Kuruluşunuz, şirket çapında bir performans ölçüm sistemini ister benimsemiş ister benimsememiş olsun, performans ölçümünü işinizin düzenli bir parçası haline getirerek önemli faydalar oluşturabilirsiniz. Nasıl mı? Grubunuzun sonuçlarını değerlendirip sonuçlarınızdaki rahatsız edici değişikliklerin ardında yatan nedenleri açığa çıkarttığınızda, grubunuzun performansını düzeltmesi için gerekli olan müdahaleleri düzenleyip, böylelikle şirketin daha iyi genel sonuçlar oluşturmasına yardımcı olabilirsiniz.
Grubunuzun performansını daha iyi yönetmek için ölçümü nasıl kullanabilirsiniz? İlk olarak performans ölçüm sürecini anlamanız gerekir. Bu süreç, takip eden bölümlerde ayrıntılarıyla inceleyeceğimiz üç adımdan oluşur. İşte size bu adımların kısa bir açıklaması:
1. adım, neyi ölçeceğinize karar verirken:
• Amaçlarınızı tanımlarsınız—sözgelimi, "Müşteri memnuniyetini artırmak", "İş kazalarını azaltmak" ya da "Giderleri azaltmak."
• Kritik başarı etmenlerini (KBE'leri) tanımlarsınız— başarıyla elde edilen amaçların tamamlayıcı parçaları, başka bir deyişle, belli bir amacı elde etmek için ortak olarak yapılması gereken eylemler. Örneğin, "Müşteri memnuniyetini artırmak" amacının KBE'leri arasında
"Satış personelinin devir hızını düşürmek" ve "Zamanında teslimat performansım iyileştirmek" olabilir.
• Performans ölçülerini tanımlarsınız—şirketinizin, KBE'lerini başarıyla tamamlayıp tamamlamadığını değerlendirmek için kullanacağınız ölçüler. Örnekler arasında "Departmandaki satış personelinin ortalama görev süresi", "Üç ay içinde işten ayrılan satış personeli sayısı" ve "Söz verilen teslimat süresinden +/-6 saat içinde teslim edilen siparişlerin yüzdesi" sayılabilir.
2. adım, performans verilerini bir araya getirirken:
• Her ölçü için hedefler koyarsınız—sözgelimi, "Mali yılımızın ikinci yarısında satış personelinin devir hızında yüzde 8 ila 10 düşüş" ve "Siparişlerin yüzde 98'inin zamanında teslimatı."
• Performans verilerini toplarsınız. Sözgelimi, şirketin mali yılının son altı ayında şirketten ayrılan satış personeli sayısını saptayın ya da sön üç ay içinde alınan tüm siparişlerin teslimat sürelerini kaydedin.
3. adım, performans verilerini yorumlarken:
• Performans verilerini analiz edersiniz. Örneklemek gerekirse, her üç ayda bir satış personelinden ayrılanların sayısını takip edip, planladığınız gibi devir hızını yüzde 8 ila 10 azaltma yolunda olup olmadığınızı be-lirlersiniz. Verileri analiz ederken belgelenen ayrılma nedenlerini (işten çıkarılma, rakip bir firmada benzer bir pozisyonun kabul edilmesi ya da emeklilik gibi) inceleme gereksinimi duyarsınız.
• Ölçüm sisteminizi test edersiniz. Sözgelimi, elde etmeye çalıştığınız amacı daha uygun bir şekilde temsil etmesi için herhangi bir ölçünün değiştirilmesi gerekip gerekmediğini ya da hedeflerin uygun seviyelerde konup konmadığını sorarsınız.