En iyi yenilik projesi ekiplerinin güç kaynağı, yaratıcılık ve meraktır. Belirli bir anda varolan gerçekliğin değişeceğini ve bu değişimin düşman değil, müttefik olduğunu bilirler. Kendi çalışma ortamlarıyla birlikte evrim göstermeyi ve bunu hep birlikte gerçekleştirmeyi arzularlar. Proje yöneticisinin karşı karşıya olduğu meydan okuma bu ekibi yoğurmak, hem de bunu hiç zaman yitirmeden, derhal yapmaktır.
Başarılı bir Proje Ekibinin Nitelikleri
· Projeye bağlılık.
· Sonuç-yönelimli davranış.
· Yaratıcı düşünme.
· Değişim arzusu.
· Kaliteye önem verme.
· Trendleri tahmin etme yeteneği.
· Yüksek katılım, ilgi ve enerji.
· Çatışmaları anında çözme kapasitesi.
· İyi iletişim ve geri-bildirim.
· Karşılıklı güven ve özgüven.
· Kendini geliştirmeye ilgi duyma.
· Etkili örgütsel arayüz.
Peki ama, bir proje ekibinde yaratmak istediğiniz şey nedir? Etkili bir yenilik projesi ekibi nasıl bir şeydir? Bir proje ekibini, aşağıdaki şu üç kilit alan bağlamında düşünmeye çalışın.
- Görev
- Kimlik
- Beceriler.
Birincisi, etkili bir proje görevinin ne olduğunu bilir. Göreve ilişkin sorumluluğun tamamını üstlenmelidir. Görevin belli bir zaman sınırı olmalıdır: Projenin vaat ettiği şeyi gerçekleştirdiği kesin bir son tarihi olmalıdır. Ekip de görevi tamamlama sorumluluğunun, kolektif bir sorumluluk olduğunu kavramalıdır.
İkincisi, ekip kendine özgü bir kimlik geliştirmelidir. Bu kimliği belirleyen şey, esas olarak yerine getirilecek görevdir: Kimlik geliştirme, basitçe tişört bastırmak veya ekibi, ekip oluşturma kurslarına göndermek demek değildir. Ekip kimliği o ekibe varoluş gerekçesi kazandırır ve ev sahibi örgütün bağlamı içine yerleştirir. Ekip dışa yönelik olmalıdır. Ekibin projenin nihai sonucu üzerinde odaklanması, örgütün geniş stratejisinden tehlikeli bir biçimde tecrit olmasını önleyerek, projeye bağlılığını korumasına yardımcı olur. Proje yöneticisinin, ekibin kimliğini liderlik yoluyla pekiştirmek —proje hedeflerini ve bu hedeflere varmanın önemini ekibe sürekli hatırlatmak—gibi özel bir sorumluluğu vardır.
Proje Ekibini Yönetmek
· Planlama sürecine ekibin tamamını katın.
· Proje içindeki eylem sorumluluklarını herkesin anladığından emin olun.
· Ekip üyelerinin becerileri, deneyimi, beklentileri ve ihtiyaçları konusunda bilgi sahibi olun.
· Problem çözümüne onları da katın ve fikir ve önerilerini almaya çalışın.
· Bütün yarardaşlar da dahil, kaydedilen ilerleme hakkında herkesi bilgilendirin.
· Gerektiğinde, iş yüklerini takvime bağlayıp öncelik sırasına koymakta ekip üyelerine yardımcı olun.
· Bir karar alma süreci belirleyin ve bu konuda ekibin mutabakatını sağlamaya çalışın.
· Bire bir toplantılarla düzenli performans değerlendirmeleri yapın ve hedefler saptayın.
· Motive edici bir ortam yaratın ve düzenli, kısa ekip toplantıları düzenleyin.
· Çatışma ve kırgınlıkları anında çözün.
· Başarıyı kutlayın ve hatalardan ders çıkartın.
Ve nihayet, başarılı bir proje ekibinin bir niteliği de çok çeşitli becerilere sahip olmasıdır. Proje ekibinin gücünü oluşturan şey çeşitliliği olmalıdır. İki güç, insanların sahip oldukları becerilerin proje hedefine bağlı olarak devreye sokulmasıyla oluşturulur. Proje yöneticisinin özellikle ekibin birlikte düşünme yeteneğini geliştirmesi gerekir. İyi tanımlanmış eylem sorumluluklarına sahip, birbirinden ayrı bir grup insanı bir araya getirmek yeterli değildir. Bir proje —ve özellikle de bir yenilik projesi—bundan daha fazlasını gerektirir. Ekibin yaratıcı, yapıcı ve uyumlu düşünmeyi becerebilmesi gerekir. Ekibin fikir değiş tokuşunda bulunmaya ve enformasyon paylaşımına hazır olması, karara doğru gidişte birlikte çalışması ve koşullarda meydana gelen değişikliklere uyum gösterebilmesi gerekir; üretken sohbetler yapabilmesi gerekir.
Proje yöneticisinin birbirinden farklı özelliklere sahip bu grubu uyumlu bir ekip haline dönüştürebilme becerisi, projenin başarısında çok büyük rol oynar. Proje yöneticilerinin ekibi, bütün proje boyunca, yüksek performans ve istek gösterecek şekilde harekete geçirip yönlendirmeleri gerekir.