Birçok toplantı zaman kaybıdır. Üzerine iyi çalışılmamış, kötü yönetilmiş ve gereğinden fazla uzun toplantılar. Yine de bunu aşmak uzay bilimi gerektirmez; temel bilgileri esas almaya bakın, yeter. Bir toplantıyı planlarken öncelikle onu neden düzenlediğinizi düşünün. Aklınızda belli bir hedefin olması faydalı bir gündem oluşturmanıza yardım eder. İkinci olarak, kimlerin gerçekten toplantıda olması gerektiğine karar verin; kilit karar alıcılar, içerik üreticiler ya da şirket paydaşları. Eğer belli kişilerin toplantının içeriğinden haberdar olması yeterli ve toplantıya katılmaları gereksizse, önceden görüşlerini alabilir ve sonra bunları güncelleyebilirsiniz. Toplantıyı, amacınızı net şekilde açıklayarak ve bu toplantının katılımcıların işiyle ilgisini belirterek açın. Yönetici siz olduğunuza göre, rolünüz katılımcıların toplantının amacı ile bağ kurmalarını sağlamaktır. Toplantı bittiğinde birkaç dakikanızı düşünmek için ayırın. Herkes katıldı mı? İnsanların dikkati dağıldı mı? Bu toplantı ne işe yaradı? Mutlaka başkalarından da düşüncelerini isteyin ve bir sonraki toplantı için gelişmeye devam edin.