Bir seminere ya da kongreye katılmak, savaşa hazırlanmak gibidir. Saatler, günler, haftalar boyunca hayatta kalmanıza yetecek kadar donanımlı olmanız gerekir. Dizüstü bilgisayar, cep telefonu, fosforlu kalem, defter, kartvizit, evrak çantası, cep bilgisayarı, günlük gazete, iPod, kahve, kalem, ceket, ayakkabı almanız gereken şeylerden bazdandır. Bir de tabii kocaman bir çikolata. (Uzun bir güne hazırlanmanın en iyi yollarından biri budur.)
Diyelim ki seminerde bir şeyler öğrenmeye hazırsınız. Konuşması ve sunum üzerinde yoğunlaşmayı bekliyorsunuz. Ama önce e-postanızdaki ve cep telefonunuzdaki mesajlara bakmaya karar veriyorsunuz. Bunu yaptıktan sonra yerinizi iyice yerleşip dinlemeye hazırlanıyorsunuz. Sonra gözünüz gazete başlıklarına takılıyor. Etrafınızdakiler konuşmacının anlattıklarıyla İlgili notlar alırken, siz ilginizi çeken bütün bir makaleyi okuyorsunuz. Birden yaptığınızın farkına varıp çantanızı karıştırıyor, dizüstü bilgisayarınızı ve kaleminizi bulmaya çalışıyorsunuz. Off... Kalem yazmıyor. Neyse, bir kurşunkalem ve defter buluyorsunuz.
Seminer arasında sergi salonunda dolaşmaya ve küçük hediyelik eşyalar almaya karar veriyorsunuz. Köpeğiniz için bir tenis topu, çikolata (yanınızda getirdiğiniz çikolata öğleni bulmadan bitti bile), kalem, kupa ve yüzük. Bir tanıdığınız yanınıza gelip sizi iş arkadaşlarından biriyle tanıştırmak istiyor. Siz eliniz kolunuz dolu olduğu için hepsini birden idare etmeye çalışıyorsunuz; ama bu arada kalemler ve tenis topu düşüyor ve bir masanın altına yuvarlanıyor. Biraz uğraştıktan sonra, yeni iş bağlantısı kurabileceğiniz kişiyle el sıkışmayı başarıyorsunuz. Elinize çikolata bulaşmış olduğunu da o sırada fark ediyorsunuz.
Seminerden sonra, eşyalarınızı topluyor, bir taksi çağırıyor ve havaalanına yöneliyorsunuz. Havaalanında sürücü belgenizi ararken, cebinize tıkıştırdığınız bazı makbuz ve fişler yere dökülüyor. Bunların hepsini evrak çantanıza koyduğunuzu sanıyordunuz, ama çanta şu anda aldığınız hediyelik eşyalarla tıka basa dolu olduğu için bundan emin değilsiniz. Cebinizdeki kağıtlardan bazılarını uçağa koşarken düşürmüş olmaktan korkuyorsunuz.
Ertesi gün ofise döndüğünüzde, patronunuz masanıza geliyor. "Seminer nasıldı?" diye soruyor.
"Şahane!" diye cevap veriyorsunuz. "Yepyeni bilgi ve bağlantılarla döndüm!"
"Harika," diyor patron. "Gelecek hafta diğer arkadaşlarınla paylaşmak istediğin bilgilere dair raporunu hazırlamanı rica ediyorum. Giderlerle ilgili raporu da hazır olur olmaz bana iletirsen sevinirim."
Patron gidiyor, siz de çantanızı boşaltmaya başlıyorsunuz. Çok komik ama siz daha fazla malzeme topladığınızı düşünüyordunuz; peki yemek fişleri nereye gitti? Çok önemli kişilerin kartvizitlerini almıştınız, ama şimdi tek bir kart var. Bir dakika! Çantanın dibinde elinize bir şey geliyor. Bu, fişler ya da kartlar olabilir. Çekip bakıyorsunuz ve hayal kırıklığına uğruyorsunuz.
Bu, bir çikolata kağıdı!
Offf...
Seminerler ve kongreler şahane olabilir; ama başlangıçta sıkıntı yaratabilirler. Bütün malzememizi yanımıza almamız, bir sürü sıkıcı konuşmacıya katlanmamız gerekir. Toplantı salonları da neden bu kadar sıcak olur sanki?
Kongre ya da seminerin en azından bir bölümünü "ekmek" cazip görünebilir. Bunun yerine alışveriş yapabilir, çevreyi dolaşabiliriz; çok çalıştığımız İçin bu kadarcık özgürlüğü hak ettiğimizi düşünürüz. Ya da seminer sırasında bir sürü başka işle ilgileniriz. Mesajlarımızı okuruz, e-postalarınızı kontrol ederiz, birkaç gün sonraki toplantıyla ilgili notlar alırız ya da gazetenin dedikodu sayfalarını okuruz.
Bu davranışların hiçbiri korkunç görünmeyebilir; ancak sizin oraya gönderiliş amacınıza hizmet etmenizi engellerler. Patronunuz sizi kongreye bir şeyler Öğrenmeniz için gönderir. Eğer seans sırasında bir şeyler Öğrenmediyseniz, diğer katılımcılara, iş arkadaşlarınıza, konuşmacılara, uzmanlara başvurmayı ve onlardan sektörünüzdeki son gelişmeler hakkında bilgi almayı deneyebilirsiniz. Eğer dağınık olur ve başka işlerle ilgilenirseniz, patronun size yaptığı yatırımı boşa harcamış olursunuz.
"Seminer pek ilginizi çekmese, hatta bazı konular size sıkıcı gelse bile, birlikte çalıştığınız diğer kişiler için yararlı olacak bir rapor hazırlayabilirsiniz," diyor bir kariyer danışmanlığı şirketinin kurucusu olan Kate Wendleton. "Rekabetin ne durumda olduğu, başkalarının ne gibi zorluklarla karşılaştığı, bunların üstesinden nasıl geldikleri ve ne tür stratejiler planladıkları konusunda çok yararlı bilgiler edinebilirsiniz."
Bu nedenle bir seminer ya da konferansa iyi hazırlanmanız ve patronunuzun yaptığı zaman ve kaynak yatırımının boşa gitmemesini sağlamanız çok önemlidir. Bu konuda şunları yapmanız gerekmektedir:
İleriye yönelik plan yapın.
Seminere katılmadan önce, bu etkinliğin sponsoru olan grubun gönderdiği malzemeleri inceleyin. Katılmak İstediğiniz seansları belirleyin, zaman sorunu yaşayıp yaşamayacağınızı saptayın. Katılamadığınız seansların ses kayıtlanın alabilirsiniz; ya da bir iş arkadaşınızla daha önceden farklı seanslara katılmak ve sonrasında bilgi alışverişinde bulunmak üzere anlaşabilirsiniz. Önemli olan, bir etkinliğe katılırken, amaçları kafada belirlemektir. Belirli kişilerle tanışmayı ya da yeni ürünler hakkında bilgi almayı amaçlayabilirsiniz. Günlerinizi bu amaçlar çerçevesinde planlamaya çalışın.
Yanınıza uygun malzemeler alın.
Kongreye işlerinizi yetiştirmek ya da e-postalarınızı ve mesajlarınızı kontrol etmek için gitmiyorsunuz. Otel odanızı ofise dönüştürebilirsiniz; ancak seans sırasında başka şeylerle ilgilenmeyin. Yanınıza çok malzeme almayın; bilgileri düzenli bir biçimde saklamak için iki dosya bulundurun. Dosyalardan birini yanınızda taşıyabilir, diğerini de bilgilerin en son halini vermek için kullanabilirsiniz. İşe yaramayacak şeyleri çöpe atmaktan çekinmeyin, çevreniz ne kadar düzenli olursa o kadar iyi olur. Bu arada yanınıza birkaç zarf alın; böylece daha sonra ihtiyaç duyacağınız malzemeleri ofisinize postalayabilirsiniz.
Kartlarınızı düzenleyin.
Kartvizitlerinizi cebinizde taşımanız, kartvizit alışverişi yapmanızı kolaylaştırır. Bunları cüzdanınızda ya da evrak çantanızda bulmaya çalışmanız sizi komik duruma düşürebilir ve dikkatinizin dağılmasına neden olabilir. Bir kartvizit aldığınızda, üzerine bunun sahibini size hatırlatacak notlar yazın. Hiçbir işinize yaramayacağından emin. olduğunuz kartları atmaktan çekinmeyin.
Düzeninizi koruyun.
Yolculuk sırasında makbuz ve fişleri saklamakta zorluk çekebilirsiniz. Bunları bir zarfın İçinde çantanıza koyun. Böylece geri döndüğünüzde, gider raporunuzu hazırlarken zorluk çekmezsiniz.
Çabalarınızı gözden geçirin.
Geri döndüğünüzde, bu seminerle ilgili nelerden hoşnut kaldığınızı, nelerden hoşlanmadığınızı düşünün. Gelecek yıl neleri farklı yapacağınızı, nelerin işinize yaradığını not edin. Patron, şirketin parasının akıllıca harcanmasını takdir edecek ve işverenin bir dahaki sefere böyle bir seminer ya da kongreye zaman ve kaynak yatırımı yapıp yapmayacağına buna göre karar verecektir.