Önceki sayfalarda, birçok şirketin resmi performans ölçüm sistemleri kullandığına değinmiştik. Bu bölümde, bu tür sistemleri daha da aydınlatacağız.
Resmi performans ölçüm sistemi nedir?
Resmi performans ölçüm (PÖ) sistemi, tüm örgüt çapında uygulanan bir dizi stratejik amaç ve performans ölçüsüdür. (KPG'ler dahil.) PÖ sistemleri yöneticilerin şirketin birçok farklı biriminin ürettiği iş sonuçlarının, kuruluşun genel sonuçlarını etkileyecek şekilde nasıl birleştiğini görmelerini sağlar.
Dolayısıyla bir PÖ sistemi, yönetici ve müdürlere kuruluşun performansına dair kapsayıcı, üst düzey bir bakış açısı ve şirketin farklı bölümlerinin iş sonuçlan üretmek için nasıl birlikte çalıştıklarına dair bir anlayış kazandırır.
PÖ sistemi kullanan şirketlerde, üst düzey yöneticiler bu sistemin benimsenmesini savunur ve uygulanmasını yönetirler. Ancak sistem bir kez kurulduktan sonra, kuruluştaki tüm müdür ve çalışanlar sisteme katkıda bulunur ve onu kullanırlar. Peki, nasıl? Birim ve şirket seviyesindeki hedefleri destekleyen bireysel hedefler tanımlarlar ve nezaretçileri tarafından daha sonra sisteme girilecek performans verilerini oluştururlar.
Performans ölçüm sistemleri neden faydalıdır?
Performans ölçüm sistemleri çok sayıda fayda sunar. En önemlisi, yöneticilerin birim ve şirketleri tarafından belirlenen her stratejik amaç için ölçüler tanımlamalarına (ve bu ölçüler üzerinden performansı takip etmelerine) olanak sağlamasıdır. Yöneticiler, hedefleri karşılamayan performansı not ederek (örneğin "Hedefimiz, sipariş-işlem hatalarını yüzde 10 azaltmaktı ama biz yalnızca yüzde 5 azalttık"), aradaki farkın nedenlerini ele alabilir ve performansı sürekli iyileştirmek için çalışabilirler.
Şirketin farklı bölümlerindeki performansın diğer bölümlerdeki performansı nasıl etkilediğini de gösterirler. Sözgelimi bir şirket, lojistik personelinin "Sipariş teslim süresini yüzde 10 düşürmek" olan amacını elde etmesinin, müşteri hizmetleri grubunun "Müşteri memnuniyetini yüzde 15 artırmak" şeklindeki kendi amacım karşılamasına yardımcı olduğunu fark edebilir. Şirketler, bu karşılıklı ilişkileri bildiklerinde daha bilgili kararlar alabilirler. Örneğin, performansı düzeltmek için hangi etmenlerin ele alınması gerektiğini tahmin etmek yerine bütçede belli bir artırıma gidebilir, yeni işe alımlar yapabilir ya da da¬ha verimli bir süreç getirebilirler.