Ahizeyi kaldırırken gülümseyin:
Sizi arayan kişi telefonda sıcak ve samimi bir ses duyunca kaba davranamayacaktır. Bu yöntemle başarılı olamazsanız, müşterinin içini boşaltmasına ve şikayetini anlatmasına izin verin. Daha sonra kendisini anladığınızı ve çok üzüldüğünüzü belirterek yardım önerileri ve seçenekler sunun. Gerçekten haklıysa özür dileyin.
Telefondaki Kişiye Aşağıdaki Davranışları Asla Sunmayın:
Sorunu mazur göstermeyin, geçerli bir nedeni olduğunu söylemeyin. Onlar için sorunun nasıl çözüleceği önemlidir. Bahane uydurmayın, sorunu kabul edip çözmeye koyulun. Gerçekçi olmayan sözler vermeyin.
Kısa ve Öz Olun:
Kısa konuşmalar zamandan ve paradan tasarruf sağlar. Uzun kişisel konuşmalar pek çok kişiyi sıkar.
Görüştüğünüz Kişiyi Tekrar Aramanız Gerekiyorsa Bunu Vakit Geçirmeden Yapın:
Bir çok kişi sizi tekrar arayacağım deyip aramaz. Nerede olursanız olun en kısa zamanda kişiye dönün.
Mümkünse Gelen Telefonlar Başkalarına Aktarmayın:
Eğer gerçekten aktarmak zorundaysanız, aktarma gerekçesini telefondaki kişiye açıklayın ve telefonu kime veya hangi departmana bağlayacağınızı söyleyin. Öte yandan telefonu aktarmadan önce, müşteriyle ilgilenecek olan kişiye sorunu açıklayın. Aksi takdirde müşteri sorununu baştan tekrar anlatmak zorunda kalacak ve siniri artacaktır. Aktarma yaparken “Bekleyin lütfen” yerine Sizi bekletebilir miyim lütfen” ifadesini kullanın.