1 - Konuya mümkün olduğunca olumlu bir cümle, karşınızdaki kişinin olumlu bir yönü veya sakin bir ses tonu ile başlayın.
Örnek: (İşlerini yanlış yapan elemanlarınıza) Son zamanlarda bilmediğiniz konuları öğrenmekle ilgili çok çaba sarf ettiğinizi görüyorum. Rica etsem dosyalama ve size gelen e-postaları daha hızlı cevaplama konusunda biraz daha özen gösterebilir misiniz?
2- Kendinizi ifade ederken 'sen' le başlayan cümleler yerine, 'ben' le başlayan
cümleler kurun. Duygularınızı da ifade edin. Bunu yaptığınızda karşı taraf daha az suçlanmış ve yargılanmış hissedeceği için hemen savunmaya geçmeden size daha fazla empati kurabilir, sizi daha fazla anlayabilir ve daha uzlaşmacı bir tutum sergileyebilir.
Örnek: (Eve geç geleceği zaman telefonla bunu bildirmeyen eşe) "O kadar sorumsuzsun ki eve geç geleceğin zaman arama zahmetine bile katlanmıyorsun" yerine; "Eve geç geleceğin zaman arayıp haber vermediğinde kendimi çok değersiz hissediyorum ve sana sinirleniyorum".
3- Problemi net, spesifik ve örneklerle anlatın. Suçlayıcı ve yargılayıcı söylemlerden kaçının.
Örnek: (İlgisini ve sevgisini göstermeyen eşe) "Elalemle gülüp eğleniyorsun ama benimle hiç ilgilenmiyorsun" yerine, "İnsanlarla birlikte dışarı çıktığımızda ve eğlenirken mesela geçen hafta okul arkadaşlarımızla yemekte çok neşeliydin, oysa mesela geçen Salı baş başa yemeğe çıktığımızda çok az konuştun ve suratın asıktı. Böyle olunca beni sevmediğini ve benimle ilgilenmediğini hissediyorum. Ve bu beni çok üzüyor. Neler oluyor?"
4- Neden üzgün veya kızgın olduğunuzu anlatın. Nasıl etkilendiğinizi ve neleri
beklediğinizi karşınızdakine net bir şekilde ifade edin.
Örnek: (Raporu zamanında vermediği için iş akışını engelleyen elemana) "Raporu zamanında bana yollamadığın için toplantıda sunamadım. Bu yüzden de şirket olarak almamız gereken kararı ertelememiz gerekti" -> etki
"Bu bilgiye ihtiyacımız var. Yarın sabah seninle bir toplantı yapmamız ve proje ile ilgili nerede olduğunu konuşmamız gerekiyor"-> beklenti
5 - Karşınızdaki kişinin siz söylemeden bazı şeyleri anlamasını ve yapmasını beklemeyin. Biz buna 'zihin okuma' diyoruz; ki bu gerçekçi bir beklenti değildir, hayal kırıklığına uğrarsınız. Unutmayın; siz söylemeden veya siz kendi sınırlarınızı çizmeden kimse bunu sizin için yapamaz.
6- Karşı tarafı da dinleyin ve girdileri öğrenmeye çalışın. Onu anladığınızı geribildirimle ifade edin. Anlamadığınız noktada sorun.
Örnek: "Biliyorum ki çeşitli projeler üzerinde çalışıyorsun ve çok yoğunsun. Nerede olduğunu konuşalım ve birlikte önceliklerini düzenleyip bu projeye ne kadar enerji harcayabileceğini belirleyelim."
7- Uzlaşma yolları arayın. Her iki taraf da esneyebileceği ve esneyemeyeceği
noktaları belirleyip ileri bir adım atarsa uzlaşmak mümkün hale gelir.
Bazen uzlaşmak mümkün olmayabilir fakat yukarıdaki adımları takip ettiğinizde ortadaki konu ile ilgili bir diyalog sürdürmeyi başarmışsınız demektir. İki taraf da birbirini anladığında ve anlaşılmış hissettiğinde zaten uzlaşılamasa da, çözüm bulunamasa da iki taraf da durumu daha rahat tolere edebilir. Öfke azalır hatta ortadan kalkar.