Yazmak; özellikle de iş yazıları yazmak, genellikle sıkıcı ve zor bir iş olarak görülür. Ve raporlar iş yazılarının en uzun biçimlerinden biridirler. Ancak raporların önemli bir görevi vardır. Bu nedenle iyi bir biçimde yazılmaları gerekir. Bir rapor yazma işi size verildiğinde içinizi korku kaplıyorsa bu kitap size göre demektir. Birçok rapor yazmışsanız ve yazma yeteneklerinizi biraz daha geliştirmek istiyorsanız, bu kitap size yardımcı olacaktır.
Rapor yazma bir kariyer yeteneği olarak da adlandırılabilir. Başka bir deyişle, iyi bir rapor yazma yeteneğinin başarı ve kariyer ilerlemesi için bir ön koşul olduğu birçok iş vardır. Ayrıntılı olarak düşünülmüş bir belgeyi sunarsanız, insanların onu okumak istemesi ve anlatmak istediklerinin farkına varması daha kolaydır.
Bu, öteki belirli yetenekler için de doğrudur ve hepsinin bir ortak noktası olarak iyi bir rapor yazma kendi kendine oluşmaz; çalışma ve uygulama iyi bir rapor yazmayı kolaylaştırabilir.
Geçerli Ölçütler
En son ne zaman bir başkasının yazdığı raporu okudunuz? Okumak hoşunuza gitti mi ya da en azından sizin için kolay oldu mu? Konusu ve yazarı ile ilgili olarak nasıl bir etki bıraktı? Mesajı ile uzlaşmanızı sağladı mı ya da sizi harekete geçirdi mi? Belki de hayır. Raporlar genellikle iyi yazılmaz. Kötü bir rapor en iyi durumda sıkıntı verir, en kötü durumda ise etkin bir düşmanlık yaratır.
İyi bir rapor neden seyrek rastladığımız bir şeydir? Birçok neden yüzünden raporlar çabucak yazılır. Modası geçmiş bir biçim ya da formül ile hazırlanırlar ya da gerçekte standart belgedirler, belki de yeni gereksinimleri karşılamak için üzerlerinde ufak değişiklikler yapılmıştır. Bunların yanında, okumak için bir sıkıntı olmalarını sağlayacak yanlışlara da sahiptirler. Yapıları, mantıkları ya da yöntemleri yoktur. Üç sözcük ile söylenebilecek bir şey için on sözcük harcarlar. Bu gibi raporları anlamak zordur ve yanlış bilgi verip kendi amaçlarına ters düşebilirler.
Nedenler ne olursa olsun, bu bir sorun oluşturmaktadır. Yazmak doğuştan gelen bir yetenek değildir ve oluşturduğunuz teknikler ve alışkanlıklar değiştirilemeyecek şeyler değildir. Eğitim -kurslar ya da yalnızca böyle bir kitabı okumak ve birkaç yeni yaklaşımı denemeye karar vermek- kesinlikle bir farklılık yaratabilir ve de bu olay oldukça çabuk gelişir. İş yazılarının değişik yönleriyle ilgili olarak yürüttüğüm kurslardan kendi uygulamalarına kökten değişiklikler yaparak çıkanları görüyorum. İşlemi baştan sona düşünmek gerçekten bir değişiklik yaratabilir ve yeni, gelişmiş alışkanlıklar oldukça çabuk olarak oluşturulabilir.
Buradaki işte güçlü bir alışkanlık unsuru vardır. Birçok şey 'otomatik' olarak yazılır ve iyi bir iş yazısı olabilecek olanları hafifleten uygulamalar ve yöntem sürmektedir çünkü; artık ne yapmaya çalıştığımız hakkında düşünmüyoruz.
En Kötü Durum
Birçok şeyde olduğu gibi kaliteyi yaratan tek bir etken değil birçok şeyin birleşimidir. Eğer bir rapor incelenmediyse, hızlıca yazılı verdiyse, düzgün denetlenmediyse ve yöntem ve açıklık olmadan argo sözcüklerden ve anlamsız bir resmî dilden oluşmuşsa, yazı dili yanlış seçilmiş ve çok uzunsa etkisi bir felaket olacaktır.
Bu noktada amaç yalnızca geçerli ölçütleri olumsuz bir yönde eleştirmek değildir. Ancak böyle olursa, okuyucuları düşünerek daha iyi şeyler yaratmak isteyenler için bir fırsat sağlayacak bir şeyler bırakın. Yaptıklarınız göze çarpabilir. İstediğiniz şeyi başarabilirsiniz ve olumlu bir izlenim yaratırsınız. Gerçekte, bu kısa kitabın temel mesajı, durumun her zaman böyle olduğunun kolaylıkla anlaşılmasıdır.
Kolaylıkla Etkilenme: İyi ya da Kötü Yönde
İyi bir rapor üretmek yalnızca farklı yönlerde dikkat istemez; aynı zamanda hassas bir işlemdir. Başka bir deyişle, hedeflediğiniz doğru duyguyu özetleştirmek oldukça kolaydır. Bir cümle, bir söz ve yanlış seçilmiş bir sözcük bile açıklığı, etkiyi ya da her ikisini de azaltabilir. İleride inceleyeceğimiz gibi bu tip yanlışlardan sakınmak için göstereceğimiz dikkat çok önemlidir.
Elbette ki bunun tersi de doğrudur ve ufak farklılıklar bir raporun değerini birçok yönden artırabilir. Özellikle seçilmiş bir söz sıradan bir paragrafı ya da raporun bir kısmını çarpıcı ya da unutulmaz bir biçime dönüştürebilir. Bu bölümdeki ilk cümlenin açık amacına bakın. Bu -sözün "İyi rapor yazma fırsatlar sağlayabilir." demekten daha çok etkisi vardır.
Ancak, iyi bir raporun nasıl yapıldığı akademik bir tartışma konusu değildir. Sonuçta söz sahibi olan elbette ki okuyucudur.
Okuyucu Beklentileri
Meslek argosunu iş dünyasına sokmakta suçlu olan tek grup psikologlar değildir; ancak bu meslek grubunun bir üyesi belleğimde yer eden belirli bir söz kullanmıştı: Bilişsel maliyet. Bir örnek anlamı daha açık bir duruma getirecektir. Bilgisayarınızda hızlıca bir sorunu çözmek istediğinizi düşünün. Çözüm yolunu bilmediğinizden kitapçığa bakıyorsunuz. Birçok insan için açık bir kitaba bakmak şu anlama gelmektedir: ‘Bu zor olacak.’ Bu gibi bir belgenin yüksek bir bilişsel maliyeti olduğu söylenmektedir: Anlaşılması güç bir biçimde yazılmıştır ve kitabı izlemenin zor olacağı daha ilk bakıştan bellidir.
Raporlar tam olarak bunun tersini hedeflemelidir. İlk bakışta kolay okunur gözükmelidirler, bu nedenle iyi ve erişilebilir bir biçim gerekmektedir. Bu aşamada okuyucular kendilerine sorular sormaktadırlar: ‘Bu kolay olacak mı? Zaman alıcı mı? Kafa karıştırıcı mı? Engelleyici mi?’ Ve bunun gibi sorular. Eğer okumaya başladıklarında raporunuzun okunabilir olduğuna inandırabilirseniz, başardı oldunuz demektir.
Rapor okuyucusu gerçekte ne istemektedir?
Standart İlerleme Raporu
(Başaramayanlar için rapor hazırlama.)
14 Şubat'ta sona eren araştırma dönemi boyunca ilk etkinliklerin yapılması doğrultusunda yönlendirilen ön hazırlık çalışmasında oldukça büyük bir ilerleme sağlanmıştır. (Başlamak için hazır-. Sanıyoruz, ancak henüz hiçbir şey yapmadık.) Gereken bilgiler yeniden gözden geçirilmiş ve projenin farklı unsurlarının işlevsel yapısı uygun insan kaynakları ile eşleştirilmiştir. (Projeye baktık ve Galip'in yönetmesi gerektiğine karar verdik.)
Optimum yaklaşımların ve yöntemlerin seçiminde oldukça büyük bir zorlukla karşılaşmıştır. Ancak bu sorun ile mücadele edilmektedir ve gelişme aşamasının memnun edici bir oranda ilerleyeceğini umut ediyoruz. (Galip özeti okuyor.) Aynı alandaki önceki çalışmanın gereksiz bir yinelemesini önlemek için çalışma ile doğrudan ilgili olarak farklı departmanlarda geniş ölçüde bir tur düzenlemiş olan bir proje takımı kurmak gerekmekteydi. (Galip ve Meryem herkesi ziyaret ederek güzel zaman geçirdiler.)
Düzenleme kurulu her zamanki toplantılarını yürüttü ve çalışma alanının tüm kurumsal düzeyleri ve geniş işlevsel tanımlamalardan sonuçlanan belirli görevler ile ilgili personele kalan kadro; sorumlulukları ile ilgili önemli tutum sorunlarını gözden geçirdi.; (Ne anlama geliyor?) Gerekli personel; kararlardan önce gelmeleri gereken tartışmalarda yer alabildiği sürece ilerleme oranı artışının süreceğine inanılmaktadır. (Gerçekten yakında bir şeyler yapacağız- eğer yapabilirsek.)
Belirli Gereksinimler ve Ödüller
Okuyucuya odaklanma bu kitabın genel anlamının merkezindedir ve bu konuya yeniden döneceğiz. Ancak bu olguyu düzenlemek ile yakından ilgisi bulunan belirli etkenleri listelemek mümkündür. Yalnızca, bir yazardan çok okuyucu olduğunuz durumları aklınızda bulundurmanız gerekmektedir.
Yazılı ürünün nasıl olması gerektiği ile ilgili önemli etkenler aşağıdakilerdir:
• Kısa; ya da en azından içeriğin ve amacın izin verdiği ölçüde kısa ve öz, (Az ve öz uygun bir anlatımdır.)
• Açık ve anlaşılabilir,
• Eksiksiz, tam olarak istediğinizi söylemek, (Birçok konu dışı unsuru içermeden.)
• Onların dilinde, (Uygun bir teknik ayrıntı düzeyinde.)
• Basit, karışık ya da anlaşılmaz olmayan,
• Mantıksal bir yapı ile düzenlenmiş,
• Yeterince tanımlayıcı.
Başka bir önemli etkenden de söz etmemiz gerekmektedir. Okuyucuların tek gereksinimi raporun onlar için doğru dilde yazılmış olması değildir.
Bakış açılarının rapor içerisinde göz önünde bulundurulduğuna ve raporun kendi gereksinimleri için hazırlandığına dair bir kanıt bulunuyorsa, bunun değerini anlayacaklardır. Örnek olarak; kimi zamanlarda bir belgeyi iki farklı biçimde yazmanız gerekebilir -biri teknik konularda uzman olan, öteki ise olmayanlar için- bu biçimde her iki grup da düşünüldüğünü hisseder.
Sonuç olarak raporlarınız okunabilir gözükecektir; gerçekte okunabilir olacaklardır ve ödülünüz ise onların okunması olacaktır. Hepsinden daha önemlisi, gerçekten oluşmasını istediğiniz sonucun meydana gelme olasılığı vardır. Bu; insanların not alacağı ya da harekete geçeceği anlamına gelir, bu nedenle başarmak istediğiniz şeyi bilmeniz gerekmektedir. Rapor yazma, sonuca götürecek bir yol olarak görülmelidir. Neden yazdığınız konusunda açık olmalısınız ve bu da bizi açık hedefler belirleme sorusuna yöneltir.
Hedefler; mantıksal olarak, uygun hazırlığın bir parçasıdır ve bu da bir sonraki bölümün konusu olmaktadır.
HAZIRLIK ve TASLAK OLUŞTURMA
Yazar olmayı seviyorum. Katlanamadığım şey yazı işleri. “Mesajı belirleme ve kağıda dökmenin korkunç işlemi olmasaydı, rapor yazmak çok iyi olacaktı” biçiminde düşündüğünüz için affedilebilirsiniz. Kimi zamanlar ne diyeceğinizi bildiğinizi hissedersiniz; ancak bunu akıldan kağıda dökmek oldukça zordur. Ötekilerde ise; daha erken bir sorunu oluşturan şey, söyleneceklerin bir araya getirilmesinin başlangıç işlemidir. Yöntemli bir yaklaşım yardımcı olacaktır.
Bu bölüm, ne yazılacağına karar vermek ve başlangıç aşamalarını çabuk ve doğru olarak geçmek ile ilgilidir; hazırlık, iyi bir rapor yazmanın ilk adımıdır. Biçim ve yapı üçüncü bölüme bırakılmıştır ve dil kullanımının ayrıntıları ile dördüncü bölümde ilgilenilmektedir. İşlemi parçalara ayırma gereksinimi belirli bir zamanda tek bir unsur ile ilgilenmeyi gerekli kılar; ancak bu unsurlar kullanım ve önemlerine göre bir aradadırlar.
İlk Soru: Neden?
Hiçbir kimse "Neden bunu yazıyorum?" sorusunu yanıtlamadan kağıda kaleme sarılmamalıdır ve bunu da dolaysız, doğru ve eksiksiz bir biçimde yapmalıdır. Özel amaçları bir kenara koyarsak, bir raporu gerekli kılan genel nedenler vardır. Basit olarak, bilgiyi kaydetmek bu nedenlerden biri olabilir; ancak raporlar seyrek olarak yalnızca tek bir şey ile ‘ilgilidir’, rapor yazmanın öteki nedenleri aşağıdakilerdir:
• Bilgi vermek ve/ya da açıklamak,
• Önermek,
• Güdülenmek,
• Hatırlatmak ya da bir tartışmanın parçası olmak,
• İkna etmek,
• Desteklemek, (Daha önemli tartışmalar/iletişim.)
• Talimat vermek.
Ve bu nedenlerin hepsi ortaklaşa olarak özel değildirler. Bu amaçların birkaçına sahip olabilirsiniz (ya da başka amaçlara) ve hem ne oldukları hem de öncelikleri konusunda açık olmalısınız. Örnek olarak; tutumları değiştirme amacı uzun dönemli olabilir ve bir rapor, bunu başarmayı hedeflemiş bir işleyişin yalnızca bir parçasıdır.
Her Raporun Açık Hedeflere Gereksinimi Vardır
Hedefler söylemek istediklerinizi belirtmezler, söylediklerinizle neyi başarmak istediğinizi belirtirler; onlar istenilen sonuçlardır. Açıklık önemlidir. Hedefleriniz anlaşılır olmalıdır. Kolaylıkla akılda kalmalıdırlar ve doğrudan hareket etmelidirler: Kesin uzunluğu, stili, içeriği ve hazırdaki belirli işi yapmak için doğru raporu oluşturacak olan öteki özellikleri kararlaştırmada size yardım etmeli ve bunu da etkili bir biçimde yapmalıdırlar.
‘Neden’ hakkında düşünürken hedeflerin aşağıdaki özelliklere sahip olması gerektiği göz önünde bulundurulmalıdır:
• Somut.
• Ölçülebilir.
• Ulaşılabilir.
• Gerçekçi.
• Zamanlı.
Bu nitelikler rapor yazılımına da uygulanabilir. Basit bir örnek bu kuralın kullanımını göstermektedir:
Hedefler: Bir Örnek
Şirketinizde bir politika konusunda sorumlu olduğunuzu düşünün. Değişimler gerekmektedir. (Belki de para tasarruf etme gereksinimi ile; ayrıntılar önemli değildir) Bölümdeki tüm üst düzey yöneticilerin değişimi kabul edeceğini düşündüğünüz bir toplantı düzenlemeniz gerekiyor ve toplantıdan önce kısa bir raporu dağıtmaya karar veriyorsunuz. Bu noktada hedefleriniz şunlardır:
• Grubun önerinizi desteklemesini garantilemek; ancak durumun olumlu olumsuz yanlarının okunması ile bildirilmiş bir karar verilebilir ve
• Uzun bir tartışma ya da sertlik olmadan kararın, alınmasını sağlamak.
Yukarıdaki maddeler somuttur. İkisi de ölçülebilir. Toplantı sırasındaki ve sonrasındaki basit bir gözlem ve karar verme, amacınızda başarılı olup olmadığınızı size söyleyecektir.
• Raporunuza yalnızca doğru içeriği koymayı "amaçlıyorsunuz; örnek olarak, çok az bir açıklama sonucunda uzun bir tartışma omuzlarınıza biner ve çok fazla açıklama yaptığınız durumda insanlar okumamayı düşünebilir.
Bir sonraki düşünceniz hedefinizin ulaşılabilir olmasını sağlamayı amaçlamalıdır: Aynı zamanda gerçekçi olmalıdır.
• Tartışmaya yol açabilecek ve bu nedenle daha ayrıntılı önlemler olmaksızın toplantıda kabul edilebilme olasılığı bulunmayan bir konu seçtiğinizi varsayalım.
• Burada zamanlamanız toplantıya bağlıdır; raporun toplantıdan üç hafta önce dağıtılmasına karar verirsiniz ve konunun o gün çözülmesin) amaçlarsınız:
Okuyucularınızı Dikkate Alın
Hedefleri belirlerken okuyucularınızı unutmayın. Aksi durumda raporunuzu yazmak karanlıkta dart oynamaya benzeyecektir. Aynı mesajı yollamayı plânladığınız ayrı insan gruplarına farklı biçimde davranmanız gerekebilir. Aşağıdakileri her zaman göz önünde bulundurun:
• Raporun kimin için olduğu,
• Türdeş bir grup oluşturup oluşturmadıkları, (Eğer değilse hangi alt grupların var olduğu.)
• Raporu isteme ya da rapora gereksinim duyma nedenleri, (Bunun da insanlara açıklanması gerekir.)
• Dahil olmasını istedikleri içerik ve ayrıntıları,
• Dahil olmasını istemedikleri şeyler.
Okuyucuların raporu okuma ile ulaşmak istedikleri sonuçlara da bakmalısınız; örnek olarak, bir şey hakkında bilgiye dayanan bir karar vermek isteyebilirler.
Açıkçası; var olan ya da potansiyel okuyucularınız hakkında bir şeyler bilmek sizin yararınıza olacaktır. Ne kadar çok şey bilirseniz; örnek olarak ne çeşit insanlar oldukları (Genç/yaşlı, deneyimli/deneyimsiz.), konu ile ilgili olarak uzmanlık ya da bilgi düzeyleri, beklenen tutumları ve tepkileri (Raporu ilginç, önemsiz ya da yeni mi bulacaklar?), o kadar iyi olur. Elbette ki ne yazarsanız yazın; yazdığınız şey belirli insanlara yöneltilmişse ve onların durumunu yansıtıyorsa daha iyi kabul edilecektir. ‘Daha iyi kabul edilme’ durumunu onları istediğiniz hareketleri yapmaya daha iyi yöneltebileceğiniz olarak yorumlayabilirsiniz.
Bilgi Güçtür
Kimi raporlar bildikleriniz doğrultusunda eksiksiz olarak yazılabilir; başkaları ise araştırma gerektirir.
Kâğıda herhangi bir şey dökmeden önce raporu yazmanız için gereken bütün verilere sahip olmanız gerekmektedir. Bu, sürekli olarak ara verip bilgi aramaktan daha iyidir. Aralar verdiğiniz sürece en iyi olasılıkla düşünme biçiminiz bozulur, en kötü olasılıkla ise raporunuzda çok önemli bir bilgi eksik kalabilir.
Kimi zamanlar gerekli olan araştırma sıradan bir işlem görüntüsündedir. Yalnızca bir dosyaya bakmak, bir iş arkadaşıyla konuşmak ya da önceki bir belgeye başvurmak gibi. Çok kısa sürecek bir iş de olabilir. Kısa bir telefon görüşmesi ya da bir iş arkadaşıyla merdivenlerde yapılan ufak bir konuşma.
Öteki durumlarda araştırma daha ayrıntılı olacaktır. İç kaynaklara olduğu kadar dış kaynaklara da başvurma anlamına gelebilir: Bir iş kütüphanesinden bir ticaret kurumunun bilgi bölümüne ya da ticaret odasına kadar.
Daha iyi bir rapor hazırlayacak duruma gelmeniz için size neyin yardımcı olabileceğini her zaman kendinize sorun; ancak unutmayın ki burada bir denge olması gerekmektedir. Sonsuz araştırma görevin aşırı derecede düzenlenmesine neden olabilir ve aynı zamanda gereksiz ve zaman öldürücü de olabilir, bunun yanında yetersiz araştırma ise hedeflerinize ulaşma olasılığınızı tehlikeye atabilir. Doğru düzeydeki araştırma, daha sonra gelen yazma süresini azaltabilir. Elbette ki daha az araştırma yapmanın zaman kazandıracağını düşünmek bir yanılgıdır; genellikle bunun tam tersi doğrudur.
Hedeflerinizi açıkça aklınızda bulundurarak araştırmanızı bitirdikten sonra sırada ne var? Yazmaya başlamak? Henüz değil, yöntemli bir yaklaşım görevi kolaylaştırır ve ‘hazırlık’ başlığı altında toplanan etkenleri gerektirir.
Sistematik Bir Yaklaşım
‘Kalemden önce beyni çalıştırmak’ (Ya da bugünlerde klavyeden önce.) yalnızca bir gereklilik değildir; bir raporun neyi içerip içermemesi gerektiğini önceden düşünmek için çok gereklidir. Aşağıdaki yaklaşım yalnızca uygulanabilirliği (Bu kitabın başlangıcı da böyledir.) için önerilmiştir ve herhangi bir uzunluktaki ve karmaşıklık düzeyindeki bir raporun üstesinden gelmek için uyarlanabilir.
Altı aşama vardır :
1.Aşama: Listeleme
Sıralamayı, yapıyı ve düzenlemeyi unutun; yalnızca yoğunlaşın ve raporun içerebileceği her önemli noktayı kısa notlar (Ya da anahtar sözcükler.) halinde listeleyin. Kendinize boşluk yaratın (Standart A4’ten daha büyük bir kağıt yararlı olacaktır; bir bakışta her şeyi görmenizi sağlar.) Ve karşılaştığınız noktaları kağıda geçirin. Bu işleyişin ‘Zihin Eşleştirmesi’ ile ilgili olarak iyi bir düşünce yolu olduğunu bulacaksınız. (Akıl Haritası) Bir düşünce bir başkasına yol açarken resmi tamamlamanızı sağlayacaktır; serbest stil yaklaşım aralar verip konuları bağlama çabalarını ya da sıralama ile ilgili endişeleri ortadan kaldıracaktır. Bu aşamayı tamamladığınızda (Kimi raporlarda çok kısa sürebilir.) ikinci aşamaya geçebilirsiniz.
2.Aşama: Sınıflandırma
Şimdi; not aldıklarınızı yeniden gözden geçirebilir ve bir düzene getirebilirsiniz. Aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
• Birinci, ikinci ve sonrası neler geliyor?
• Hangi mantıksal bağlar var ve nasıl?
• Konular için kanıtları, örnekleri ya da resimleri ne sağlıyor?
Aynı zamanda bir şeyler ekleyebilir ve başkaları hakkında sonradan değişebilecek düşüncelere sahip olabilirsiniz. Hangi uzunluğun gösterildiğini ve neyin kabul edilebilir olacağını göz önünde bulundurmalısınız.
Bu aşama, ilk aşama belgesine kısa notlar ekleyerek ve bu belgeyi düzelterek tamamlanabilir. Başka bir renk, bağlantı çizgileri, oklar ve orijinal notların başka özelliklerini kullanarak bu işlem daha çabuk ve kolay yürütülecektir.
3.Aşama: Düzenleme
Kimi zamanlar 2. Aşamanın sonunda doğrudan çalışabileceğiniz açık bir nokta yakalarsınız. Aksi durumda düzenli bir liste olarak yeniden yazmanız gerekebilir ya da ilgili biçimde çalışıyorsanız bu, ekrana koyacağınız aşama olabilir.
Bunu yaptığınız sürece son bir inceleme mümkün olabilir. İçeriği, vurguyu, ayrıntı düzeyini ve uygun gördüğünüz başka unsurları yansıtan bir listeye sahip olursunuz. Daha çok içerik ve ek konular aramaktansa bu aşamada yönetimi kolaylaştırmak için işlerin gereksiz yerlerini kısaltabilirsiniz.
4.Aşama: Yeniden Gözden Geçirme
Bu aşamayı gereksiz kılmak için önceki aşamalarda yeterli düşünceler yaratılmış olabilir. Bununla birlikte, özellikle karışık ya da önemli (ya da her ikisi) olan bir şey için yazdıklarınızı son bir kez denetlemek yararlı olabilir. Belki de öncelikle karar vermeyi erteleyebilirsiniz ve konulara hemen son biçimini vermezsiniz. Objektif olmaya yaklaştığınızı fark etmeniz oldukça kolaydır ve temel noktayı gözden kaçırabilirsiniz.
Listenizde son değişiklikleri yapın (Eğer ekrandaysa bu daha kolay olur.) ve bunu yazma işlemi için son ‘rehberiniz’ olarak kullanın.
5.Aşama: Yazma
Şimdi yazıyorsunuz. Daktilo ya da klavye ile yazıyorsunuz ya da dikte ettiriyorsunuz. Önceden yaptığınız hazırlık, sözcükleri yazıya geçirmenizi kolaylaştırıp hızlandırmış olsa da gerçek çalışma burada başlamaktadır.
Birkaç yararlı öğüt:
• Mümkünse doğru anı seçin. Sözcüklerin daha kolay aktığı kimi zamanlar vardır. Aynı zamanda engellemeler akışı bozabilir ve özetleme yapıp sürekli olarak başa döndüğünüzde yazma işlemi daha uzun sürer. Doğru zamanı seçmek ve uygun bir ortamda engellemelerin olmamasını sağlamak yardımcı olacaktır.
• Yazmayı sürdürün. Ara vermeyin ve bir söz, başlık ya da başka bir ayrıntı için ıstırap çekmeyin. Her zaman geri dönme şansınız olacaktır ve sonra tamamlamanız daha kolay olabilir. Yazmayı sürdürürseniz sizi sonuca taşıyacak tutarlı düşünmeyi sağlayıp akışı korursunuz. Raporu tamamıyla bitirdiğinizde geri dönüp ayrıntılar ile ilgilenebilirsiniz.
6.Aşama: Tashih
Tashih ile ilgili üç kural vardır: Yapın, yapın ve yapın. Bir başka deyişle ne kadar çok okursanız o kadar çok tashih bulursunuz. Roman yazmak için üç kural vardır. Ne yazık ki ne olduklarını hiç kimse bilmemektedir. Ancak konunun dışına çıkıyorum. Ve iş yazılarında ara sıra bu tür konu dışı sözlere yer olduğunu belirtmek için konudan biraz daha ayrılacağım. Yalnızca bir karşılama arası olarak değil, aynı zamanda bir hatırlatıcı ya da vurgu ekleme yolu olarak da iş görebilir.
Nerede kalmıştık? Tashih: Hiçbir şey, ama hiçbir şey düzeltilmeden yazılamaz. Çok az sayıda insan -eğer dürüst konuşuyorlarsa- ilk seferinde düzeltmeye gereksinim duymadan iyi şeyler ortaya koyabilir. Bu nedenle, düzeltme gereksiniminiz olursa kendinizi bir yanlış yapmış gibi hissetmeyin. Bu, uygulama ile gelişen başka bir yetenektir. Daha çok yazdığınız sürece ilk seferinde son aşamaya yaklaşabildiğinizi fark edeceksiniz ve de düzeltme gereksinimi azalacak.
Okumak ve denetlemek yalnızca yazım hatalarını değil, aynı zamanda mantık hatalarını da belirlemenize yardım edecektir. Birçok bilgisayar kelime işlemci programlarının sistemindeki imlâ denetleme özelliği eksiksiz değildir; örnek olarak, isimleri tanımada başarısız olabilirler. Bunun da ötesinde, tashih içerik ve stil bakımından metni eksiksiz yapmayı hedefler. Aşağıdakiler bu işleme yardımcı olabilir:
• Bir şeyler yazdıktan sonra onları bir kenara bırakın; verilecek ufak bir aradan sonra daha farklı gözükürler.
• Bir arkadaşınıza okutun. Yeni bir bakış açısı yeni düşünceleri canlandırabilir ve değişikliklere yol açabilir. Dürüst olacak birisini seçin ve bu iyiliğini karşılıksız bırakmayın; onlar için zaman alıcı bir işlem olabilir.
• Eksiksiz olun, ayrıntılar ile uğraşın. Yalnızca anlamsız olan şeyleri aramıyorsunuz, aynı zamanda her ayrıntının vermek istediğiniz doğru etki ve vurguya hizmet etmesini sağlamaya çalışıyorsunuz, üzün bir cümleyi iki parçaya bölmek ya da bir şeyi bir iki sözcük ile başka türlü söylemek önemli bir değişiklik yapabilir. Bu işlem önemlidir ve atlanmamalıdır; bu yukarıda sayılan her aşama için geçerlidir; ancak belki de özellikle tashih için.
Günün sonunda bu bölümde anlatılan işlemlerden size uygun olanını bulmanız gerekmektedir. Seçtiğiniz yaklaşım ile kendinizi rahat hissetmeniz gerekir. Bu yaklaşım, gerekli olanı başarmak için tasarlanmış olarak kaldığı sürece bir alışkanlık olacaktır ve her zaman durumun gereksinimlerini karşıladığından emin olduğunuz bir şeyi yapmanızı sağlayacaktır.
Bunların hepsi genel yapının önemini akılda bulundurarak yapılmalıdır ve bir sonraki bölümün konusu da budur.
BİÇİM VE YAPI
Bütün iyi öykülerin bir giriş, gelişme ve sonuç bölümleri vardır. Raporlar da farklı değildir, açık bir yapıya gereksinim duyarlar. Bunun iki nedeni vardır: Okuyucular raporları izlemeyi daha kolay bulacaklar, okumaları ve okumayı sürdürmeleri daha olası olacak, yazılması ise daha kolay ve çabuk olacaktır.
Yapı mantığı, mantık da açık hedefleri gerektirir. Raporun neden yazıldığından söz etmiştik; yapı ile ilgili kararlar verildiği sürece bu açıkça akılda tutulmalıdır. Giriş, gelişme ve sonuçtan daha karışık bir şeye gerek duyulsa da bu iyi bir başlangıç noktası olacak ve kimi durumlarda yeterli olabilecektir.
Öncelikle aşağıdaki bölümleri göz önünde bulundurun:
1.Giriş
Giriş bir bakıma önsöz olarak adlandırılabilir. Bu bağlamda girişin amaçları şunlar olacaktır:
• Görünümü belirleme. (Geçmişteki ilgili tartışmalar ve referans sözleri ile bağlantı kurmayı içerir.)
• Konuyu ve temayı açık bir duruma getirme.
• Hedefleri ve amacı belirleme.
• Konuya giriş işlemini başlatmak ve okuyucunun izlemek isteyeceği bir akış yaratmak.
Not: Yön gösterme iletişim tekniği burada çok yararlıdır. Bu teknik neyin geldiğini açıkça gösterir: ‘Burada, eleman sağlama etkileri ile başlayarak projenin eleman sağlama, maliyet, zamanlama ve düzenini yeniden gözden geçireceğiz.’ Eğer okuyucular gösterilenin ya da istediklerinin ya da umduklarının mantıklı olduğuna inanarak bu gibi bir bilgiye olumlu bir tepki verirlerse daha dikkatli olarak okuma olasılıkları artacaktır. Bu, her zaman beğenilen bir şeydir ve bu nedenle aşırı kullanımı zordur.
• Raporu okuyucu için uygun olacak biçimde yerleştirin. (Ve de okumayı isteyecekleri ya da gereksinim duyduklarını fark edecekleri biçimde).
Şu ana kadar oldukça mantıklı. Ancak daha geniş bir açıdan bakmamız gerekmektedir. Okuyucular rapora bir takım ön yargılar ile yaklaşırlar. Değişik şeyler sorarlar: "Bunu okumam gerekiyor mu? Eğlenceli, okunabilir olacak mı? Bana yardım edecek mi? Önemli mi?" Bir rapor okunmayı hak etmelidir.
Raporunuzun başlangıcı okuyucuyu ‘yakalamalıdır’, bu nedenle başlangıcın istediğiniz belirli tepkileri yaratmasını sağlayın. Unutmayın; kararlar çok çabuk verilir. Eski bir deyişteki gibi; 'İlk izlenimler çok uzun sürer', bu nedenle ilk izlenimlerin doğru olmasını sağlayın. İyi bir başlangıç size ve okuyucuya yardım eder. Her ikiniz de raporun nereye ve neden gittiğini biliyorsunuz ve yine ikiniz de bitişe ulaşmanın yararını görüyorsunuz.
Bunun yanında, başlangıç yazar hakkında bir şeyler söyler. Eğer başlangıç iyi, ilk izlenim yararlı ve iyi düşünülüp hazırlanmış bir şey ise okuyucunun yazar hakkında hissettikleri de etkilenecektir. ‘Konuştukları şeyi biliyor gibiler’; ‘Belli ki ödevlerini yapmışlar’; ‘Onu açık ve iyi bir biçimde tanımlıyor’. Bu nedenle, anlatım biçimi de yapı kadar önemlidir ve dilin kullanım biçimi ile örtüşür. (Bu her bakımdan önemlidir ve bir sonraki bölümün konusudur).
Burada bir özel etkenden söz etmek uygun olacaktır: yönetimsel özet olarak bilinen etken. Kimi raporlar; ilk maddenin önemli bulgulara ya da önerilere dayanan bir özet olduğu bir stil ile yazılırlar. Eğer bu uygun düşüyor ve okuyucuların ilgisini çekiyorsa raporlar okunmaya özendirilmiştir.
2.Gelişme
İçeriğin önemli olan kısmı burada yer almaktadır. Orantılı uzunluğu, bu bölümün iç yapı ve tutarlılığa daha çok gereksinim duyduğunu göstermektedir.
Burada amaçlarınız şunlar olmalıdır:
• Raporun mesajının ayrıntısını açıklamak,
• Okuyucunun ilgisini sürdürmek ve geliştirmek,
• Açıklık ve okuyuculara uygun olan bir anlatım biçimi sağlamak,
• Ve büyük bir olasılıkla onay ve karşı uyuşmazlık aramak.
Kimi zamanlar konunun ya da amaçlarınızın ya da her ikisinin karmaşıklığı tam olarak üç parçadan oluşan bir yapının yetersiz olacağı anlamına gelebilir. Örnek olarak; raporunuz bir iddiayı anlatıyorsa daha karmaşık bir yapıya gereksinim duyabilir. Kuşkusuz farklı yaklaşımlar bulunmaktadır; ancak özlük ve basitlik için aşağıdaki yapının gereksinimlerin çoğunu kapsadığını öne sürüyorum: Tanımlanan dört bölüm ana ve orta bölümlerde yer alabilir (Bu nedenle burada bulunuyorlar.) ya da tamamıyla tüm yapının yerine geçebilirler. Şu biçimde tanımlanabilirler:
a) Durumun düzenlenmesi,
b) Etkilerin tanımlanması,
c) Olasılıkların yeniden gözden geçirilmesi,
d) Öneri yapılması. (Ya da bir sonuca varılması.)
Bu gibi bir ilerleme klasik giriş, gelişme, sonuç düzenlemesi ile örtüşebilir ya da gelişme bölümünün karmaşık olmaması için bir alt yapı oluşturacak biçimde gelişme bölümüne uydurulabilir.
Bu kavramı açıklamak ve doğru bir durumun yapılmasını sağlamak için bir iddianın dört aşama boyunca nasıl gelişebileceğini göstermek için bir örnek vermek yararlı olacaktır.
İddiayı Yapılandırma
Bu örnek, belirli iletişim sorunları olan bir kuruluşu varsayarak hazırlanmıştır. Bu sorunları düzeltmek için önerilerde bulunan bir rapor bu genel sıralamaya sahip olabilir:
1.Durum
Kuruluş içindeki ya da dışındaki yazılı iletişimin miktarı ya da önemi ile ilgili olabilir: Yazma yeteneklerinizin zayıf olması, çalışma sırasında hiçbir standardın bulunmayışı, yetenekleri geliştirecek eğitimin verilmediği ya da kuruluş içerisinde kabul görebilecek modeller ile bir bağlantı yapılamaması gibi durumlar.
2.Etkiler
Verimlilik kaybından (Çünkü belgelerin yaratılması çok uzun sürdü ve açıklık için sürekli olarak geriye başvurmalar gerekti.) yetersizliklere ya da yanlış anlaşılan iletişimlerden sonuçlanan daha kötü durumlara kadar birçok şeyi içerebilir. Kuruluşun dışında dağıtılan yetersiz belgeler nedeni ile şirket hakkındaki genel düşüncenin zarar görmesini de içerebilir.
3.Olasılıklar
Burada, her iddiada olacağı gibi, kendi olumlu olumsuz yanları ile birçok olası hareket yolu vardır. Örneği sürdürmek gerekirse; rapor yazma işlemini ufak bir grup insan sınırlandırmaktan yazı işlerini tamamıyla ortadan kaldırmaya ya da bir eğitim programı ve yapılan gelişmeleri gözlemlemek için daha sonra gelen bir gözlemleme sistemi düzenlemeye kadar birçok değişik olayı içerebilir.
4.Öneri
Burada en iyi seçeneğin açıklanması gerekmektedir. Ya da kimi raporlarda başkalarının seçebileceği birkaç seçenek yeniden gözden geçirilmelidir. Önerilerin belirli olması gerekmektedir; Maliyet ve yerleştirme gibi ayrıntıların yanında neyin, kimin tarafından ne zaman yapılması gerektiğini açıkça belirtmek.
Bütün aşamalarda genellemelerden kaçınılmalıdır. Raporlar onları uygun bir teme! olarak görmek isteyenlerin karar vermeleri ya da harekete geçmeleri için gerçekleri, kanıtları ve yeterli ‘ayrıntıları’ içermelidir.
Eğer giriş, gelişme ve sonuç bölümlerine sahip olduğunuzdan emin olursanız, raporunuz iletişimler ile ilgili kısa deyişi gerçekleştirecektir: ‘Onlara anlatın, onlara anlatın, onlara anlatın ...’. Bu deyişin açılımı şudur; ‘İnsanlara ne anlatacağınızı anlatın (Giriş), ayrıntılı olarak anlatın (Raporun gövdesi), ve daha sonra onlara ne anlattığınızı anlatın (Özet).
Başka bir şey? Birkaç etken bu bölümü düzgün tutmada size yardımcı olabilir:
• Mantıksal bir yapı: İçeriği düzenlemek için mantıksal bir yapı seçmek ve onu okuyucunun anlayacağı biçimde yapılandırmak. (Örnek; kronolojik olarak)
• Yönlendirme: Neyin niçin geldiğini genel olarak bilmek okumayı kolaylaştırır. Birçok belgenin ‘içindekiler’ sayfasına gereksinim duyma nedeni budur. Ancak bu işlem metnin içinde de yapılabilir: Örneğin şöyle yazılabilir: ‘Projeyi üç ana etken açısından yeniden gözden geçireceğiz: Zamanlama, maliyet ve eleman sağlamak. İlk olarak, zamanlama’ (belki de ZAMANLAMA başlığı ile sürdürülebilir.) Yönlendirmeyi başarmak zordur. Ancak açıklığın belirgin olması ve okunan yerin genel yapı içerisinde nerede olduğunun bilinmesi okuyucu tarafından beğenilir.
• Başlıklar kullanmak (Ve alt başlıklar): Bu yalnızca bir yön gösterme biçimi değildir; aynı zamanda metni görsel olarak parçalara ayırır ve bir sayfa üzerinde çalışmayı kolaylaştırır. (Bunun gibi modern bir iş kitabının stili ile birçoğumuzun okulda katlandığı yoğun ders kitabının stilini karşılaştırın)
• Uygun dil: Her aşamada önemlidir.
• Grafikler kullanmak: Görsel grafik gereçleri, kalın harfler, büyük harfler ve grafikler, tablolar ve çizelgeleri içeren resimler gibi etkenleri içerir. Bunların hepsi açıklığın oluşturulmasına yardımcı olur ve 5. bölüm bunlar ile ilgilidir.
Kabul Edilme
Bu dikkat gerektiren bir amaçtır ve birkaç yol ile desteklenebilir. Örnek olarak:
• Belirli gruplar ile ilgili olmak: Genel noktalar ve iddialar, belirli bir grup için düzenlenmiş olanlar kadar etkili olmayabilir. Konuları genel olarak aktaran ya da paragrafların karıştırılmasından oluşmuş bir raporun her ikisini de yapamamasının bir nedeni yoktur. Başlangıçlara örnek olarak şunları verebiliriz: ‘Kuruluşta yeni olanlar için...’ ya da ‘... satış bölümünde bulunanlar...’.
• . Kanıt sağlamak: Eğer kabul edilmek istiyorsanız, özellikle kazanılmış bir hakka sahip olarak gözükebilirseniz, kendi fikrinizin dışında bir şeyler sunmanız gerekecektir. Bu nedenle, başka yerlerden alınan fikir, araştırma, istatistik ve testler iddianızı güçlendirecektir, Unutmayın; kaynağın güvenilirliği ile iddialarınıza vereceği destek arasında bir bağ bulunmaktadır, bu nedenle en iyi açıklamayı nasıl yapacağınız konusunda dikkatli bir seçim yapmalısınız.
• Karşı çıkmaları sezinlemek: Rapor okunduğunda okuyucuların farkına varacağından eminseniz, olumsuz noktaları göz ardı etmenin hiçbir yararı yoktur. Önceden ilgilenilmeleri ya da açık olarak ortaya konmaları genellikle daha iyidir: ‘Kimileri nasıl diye soracaklar.....? Bu nedenle önümüzdeki üç paragrafta bunu söyleyeceğim’.
Bir raporun gelişme bölümü, giriş ve sonuç ile açıkça bağlantılı olmalıdır. Özellikle yapı ile ilgileri varsa başlangıçta açıklanan noktalardan alıntılar yapmalıdır. (Baştan sona tutarlı olarak.) Basit, ancak tam olarak bitiş ile de bağlantılı olmalıdır. Bu, içeriğin üç bölümün her biriyle ve bölümlerinde birbiriyle bağlantılı olması zorunluluğunu ortaya koymaktadır.
Sonuç bölümü ile ilgilenmeden önce son bir noktayı da eklemek yararlı olacaktır. Gelişme bölümünün sonlarına doğru metin, varılmış olan aşamayı onaylarsa güzel bir ayrıntı oluşur: ‘Son olarak, özetten önceki son bir nokta.... ’.
3.Sonuç
Sonuç kolay parça olarak gözükebilir: Bitir ve sonra dur. Ancak sorunlar ortaya çıkabilir. Kimi raporlar bitişi göz ardı ediyor gibi gözükürler. Orta bölüm çerçevenin dışına çıkar. Sürekli olarak ‘ve başka bir şey’ diyen bir rapora dönüşürler. Bu oyalayıcı ve can sıkıcı olabilir.
Bu nedenle aşağıdakilerden sakının:
• Yanlış bitişler: Yakın bir geçmişte; son paragraflarının içerisinde farklı yollarla üç kere ‘son olarak’ sözcüğünün kullanıldığı bir rapor gördüm.
• Yapıyı aşmak: Son başlığın ötesinde gezinip durmak, ancak bitiş bölümüne bir türlü geçememek. Bu, bir paragraf ya da birçok sayfa ekleyebilir ve gereksiz yineleme ya da uygun olmayan konu dışı sözlerden oluşur.
Bu durumda ne yapmalısınız? Sonuç bölümünün belirli amacı olmalıdır:
1. Bir sonuca ulaşmak ve onu sunmak (içerilen belgenin biçimini ve sunabileceği iddianın özelliklerini yansıtır).
2. Toparlamak ve içeriği özetlemek.
3. Gösteriş ile olumlu olarak bitirmek. Ya da bir biçimde bitişi abartıyorsa (Birçok rapor heyecan verici konular yerine sıradan olanlar ile ilgilenir.) azalıp bitmek yerine en azından güçlü olarak bitirmek.
Özetleme kısa ve etkili olarak yapılacak en kolay şey değildir. Bu nedenle, özel bir fırsat sunmaktadır. Eğer iyi yapılırsa etki bırakır. Aksi durumda düşünürsek, raporun hak ettiği ilgiyi almasına yardım edebilir. Gerçekçi olarak, birçok insanın okumaya karar vermeden1 önce raporun sonuna göz attığını biliyoruz. Eğer özet, raporun içeriğinin iyi bir örneği ise baştan sona hepsini okumaları için okuyucuları cesaretlendirecektir.
Sıralama ve yapı fark edilir, sağlam ve mantıklı ise özet daha kolay gelişecektir. Hepsinin ötesinde özet birçok durumun doğal sonucudur. Hangi biçimde özetlerseniz özetleyin, raporun bu kısmını belli bir dereceye kadar kısa tutmanız çok önemlidir. (Bu yalnızca birkaç satır olmalıdır anlamına gelmez; uzun ve karmaşık bir rapor özet yolu ile bundan daha fazlasına gereksinim duyacaktır. Burada önemli olan nokta, özetin tüm rapora oranla uygun bir uzunlukta olduğudur). Özet kısa olmalıdır; ancak içeriğin ve sonuçların özünü kısa bir biçimde anlatmalıdır ve dikkatli bir biçimde düşünmeden özet oluşturmaya çalışmanın zorluğu da buradadır.
Özeti kurgulama ve denetlemede eşit olmayan miktarda zaman harcamaya hazır olun. Elbette ki uzun bir rapor üzerinde çok çalışıp bu önemli aşamada etkisinin azalmasına ya da dikkatsizlik ile yok edilmesine izin vermek bir kayıptır.
Başka Bir Şey?
Sonuç bölümünün her zaman bitiş olamayabileceğini belirtmek gerekir. Özet ve sonuçları izleyen sayfalar olabilir. Birçok ayrıntıyı içeriğin ana merkezinden almakta kullanılabilecek yardımcı bilgiler bölümü bir örnektir. Bu yaklaşım; bu gibi alanlar ile dikkatli ve tam olarak ilgilenilmesini sağlar; ancak temel nokta orta bölümü yönetilebilir tutmak ve çok uzun olmasını ve önemli iddiaların sonsuz ayrıntılar içinde kaybolmasını önlemektir.
DİLİN GÜCÜ
Mesaj bir şey; onu nasıl söylediğiniz ise başka bir şeydir. Dil bir farklılık yaratmaktadır. Anlayışı iyi ya da kötü yönde etkileyebilir. İletişim bozukluklarını fark etmek yeterince kolaydır. Kimileri ise komiktir. Bir arkadaşım yakın bir geçmişte isteksiz bir çocuğu hastaneye götürdü. Ortada ciddi bir durum yoktu; ancak onları karşılayan tabela çocuğun daha da korkmasına neden oldu: ‘GÖZLERİ UZAK TUTUN BÖLÜMÜ’.
Açıkça yanlış, kötü yargılanmış ya da eksik dilden kaçınmak kolaydır; ancak dilin ustaca kullanılması ve eksiksiz olması gerekir. Uygun olmayan bir sözcük etkiyi azaltabilir; anlamsız bir dil ile yazılmış bir paragraf bütün güvenilirliği yok edebilir.
Dil ile ilgili olarak ayrıntıya verilecek olan özen ve dikkat harcanan çabaya değerdir. Eğer iyi yazarsanız insanlar sizi anlayacak ve istediğiniz biçimde davranmamaları daha olası olacaktır. Sözcükleri yazıya dökme biçiminiz ile nasıl okundukları arasında doğrudan bir bağlantı vardır ve bunun da sonradan raporun hedeflerini başarabilmesi ile bağlantısı vardır, bu nedenle dil çok önemli bir farklılık yaratabilir.
Uygun ve Etkili Bir Yöntem
Nasıl yazdığınız bir zevk, yöntem ve alışkanlık konusudur. Lisede ya da üniversitede edebiyat çalışmadıysanız nasıl yazacağınız konusunda resmi olarak çok az bilginiz vardır ve iş ortamında yaygın olan yöntemi izlersiniz. İlk raporunu yazmaya girişen kaç insan bir öğüt aradığında eski bir tanesiyle karşılaşmış ve 'onun gibi bir şey’ söylemiştir? Birçok; korkarım ki cahilin cahile yardım etmesi durumu. Bu, bir rapora hiçbir yararı dokunmayan aşırı resmî ve bürokratik bir yöntemin sürdürülmesine yol açmıştır.
Nasıl yazmanız gerektiği; okuyucularınızın ne okumak istedikleri ya da kimi durumlarda neyi okumaya hazırlandıkları ile ilgili beklentilerinden kaynaklanmalıdır. Çünkü; -dürüst olun- iş belgeleri okumak her zaman sıkıcı ve zor bir iş olacaktır; kendi yazdıklarınızın bir kısmı bile.
Okuyucuların Beklentileri
Okuyucular belgelerin anlaşılabilir, okunabilir, dolaysız ve doğal olmasını isterler. Bunların her biri sırayla yorumlanmıştır:
Anlaşılabilir
Açıklıktan önceden söz edilmişti. Gerekliliği apaçık ortada olabilir; ancak birçok raporun standardı bunun tersinin doğru olduğunu öne sürmektedir. Açık olmayan sözcüklerin günlük örneklerini bulmak çok kolaydır.
Benim favorim kimi polikliniklerde gördüğünüz bir tabeladır: ‘SİZ BEKLERKEN KULAK DELİNİR’. Başka bir yol mu var? Belki de haberdar olmadığım bir teknolojik gelişme var.
Açıklık bu bölümde söz edilen birçok unsur ile desteklenir; ancak üç etkenin önemli biçimde yardımı olur:
• Doğru sözcükleri kullanmak: Örnek olarak, öneriler ya da seçenekler hakkında mı, hedefler (İstenilen sonuçlar) ya da stratejiler (Hedeflere giden yollar) hakkında mı yazıyorsunuz ve ne zaman amaçları ya da hedefleri kullanıyorsunuz?
• Doğru sözcük öbeklerini kullanmak: 24-saat servis tam olarak ne demektir? (Belirsiz olmasının dışında?) Aynı biçimde kişisel servis? İnsanlar tarafından yapıldığı anlamına mı geliyor? Eğer öyleyse açık olanı belirtmek ile aynı anlama gelir; belki de özel servis yaklaşımının doğasını ve yararlarını açıklamak için anlamın biraz daha açılmasına gereksinim vardır.
• Anlamınızın açık olmasını sağlamak için sözcükleri seçmek ve düzenlemek: Örnek olarak; Bu aşamada düzenleme... demek, daha sonra başka bir şeyin geleceğini belirtir. Bir şeyin Neredeyse 11.2 olduğunu söylemek karışıklığa neden olur. ‘Neredeyse’ sözcüğünün belirttiği gibi bu bir tahmin midir? Ya da bir ondalık sayının gösterdiği gibi doğru mudur? Bu gece geç saatlere kadar çalıştıktan sonra rapor öğleden sonra elinizde olacak, demek yazarın değil de raporun çok çalıştığını belirtir.
Okunabilir
Okunabilirliği tanımlamak çok zordur; ancak deneyim ile öğrendiğimizde hepimiz onu biliriz. Yazınız akıcı olmalıdır. Bir konu bir ötekine yol açmalı, yazı doğru düzeyi yakalamalı, biraz farklılık yaratmalı ve hepsinin ötesinde mesajı iletmek için mantıksal ve belirgin bir yapı olmalıdır. Önceki bölümde tartışılan temel biçim kadar ‘yön gösterme’ de; okuyucunun nereye gidildiğini anlamasını sağlayarak uygulamalı bir bağlamda yardımcı olur. Okumayı sürdürmelerini ve doğru yönde gittiklerine inanmalarını sağlar. (Bu bölüm gelecek olan konuları listeleyerek anlatılan biçimde başlamıştır.) Yön göstermeyi çok fazla kullanmak zordur ve metnin içerisinde birkaç düzeyde kullanılabilir.
Dolaysız-
Bir (ya da iki) sözcükle, basitçe anlatılmış. Özlü anlatımlar için elden geldiğince az sözcük kullanılmalıdır. Bunu başarmak için aşağıdakileri kullanmalıyız:
• Kısa sözcükler: Birşeyi ‘açıklamak’ \tarken neden ‘açıklığa kavuşturmak?’ Benzer olarak ‘deney’ ve ‘test’ farklı anlamlara sahip gibi gözükseler de, ‘test’ daha çok etki bırakabilir.
• Kısa sözcük öbekleri: ‘Şimdi’ demek yerine ‘Zamandaki şu anda’ öbeğini kullanmayın ya da basitçe ‘Teşekkür ederim’ yerine ‘Saygılarımı bildiriyorum’ öbeğini kullanmayın.
• Kısa cümleler: Çok uzun cümleler iş raporlarının yaygın bir yanlışıdır. Bunun yerine kısa cümleler ile uzun cümleler birlikte kullanılmalıdır; aksi durumda okumak bir makineli tüfeğin çalışmasına benzer. Birçok cümle aşırı uzundur çünkü; iki farklı konuyu karıştırırlar. Bunları iki parçaya bölün; okunabilirlik artacaktır.
• Kısa paragraflar: Birçok başlık ve belirgin nokta varsa bunu anlamak kolay olacaktır, ancak yine de dikkatle gözlemleyin. Rapor ilerlediği sürece oluşacak düzenli ve uygun aralar kolay okumaya yardım edecektir.
Doğal
Kimi insanların ‘mekanik sesleri’ olduğu söylendiği gibi, kimileri de doğal olmayan bir biçimde yazarlar. Bu gibi bir yöntem modası geçmiş ya da bürokratik olabilir. Bununla birlikte, yazarın kendini beğenmişliği ya da bir konuyu olduğundan daha önemli gösterme çabası ile daha da kötüleşebilir. Yalnızca birkaç sözcük, genel düzeyi değiştirebilir: Örnek olarak; ‘Ben’ dememek için özel bir neden yoksa ‘yazar’ demek gereksiz biçimde gösterişli olabilir.
Buradan çıkartılacak ders açıktır ve iyi yazmak için yol gösterir. Raporlar belirli bir düzeyde resmiyete gereksinim duyarlar, ancak unutmayın ki raporlar insanlar ile konuşmanın başka bir biçimidir. Mantık çerçevesinde, konuşmaya mümkün olduğunca yakın olmalıdırlar. Çok geveze ya da rahat olarak bunu abartmanızı önermiyorum. Bununla birlikte, yazdıklarınızı konuştuğunuz gibi düzenler ve sonra pekiştirirseniz sonuç, ‘resmi iş yazısı’ gibi bir şey yaratmaya çalışmaktan daha iyi olacaktır.
Bu dört etkenin hepsinin yazma yöntemi üzerinde güçlü bir etkisi vardır, ancak tek başlarına hareket etmezler. Başka noktalar da önemlidir. İnsanların okudukları şeylerde görmek istediklerini temel alan birtakım örnekler aşağıdaki noktalarda yer almaktadır: Yazınızı aşağıdakileri göz önünde bulundurarak hazırlayın:
• Kısa: Okuyucular sezgisel olarak bir belgenin kısa olmasını isterler, ancak bu kendi içinde bir son olmamalıdır, daha iyi bir sözcük
• Özlü: Uzunluğun kesinlikle mesaj ile bağlantılı olduğunu açıklığa kavuşturur. Eğer bir kural varsa; bu kural bir şeyi mesajı iletebilecek kadar uzun yapmaktır, daha sonra durmak.
• Konu ile ilgili: Bu; ilk iki madde ile uyuşur. Çok uzun olmadan, gerekeni kapsayarak ve ilgisiz içerik ile konu dışı sözler olmadan.
Not: Kapsamlı olmak hiçbir zaman bir hedef değildir. Raporlarınız her şeye değindilerse elbette ki çok uzun olacaklardır. Eğer her şeyi söylemezseniz söylediğiniz her şey bir seçimdir, iyi içerik seçimleri yapmanız gerekmektedir.
• Eksiksiz: Tam olarak anlatmak istediğinizi söyleyin ve bütün ayrıntıların doğru olmasını sağlayın. Belirli bir şey kullanmanız gerekirken ‘neredeyse’, ‘benim düşünceme göre’, ‘belki’ gibi sözcükler ve sözcük öbekleri kullanmamaya dikkat edin.
• Kendi dilimizde: Bu birçok yönden önemlidir. (Teknik ya da karmaşıklık düzeyinde.) doğru düzeyde ayarlanmalıdır. Okuyucuların geçmiş deneyimlerini ve referans yapılarını göz önünde bulundurmalıdır. (Bunların ne olduğu hakkında bir şeyler bilmelisiniz.) Zihinlerde kıvılcım çakmalıdır, özellikle okuyucuların durumlarına göre düzenlenmiş hissini verirse daha çok dikkat ve beğeniyi hak eder.
Okuyucuların Sevmediği Şeyler
Okuyucular okuduklarının aşağıdakiler gibi olmamasını ister.
• İç gözlemsel: Birçok iş belgesinde ‘Ben’ (ya da ‘biz’, ‘şirket’, ‘bölüm’ ob.) yerine ‘siz’ sözcüğünü kullanmak uygundur. ‘Daha ayrıntılı bilgiyi yakında aktaracağım’ yerine ‘Yakında daha çok bilgiye sahip olacaksınız’ demek daha iyi olabilir. Daha da iyisi ‘Bu nedenle kendi adınıza yargıda bulunabilirsiniz.’ gibi bir yapı ekleyin. Eğer ikna etmeye çalışıyorsanız bu yaklaşım daha da büyük bir önem kazanır.
• Büyüklük taslamak: Bir keresinde radyoda yapılan bir okul yayınının ufak bir bölümünü duydum: ‘Hiçbir zaman insanlara bilmişlik taslamayın, hiçbir zaman küçümseyici olmayın. Küçümseyicinin ne anlama geldiğini biliyorsunuz değil mi? Fazla söze gerek yok.
• Önyargılı: En azından olmaması istendiği yerde. Bir fikrin neden iyi olduğunu personeline açıklayan ve sonra da onların görüşlerini isteyen yöneticiler düşünülenden daha fazla uyum sağlayabilirler. Eğer görüşler sorulursa, önceden olumlu bir fikir beyan etmeksizin bir şeyi açıklamak ve yorumlarını istemek daha iyidir.
• Yanlış politika: Burada göz ardı edilmemesi ve hafife alınmaması gereken bir hassasiyet vardır. ‘O’ anlamına gelen başka bir sözcük bulunmadığı gibi, bu bağlamda bir düzenleme gerekli olabilir. Benzer olarak, sözcüklerin seçimi dikkat gerektirir. ‘İş yerini adamlarla donatmak.’ terimini kullandığım için bir sonraki gün azarlanmıştım. İşe alma ya da seçim sözcüklerinin ötesinde, görev başında olanları belirttiğim için (‘Eleman sağlama’ sözcüğünün çağrıştırdığı seçeneğin demeye getirdiği gibi), o zaman oldukça anlamsız gözüktü. Ancak birisi için önem taşıyorsa önemlidir ve bu gibi düşüncelere uyması için yazınızın uygunsuz ya da suni olmamasını sağlamanız gerekirken kesinlikle biraz dikkat gerekmektedir.
Burada akılda tutulması gereken çok şey vardır. Dikkat baştan sona okuyucunun üzerinde yoğunlaşmalıdır. Bununla birlikte, bir yazar olarak kendi durumunuzu da unutmamalısınız. Yazınızın içermesi gereken belirli şeyler vardır.
Yazarın yaklaşımı
Her kuruluşun bir imajı vardır: Tartışma konusu bu değildir. Tartışmaya açık olan konu, bunun yalnızca iyi ya da kötü yönde olup olmadığı ya da etkin olarak yaratacak, sürdürecek ve olumlu yapacak bir şey olarak görülüp görülmediğidir. Benzer olarak, yazdığınız her rapor ya da öne sürdüğünüz öneri hakkınızda bir şeyler söyler. Beğenseniz de beğenmeseniz de bu doğrudur ve önem taşımaktadır. Kasıtlı ya da kasıtsız olarak sunulan profil, insanların size inanmalarını, güvenmelerini ya da sizi sevmelerini etkileyebilir. Uzmanlığınız hakkındaki düşüncelerini ya da sizinle anlaşma ya da iş yapma olasılıklarını etkileyebilir.
Kişisel profilinizin kariyerinizi etkileme olasılığı da bulunmaktadır. Birçok kuruluşta yazı işleri tarafından oynanan önemli rolü almış olarak yazdıklarınızın sizi -patronunuz dahi! olmak üzere- başkalarının gözünde hep aynı noktada tutması kaçınılmaz bir durumdur.
Geçerli olan yönteminiz ve özel bir belgenin hakkınızda dedikleri düşünülmeye değerdir. Size sunulan fırsatın kaçmasına izin veremezsiniz, onu bilinçli olarak etkilemeniz gerekir. İnsanlardan hakkınızda neler düşünmelerini istediğinizi göz önüne alarak başlayın. Basit bir konuyu ele alın. Verimli olarak tanınmak istiyorsunuz. Belgenin yöntemi bunun hakkında bir şeyler söyleyecektir. Eğer iyiyse, okuyucunun istediği her şeyi içeriyorsa ve kapsayacağını söylediği her şeyi kapsıyorsa okuyucu verimlilik izlenimi kazanacaktır.
Yazınızın yansıtmasını isteyeceğiniz birçok karakteristik vardır. Farklı etkenlerin nasıl olmasını istediğinizi kendinize sorun. Örnek olarak:
• Hangi bilgi (Konu, insanlar, durum ile ilgili) açık olmalıdır?
• İnsanlar ile olan empatiniz (Doğrudan okuyucular ya da ötekiler) ve/ya da onlara gösterdiğiniz ilgi nasıl sergilenebilir?
• Hangi uzmanlık düzeyi yansıtılmalıdır?
• Güveniniz nasıl gösterilmektedir (ya da artırılmaktadır)?
• Söylediklerinizin yeterli ‘etki’si var mı?
• Durumunuz dürüstçe ve içtenlikle aktarılıyor mu?
• Güvenilir görünüyor musunuz?
• Kararlılığınız anlaşılıyor mu?
Yukarıdakilerin hepsi ve daha fazlası istediğiniz etkiyi nasıl elde edeceğinizi ortaya çıkarmakta size yardımcı olur. Düzenli ve ayrıntılar ile ilgili gözükmek ya da kendinizi akıl hocası gibi özel bir role yerleştirmek gibi konularda da yardımcı olabilir. Bu gibi görünüşler düzenli olarak çoğalırlar. Zaman içerisinde gelişirler ve bir iş arkadaşıyla, müşteriyle ya da patronla olan ilişkilerin kurulmasını ve sürdürülmesini desteklerler.
Benzer olarak aklınızda; etkili olarak kaçınmayı istediğiniz ve büyüyor gibi gözüken bir karakteristik listesi olabilir. Örnek olarak; işinizde tartışma kabul etmeyen, büyüklük taslayan, esnek olmayan ya da eski kafalı birisi olarak görülmenin size bir yararı yoktur. Öteki karakteristikler ise kimi zamanlar vurgulanmalıdır. İnatçılık iyi bir örnektir.
Bu gibi imajlar bir sözcük ile yaratılmaz. Yazmanın ötesinde bir dürüstlük gerekmektedir: ‘Tamamıyla dürüst olursam...’ (Kafada soru işaretleri yaratacak bir etkiye sahip olabilir.) Amaçladığınız profil; sözcük seçimi gibi belirli kavramlardan olduğu kadar dili bir bütün olarak kullanma yönteminizden de ortaya çıkacaktır. Bu nedenle şimdi dil kullanımının daha ayrıntılı bir incelemesine geçiyoruz.
Dilin kullanımı
Dilin kullanımı bir mesajın alınmasında farklılık yaratır. Doğru sözcük kullanımının önemine önceden değinilmişti; tartışmakta olduğumuz farklılık türü bir sözcükten fazlasını değiştirmeden gösterilebilir. Örnek olarak, bu paragrafın ilk cümlesini düşünün: ‘Dilin kullanımı bir mesajın alınmasında farklılık yaratır’. Bir sözcük eklemeyi deneyin ‘...büyük bir farklılık yaratır...’
Şimdi ‘büyük’ sözcüğünü değiştirirsek ne olacağına bakalım, ‘...büyük ölçüde bir farklılık...’ demek kesinlikle farklıdır ve birçok seçenek vardır ‘gerçek’, ‘etkili’, ‘epeyce fazla’, ‘çok geniş’, ‘özel’, ‘geniş’, ‘önemli’. Kuşkusuz daha birçoklarını düşünebilirsiniz. Burada söylediğim bağlamda ‘etkili’ iyi bir sözcüktür. Söz konusu olan yalnızca dilin nasıl kullanıldığı değil, aynı zamanda kullanımınız ile elde ettiklerinizdir.
Not: Hiçbir rapor yazarı sözlük ve eş anlamlı sözcükler sözlüğü olmadan çalışmaya başlamamalıdır; İkincisi genellikle daha "yararlıdır. 'Yararlı' sözcüğü bile değerli, kıymetli, önemli, etkin, etkili gibi pek çok sözcükle değiştirilebilir. Sözcük dağarcığı seçiminiz anlatım doğruluğunuzu etkiler. Dilbilgisi ve noktalama da önemli bir rol oynar. Ancak bunları ayrıntılı olarak incelemek bu kitabın kapsamı dışındadır.
Dilin sizin için çalışmasını sağlamak
Sıfatlardan tamamıyla yoksun olan iş yazısı örnekleri ile karşılaşıyorum. Ancak dilin ilk amaçlarından biri tanımlayıcı olmaktır. Birçok yazı; en azından bir dereceye kadar, bir görüntünün canlandırılmasını gerektirir. İki sözcük öbeğini karşılaştırın:
‘İpek gibi pürüzsüz’
‘Oldukça parlak’
Birincisi (Tayland Havayolları tarafından kullanılan bir slogan.) açık ve kesin bir görüntüyü gözünüzün önüne getirir. İkinci öbek ise herhangi bir şey anlamına gelebilir: Ölü balıklar oldukça parlaktırlar; ancak bir ipeğin dokunuşu ile karşılaştırılamazlar.
Karmaşıklık beklentilerinden (ve bilişsel maliyetten) önceden söz edilmişti ve bir şeyin kısa ya da uzun olduğu bir dereceye kadar önemli değildir; her ne olursa olsun, eğer düşünceleri kolayca açık bir duruma getiriyorsa beğenilir. Bir şeyin anlaşılmasını kolaylaştırırken aynı zamanda tanımlayıcı, ise okuyucular daha da memnun kalacaklardır.
Açık tanımlama bir çalışma gerektirebilir; ancak harcanan çabaya, değer. Yakın bir zamanda bir toplantı yerine “U” biçiminde’ bir seminer düzeni hazırlanmasını önerdim. Toplantı yerine gittiğimde düzenlemeden sorumlu kişiler insanları “U” biçiminde oturtmuştu, ancak bunu yönetim kurulu odası stilinde bir masa etrafında yapmışlardı. Ben ise bana, “U” içerisinde hareket imkanı verebilecek ve vekiller ile çalışmamı sağlayacak açık bir “U” demek istemiştim. Eğer bu biçimde söylemiş olsaydım hiçbir yanlış anlaşılma olmayacaktı.
Tanımlama önemlidir; ancak kimi zamanlar daha fazlasını isteriz. Bir şeyin tanımlayıcı ve aynı zamanda akılda kalıcı olmasını isteriz. Bana öyle geliyor ki bunu elde etmenin iki yolu vardır: Birincisi; tanımlayıcı, ancak olağandışı bir şey ile, İkincisi ise tanımlayıcı ve beklenmeyen bir şey olduğunda.
Yukarıdaki toplantı salonu örneğine dönecek olursak, bir keresinde bir konferans yöneticisinin oda düzenlerini açıklarken “U” biçimini ‘herkesi ön sıraya yerleştirme’ olarak tanımladığını duydum. Benim inancıma göre bu tanımlayıcı ve akılda kalıcıydı çünkü; açık olmasının yanında fikri anlatmanın olağandışı bir yoluydu. Bu gibi sözcük öbeklerinin insanlar üzerinde önemli derecede etkisi vardır.
Akılda kalıcı olan ikinci yaklaşımı göstermek için bir rapora koyduğum tanımlamayı kullanacağım! Bir algılama anketini özetlerken (Müşterilerin ve bağlantıların bir müşteri kuruluşuyla ilgili görüşleri) insanların çoğunluğunun nasıl rapor ettiklerini tanımlamak istedim. Onlardan hoşlandılar ve onları kullanmak için heveslendirildiler; ancak aynı zamanda biraz bürokratik, yavaş ve beklediklerinden daha az verimli ve yenilikçi buldular.
‘İnsanlar onların modern ve deri kaplı bir yönetici koltuğu olmalarını isterken, onların beğenilen ve rahat bir kanepe’ olarak gözüktüklerini yazdım. Açıkça bu tanımlayıcıydı; ancak yalnızca olağandışı olduğundan kazanmadı, aynı zamanda bir iş yazısı bağlamında beklenmeyecek bir kullanımdı. Akılda kalıcı olduğunu biliyorum çünkü; gerekli olduğu sürece raporun gösterdiği değişiklikleri tanımlamak için kuruluşun çalışanları tarafından izleyen toplantılarda kullanıldı. Bu tür bir yaklaşım akılda kalıcı olmasının yanında yazarın kişiliğinden de bir şeyler aktarır.
Duruma göre yazınıza koymak isteyebileceğiniz başka bir unsur da duygudur. Heyecanlı, ilgili, şaşırmış ya da başka bir biçimde gözükmek isterseniz bırakın raporunuz göstersin. Etkinliği olmayan bir stil (...’ sonuçlar beklenildiği gibi değildi, ...gösterdiler...’) söyleneni duygular ile tanımlayan ‘...gösteren sonuçlar karşısında şaşıracaksınız...’ ile aynı değildir. Her ikisi de duruma göre uygun olabilir. Ancak İkincisi raporun etkisini önemli bir düzeyde artırabilecekken genellikle önemsenmez.
Bunu bir düşünün. Doğru sözcük öbeğini ararken ne sıklıkla yetersiz derecede resmî ya da geleneksel olması nedeniyle bir- şeyi reddedersiniz? Dürüst olun. İnsanlar genellikle akılda kalacak ya da güçlendirecek bir şeyi kötülerler ve daha sonra tehlikeden uzak hareket edip bir başka şeyi seçerler. Bu yeterli olabilir; ancak etki bırakmayı başaramaz ve kaybedilmiş bir fırsattır.
Şimdi sıklıkla yapılan yanlışlara bakacağız.
Kaçınılması Gereken Yanlışlar
Kimi unsurlar yazınızın gücünü azaltabilirler. Teknik yönden yanlış olabilir ya da olmayabilirler; ancak etkinliğinizi azaltırlar ve başarmak istediğiniz hedeflerinizi belirsiz kılarlar.
Örnek olarak;
Hoş Tutumlu Olma
Dikkat edin! Bu; bir iş yazarı için olağan bir tuzaktır. Çok sıklıkla olmaz çünkü; düşünce olmadan ya da en azından yeterli düşünce olmadan ya da ayrıntıya dikkat etmeden otomatik pilotta yazmanız nedeniyle yanlış seçimde bulunursunuz. Aşağıdakiler ne anlama gelmektedir:
• Oldukça iyi (ya da kötü)
• Epeyce pahalı
Aşağıdakiler tam olarak ne demektir:
• Çekici bir promosyon? (Belki de kâr yaratıcı bir promosyona karşı çıkarak.)
• Önemsiz bir gecikme? (Bir an ya da bir ay mı?)
Bunların hepsi belirsiz bir izlenim verir. Tam olarak ne anlatmak istediğinizi kendinize sorun, daha sonra yalnızca bunu yapacak dili seçin.
İşyeri Konuşması
Bu kimi iş yazılarının sıklıkla karşılaşılan başka bir özelliğidir. Çok az bir karışıklığa yol açabilir; ancak modası geçmiş bir duygudan daha az bir ekleme yapar. İşte size birkaç örnek:
• ‘Okumanız için’ eklenmiş ya da ‘ilginiz için’ eklenmiş. (Neden ilgi çekmesi gerektiğini söylemeniz gerekebilir ya da yalnızca ‘eklenmiş’ yeterli olabilir).
• ‘... nın alındığını saygılarımla bildiriyorum’ (neden ‘Teşekkür ederim’denmez?).
• '... olduğunda/gerçekleştiğinde’ (‘eğer’ kesinlikle daha iyidir)
• ‘Çok yüksek hızda çalışma’ (hızlı)
• ‘Kavramlaştırmak’ (düşünmek)
Hastalık gibi yayılan bu basmakalıp yaklaşımlardan kaçının ve çok sıklıkla ve uygunsuzca alışkanlık olarak kullandığınız bu ‘gözde’ sözcük öbeklerinden kurtulun.
Kısa Ömürlü Dil
Yeni sözcükler ve sözcük öbekleri neredeyse her gün dile girerken başkaları da kullanım dışı kalır. Bu tip sözcüklerin yaşam devirlerini izlemek gerekir, çünkü; uyumlu olmazsanız istediğiniz işi yapamayabilirler. Üç aşamaya dikkat etmekteyim:
1. Onları kullanmak için çok erken olduğu zaman anlaşılmayacaklar ya da aptalca gözükeceklerdir. Genel gelişme yönünde yapılan başarısız bir girişim.
2. İşe yaradıkları zaman.
3. Kullanımları eskimeye başladığında ve aykırı ya da yetersiz olduklarında. .
Örneklerin de modası geçebilir, ancak deneyeceğim. BBC Radyo 4’te birisi ‘meydana gelmek üzere olan’ bir olaydan söz- ettiğinde oldukça şaşırdım. En azından bana göre bu 1. aşamadaydı ve kulağa doğru gibi gelmiyordu; ‘yakın bir gelecekte olacak’ benim için bir süre daha yeterli olacak. Öteki taraftan, ‘görev anlatımı’ demeden önce ne söylemiştik? Bu günümüzde kullanımları bir terimdir. İş dünyasındaki birçok kişi anlamını kabul etmektedir ve iyi bir biçimde kullanırlar.
Artık zamanı geçmiş bir sözcük ya da öbek? Yaygın olan birini öne sürüyorum: ‘tüketici dostu’. Başlangıçta yeni ve tanımlayıcıydı ve yararlı olmaya başladı. Şimdilerde dünyadaki hiçbir üretici gerecini bu biçimde tanımlamıyor ve bu yapı basmakalıp olmaya başlıyor.
İnsanların Nefret Ettiği Yanlışlar
Basit bir örnek, sıklıkla sıfatlar ile kullanılan ‘eşsiz’ sözcüğüdür. Eşsiz, başka hiçbir şeye benzemeyen demektir. Hiçbir şey ‘çok eşsiz’ ya da ‘iyice eşsiz’, olamaz. Sizi rahatsız eden benzer örnekleri düşünün ve onlardan kaçının.
• "e'ye göre farklı" - (e'den farklı)
• Başka bir örnek de artık bir hastalık durumuna gelmiş olan tırnak işaretleridir. Tırnak işareti açıklayıcı değildir.
Basmakalıp Sözler
Bu oldukça zor bir durum. Aşırı derecede kullanılan bir sözcük öbeği basmakalıp olarak sınıflandırılabilir. ‘İşi yokuşa sürmek’ yalnızca çok bilinen bir öbek değildir, anlık ve tam bir anlam yaratır ve bu nedenle yararlı olabilir. İnsanlar tanıdık bir imgeyi gözlerinin önüne getirmek isterler ve bu yüzden kimi sözcük öbekleri her zaman göz ardı edilmemelidir.
Kuralları İzlemek
Dilbilgisi, sözdizimi ve noktalama ne olacak? Bunlar da önemlidir, ancak unutmayın ki birtakım kurallar çiğnenmek için konmuştur ve kimi eski kurallar; özellikle iş yazıları ile ilgili olanlar, artık kural olarak gözükmemektedir.
Belirli şeyler değiştirilebilir. Örnek olarak:
• Yetersiz noktalama. Çok az olduğunda okumak yorucudur, özellikle uzun cümleler ile birleştirilenler. Çok fazlası ise yapmacık ve uygunsuz gözükebilir. Belirli kurallar burada önem taşımaktadır, ancak büyük bir olasılıkla en basit yön gösterici ilke nefes alıp vermektir. Herhangi bir şeyi yazmadan önce konuşmamızı ayırmayı öğreniriz, bu nedenle yazı yazarken gerekli olan şey duraklamaların bilinçli bir biçimde kapsanmasıdır. Duraklamanın uzunluğu ve söylenen şeyin karakteri en uygun çözümü gösterir.
• Totoloji. (Anlamın aktarılmasına karşın yapılan gereksiz yineleme) Klasik bir örnek; ‘Ben, şahsen kendim’ diyen insanlardır. ‘Deniz aşırı ihracat’ yapmayın, basitçe ‘İhracat’ yapın; ‘ileri plânlama’ yapmayın, yalnızca plânlayın.
• Aykırımsı sözler kulağa aptalca gelebilir -‘apaçık sisli’- ya da bir şeyi anlatmanın canlı bir yolunu sağlayabilirler; ‘sağır edici sessizlik’. Kimi cümleler benzer aykırılık sorunları yaratabilirler: ‘Hiçbir zaman tahmin yürütmem ve hiçbir zaman yürütmeyeceğim’.
Birtakım kurallar düzeltmenler tarafından hâlâ çok kutsal olarak değerlendirilmektedir; ancak bu kuralları çiğnemek iş yazılarında yararlı olabilir ve aslında olağan bir durumdur. Burada verilecek iyi bir örnek, cümleye ‘ve’ ya da ‘ancak’ ile başlanmaması gerektiğini belirten kuraldır. Ancak başlayabilirsiniz. Ve daha iyi düzenlenmiş bir yazı üretmenize ve aşırı uzun cümlelerden kaçınmanıza yardım eder. Ancak, ya da daha iyisi bununla birlikte, başka bir konunun da üzerinde durur, bu tip bir yazınsal sanatı aşırı derecede kullanmayın.
Stil
Son olarak, birçok insan sevdikleri şeyleri içeren bir yazı yazma yolu geliştirirler. Açıkçası neden olmasın? Örnek olarak, birçok kural kitabı yalnızca seçenek olduklarını öne sürse de ‘Birincisi, ... ikinci olarak ... üçüncü olarak ...’ kullanımının ‘İlk olarak ...’ biçiminde başlamaktan daha iyi olduğunu düşünüyorum. Neden böyle olduğu konusunda emin değilim.
Eğer her şeyi aynı biçimde yapsaydı ve yazı yazma da bir istisna olmasaydı dünya daha cansız olurdu. Birtakım şeyleri yalnızca sevdiğiniz için kullanmanızın bir zararı yoktur. Büyük bir olasılık ile yazınıza farklılık getirecek ve kendi içinde yararlı olarak yazınızın ayırıcı gözükmesini sağlayacaktır.
Elbette ki yazdıklarınız doğru göründüğünde mutlu olmalısınız. Eğer bütün bu öğütlerden sonra bir cümle hâlâ uygunsuz görünüyorsa yaptığınız şey uygunsuz bir cümledir. O cümleyi atın ve yeniden başlayın.
Ne kadar dikkatli ve etkili yazmaya çalışırsanız çalışın, rapor profesyonellikten uzak bir görünüm sergilerse etki bozulacaktır. İstediğiniz işi yapacak türde bir raporu yazmada yardımcı olan son unsur, doğru gözüktüğünden emin olmanızdır. 30 dakikalık gözden geçirme işlemini birlikte yapmadan önce birkaç sayfa harcayacağımız konu budur.
DOGRU GÖRÜNÜM
Mütevazı yetenekler ve bir eser olmaktan uzak gereçlerle bile, birisinin profesyonel gözüken bir belge üretmesi mümkündür. Geçerli olan ölçütler çoğunlukla iyidir ve lazer yazıcıları, bilgisayarlar ve birleşik cihazların yeterlilikleri ilerledikçe ölçütler de gelişecektir.
Elbette ki işleri fazla ileri götürmek mümkündür. Çok fazla renk, grafik ya da punto ve boyutların çok büyük olması oyalayıcı olabilir. İyi bir sunuşun amacı bir raporun okunmasını kolaylaştırarak vereceği izlenimi olumlu bir biçimde etkilemek ve seçilmiş amacına ulaşmasına yardım etmektir.
Bu durumda açıklığı arttıran, uygun vurguyu üreten ve doğru imgeyi gösteren nedir? Elbette ki hepimizin kabul edeceği bir büyülü formül ya da standart bir düzen yoktur. Önemli olan birçok etken vardır ve bu bölüm, birleşimlerin seçilebileceği seçenekler dizisini ve istediğiniz görünümü yaratacak yaklaşımları gözden geçirir.
Burada göz önünde bulundurulması gereken dört ana alan vardır:
• Biçim ve unsurlar (ve nasıl düzenlendikleri),
• Sayfaların düzeni
• Görsel gereçlerin kullanımı (grafikler, tablolar vs),
• Raporun ciltlenmesi.
Yukarıdaki maddeler sırayla gözden geçirilecektir.
Raporun Biçimi
Doğru biçim birkaç etkene dayanır: Raporun uzunluğu, karmaşıklığı, alıcıların niteliği ve geçerli olan stil ve düzen kültürü. Doğru dengeyi bulmak önemlidir. Birşeyi çok resmî yaparsanız, ceviz kırmak için çekiç kullanıyor gibi gözükebilirsiniz ve de bu tüm ilgililer için bir zaman kaybı olur. Çok samimi olursanız, konuya gereken önemi vermiyor ya da önemli bir konuyla ilgilenmiyor gibi gözükebilirsiniz.
Bu nedenle aşağıdakilere gereksinim duyup duymadığınızı ve duyuyorsanız nasıl kullanacağınızı göz önünde bulundurun:
• Başlık sayfası: Tüm raporların açık bir başlığa gereksinimleri vardır ve bir takım raporlar bunun için bir ön sayfaya gereksinim duyar; tarih, referans, yazarın ismi ve bir dağıtım listesi de eklenebilir (Yine de bu sayfayı dağınık tutmamakta yarar vardır).
• İçindekiler sayfası: uzunluk ya da karmaşıklığın bunu gerekli kılıp kılmadığına karar vermek genellikle zor değildir. Okurların raporu okurken ve tartışırken raporun içinde kaybolmamaları önemlidir -‘sayfa 13’deki Okuyucu Beklentileri Bölümüne dönelim’- bu nedenle, buradaki ayrıntı kısa başlıklardan kapsanan farklı bölümlerin ayrıntılı tanımlamasına kadar değişebilir.
• İndeks: Yalnızca çok karışık bir rapor içindekiler sayfasıyla birlikte raporun sonunda bir indekse gereksinim duyacaktır. Ancak kimi belgeler indeks kısımlarının çok iyi olduğunu ileri sürerler; bu nedenle dikkatli bir biçimde derlenmeli ve okuyucuların isteyebilecekleri şeyleri göstermelidir.
• Yardımcı bilgiler bölümü: Bu bölümlerin amacı ayrıntıları ana konudan ya da raporun akışından ayırmaktır, bu biçimde ana bölüm yönetilebilir olarak kalır: Örnek olarak; ayrıntılı maliyetleri ayrı tutmak ve raporun sonuna yerleştirmek.
Yardımcı bilgiler bölümü çok yararlı bir gereçtir, ancak bu biçimde yerleştirilen ayrıntılar raporun içindeki bilgiler kadar iyi bir biçimde sunulmalıdır. Teknik raporlarda, teknik noktaların iki düzeyinin birlikte izlenmesini sağlar: bir okuyucu ayrıntılı olarak yardımcı bilgiler bölümüne gitmeyi seçebilir, öte yandan başka bir okuyucu genel özet ile ilgilenecek ve yalnızca ayrıntıları tarayacaktır.
Yardımcı bilgiler bölümleri genellikle bir raporun sonunda yer alır, bu nedenle ana metin her zaman yardımcı bilgiler bölümünde bulunanlara gönderme yapmalı, ana içerik ile olan ilgisini belirtmeli ve okuyucuların konu dışına çıkabilmelerini ya da isterlerse ayrıntıları doldurabilmelerini sağlamak için açık bir sayfa referansı vermelidir.
Kimi zamanlarda yardımcı bilgiler bölümleri rapora sokulan maddelerden oluşabilir ve bu nedenle farklı bir biçimde sunulurlar. Teknik yazın ve basın bülteni gibi unsurları içermek mümkündür; ancak stil ve sunumları raporun standardını bir bütün olarak azaltmamalıdır.
Sayfaların Düzeni
Genel olarak istenilen görünümü yaratmak için kullanılabilecek ya da kullanılamayacak birtakım etkenler vardır:
• Boşluk: Yoğun bir metin can sıkıcı ya da okunması zor olabilir. Ayrıca, bir raporun nasıl kullanıldığını düşünürseniz -notlar eklenmiş, elden ele dolaştırılmış, toplantılarda tartışılmış vs- bunun uygun bir biçimde gerçekleşmesi için yeterli boşluk yaratmak okuyucular tarafından beğenilecektir. Bu nedenle; sayfa kenarlarını daraltmayın, paragraflar ya da bölümler arasında yeterli boşluk bırakın, satır aralarını dikkatli seçin (İki satır aralık ya da bir buçuk?) ve kullanımı kolay gözüken bir genel düzenleme ile sayfaların uzunluklarını dengeleyin.
• Sayfa düzeni: Birçok kelime işlemci sistemin bir tuş ile bir dizi cihazı çağırma yeteneğini göz önüne alırsak burada mantıklı kararlara gereksinim vardır. Örnek olarak; başlıklar çok geniş, paragraf başında ya da ortada mı olmalıdır? Buradaki seçenekler pek çoktur. Cinutmayın; en önemli şey okuyucuya uyan seçenektir. Plânsız çalışma ya da eğlence için süsleme yapmayın.
• Punto ve boyut: Birçok puntoyu birlikte karıştırmayın ve okunabilir bir stil seçin. Burada Standard uygulama ile şirket politikasını birleştirebilirsiniz, örnek olarak kuruluşun anteti ile uyuşmak ve ortak bir imgeyi yansıtmak. Aynı zamanda özel şeyleri başarmanız için uydurmanız gerekebilir, örnek olarak sayfanın sonunda bir dipnotu ayırmak için ufak puntolar kullanmak.
• Vurgu: Akılda tutulması gereken en önemli şeylerden birisi de düzenin vurgunuza nasıl yardım ettiğidir. Bu anlamı belirtmek için yalnızca bir sözcüğü italik harfler ile yazmak kadar basit olabilir. Aynı zamanda aşağıdakileri de kullanabilirsiniz :
- BÜYÜK HARFLER
- Kalın punto (ya da HER İKİSİ)
- altını çizme
- satır başı boşluğu bırakma
- vurgulama işaretleri kullanma (O □ -Y- A gibi)
- ya da çerçeve içine alınmış paragraflar
Bu gibi yazınsal düzenekler birleştirilebilir: İtalik harflerle yazılmış, satır başı boşluğu bırakılıp kutu içinde yazılmış bir paragraf; ancak bunları aşırı derecede kullanmaktan kaçının yoksa dikkati başka yöne çeker ya da sıkıcı olursunuz.
Bir cümle ya da paragraf içindeki bir şeyi belirtmek için kalın puntolar kullanmak göze çarpar ve vurgu ekler.
• Sayfa araları: Yeni bir sayfa gerçek bir ara yaratır ve bu nedenle bir sonraki sayfada bulunan başlığı vurgular. Burada da bilinçli düşünce ve karar gereklidir ve seçenekler vardır -örnek olarak okumayı sürdürme şansını arttırmak için amaçlı olarak bir şey düzenleyebilir ve böylece okuyucunun bir cümlenin ortasında sonraki sayfaya geçmesini sağlayabilirsiniz.
• Numaralandırma: Numaralar bir raporda yolunuzu bulmanız için çok yararlı bir rehberlik sağlarlar. Sayfalar her zaman numaralandırılmalıdır. Bunun yanında, başlıklar ve alt başlıkları numaralandırmak için açık bir sisteme gereksinim vardır. Eğer birçok başlık düzeyi varsa bunu da açık bir duruma getirebilirsiniz :
1. Ana başlık
- i) Alt başlık ve bunun gibi; farklı olan numaralandırma (ya da harfleri kullanma: A ya da a) ve uygun bir punto biçimine bağlamak. Buna ek olarak; 1, 1.1, 1.2, 1.3 (Ana başlık 1, daha sonra izleyen alt başlıklar 1.1 vs olarak numaralandırılır) kullanarak paragrafları numaralandırabilirsiniz (Ancak bu oldukça resmî görünür ve bu nedenle her zaman iyi bir seçim değildir.) ve bu yöntem tam referanslar sağlayarak tartışmada pozisyonları eksiksiz bir biçimde yerleştirmede kullanılabilir. Burada genel olarak karmaşıklığın düzeyi rehberiniz olmalıdır.
Görsel Gereçlerin Kullanımı
Bir resmin bin sözcüğe bedel olduğunu söyleyen eski deyişin içinde doğruluk payı vardır. Kimi şeyler; burada görsel gereçler olarak adlandırdığım, metinde göze çarpan bir dizi görsel cihazın kullanımı ile açıklanabilir. Karşıda gösterilen bir dizi örnek bu etkiyi oluşturmak için var olan önemli olanakları özetler.
Burada basitlik çok önemlidir. İki basit tablo; olayları daha açık bir duruma getirmede tek bir karışık tablodan daha yararlı olabilir -ve hazırlanmaları da daha kolay ve hızlı olur. Yalnızca bir sistemin neleri mümkün kılacağına bakmaktan çok okuyucunun gerçekte neye gereksinim duyduğunu aklınızda bulundurun. Okuyucuların önemsiz olarak göreceği ve yalnızca göz ucuyla bakacakları karmaşık bir tablo yaratmak için zaman harcamak istemezsiniz.
Aynı derecede, modern teknoloji değişik şeyleri yararlı bir biçimde içermenize olanak sağlayabilir -örnek olarak, tamamıyla renkli resimler- ve herşeyin bir yeri vardır, ancak hepsi aynı anda ve her zaman değil.
Raporun Ciltlenmesi
Önemsiz bir ataşın kullanım yollan vardır, ancak raporlar daha iyi bir şey ister. Birçoğunun bir biçimde ciltlenmesi gerekir.
Burada da önümüzde seçenekler bulunmaktadır. Yalnızca içeride dağıtılan kısa ve belki de geçici bir belge yalnızca zımba teline gereksinim duyabilir. Aksi durumda, farklı ciltleme sistemleri kullanılabilir. Birçok kişi iyi bir nedenle çevrilen sayfaların düz yatmasını sağlayan ciltleme sistemlerini beğenir. Kimi zamanlar basılmış bir kapak uygundur; kimi zamanlar ise başlık sayfasının apaçık olmasını sağlayan saydam plastik bir sayfa daha uygundur.
Tablolar, Çubuk Grafikler, Pasta Grafikler,
Ciltlemenin raporun genel görünümünü arttırabileceği birkaç yol vardır. Örnek olarak;
• Raporun rengi bir antet ile uyuşabilir.
• Ufak broşürlerin ya da yazı parçalarının rapor ile birlikte bulunmasını sağlayacak kapakçıklı bir rapor kapağı.
• Bir iş kartını tutturmak için düzenek.
Burada kararlar beğeni ölçütleri ile uygulamaya dayalı düşünceleri uyuşturmalıdır ve her şeyde olduğu gibi son sözün sahibi okuyucudur.
Maliyet her zaman önemli bir noktadır ve farklı yöntemler farklı maliyetlere yol açar. Bir rapor çok önemli olabilir ve bu nedenle ufak masraf farkları önemsiz olur. Burada yine bir denge kurulmalıdır: Örnek olarak; geniş bir çapta dağıtılacak uzun bir rapor için kaliteli bir ciltleme yapmak mantıklı olabilir, ancak belgenin kendisini sayfaya arkalı önlü basın, böylece hacim azalacak ve masraflardan ufak bir tasarruf sağlanacaktır.
Son olarak; özellikle dışarıdan, yollama işlemini iyice düşünün. İşlerin zamanında olması gerekir ve kuryelerin de önemli bir görevi vardır. Ancak bir belge nasıl gönderilirse gönderilsin öbür tarafa nasıl ulaşacağını düşünmek gerekir -yollanan belgenin derli toplu bir biçimde istenilen yere varmasını sağlamak için sağlam ya da yumuşak bir maddeyle kaplanmış bir zarf gerekebilir.
Teknoloji harika bir şey olabilir, ancak etkiyi azaltabilir. Örnek olarak; E-mail kuşkusuz hızlıdır, ancak belgenizi ciltleyerek etkisini arttırma imkanınızı ortadan kaldırır.
Son karar
Günün sonunda okuyucular neyin doğru gözüktüğüne karar verirler. Eğer bir raporun uygun bir biçimde sunulduğunu düşünürlerse ve raporun biçimini kullanışlı bulurlarsa herşey iyi olacaktır (Eğer okuduklarını severlerse -ciltleme hiçbir zaman uygun olmayan içeriği karşılayamaz).
Eğer düzen amaca uygunsa rapor açık bir biçimde gösterilir ve aradıklarınızı bulmanız kolay olur; gerektiği zamanlarda resimli anlatımlar yapılır ve istenilen vurgu ortaya çıkar, böylece ciltleme kendi görevini yapacaktır.
Her zaman belirtildiği gibi raporun girişi çok önemlidir. Etkiyi güçlendirmeye yardım eden etkenlerden hiçbiri yabana atılamaz ve eğer sunuşun her düzeyinde ayrıntıya verilen dikkat etkiyi biraz da olsa arttırabilirse, dikkatli olmaya değer.
Son Söz
Bu kitabın başlığı aşırı ayrıntılı bir özete engel olur. Bununla birlikte, aşağıdaki birkaç sözcük bir denetini listesi olarak ve gelecekteki eylem için hatırlatıcı bir şey olarak görev alırlar:
• Tehlikeleri unutmayın. Özensiz iş yazıları çok sayıdadır ve en belirli oldukları yerler raporlardır. Sorun genellikle birçok insanın raporu ufak tefek bir iş olarak görmesi ve ona hak ettiğinden daha az ilgi gösterip öncelikle aradan çıkarılmasına yoğunlaşması gerçeğinden kaynaklanır. Ufak yanlışlar bile -yanlış seçilmiş bir sözcük kadar ufak mesajın iletilmesinde bir aksaklığa yol açabilir.
• Fırsatı unutmayın. Kitabın başlarında raporlara uygulanan bir deyimi yinelersek, raporlar açık bir hedefin iş karşılığı olabilirler. İyi olanları bilgi verirler, harekete geçirirler, amaçlarına ulaşırlar ve yazarın işlemdeki ününü artırabilirler. Ufak değişiklikler bütün farklılığı yaratabilir, iyi seçilmiş bir deyim bile okuyucuları doğru yöne götürür O Kuralları unutmayın. Çok az rapor iyi hazırlanmadan, üzerinden düşünülmeden ve dikkatlice kaleme alınmadan başarılı olabilir. Sistematik bir yaklaşım, uygulama ve iyi alışkanlıklar işlemi hızlandırır ve iyi bir raporu yazmak, yetersiz ve az düşünülmüş bir raporu yazmaktan daha uzun sürmez; gerçekten doğru yaklaşım tüm yazma işlemini hızlandırabilir. Buna ek olarak; yapı, sıralandırma ve mantık akla uygun olmalıdır ve de dil açık ve yapacağı iş ve hedef aldığı okuyucular için iyi seçilmiş olmalıdır. İşlem boyunca okuyucuların gereksinimlerine ve beklentilerine odaklanmak, son metnin sizin için mümkün olan en iyi işi yapmasını sağlayacaktır.
• Kuralların her zaman çok kutsal olmadığını unutmayın. Elbetteki her zaman izlenmesi gereken kurallar vardır; ancak özellikle dil ile ilgili olanların esnek bir uygulamaya gereksinimi vardır. İş yazısının cansız olacak kadar resmî olmasına gerek yoktur. Eğer çok resmî olursa, seçili mesajınızı iletmede daha az etkili olacaktır. Arasıra kimi şeylerin yalnızca açık olması gerekmez, aynı zamanda beklenmedik ve akılda kalır olmalıdırlar.
• Amacı unutmayın. Yazınızın başarılı olması için her zaman açık hedeflere sahip olmalısınız. Bunlar genellikle insanlarda oluşmalarını istediğiniz etkileri yansıtırlar. İnsanların bir bakış açısını benimsemelerini, fikirlerini değiştirmelerini ya da harekete geçmelerini istiyorsanız raporunuz yalnızca bunu başarmak için uyarlanmalıdır. Unutmamanız gereken başka bir şey de raporların sizin hakkınızda bir takım şeyler söylediğidir.
• İyi raporlar yazabileceğinizi unutmayın. Burada gözden geçirdiğimiz şey beceridir ve beceri öğrenilebilir ve sürekli olarak ayarlanabilir. Gerçekten dinamik iş koşullarının isteyebileceği gibi. Birkaç eski alışkanlığı terketmek biraz zaman alabilir ve kesinlikle bilinçli çaba da gereklidir. Ancak herkes yazı stilini geliştirebilir. İsteklilik ile birleştirilen yoğun çalışma, eleştirileri göz önünde bulundurmak ve bu alanda istediklerinize ulaşmak için çok gereklidir.
Raporlarınızın toparlanması daha çabuk ve kolay olacaktır ve büyük bir olasılıkla başarılı sonuçlara ulaşacaklardır.