillerinizle etkileşimlerinizde yüz yüze, telefonla ya da e-posta yoluyla, gayri resmi olarak yapılır.
İpucu: Her fırsattan yararlanın—insanlar talep ettiğinde onlara koçluk sunun.
Ne Zaman Koçluk Yapılacağını Bilmek
Yönetici zaman zaman görevlerden çok insanlara odaklanmak zorunda kalır ve koçluk da onlardan biridir. Size doğrudan bağlı çalışanlardan birinin
1. işini yapmakta sorunlarla karşılaştığını
2. rutin işlerden sıkılmaya başladığını
3. ekip içinde sürtüşmeye neden olduğunu
4. belli bazı görevler üzerinde çalışırken tökezlediğini
gözlediğinizde ya da işittiğinizde ona nasıl yardımcı olabileceğinizi düşünmeye başlamalısınız. Yapmanız gereken ilk şey durumu, söz konusu kişiyi ve sahip olduğu becerileri anlamaktır. Durumu ya da onun kendisi hakkındaki düşüncelerini veya becerilerini iyileştirmek için birlikte bir şeyler yapmanız ancak ondan sonra mümkündür.
Gözlemek
Koçluk yapılan kişiyi gözlemek kendisine bilgiye dayalı, duruma uygun, zamanlaması doğru tavsiyelerde bulunma yeteneğinizi artırır. Söz konusu kişinin davranışlarını hem gayri resmi ortamlarda (örneğin, bir toplantıda) hem de resmi ortamlarda (örneğin, ortak satış aramalarında) gözlemeniz gerekir. Söz konusu kişinin güçlü ve zayıf yanlarını tespit etmenin iki yolu vardır:
1. Koçluk yapılan kişinin davranışları çalışma arkadaşlarını nasıl etkilemektedir?
2. Koçluk yapılan kişinin davranışları, onun kendi hedeflerine varma yeteneğini nasıl etkilemektedir?
Gözlem yaptıkça olup bitenler konusunda birtakım teoriler oluşturursunuz, ama kesin yargılara varmakta ya da varsayımlarda bulunmakta acele etmeyin. Yansız bir gözlemci olmaya çalışın.
Teorilerinizin doğruluğunu daha çok gözlem yaparak sınayın. Eğer uygun düşüyorsa, durumu başkalarıyla da müzakere ederek onların da görüşlerini alın. Son olarak, teorilerinizi koçluk yaptığınız kişiyle birlikte gözden geçirmeyi ve elinizdeki verileri onunla paylaşmayı sakın ihmal etmeyin.
Gözlem süreci
1. Başlangıç sorulan hazırlayın. Söz konusu kişinin davranışlarını gözlerken aşağıdaki sorulara yanıtlar bulmaya çalışın:
• Kişi yaptığı şeylerin hangilerinde etkin, hangilerinde değil? Yanıtlarınız olabildiğince kesin olsun.
• Kişinin davranışları grup hedeflerine ya da bireysel hedeflere varılmasını hangi bakımlardan nasıl etkiliyor?
• Bu davranışların diğer ekip üyeleri üzerindeki etkisi ne oluyor?
2. Ham yargılardan uzak durun. Yansız bir gözlemci olmalısınız; o bakımdan, nedenler üzerinde durarak değil, gerçek olaylar bağlamında düşünün.
İpucu; Koçluk süreklidir. Şu ya da bu sorunu tek bir koçluk toplantısıyla çözebileceğinizi düşünmeyin.
Örneğin, bir yanda yargılayıcı bir yönetici, bir ekip toplantısını gözledikten sonra, kendisine doğrudan bağlı çalışan birisinin "hükmedici olduğu, grup içindeki diğer insanlara saygı göstermediği ve onların değerli katkılarda bulunmalarına engel olduğu" sonucuna varabilir.
Öte yanda, gözlemci bir yönetici, aynı kişinin "toplantılar sırasında diğer insanların sözünü kestiğini ve çalışma arkadaşlarının sessiz kalmayı tercih ederek çok az katkıda bulunduklarını" görebilir. İkinci durumda, yönetici insanların davranışları konusunda gözlemlerde bulunmakta ve doğrulanmamış sonuçlara varmamaktadır.
3. Yaptığınız gözlemler üzerinde düşünün. Dikkatli gözlemlerden sonra, kişinin koçlukla çözülebilecek bir sorunu olduğuna karar verebilirsiniz. Ya da sorunun söz
konusu ekip üyesiyle değil, başka bir kişiyle, hatta ekip dinamikleriyle ilgili olduğu sonucuna varabilirsiniz.
4. Teorilerinizin doğruluğunu sınayın. Gözlem yapmayı sürdürün—özellikle algılarınızdan emin değilseniz. Eğer uygun düşüyorsa, durumu başkalarıyla da—güvendiğiniz muadillerinizle ya da çalışma arkadaşlarınızla da—müzakere ederek görüşlerini alın. Durumu ya da söz konusu kişiyi daha iyi anlamanıza yardımcı ola
bilecek kültürler arası meseleleri de dikkate alın.
5. Kendi niyetlerinizi inceleyin. Sorun yaratan kişi olduğunu düşündüğünüz insana koçluk önerisinde bulunmadan önce, kendi davranışlarınızı iyice gözden geçirin. Kendinize, sorunda sizin de bir payınız olup olmadığını sorun.
Gerçekçi olmayan beklentiler. Kendinize şu soruyu sorun: "Başkalarının performansını ölçerken kendi performans ölçülerimi mi kullanıyorum!1" Kariyerinizde ilerlerken muhtemelen çıtayı yüksek tutmuş ve olağanüstü bir sicil edinmişsinizdir. Ama başka insanların da sizinle aynı motivasyonlara ya da aynı güçlü yanlara sahip olduklarını varsaymak gerçekçi ya da âdil olmayabilir.
Duyguların işin içine karışması. Kendinize şu soruyu sorun: "Kendimi, sorun yaşayan bir kişiyle özdeşleştirmekte zorlanıyor muyum?" Kendinizin farkında olun ve öfke ya da hayal kırıklığı gibi duygularınızın başkalarının duygularım anlamanıza engel olup olmadığının—ya da gözlem ve analiz becerilerinizi perdeleyip perdelemediğinin—bilincinde olun.
Dinleyememek. Kendinize şu soruyu sorun: "Başkalarının ne dediğine kulak verme şansını kaçırıyor muyum" insanlar nasıl bir yardıma ihtiyaçları olduğunu ya da yardım isteklerini açıkça ifade etmeyi her zaman beceremezler. Fırsat doğduğunda, size doğrudan bağlı çalışanların söylediklerini can kulağıyla dinlemeye zaman ayırın.
Övmeyi ihmal etmek. Kendinize şu soruyu sorun: "Olumlu geribildirimde bulunmayı akıl ediyor muyum!' "Yöneticiler çoğu zaman olumlu geribildirim
de bulunma fırsatlarını değerlendirmeye zaman ayırmayı unuturlar. Zamanla, olumlu geribildirim eksikliği size doğrudan bağlı çalışanların sorunlu
davranış ve tutumlarının büyümesine neden olabilir.
Ağzınızdan çıkan söze uygun davranmak. Kendinize şu soruyu sorun: "İyi bir rol modeli miyim?" Örneğin, iyi bir ekip çalışmasının ortaya çıkmasında iyi dinleyici olmanın önemli olduğunu düşünüyorsanız, o konuda başkalarına örnek olmak için bulduğunuz her fırsatı değerlendirin.
6. Gerçeklik kontrolü yapın. Güvendiğiniz bir muadilinizle bir gerçeklik kontrolü yapmanız yararlı olabilir. Kendinizi geliştirmek için nelere ihtiyacınız olduğunu
daha iyi fark ettikçe, daha iyi bir yönetici ve koç olma yolunda ilerlersiniz.
7. Yaptığınız gözlemleri koçluk yaptığınız kişiyle müzakere edin. Herhangi bir sorunu ele alırken, koçluk yaptığınız kişinin tutum ya da karakteri üzerinde değil, gözlediğiniz davranışları üzerinde durmaya özen gösterin. Örneğin, söze başlarken şöyle deyin: "Benim gözlemlerim şunlar." Belli bir davranışın grup hedefleri ya da diğer insanlar üzerindeki etkilerini ele almayı ihmal etmeyin. Örneğin, şöyle diyebilirsiniz: "Ben o ekip üyesinin yerinde olsam şöyle düşünürdüm...'" Belli bir davranışı ve o davranışın diğer insanlar üzerindeki etkisini anlatırken samimi ve açık sözlü ama sakin
ve destekleyici olun.
İpucu: İyi bir rol modeli gibi davranın.
Size bağlı çalışan kişi davranışlarınızı taklit ediyor olabilir.
Koçluk Beceriler nasıl geliştirilir?
İyi yöneticiler koçluk becerilerini repertuarlarının bir parçası haline getirirler. Odaklandıkları nokta, işbirliği ve diğer kişinin gelişmesini kolaylaştırmaktır. Koçluk, eylem planlarının birlikte geliştirilebileceği rahat bir ortamın yaratılmasını gerektirir.
Olabildiğince etkin bir koç haline gelebilmek için aşağıdaki beceriler konusunda ustalaşmaya çalışın:
1. Can kulağıyla dinlemek
2. Doğru soruları sormak
3. Kanaatlerinizi savunmak
4. Koç olarak geribildirimde bulunmak
5. Koç olarak geribildirim almak
6. Anlayış birliği sağlamak
"İnsanların yaptığım tavsiyeleri niçin dikkate almadıklarını hiçbir zaman anlayamadım. Koçluk sanatının gerçekte ne olduğunu öğrenmeye başlayınca, parlak fikirlerimin insanların bir kulağından girip ötekinden çıkmasının nedeninin, onların ne düşündüğünü, daha önce neleri denediklerini, en büyük önceliklerinin ne olduğunu öğrenmek için en ufak bir irdeleme dahi yapmamam olduğunu bütün açıklığıyla görmek bana çok acı geldi. Fark yaratan tek şey irdelemeydi. Çoğu insanın daha az tavsiye dinlemek, ama özenli ve kendisiyle ilgilenen bir koçun yardımıyla, kendi düşüncelerini daha çok araştırma fırsatına sahip olmak istediği anlaşılıyor."
İpucu: Düzenli koçluk yapanların koçluğu daha iyi olur. Kendi koçluk becerilerinizi geliştirme fırsatlarını kaçırmayın.
Can kulağıyla dinlemek
Koç olarak karşınızdaki insanın duygu ve güdüleriyle aynı frekansta olmanız gerekir. Bunu onun söylediklerini can kulağıyla dinleyerek başarırsınız. Can kulağıyla dinlemek iletişimi teşvik eder ve karşınızdaki insanı rahatlatır. Aynı zamanda, söylenenlere netlik kazandırarak yanlış anlamaları önler. Söylenenleri can kulağıyla dinleyen biri olarak, koçluk yaptığınız kişiye tüm dikkatinizi verebilmek için aşağıdaki yönlendirici ilkelere uyun:
1.Koçluk yaptığınız kişiyle göz temasını koruyun.
2.Karşınızdaki kişiyi rahatlatmak için gülümseyin.
3.Dikkatinizi dağıtacak her şeyden uzak durun. Örneğin, telefonlara yanıt vermeyin. Eğer gerekiyorsa, sadece not almakla yetinin.
4.Beden diline (duruş ve kolun konumu gibi) duyarlı olun. Karşınızdaki kişi gergin mi yoksa rahat mı?
5.Önce dinleyin, sonra değerlendirin.
6.Netlik sağlamak amaçlı soru sormasını ve konuşmayı sürdürmesini teşvik etmek dışında, karşınızdaki insanın sözünü kesmeyin.
7. Karşınızdaki insanın anlatmak istediğini düşündüğünüz şeyi kendi sözcüklerinizle tekrarlayın.
8. Vereceğiniz yanıtları planlamak için karşınızdaki insanın konuşmasını bitirmesini bekleyin.
Soru sormak
Soru sormak karşınızdaki insanı anlamanın ve bakış açısını tespit etmenin yararlı yollarından birisidir. Hem açık uçlu hem de kapalı uçlu sorular sorun. Bunlara aldığınız yanıtlar birbirinden farklı olur.
Aşağıdaki yöneticinin, çalışanının bakış açısını açığa çıkartmak, söylediği şeyleri can kulağıyla dinlemek ve ardından duyduklarını doğru anlayıp anlamadığını kontrol etmek için açık uçlu sorulardan nasıl yararlandığına dikkat edin.
Leyla: Gürcan, proje nasıl gidiyor?
Gürcan: Çok iyi. Zaman planına uygun gidiyoruz.
Leyla başını sallar.
Gürcan: Ama biraz sıkıştık. Hiç ihtiyat payı kalmadı,
Leyla: Çünkü...?
Gürcan: Çünkü, Jale ayrılınca, onun yerine kimse alınmadı.
Leyla: Bir kişi ayrıldı diye...?
Gürcan: Bu durumda teslim tarihini tutturmak gerçekten zor olacak,
Leyla: Teslimatı zamanında yapacağınızı, ama bunun zor olacağını mı söylemek istiyorsun? Yoksa, teslim tarihini tutturamayacağınızı mı?
Gürcan: Sanırım teslim tarihini tutturabiliriz, ama tutturamama olasılığı da var.
Leyla: Ya işi zamanında bitirmeyi güvence altına almak istersek...?
Gürcan: O zaman daha fazla yardıma ihtiyacımız var.
Leyla: Belki birtakım geçici yardımlar almaya çalışabiliriz.
İpucu; Çok sayıda açık uçlu soru sorun. Çoğu yönetici bunu çok az yapar.
Açık uçlu sorular sorun. Açık uçlu sorular katılımı ve fikir paylaşımını teşvik eder. Bu sorulardan şu amaçlarla yararlanın:
1. Alternatifleri araştırmak için: "Şöyle olsaydı ne olurdu?"
2. Tutumları ya da ihtiyaçları açığa çıkarmak için: "Şu güne kadar kaydettiğimiz ilerleme haklarında ne düşünüyorsun?"
3. Öncelikleri tespit etmek ve üzerinde düşünmek için: "Bu projenin belli başlı sorunlarının neler olduğunu düşünüyorsun?"
Karşınızdaki insanın niyet ve duyguları hakkında daha fazla şey öğrenmek istediğinizde, açık uçlu sorulardan yararlanın. Bu tür sorular yoluyla koçluk yaptığınız kişinin gerçek endişelerini açığa çıkartabilirsiniz. Bu da size, kendisine yardımı olabilecek daha iyi tavsiyeler ve fikirler formüle etme imkânını verir.
Kapalı uçlu soruları kullanırken dikkatli olun. Kapalı uçlu sorular "evet" ya da "hayır" türü yanıtlar üretir. Bu sorulardan şu amaçlarla yararlanın:
1. Yanıtı belli bir noktaya odaklamak için: "Proje zaman planına uygun gidiyor mu?"
2. Karşınızdaki insanın söylediği şeyi kendisine teyit ettirmek için: "Şu halde, kritik mesele maliyet, öyle mi?"
Kanaatlerinizi savunmak
Etkin koçlar fikir ve tavsiyelerini, muhataplarının onları duyabileceği, tepki verebileceği ve değerini takdir edebileceği biçimde sunarlar. Kanaatlerinizi net ve dengeli bir biçimde savunmanız önemlidir.
savunmak: 1: bir görüşü haklı çıkarmak, 2: arka çıkmak
1. Kişinin durumunu nasıl görüyorsanız öyle anlatın.
2. Durum hakkındaki kanaatinizi belirtin.
3. Kanaatinizin dayandığı düşünceleri açıkça belirtin ve deneyimlerinizi paylaşın.
4. Karşınızdaki insanı kendi bakış açısını ortaya koymaya teşvik edin.
Koçluk yaptığınız kişiyle işbirliğinizin olabildiğince başarılı olması, aranızdaki iletişimde her ikinizin de irdelemeyi ve savunuyu kullanmanıza bağlıdır. İrdelemeye fazla ağırlık verilmesi katılımcıların önemli enformasyonu ve görüşlerini ifade etmekten kaçınmalarına neden olabilir. Bunun tersine, savunuya çok fazla vurgu yapacak olursanız, bu sefer de koçluk ilişkisine zarar verebilecek, kontrolcü bir atmosfer yaratırsınız.
Koç olarak geribildirimde bulunmak
Geribildirim, genel sorun ya da değişim ihtiyacı konusundaki düşüncenizi sunup haklı çıkarmak yerine, belli bir davranışa ya da harekete tepki veriyor olmanız bakımından savunuculuktan farklıdır. Geribildirimde bulunmak ve almak genel anlamda yöneticiliğin kritik bir parçası olmakla birlikte, koçluğun özellikle önemli bir parçasıdır. Bu al-ver, üzerinde çalışılması gereken meseleleri tespit ettiğiniz, eylem planlarını birlikte geliştirdiğiniz ve sonuçları değerlendirdiğiniz koçluk süreci boyunca devam eder. İster olumlu ister olumsuz olsun, geribildirimde bulunurken aşağıdakileri yapmaya çalışın:
1. Davranışa odaklanın—karaktere, tutumlara ya da kişiliğe değil. Karşınızdaki kişinin davranışını ve o davranışın projeler ve/veya çalışma arkadaşları üzerindeki etkisini anlatın. Yargılayıcı bir dil kullanmaktan kaçının—böyle bir şey insanların olsa olsa savunmaya geçmelerine neden olur. Örneğin, "Kaba ve hükmedicisin" demek yerine, "Son üç toplantımızın hepsinde, Ferit'in sözünü birkaç kez kestiğini gözledim " deyin.
2. Somut olun. Genellemelerden uzak durun. "Gerçekten iyi bir iş çıkardın" demek yerine, "Sunumunda kullandığın saydamlar mesajını oradaki insanlara iletmekte etkindi" diyebilirsiniz.
3. Samimi olun. Geribildirimde bulunurken, amacınızın karşınızdaki insanın gelişmesine katkıda bulunmak olduğu açık olsun.
4. Gerçekçi olun. Karşınızdaki insanın kontrol edebileceği etmenlere odaklanın.
5. Geribildiriminizi zamanında ve genellikle koçluk süreci sırasında yapın. Olayın hemen ardından, sık sık yapılan geribildirimler seyrek geribildirimlerden daha etkilidir.
"İyi koçların da koçları vardır. Zamanında ve nazik kofluk aldığım bir dönemi anımsıyorum. Patronum, sahip olduğum ve kendi amacına zarar veren bir iletişim alışkanlığım konusunda geribildirimde bulundu. Müşfik ve özenli olduğu ve çok net konuştuğu için, neden söz ettiğini tamamıyla anladım ve nasıl olup da böyle bir kalıbın içine sıkışıp kaldığımı sorgulayabildim. O sayede, tarzımı değiştirip amaçladığım sonuçlara ulaşabildim."
Koç olarak geribildirim almak
Yaptığınız koçluğun etkinliğine ilişkin geribildirimlere de açık olmanız gerekir. Kendileri hakkında geribildirim talebinde bulunan ve bunlar üzerinde düşünen koçlar kendi yönetim tarzlarının etkinliği konusunda daha fazla şey öğrenirler ve grup üyelerinin gözünde daha büyük bir güven tesis ederler. Geribildirim alma yeteneğinizi iyileştirmek için:
1. Somut enformasyon talep edin. Örneğin: "Hangi sözüm sende, yaptığın öneriyle ilgilenmediğim kanısı yarattı?" ya da "Yaptığım öneriler ne bakımdan yararlı oldu?"
2. Açıklık isterken bunu öyle bir biçimde yapın ki, karşınızdaki insan savunmaya geçmesin. "Öne sürdüğün fikre düşmanca davrandığımı söylerken ne demek istiyorsun " yerine, "Bana bir örnek gösterebilir misin" deyin.
3. Hem olumlu hem de olumsuz geribildirime açık olun.
4. Karşınızdaki insanı duygu yüklü terminoloji kullanmaktan kaçınmaya özendirin. Örneğin, "Genellikle esneklikten yoksun olduğumu söyledin. Sende benim esnek olmadığım kanaatini yaratan şeylere bir örnek verebilir misin?"
5. Savunmacı olmayın. Hareketlerinizi sadece istendiğinde gerekçelendirin. Etkin bir biçimde değerlendirebileceğiniz kadar çok geribildirim aldığınızda, karşınızdaki kişiye bunu söyleyin.
6. İster olumlu ister olumsuz olsun, size geribildirimde bulunduğu için karşınızdaki insana teşekkür edin. Bu teşekkürünüz koçluk yaptığınız İçişinin size olan güvenini ve örnek üretken davranışınızı pekiştirecektir.
Anlaşmaya varmak
Koçluğun temel dayanağı anlaşmaya varmaktır. Birlikte çalışmaya karar verdiğiniz ilk andan başlayıp koçluğun hedeflerine doğru ilerlediğiniz karşılıklı ilişkiniz boyunca, her zaman anlaşmaya varmaya çalışın. Anlaşma süreci,
Koçluk ihtiyacının daha baştan kabullenilmesinden, birbirinizin söylediklerini can kulağıyla dinlemeye, meseleler ve çözümleri konusunda işbirliği içinde hemfikir olmaya kadar, yukarıdaki bütün faaliyetleri içerir.
Koçluk sürecinin işleyebilmesi için, koç ile koçluk yapılan kişinin karşılıklı anlaşması gerekir. Ne ki bu anlaşma, kuşkucu kabullenmeden başlayıp tüm yüreğiyle katılmaya kadar uzanan geniş bir yelpaze oluşturur. Koçluk yaptığınız kişi davranış değişikliği ya da beceri edinme konusunda ilerleme kaydettiğini gördüğünde, mutabakat sağlamak kolaylaşır.
Koçluk Toplantıları Nasıl Yönetilir?
Yapacağınız koçluğun çoğu fırsat doğduğunda gayri resmi ve doğaçlama olacaktır. Ne ki, hem koç hem de koçluk yapılan kişi, sürecin bir parçası olarak, koçluk sürecini planlamak ve gözden geçirmek için birtakım resmi toplantılar da düzenlerler.
Koçluk toplantısını hazırlamak
Her ikinizin de kendinizi rahat hissedeceği özel bir oda ya da mekân ayarlayın. Toplantı sırasında rahatsız edilmemeyi güvence altına alın; örneğin, telefon ve cep telefonlarını ortalıktan kaldırın ya da kapatın.
Her iki katılımcının da o toplantı için bir müzakere planı yapmaları gerekir. Kendinize böyle bir plan hazırlarken şunları göz önünde bulundurun:
1. Hangi alanda koçluğa ihtiyaç duyuluyor?
2. Elde edilmek istenen sonuçlar neler?
3. Risk nerede?
4. Bu toplantının özel amacı ne? Başlangıç planlaması mı? Bir eylem planının hazırlanması mı? Kaydedilen ilerlemenin gözden geçirilmesi mi?
5. Potansiyel zorluklar neler ve bunları nasıl halledeceksiniz?
Eğer koç sizseniz, koçluk yapacağınız kişiye toplantı öncesinde sizin tarafınızdan yapılmasını istediği herhangi bir hazırlık önerisi olup olmadığım sorun ve onun yapabileceği hazırlıklar konusundaki önerilerinizi kendisine söyleyin.
İpucu: Temel kuralları önceden belirleyin.
Örneğin, söyleyeceğiniz şeylerin ikiniz arasında kalacağı konusunda anlaşmaya varın.
Koçluk toplantısını yürütmek
Kop olarak, her şeyi bilen ve kusursuz yanıtlar üreten kişi olmak durumunda olduğum düşüncesinden vazgeçmem kolay olmadı. Bir süre, bir yandan kendimi bu fikre alıştırmaya çalışırken, bir yandan da bu konudaki niyetimi ortaya koymak için birtakım kısa sözler söylemek zorunda kaldım. Örneğin şu gibi şeyler: "Konuya ilişkin bazı fikirlerim var, ama önce senin ne düşündüğünü öğrenmek istiyorum" ya da "Yüksek sesle düşünebilmen ipin sana yankı levhalığı yapayım mı?" Bu gibi sözlerin her ikimizin de kendimize düşen rolün ne olduğunu anlamamızı sağlayan, basit bir karşılıklı anlaşma oluşturucu ifadeler olduğu ortaya çıktı.
Koçluk bir partnerliktir. Koçluk toplantısı sırasında, hem siz hem de karşınızdaki kişi, iş performansını iyileştirmeye ya da yeni beceriler kazanılmasına gayret ederken, ulaşılabilecek hedefleri aklınızdan çıkarmayın. Bir süreden beri provasını yaptığınız koçluk becerilerini devreye sokma zamanı işte geldi!
1. Toplantının hedefleri konusunda ortak bir anlayışa sahip olduğunuzdan emin olun.
2. Ses tonunuz yapıcı olsun. Karşınızdaki insana yardımcı olma arzunuz konusundaki samimiyetinizi belirginleştirin.
3. İçinde bulunulan durum ya da el altındaki fırsatlar konusunda görüş alışverişinde bulunun. Koçluk yaptığınız kişiyi gözlerken derlediğiniz verileri sergileyin.
4. Onun düşüncelerini ve açıklamalarını can kulağıyla dinleyin.
5. Tavsiye ve önerilerinizi onunla paylaşın.
6. Karşınızdaki kişiye kendi fikirlerini ortaya koyma ve sizinkiler konusundaki düşüncelerini belirtme fırsatını tanıyın.
7. Yarar ve sakıncaları aranızda müzakere edin ve elde etmek istediğiniz sonuçlar konusunda mutabakat sağlayın.
8. Bir eylem planı hazırlanması konusunda taahhüdünü alın ve bu planı gözden geçireceğiniz izleme görüşmesi için bir tarih belirleyin.
İpucu: Koçluğu başlatan siz olduysanız, buna ihtiyaç gösteren alanları belirleyin. Koçluğu başlatan karşı taraf olduysa, gelişme göstermek istediği alana ilişkin ayrıntıları sorun.
Bir eylem planı geliştirmek
Koçluk yaptığınız kişi eylem planını geliştirirken, sizin bu plana vereceğiniz destek şunları içerebilir:
1. Hedeflerin gerçekçi olmasına yardımcı olmak.
2. Hedeflerin tutturulması için yerine getirilmesi gereken görevlerin önceliklerini belirlemesinde koçluk yaptığınız kişiye yardımcı olmak.
3. Potansiyel engellere işaret etmek ve potansiyel çözümler konusunda beyin fırtınası yapmak.
4. Gerekli ek koçluk desteklerini tespit etmek.
Anlaşmaya varmayı gerektiren alanları birlikte tespit edin. Eylem planını oluşturmakta ve kendisini ona angaje etmekte karşınızdaki insana destek olurken, dinleme becerilerinizi sergileyeceğiniz nokta burasıdır.
İpucu; Güven oluşturmak ve motivasyonu koruyabilmek için küçük kilometre taşları tespit edin.
Toplantının ötesinde koçluk
Etkin koçluk, kaydedilen ilerlemeyi denetleyen ve bunun koçluk yapılan kişi ve ekip üzerindeki etkilerini değerlendiren izlemeyi de kapsar. İzleme faaliyetiniz şunları içermelidir:
1. İyi giden ve gitmeyen şeylerin neler olduğunu sormak.
2. Gözlemlerinizi paylaşmak ve kaydedilen olumlu ilerlemeleri pekiştirmek.
3. Sürekli koçluk yapmak ve geribildirim fırsatlarını kollamak.
4. Eylem planında yapılması gereken olası değişiklikleri tespit etmek.
5. Koçluk toplantısının yararlı olup olmadığını ve ne yapılırsa daha da yararlı hale getirilebileceğini sormak.
İpucu: Koçluğunuzu bir ya da iki konuya odaklandırın ve öyle tutun.
Koçluğunuzu Nasıl Kişiye Özel Yapabilirsiniz?
İnsanların öğrenme biçimleri kişiliklerine ve öğrenme alışkanlıklarına bağlı olarak farklılık gösterir. Bazı insanlara bir işin nasıl yapılacağını bir kez göstermek kavramaları için yeterli olur. Bazıları için ise bunu bir iki kez tekrarlamak gerekebilir. Bazılarının talimatları kulağıyla duyması gerekir; bazıları ise okuyarak öğrenmeyi tercih eder. Belli bir kişinin nasıl öğrendiğini anlamak hem size hem de koçluk yaptığınız kişiye zaman kazandırdığı gibi, koçluk sürecinde sıkıntı yaşamaktan da kurtarır. Bir kişinin öğrenme tercihinin ne olduğunu anlamanın en etkin yolu, bunu ona sormaktır. Her kişi tercih ettiği yöntemin ne olduğunu en iyi kendisi bilir.
Koçluk tarzının seçimi
Bütün insanlar ya da durumlar aynı değildir; o nedenle, farklı koşullara ayak uydurabilmek için bazı farklı koçluk tarzlarını uygulamakta ustalaşmanız gerekir. Bazı durumlarda—özellikle deneyimsiz ya da performansları iyileştirilmeyi gerektiren insanlarla çalışırken—dolaysız bir yaklaşım göstermeniz gerekir. Başka durumlar ise sizden, daha çok kolaylaştırıcılık ya da yönlendiricilik isteyen destekleyici koçluk yapmanızı gerektirir.
Dolaysız Koçluk
Ne Amaçla Kullanıldığı
1. Beceri Geliştirmek
Örnekler
Uzmanlık alanınızdaki becerilerini geliştirmesi gereken yeni çalışana talimat vermek.
Bir görevi en etkin yapmanın yolunu koçluk yapılan kişiye model oluşturarak göstermek.
2. Soruları Yanıtlamak
Örnekler
Yeni bir çalışana şirketin iş stratejisini açıklamak.
Yeni bir çalışana bölümün kurallarını açıklamak.
Destekleyici Koçluk
Ne Amaçla Kullanıldığı
1. Sorunun çözümünü kolaylaştırmak Özgüven oluşturmak
Örnekler
Sorunların çözümünü kendilerinin bulmalarında insanlara yardımcı olmak.
Çözümü kendisinin bulacağı konusunda o kişiye güvendiğinizi söylemek.
İyi yapılan bir iş konusunda olumlu geribildirimde bulunmak.
2. Çalışanları kendi başlarına öğrenmeye teşvik etmek. İnsanlara kaynaklık etmek.
Örnekler
Yanlış yapmaları riskini göze almak pahasına da olsa, çalışanları yeni sorumluluklar
üstlenmeye teşvik etmek.
Yeni durumlara ilişkin enformasyon vermek.
Deneyim paylaşımı.
Yeni insanlarla tanıştırmak.
Dolaysız koçluk daha çok yeni görevlerine başlayabilmek için fazladan özen gösterilmesi gereken işe yeni alınmış ya da yeni bir beceriyi öğrenmesi gereken çalışanlara yapılır.
Destekleyici koçluk özellikle mevcut performans standartlarını tutturan ve yeni ya da daha büyük sorumluluklar üstlenmeye hazırlananlara yapılır. Bu grup konusunda dikkat etmeniz gereken noktalar şunlardır:
1. Çıkardıkları iyi işleri takdir edin. Herhangi bir vaatte bulunmaksızın, ilerleme fırsatlarına sahip olduklarını belirtin.
2. Kariyer hedefleri konusunda gerçekçi ve açık uçlu konuşmalar yapın.
3. Farklı kariyer olasılıklarının gerektirdiği bilgi, beceri ve adanmışlık ihtiyaçlarını anlatın.
4. Yeni iş fırsatlarını değerlendirebilmek için kendilerini hangi alanlarda yetiştirip geliştirmeye ihtiyaç duyduklarını sorun.
5. Gerekli beceri ve bilgiyi edinebilmeleri için karşılıklı olarak kabul edilebilecek bir plan üzerinde çalışın.
6. O planın uygulanışını ölçüm ve geribildirim yoluyla düzenli aralıklarla izleyin.
7. Sahip oldukları deneyim ve uzmanlıklarıyla, onları başkalarına koçluk yapmaya özendirin.
Değerlendirmeci rolü ile koçluk rolünü birleştirmek
Yöneticiler genellikle oynamaları gereken değerlendirmeci rolü ile koçluk rolü arasında bir gerilim yaşarlar. Bu iki rol birbirleriyle bağlantılıdır. Değerlendirmeci sıfatıyla, size bağlı çalışan insanların performanslarına değer biçersiniz. Koç sıfatıyla da, kendilerini yetiştirip geliştirmelerine yardımcı olmaya çalışırsınız. Size bağlı çalışanlar—hatalarını kabullenmenin haklarındaki performans değerlendirmesini etkilemesinden korktukları için—falsolarını ve eksikliklerini önünüzde dile getirmeye çekinebilirler. Size bağlı çalışanlar arasında böyle düşünenlerin sayısı fazlaysa, etrafınızda olup bitenleri yeterince net göremezsiniz. Bu da, grubunuzun hedeflerini yönetme ve tutturma yeteneğinizi etkileyebilir.
Biri değerlendirmeci, diğeri koçluk biçimindeki bu iki rolün gereklerini aynı anda yerine getirmenin anahtarı güven atmosferi yaratmaktır. Çalışanlar en çok onların uzun vadeli gelişimiyle ilgilenen, onları hem destekleyen hem de özerklik tanıyan yöneticilerden yardım istediklerini ve en iyi o tür yöneticilerden bir şeyler öğrendiklerini söylüyorlar. Güvenin koçluk yapmayı mümkün hale getirmesi gibi, koçluk yapmanın kendisi de güven artırıcı bir şeydir.
Etkin koçluk güvene dayalı, yükselen bir sarmaldır.
Siz Olsanız Ne Yaparsınız?
Satışlarda Düşüş
Kenan büroya geldiğinde, Reyhan'ı bir sandalyeye -çökmüş halde buldu; suratından düşen bin parçaydı. "Kenan, başarılı olamadığımı düşünüyorum" dedi. "Artık eskisi kadar çok satış sözleşmesi bağlayamıyorum." Reyhan bilgili ve iyi bir satış temsilcisiydi, ama Kenan sorunun nedenini bildiğini düşünüyordu. Ona, yaptığı satış aramalarında daha az konuşmasını, müşterinin ne dediğine daha çok kulak vermesini ve müşterileri ürünler hakkında çok fazla enformasyona boğmaktan kaçınmasını önerdi. Ardından, moralini bozmamasını tavsiye etti—herkes satışlarında düşme yaşadığı bir dönemden geçerdi. Reyhan'ın kendisini toparlayıp aktifleşeceğinden emindi.
Kenan, çok değerli tavsiyelerde bulunduğu ve moral düzeltici şeyler söylediği için yaptığı koçluktan gurur duyuyordu. Ama birkaç hafta sonra Reyhan'ın aynı sorun yüzünden daha da karamsarlaştığını görünce cesareti kırıldı. Reyhan söylediği şeyleri yapmış, ama durumda herhangi bir değişiklik olmamıştı. Salt sırt sıvazlamanın yeterli olmayacağı açıktı. Kenan farklı bir yaklaşım göstermesi gerektiğini biliyordu, ama Reyhan'ın performansını iyileştirmek için daha başka ne yapabilirdi?
Şöyle YAPABİLİRSİNİZ
Kenan'ın açmazına geri dönecek olursak
Arzuladığı sonuçları elde edememesinin nedenlerini değerlendirmekte Reyhan'a yardımcı olma konusunda Kenan'ın daha fazla şeyler yapması gerekebilir. Kim bilir, belki müşterileri değişirken o da onlarla birlikte değişmemiştir. Belki, kendisinin de farkında olmadığı birtakım verimsiz alışkanlıklar edinmiştir. Kenan birkaç şey deneyebilir. Reyhan'a neyin değiştiği konusundaki tahminini sorabilir. Reyhan'a, yaptığı satış aramaları sırasında kendisini gözlemeyi teklif edebilir. İzleyeceği strateji konusunda Reyhan'a yol göstericilik yapmayı ve bir sonraki müşteri toplantısından önce ya da sonra ona yaklaşım önerilerinde bulunmayı ya da bunların üçünü birden teklif edebilir. Böylece, somut geribildirimlerde bulunacak hale gelip, Reyhan'a bazı küçük değişiklik önerileri yapabilir. Ve nihayet, Reyhan'a, bir sonraki satış görüşmesinden sonra o görüşmenin nasıl geçtiğini değerlendirmek ve bir sonraki adımını belirlemek için bir araya gelmeyi önerebilir.
Olsanız Ne Yaparsınız?
Hiçbir Değişiklik Belirtisi Yok
Pelin, Taner'in yaptığı ve kendisinin de can sıkıntısından patlayarak dinlediği sunum sırasında, acı gerçeği yavaş yavaş görmeye başladı. Taner altı ay önce yaptığı hataların aynısını tekrarlıyordu! Başını notlarından kaldırmıyordu. Monoton bir sesle konuşuyor, konuşuyor, ama sunumuna tek bir görsellik olsun katmıyordu. Taner ona, topluluk önünde konuşmayı hiç beceremediğini daha önce de söylemişti. Pelin da Taner’e, eğer çok çalışır ve egzersiz yaparsa başarabileceği konusunda teminat vermişti. Pelin’e inanmış ve denemeye devam etmişti. Peki ama, şimdi bu işi hâlâ bu kadar kötü yapıyor olması nedendi? Taner'e bu konuda daha fazla yardımcı olabilmek için daha başka ne yapabilirdi?
Şöyle YAPABİLİRSİNİZ
Pelin'in açmazına geri dönecek olursak
Evet, bu zor bir durum! Pelin Taner'e zaman ayırmış ama bundan olumlu bir sonuç elde edememiştir. Taner aylar önce hemfikir oldukları en temel şeyleri bile yapmamaktadır. Birincisi, Pelin'in hayal kırıklığına uğrayarak ya da umutsuzluğa kapılarak işin ucunu bırakmaması için kendi duygularını kontrol altına alması gerekir. İkincisi, Taner'e bazı geribildirimler almaya istekli olup olmadığını sorduktan sonra, konuşması sırasındaki hareketlerine ve bunların kendisi üzerinde yarattığı etkiye ilişkin iki üç net örnek verebilir (bunu yaparken muhtemelen "sıkıntıdan patladığını" söylemeyecektir). Bunun ardından, konuşmasını hazırlarken ve konuşurken Taner'in neler yaşadığını ve neleri değiştirmeye hazır olduğunu anlayabilmek için irdelemeye başvuracaktır. Taner'in kalabalık önünde konuşmaktan dehşetli korktuğu göz önüne alındığında, durumunu iyileştirmek için çok daha küçük adımlar atması gerekir—başlangıç cümlelerini yüksek sesle söyleme alıştırması yapmak, hatta bir sonraki sunumunu hazırlarken Pelin ile birlikte baştan sona bir prova yapmak gibi.
Olsanız Ne Yaparsınız?
Dövüş, Kazan!
Bahri koçluk konusunda ne biliyorsa hepsini lisedeki basketbol takımının koçu bay Mahir'e borçluydu. Sert olmayı ondan öğrenmişti. Nazik olmayı ondan öğrenmişti. Birbirinden nefret eden iki takım oyuncusuna nasıl işbirliği yaptırılacağını ondan öğrenmişti. Hepsinden önemlisi, kazanmak için şart olan enerji düzeyini yüksek tutmayı ondan öğrenmişti. Bahri'nin o güne kadar koçluk yaptığı herkes performansını yükseltmişti; evet, herkes, ama işe yeni aldığı şu iki kişi hariç. Bu iki çocuk kâğıt üzerinde iyi görünüyorlardı. Çok iyi tavsiyelerle işe alınmışlardı ve işlerinde yetkin ve çalışkandılar; ama Bahri'nin "git, dövüş, kazan" tavrına yanıt vermiyorlardı. Hele bir tanesi vardı ki, Bahri ona ne zaman farklı bir şey öğretmeye çalışsa adeta korkuyla siniyordu. Bahri bunların hayatlarında hiç takım sporu yapmadıklarını biliyor ve onlara koçluk yapmanın mümkün olmayabileceğinden korkuyordu. Çabuk pes edecek bir adam değildi, ama daha önce denediklerinden farklı olarak ne yapabilirdi ki?
Şöyle yapabilirsiniz
Bahri'nin açmazına geri dönecek olursak
Bahri her şeyden önce kendisine kendi durumuyla ilgili sorular sorarak kafasını toplamalıdır. Hayal kırıklığı mı yaşıyor, kendisini mi suçluyor, yeterince koçluk yapamadığını mı düşünüyor, yoksa sadece bu iki ekip üyesi onun sinirine mi dokunuyor? Etkin bir koç olabilmek için bu tür düşünce ve duyguları bilinçli olarak bir yana bırakmalı ve böylece, istemeden de olsa, bu gibi şeylere göre hareket etmemelidir. Ardından, onların deneyim düzeylerini ve ekipte yer alırken ki beklentilerini öğrenebilmek için, bu iki kişiyle birebir konuşmalar yapabilir. Niyetini açıkça ortaya koyabilmek için, zor durumda olduklarını bildiğini ve onlara elinden geldiğince yardımcı olmak istediğini muhtemelen daha baştan belirtmesi gerekecektir. Bu iki kişinin her birinin ihtiyaçlarını iyice kavrayınca, onların ihtiyaçlarına uygun hale getirilmiş, işlerlik şansı daha yüksek bir yaklaşım oluşturabilir. Bu insanlar belki hiçbir zaman birer yıldız olmayacaklardır, ama bunu kimse önceden bilemez? Çeşitliliklerle dolu dünyamızda, akıllı bir koç, şu ya da bu kişinin gizli potansiyellerini açığa çıkarmasına yardımcı olabilmek için denenmiş ve doğruluğu kanıtlanmış esnek bir tarz uygulamaya her zaman hazırdır.