SUNUMUN SIRLARI
MARTİN MANSER
Herkesten Farklı Olduğunuzu Gösterin:
-Dinleyici kitlenizin sadece sunumu değil sunum yapan kişiyi de dinleyip izleyeceğini unutmayın.
- İnsanları gerçekten dinleyin. Ne dediklerini de... ne demediklerini de dinleyin. Öğrendikleriniz üzerine düşünün.
-Sizi tutkuyla ateşleyecek fikirler geliştirin. Harekete geçin.
-Başkalarına özen gösterin.
-Kendinizi aşırı ciddiye almayın. Gevşeyin, rahatlayın.
-Değerli yayınlar okuyun.
-Müthiş bir anlatıcı olmak için önce kendinize yönelik olumlu tavırları besleyip geliştirin.
Amaçlarınızın Farkında Olun:
-Neden sunum yaptığınızı bilmek hayati bir meseledir.
-Sunum amacınızı bir cümlede tanımlayabilmelisiniz.
-Sizden neden sunum yapmanızı istediklerini düşünün.
-Nereye gittiğinizi bilmiyorsanız kendinizi muhtemelen başka bir yerde bulursunuz.
-Ne başarmak istiyorsunuz?
Dinleyici Kitlenizi Tanıyın:
-Dinleyici kitleniz ne kadar bilgiye sahip? Bu sorunun cevabını bilmiyorsanız sunumu düzenleyen yetkiliye sorun.
-Dinleyicilerin konuya ve size karşı tutumu nasıl?
-Dinleyiciler sizden ne bekleyecek?
-Dinleyiciler birbirlerini tanıyor mu? Birbirleriyle ilişkileri nasıl?
İnsanların Nasıl Öğrendiklerine Dikkat Edin:
-Görsel Öğrenme: Bu tarza yakın olanlar bilgiyi resim, çizim, grafik, tablo ve yazılarla görmek ister.
-İşitsel Öğrenme: Bu tarza yakın olanlar bilgileri dinleyerek diğerleriyle tartışmayı, onlar dinleyip yardımcı olmayı severler.
-Kinestetik Öğrenme: Bu kişiler aktif olmayı ve katılarak öğrenmeyi sever.
İyi bir sunum yapmak istiyorsanız her bir dinleyicinin sunumu etkili şekilde izleyebilmesi için farklı öğrenme tarzları uygulayarak algı çeşitliliğine hitap eden bir yaklaşım kullanmalısınız.
Yaratıcı Düşünün:
Düşünmeye ayrılan zaman boşa harcanmış değildir.
“Dünyada yapması en zor şey nedir? Düşünmek.”
- Ralph Waldo Emerson, Filozof
-Sunumunuzun merkezine aldığınız düşünce veya temayı sayfanın ortasına (cümle değil, sadece bir iki sözcük halinde) yazın.
-Merkezdeki bu düşüncenin etrafına onunla ilgili diğer kilit sözcükleri yazın.
-Bu şekilde yeni alt dallar çıkarmaya devam ederek aklınıza gelen diğer noktaları ekleyin.
-Bir noktada sıkıştığınızı hissederseniz şu soruları cevaplayın:
Kim, neden, nerede, ne, ne zaman, nasıl? Bunlar sizi düşünmeye sevk eder. Bu aşamada, hiçbir düşünceyi kenara atmayın. (Silgiyi mümkün olduğu kadar tutumlu kullanın.)
-Farklı kilit sözcüklerinizi önem sırasına göre sıralayabilirsiniz.
D: Düşünmek
O: Organize Etmek
S: Sunumun Taslağını Hazırlamak
T: Tümünü Yeniden Derleyip Dilbilgisi Hatalarını Düzeltmek
-Dinleyiciler sunduğunuz gerçekleri dinledikten sonra belli bir sonuca yönelecektir bunu unutmayın.
Araştırmanız Özenli Olsun:
-Sunuma katacağınız destekleyici kanıtlar kilit mesajları güçlendirecektir.
-Sık sık sunum yapıyorsanız size yardımcı olacak ilginç noktaları not alacağınız fiziksel veya dijital bir fikir defteri tutmanızda fayda var.
Bu noktalarda şunlar yer alabilir:
-Gazete kupürleri
-Dergi magazinlerden alıntılar
-Çok çarpıcı olduğunu düşündüğünüz görseller
-Kitap başlıkları
-Herhangi bir şey okurken karşınıza çıkan yazılar
Mekanı İnceleyin:
-Sunum yapacağınız mekanla ilgili detayları sunum öncesi oraya gidip yerinde gözden geçirmelisiniz.
-Odanın ışıklandırmasını kontrol edin. Mümkünse sunumunuzu doğal ışık alan bir ortamda yapın.
-Odanın havalandırmasını kontrol edin. Odanın havası çok sıcak veya boğucuysa dinleyicilerinizin uykusu gelir. Öte yandan, insanların üşümesini de istemezsiniz. Odanın havalandırma veya ısıtma tertibatının nasıl kullanıldığını öğrenin.
-Sunumunuz basit çevresel detayların göz ardı edilmesi yüzünden berbat olmasın.
Malzemeleri Gözden Geçirin:
-Hangi aksesuarlara ihtiyacınız var?
-Sizin için projektör ayarlanacak mı?
-Belki bir uzatma kablosuna ihtiyacınız olacak?
-Dizüstü bilgisayarınız projektöre düzgün bir şekilde bağlanacak mı?
-Kağıt tahtası kullanacak mısınız?
-İkinci planınız var mı?
Hangi düzeni seçerseniz seçin organizasyonu yapanlara isteklerinizi net olarak bildirin ve sunumdan önce bunların yerine getirilip getirilmediğini kontrol edecek kadar zaman ayırın.
-Sözel içerik üzerinde çok sıkı çalışmalı tarzınızı çeşitlendirmeli, mesajınızı basit ve net kılmak için sözcüklerinizi özenle seçmelisiniz.
Mesajınız Basit Olsun:
-Çok fazla mesaj sunuma fazla yük bindirir. Ne kadar az, o kadar iyi!
-Etken fiiller kullanın. “Caroline camı kırdı” cümlesinde “kırdı” fiili etkendir. Fiil, adı verilen kişi tarafından gerçekleştirilmiştir. Buna bir de şu cümleyle kıyaslayın: “Cam Caroline tarafından kırıldı.” Burada “kırıldı” fiili edilgendir. Pencereye bir eylem yapılmıştır. Bunun
“Caroline tarafından” yapıldığını söylemek ise sadece tercihe bağlıdır: Edilgen cümlelerde eylemi kimin yaptığından söz etmeniz şart değildir. Edilgen cümleler daha uzun ve daha resmi durur; etken cümleler ise daha kısa ve daha doğaldır. Ayrıca anlaşılmaları daha kolaydır çünkü kimin yaptığı cümlenin öznesi olarak en başta yer alır.
-Kısa sözcükler kullanın. Resmi sözcüklerden ziyade günlük sohbetlerde kullandığımız sözcüklerden seçmeye çalışın.
Kullandığınız Dile Dikkat Edin:
-Genel ifadelerden uzak durun.
-İsabetli sözcükler seçin. Dili en doğru biçimiyle kullanın. Bir meslektaş “araya girmek, aracılık etmek” demek isterken “müdahale etti” ifadesini kullanmıştı. Oysa “Müdahale etmek” olumsuz ve eleştirel bir anlam taşırken, “aracılık etmek” daha olumlu ve daha hoş karşılanan bir hamle veya eyleme işaret eder.
Hikaye anlatın. Konuşmacı size bir hikaye anlatayım dediğinde tüm kafalar aniden doğrulur kulak vermek için can atar.
Karmaşık bir konuyu iyi seçilmiş görsellerle daha kolayca anlatabilirsiniz.
Bilinmeyen bir bölge veya ülkeden söz ederken konumunu göstermek için harita kullanın.
Üçlemelerle konuşmak. Bu sizin mesajınızın etkisini arttırırken konuşmanıza ritim katarak daha yetkin görünmenizi sağlar. Konuşmanızın çeşitli bölümlerinde aliterasyon kullanabilir, örneğin
R ile başlayan üç sözcükten faydalanabilirsiniz.
Kelimelerinizin sözlükteki tanımını söylemeniz sizi konuya daha hakim gösterir.
Sunumda metni büyük puntolarla yazın, kilit noktalar ile değinmeniz gereken önemli cümleleri işaretleyin. Çok işinize yarayacak.
“Çok emek sarf etmeden, kolayca okunabilen bir yazıya çok emek sarf edilmiştir.” – Enrique Jardiel Poncela, İspanyol Yazar
Deneyimli konuşmacılar genelde ilk olarak sunumun tümünü yazdıklarını fakat zamanla kendilerine güvenleri arttıkça bunları kısa notlara dönüştürdüklerini anlatırlar.
Çarpıcı Bir Başlık Seçin:
-İyi başlıklar hedef kitlenizin dikkatini çekip ilgi toplar.
-Başlıklar sunumunuzun içeriğini yansıtmalı, kolay akılda kalmalı, uzun veya muğlak anlamlarda olmamalıdır.
Sunumun düzeyi ne olacak?
-Temel Düzeyde İse: ...-e
-Giriş: Esaslar...Genel Bakış...
-Orta Düzeyde İse: Daha İyi Bir..., ... Konusunda Becerilerinizi Geliştirmek İçin...
-İleri Düzeyde İse: İleri Düzey.., Profesyonel...
-Merak Uyandırsın: ...nın Sırları.
-Hakkında konuşacağınız konunun sürecine mi yoksa sonucuna mı vurgu yapmak istersiniz? ...de başarılı olmanın yolları...
-Dinleyicilerin bu sunun sonunda ne elde etmelerini istiyorsunuz? Etkili...
-Dinleyiciler verdiğiniz öğütlerin faydasını ne zaman görecekler?
Girişiniz Etkili Olsun:
-Asıl olan ilk izlenimdir. Hepimiz insanların birbirleri hakkında çabuk karar verdiklerini biliriz. Bunu bir tehdit değil fırsat olarak görün.
G: Gaye. Katılımlara sunumunuzun amaç ve kapsamının ne olduğunu söylediğiniz zamandır.
İ: İlgi. Kendinize ve konuya ilgi uyandırmaya çalışın. Kısaca kendi geçmişinizi anlatın deneyimlerinizden bahsedin. Neden bu konuyu seçtiğinizi söyleyin.
R: Reaksiyon. Dinleyicilerinizin sunuma ne zaman ve nasıl katılabileceklerini anlatın. Siz konuşurken soru sorabilirler mi? Yoksa bunun için sunum sonunda zamanları olacak mı?
İ: İhtiyaç. Katılımcıların neden bu sunumu dinlemeleri gerektiğini açıklayın. Hayatlarını mı kolaylaştıracak? Daha önce o alanda yardımcı olduğunuz kişi ve kurumlardan söz etmek işinize yarayabilir.
Ş: Şartlar. Katılımcılara şartları, örneğin konuşmanızın ne kadar süreceğini önceden söyleyin. Böylece, öğle yemeğini kaçırmama veya bir çağı yakalama endişesi içinde olan dinleyicilerinizi zihinsel olarak hazırlarsınız.
Sunumunuzun mantıklı bir şekilde aktığından yani bir konudan diğerine doğal geçişler yaptığınızdan emin olun. Sunum size net gelmiyorsa katılımcılara da gelmez.
Sonuç bölümünüz, o ana dek sırladığınız tüm kilit mesajları bir araya getirmelidir. Önceden anlattığınız kilit mesajları sıralayın. Sonuç bölümüne önemli yeni bir içerik eklemeyin.
Sunumun sonunda aktarmak istediğiniz ana mesajı vurgulayın.
Sunumun bittiğini bir işaretle belirtin. Örneğin, “Dinlediğiniz için teşekkür ederim. Şimdi varsa sorularınızı memnuniyetle cevaplamaya hazırım...”
Dinleyici Notlarından İyi Yararlanın:
-Dinleyicilere not dağıtmak konuşmacılar arasında yaygın bir uygulamadır. Ben bu notların önceden dağıtılmasını; böylece dinleyicinin iletmeye çalıştığım mesajların genelini önceden görmesini tercih ederim.
-Metin sayfanın hepsini kaplamasın.
-Dinleyici notu dağıtmanın zaman alacağını unutmayın; bu yüzden sunumdan önce notları masalara veya sandalyelere koyma seçeneğini değerlendirin.
Rakamları mümkün olan en sade tarzda gösterin ve toplamlarının doğru olduğundan emin olun. Rakamları grafiklerle ustaca sunun.
-Çubuk grafik, Pasta grafik, Gantt şeması, Akış şeması.
Kağıt tahtası kullanmak sunum içeriği sıralamasında esnek davranmanızı sağlar. Kağıt tahtası kullanacağınız zaman sadece yazmadığınız zamanlar konuşun.
Teknolojik destek alırken dikkatli olun.
-Sunumu neden sizin yapmanızı istediklerini kendinize sorun.
-Doğal halinizi korumaya çalışın.
-Titizlikle hazırlanın.
-Kilit mesaj üzerinde çalışın.
-Sunumda benimsediğiniz tarz konusunda güven duyun.
-Olumlu olun izleyicilerinize tepeden bakar gibi konuşmayın.
Başkaları size güveniyorsa siz neden kendinize güvenmeyeceksiniz ki?
-Sinirlerinize hakim olun
-Derin nefes alın.
-Kendinizden başka bir şeye odaklanın.
-Su için. Rahatlayın.
-Düşüncelerinizi kontrol edin.
-Bolca gülün.
-Kendinize güveniyormuş gibi görünün
-Cesur, Özenli, Dikkatli, Disiplinli, Yüreklendirici olun.
-Duygularınızı gülümseyerek ifade etmeniz, hareketlerinizde canlı olmanız demektir.
-Dinleyicilere odaklanın.
-Hem bedeninizi hem ruhunuzu verin.
-Duyduğunuz heyecanın katılımcılara da geçmesini sağlayın.
Buzları Eritin:
-Geleneksel tanıştırma safhalarında herkese sırayla söz verilir ve isim, meslek ve sunumdan beklentileri sorulur.
-Buna alternatif olarak herkesten sağındaki kişiyle tanışmasını rica edin
-Ya da onlara isim ve mesleklerinin yanı sıra şu soruyu sorun: “Kendinizi hangi araba markası olarak görüyorsunuz? Neden?”
-Sunumdan önce katılımcıları rahatlatıp birbirleriyle tanıştırmak için yollar keşfedin.
Hız Kesmeyin:
-Bir insana sözel olarak iletilen veriye ortalama odaklanma süresi 20 dakikadır. 20 dakikadan uzun sürecekse dinleyicilerin dikkatinin dağılmaması ve motive olmaları çok önemlidir.
-Oyun oynayın.
-Katılımcılara anlayıp anlamadıklarını sorun. Bu size anlamlı geliyor mu?
Gelmiyorsa içeriğin üzerinden yavaşça bir kez daha ve mümkünse biraz daha farklı bir biçimde geçin.
-Katılımcılar en iyi kendileri konuşup kendileri yaptığında öğrenir.
-Kendinizden örnek verin.
-Karşılaştırmalar yapın.
-Zeki tanımlamalar. Bir kelimenin sözlük anlamı gibi...
-Kısa alıntılar, sözler.
-Konu ne kadar az ve öz ise o kadar iyidir.
-Anlatacağınız bir şey konusunda “Bundan mutlaka söz etmem gerekiyor mu?” diye düşünün.
-İçeriği mutlaka size ait hale getirin.
-Sizden sunum yapmanız istendi. Bu yüzden bilinen gerçekleri tekrar etmeyin.
-Erken bitirdiğinizde teşekkür ederler ama sunumu uzatanlara teşekkür edildiği pek görülmez.
-Hatırlayın unutmayın. Her cümlenin ilk harfini alıp başka bir sözcük yapın. Zihninizde görüntü veya cümle uydurun.
-İnsanlarla konuşurken neler söylemediklerini de düşünün.
-Dinleyici kitlenizden daha şık giyindiğinizi görmeniz bunun tersini görmenizden iyidir.
-Siyah, lacivert veya koyu gri renkte kıyafet giyinmek size konuya hakim bir hava verir. Parlak renkler ise sizi iddialı ve dinamik gösterir.
-Soluk, pastel renkler giymek sizi zarif ve tehlikesiz gösterir.
-İşe başlarken ceketinizi çıkarıp sandalyenize asmanız gerçekten işe koyulmayı kast ettiğiniz anlamına gelir.
-Temiz, şık, rahat bir ayakkabı giyinin.
-Fazla mücevher ve ağır makyajdan kaçının. İş ortamında yakışıksız kaçar.
-Tırnaklarınız düzgün olsun ve ağır parfümler sıkmayın.
-Ayağa kalkın ki varlığınız fark edilsin. Dinleyicilerin önüne geçip ekranı ve görsel destekleri görmelerini engellemediğinizden emin olun.
-Işıklandırmayı kontrol edin. Ne çok karanlık olmalı (İnsanların içi geçer, zihnen uzaklaşmaları kolaylaşır) ne de gözlerine ışık girmelidir.
-Gözlerini kaçıran varsa ısrar edin.
-Belli bir bireye baktığınızda gözleriniz uzun süre onun üzerinde takılı kalmasın. Bu izleyicilere rahatsızlık verir.
-Biri size soru sorduğunda ona bir süre bakın ama aynı anda tüm izleyicilerle de kontakta olun; aksi halde dinleyici kitlesi dikkatini başka yöne çevirebilir.
-Zor ve saldırgan bir sorunun cevabını verirken hep o kişiyle göz göze kalmayın. Göz temasınızın ¼’ini onunla, ¾’ünü dinleyicilerin geri kalanıyla kurun. Böylece soruya ve cevaba diğer dinleyicilerin nasıl tepki verdiğini ölçebilirsiniz.
- Ağzınızı iyice açın ve dudaklarınızı kıpırdatın; Sözcükleri net ve tam olarak telaffuz edin, heceleri atlayarak konuşmayın.
-Cümle sonlarında sesinizin düşmemesini sağlayın. Dinleyiciler bunu sıkıcı bulur.
- Cümle aralarını “hım”, “işte”, “yani” gibi anlamsız sözcüklerle doldurmayın. Bu şekilde boşluk doldurmaktansa sessiz kalmak daha iyidir.
-Sunun konusunda acemi olanların işledikleri hatalardan biri de çok hızlı anlatmak, sunumu aceleye getirmek ve aşırı miktarda bilgi vermektir. Zamanla daha deneyimli bir konuşmacı olduğunuzda duraklamalarında bir teknik olduğunu öğrenecek ve onları iyi kullanacaksınız.
-Kürsüden ayrılın ve salonda azıcık dolaşın, dinleyicilerle göz teması kurun.
-Hep gülümseyin. Gülümsediğinizde izleyiciler sizin rahat olduğunuz düşündürür buda onları rahatlatır.
-Kilit noktaları vurgularken ellerinizi ve diğer beden hareketlerini kullanın. Böylece her şeyi yerli yerine oturtur dinleyicilerinizle bir bağ oluşturursunuz.
-Ekrana veya kağıt tahtasına bakmak gibi sebeplerle izleyiciye sırtınız dönükken konuşmayın; size dikkatlerini daha az verirler.
-Tuhaf bir soruyu cevaplarken göz temasınızın büyük bir bölümünü diğer dinleyicilerle kurun. Sadece soru soran kişi ile göz teması kurmanız- özellikle de cevabınızın sonunda o kişinin bunu yeni bir soru sormak için davetiye olarak görmesine yol açar. Bunu istemezsiniz. Cevabınızda önce hem fikir olabileceğiniz noktaları belirtin ve bunu üzerine basacağınız bir zemin olarak düşünün. Sonra da kendi başlangıç noktanızı anlatarak devam edin. Örneğin şöyle diyebilirsiniz: “ Mevcut kayıpların sürdürülemeyeceği ve tasarrufa gitmemiz konusunda hepimiz aynı şeyi düşünüyoruz ama bu tasarrufun nerelerde yapılacağıyla ilgili farklı fikirlerimiz var.” Şöyle de cevaplayabilirsiniz: “Sorunuzun arkasında ne olduğunu bilmek isterdim. Bu soruyu neden sorduğunuzu açıklayabilir misiniz?” cevaplamayı kolaylaştırmak için sorusunu genel değil daha belirgin ve net sormasını rica edebilirsiniz.
-Son ipuçları ise HEDEF sözcüğünün baş harfleriyle geliyor:
H= HAZIRLIK: Çok okuyun. Yeni fikirler üzerinde düşünmeye zaman ayırın bunun belli bir formülü yoktur. Kendiniz olun.
E=ERİŞİM: Dinleyicilerinize erişin onları dinleyin. Tepkilerini okuyun. Gerekirse ilgilerini çekecek başka bir yöntem kullanın.
D=DENETİM: Gerçek olaylara nasıl tepki vereceğiniz öğrenin. Konunuza hakimseniz. Onu her şekilde aktarabilirsiniz.
E=ETKİ: Sunum başarısız olmak değil insanları etkilemeniz için verilen bir fırsattır.
F=FAYDA: Ne olduğu belli, özel bir şey söyleyin ki faydası dokunsun. Dinleyiciler sizin o konudaki özel yaklaşımınızı duymaya geldi: Herkesin söyleyebileceği genel ifadeleri duymaya değil. Başka bir gibi olmamak çok daha az yorucudur.