Proje penceresi siz daha proje yöneticisi olarak atandığınız anda be¬lirir. Bu proje başlangıçta oldukça küçük görünür.
-
Mevcut proje verileri kısıtlıdır; çoğunlukla—çok daha sonra ya¬pılacak fizibilite çalışmalarıyla desteklenmeleri söz konusu ola¬bilecek—genel bir tanımlamadan veya "Referans Kaynakla¬rı" ndan ibarettir.
-
Proje şartnamesi muğlak olabilir. Çok az planlama yapılmış ola¬bilir; yenilikçi bir projede başarıyı sağlayacak şeyin ne olduğunu hiç kimse tam olarak bilmiyor olabilir.
-
Projenin—her zaman derhal göze çarpmasa da—elbette birta¬kım hedefleri olacaktır. Açıklanan hedefler çoğu zaman netlikten uzak, hatta bazen yanıltıcıdır.
-
İhtiyaç duyulacak kaynaklar üzerinde muhtemelen pek az du¬rulmuştur; ama biri bir şekilde bir bütçe kısıtı getirmiş olabilir.
Demek ki, bu pencere size çok sınırlı bir bakış açısı sunuyor. Mev¬cut enformasyon, projeyi ilk düşünenlerin görüşleriyle sınırlıdır. Bu noktada, günlük operasyonel faaliyetler başta gelmek üzere, dikka¬tinizi dağıtan pek çok şey olacaktır. Sürüp gitmek zorunda olan bu şeylerin yanı sıra, projedeki rolünüz de size fazladan strese neden olabilecek ek bir yük getirecektir.
Projenin iyi bir başlangıç yapmasını istiyorsanız, pencereye da¬ha fazla yaklaşmanız gerekir. Görüntü kafa karıştırıcı ve bulanık olabilir. Elinizdeki kaynakları hesaba katmalı ve proje hedeflerini olabildiğince net tanımlamalısınız. İleriye doğru yapacağınız bir sonraki büyük hamle, tüm projenin başarısı bakımından temel önemdedir. Bu hamle iki dev adımdan oluşur:
-
Projeyi bağlam içine oturtmak; ve
-
Projede çıkarı olan herkesi belirlemek.
Projeyi Bağlam İçine Oturtmak
Hem sizin hem de proje ekibinin örgütün bu projesinin bağlamı ko¬nusunda net olması gerekir.
-
Bu projenin şirket stratejisi içindeki yeri nedir?
-
Niçin gereklidir?
-
Daha önce neler yapılmış?
-
Projenin gerçek amacı ne?
-
Bu projeye niye seçildiniz?
-
Proje başarılı olursa, sizin bundan kazancınız ne olacak?
-
Başarısız olursanız ne olur?
-
Örgütün bu projeden kazancı ne olacak?
-
Üst yönetimin beklentileri neler?
Bu ve benzeri sorulara alınacak yanıtlar proje konusunda bir viz¬yon yaratacak ve proje penceresinin görüş açısını genişletecektir. Yanıtlar, ekibi motive etmeye yardımcı olacak ve yapacakları katkı¬lara netlik kazandıracaktır. Projenin ardındaki nedenleri ve içinde yer almanın getirdiği riskleri anlamaya başlayacaklardır.
Projede Çıkarı Olanları Belirlemek
Projeden yarar sağlayacak herkes bir yarardaştır. Yarardaş listesinin başında kendiniz ve ekip yer alır: Bu projeden kendi çıkarınızın ne olduğu bellidir. Ama hem proje devam ettiği sürece projenin bütü¬nünden veya bir kısmından, hem de sonuçlarından yarar sağlaya¬cak başkaları da her zaman bulunacaktır. Onları göz ardı edemez¬siniz; birçok durumda, onları işin içine çekmek isteyen bizzat siz olacaksınızdır.
Her yenilik projesinin bir sponsoru, projeye doğrudan sponsor¬luk yapan ve üst düzeyde sorumluluk taşıyan hesap verebilir bir üst yöneticisi olmalıdır. Bu sponsorların kimler olduğunu bir an ön¬ce tespit edip, kendileriyle tanışmaya bakın. Bunun ardından, eki¬binizin de yardımıyla, diğer bütün olası yarardaşları değerlendir¬meniz gerekir. Bunların her birinin projenin amacı konusunda fark¬lı algılamaları ve sonucu konusunda da farklı beklentileri olacaktır. Hepsinin yapabileceği bir katkı vardır. Üstelik, bu yarardaşların her biri projeye kendi gündem, değer, tarz ve özlemleriyle birlikte gele¬cektir.
Yarardaşlar ikiye ayrılır. Önce, içerideki yarardaşların destek ve bağlılığını sağlamalısınız. Politika, değişik işlev alanlarından sağla¬yabileceğiniz işbirliğinin ölçüsünü her zaman etkileyecektir. Proje¬niz, günübirlik operasyonların yanı sıra, diğer projelerle de kaynak elde etme konusunda rekabet halinde olacaktır. Diğer proje yöneti¬cileri, sizden daha iyi iş çıkarabilecekleri inancıyla, projenizin ken¬dileri tarafından yönetilmesi gerektiğine düşünüyor olabilirler. Bu rekabet ve kırgınlık öğesi zor ilişkilere ve çatışmalara yol açabilir.
Dışarıdaki yarardaşlar, nihai kullanın ve müşteriden (bunlar aynı kişi olmayabilirler), yerel topluluktan, şirket dışı kurumlar¬dan, tedarikçilerden, danışmanlardan ve müteahhitlerden oluşabi¬lir. Bunların başlangıçtaki ya da daha sonraki etkileri çok önemli olabileceği gibi, tali de olabilir.
Bu yarardaşların hepsini birden yönetmek, bir projeyi yürütür¬ken karşılaşacağınız en zor meydan okuma haline gelebilir. Bunla¬rın çoğu üzerinde sadece sınırlı bir otoriteye sahip olduğunuz için, onları arzuladığınız şekilde etkilemekte zorlanabilirsiniz. Buna rağ¬men, hem size hem de projenize pozitif katkı sağlamayı sürdürme¬leri için onları yönetmenin bir yolunu bulmanız gerekir.