Organizasyonlar, süreç yönetiminin etkin uygulanması için süreç sınırlarını belirlemeli. süreçler arasındaki sıralama ve etkileşimler tanımlamalıdır
Süreç sınırları nelerdir?
-
Süreç başlangıç ve bitiş noktaları
-
Diğer süreçlerle kesişme noktaları
-
Girdileri
-
Çıktıları
-
Müşterileri
-
Tedarikçileri
-
Bilgi akışı
-
Kaynaklar
Yukarıda bahsedilen, girdi ve çıktılar, bilgi veya hizmet şeklindedir.(veri, doküman, rapor, vb). Bunlara süreç öğeleri denir. İki türlüdür fiziksel ve enformasyon. Fiziksel öğeler gerçek, dokunabilir nesnelerdir. En iyi örnek üretim, depolama, taşıma vb. süreçleridir. İma! edilen ürünler fizikseldir. Bilgi öğeli süreçlerde ise bilgi yaratılır veya mevcut bilgi işlenir. Pek çok süreçte akış içinde fiziksel öğelerle beraber bilgi de yer alır.
Bir sürecin içinde yer alan tüm aktivitelerin, bu aktivitelerin kullandığı/ ürettiği tüm bilgilerin ve ilişkili olduğu tüm organizasyon birimlerin tanımlanması, bir süreç iyileştirme projesinin en önemli aşamalarından biridir. Süreç karakteristiklerinin doğru ve tam olarak anlaşılması bundan sonra gerçekleştirilecek olan problemlerin analizi, iyileştirme olanaklarının tespiti ve
sürecin İyileştirilmesi faaliyetlerine temel teşkil edecektir. Bu nedenle sürecin en iyi şekilde anlaşılması için açık ve net olarak tanımlanması gerekmektedir.
Süreç analizinin kalitesi tümüyle toplanan verilerin doğruluğuna ve gerçeği temsil etmesine dayanmaktadır. Bu nedenle, süreçte yer alan birimler ile diyalog kurulmalı, müşteri istekleri belirlendikten sonra sürecin mevcut durumu tam olarak anlaşılmalıdır.
Genelde bir sürecin çıktısı diğer bir sürecin girdisini oluşturur. Böylelikle süreç etkileşimleri ortaya çıkacaktır. İç müşteri kavramı özellikle süreç etkileşimlerini belirlemek için önem arz eder.
Analiz aşamasında fonksiyonlar arası süreç haritasının rolü çok önemlidir. Bu araçlar kullanılarak, şirket stratejileri dikkate alınarak, süreç içindeki iyileştirmeye açık alanlar ve
aksaklıklar belirlenmelidir Böylelikle, çözümlerin geliştirildiği bir sonraki bölüm için gerekli zemin hazırlanmış olur.
Süreç haritaları oluşturulurken kullanılan yöntemler, semboller ve kuralların tamamı süreç modelini oluşturur. Aşağıda belirtilen tabloda temel olarak kullanılabilecek semboller ve anlamları açıklanmıştır. Süreç haritalan oluşturulurken, organizasyon içerisinde dil birliğinin olması analizi etkin hale getirecektir.