Akıllı bir zaman yöneticisi olacaksanız, bazı rutin işler için, sistematik yaklaşımlar geliştirip kullanmanız gerekecektir. Bu tekrarlayan özellikteki işler, nispeten basit işler olabileceği gibi, işinizin daha büyük ve önemli kısımlarıyla ilgili de olabilir.
Sistematik bir yaklaşımdan yarar sağlayan tipik işler arasında:
-
Randevu alma,
-
Her müşteri ile ilgili gelişmelerin takibi,
-
Yeni müşteri adayları ile ilgili bilgi toplama,
-
Ürünlerle ilgili bilgi yönetimi,
-
Rakiplerle ilgili bilgi toplama,
-
Teklif hazırlama faaliyetleri sayılabilir.
Bilginin Yönetimi:
İçinde bulunduğumuz bilgi çağında, bilgi kirliliğine düşmeden, kritik önemdeki bilgileri toplayıp kullanabilmemiz önem taşımaktadır. Bunun için önerdiğimiz sistem, "savunmacı" yaklaşımdır.
Burada söz ettiğimiz, size gelen her türlü bilgiyi, hızlı bir göz atış sonrası, "yararlı" ve "yararlı değil" olmak üzere kategorize etmeniz, yararsız olanları silmeniz, yararlı bulduklarınızı ise, daha sonra ikili bir başka sınıflandırmaya çevirmenizdir: İlki, "Hemen oku ve harekete geç", diğeri ise "Vaktin olduğunda üzerinde çalış".
Böyle bir sınıflandırma ile, özellikle e-posta üzerinden gelen mesajları, zaman yönetiminize hizmet edecek biçimde, hızla kategorize edebilirsiniz.