Misyon, vizyon, amaç ve hedeflere ulaşmada başarıya ulaşmanın ölçülebilmesi önemlidir. Sonuca dayalı bir performans ölçütü anlayışı stratejik planın en önemli unsurlarından biridir.
- Performans ölçmek iyi bir yönetim faaliyeti için gereklidir.
- Ayrıca hizmetlerin kalitesini artırır.
- Çalışanların ve yöneticilerin amaç ve hedeflere ulaşmada neyin önemli olduğuna odaklanmalarını ve karşılaştırma olanaklarını artırır.
- Bütçe incelemesi ve bütçenin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi açısından önemlidir.
- Kurumlara “kamu kaynaklarının niçin harcandığı “ sorusuna yanıt vermede yardımcı olur.
A. PERFORMANS ÖLÇÜTLERİ
- Girdi Ölçütleri : Girdiler, işgücü, materyaller, ekipman, hedef kitle gibi faktörlerdir. Hizmetin toplam maliyetini ölçmek ve kaynakların kompozisyonu hizmetlere olan talep açısından önemlidirler.
- Çıktı Ölçütleri : Herhangi bir program ya da faaliyetin düzeyini belirler. İş zamanları, hizmetlerin yerine getirilebilmesi için gerekli olan zamanın saptanmasına yardımcı olur. Programların neler ürettiğinin belirlenmesini sağlar. Ancak sınırlıdırlar, çünkü program hedeflerine ulaşılıp ulaşılamadığı konusunda ya da hizmetlerin etkinliği ve kalitesi hakkında bir bilgi vermezler.
- Getiri Ölçütleri : Elde edilen fiili sonuçları ya da programın yararını ya da etkisini ölçer. Politika yapıcılarını ilgilendirirler; ancak yeterli bilgi vermeyebilirler. Çünkü ölçüme elverişli olmayabilirler. Yalnız çıktı ölçütleriyle karıştırılmamalıdır; getiri ölçütleri programın etkin olup olmadığını belirler. Çıktı ölçütleri ise program başarısı hakkında kesin bir fikir vermez.
- Etkinlik (verimlilik) Ölçütleri : Çeşitli oranlarla ifade edilirler. Çıktı/ girdi, zaman/ çıktı, maliyet/ girdi, maliyet / getiri gibi.
- Kalite Ölçütleri: Kalite ölçütü ise paydaş bekleyişlerinin karşılanıp karşılanamadığını bize anlatır. Kalite ölçütleri arasında güvenilir olma, doğruluk, saygı, yeterlilik, ihtiyaçları karşılayabilme gibi ürün ya da hizmet ile ilgili ölçütler yer alır. Kalite eksikliği de ölçülebilir . Paydaş şikayetleri, düzeltme hataları gibi.
B. PERFORMANS ÖLÇÜTLERİNİN TANIMLANMASI
Performans ölçütleri, ölçülerin ne olduğu, verilen kaynağı ve değerin (value) hesaplanacağını içerecek şekilde açıkça tanımlamalıdır. Tanımlar anlaşılır kesin olmalı ve yoruma açık olmamalıdır. Bu yetkililerin belirli bir zaman geçtikten sonra bile doğru ve tutarlı bilgi edinmelerine olanak sağlayacaktır.
Yetkililere yardımcı olmak için, OSPB, performans ölçütleriyle ilgili uygun tüm bilgileri kayıt etmek ve açıklamak için bir sistem geliştirilmiştir ve ekte sunulmaktadır. Ölçütleri Özet Formu el kitabının “formlar kısmını” içermektedir, kurum, program ve alt program seviyelerinin hepsinde her türlü performans ölçütü için doldurulabilir.
Bu formların kullanılması yetkililere her performans ölçütünün zaman içinde gösterdiği gelişmenin ayrıntılı bir bilgisini sunacaktır. Formlar kısmı; Performans ölçütleri için Litmus Testi, Ölçütler Grubu Çizelgesi ve Seçilmiş Kriter Matris Çizelgesini içermektedir. Her çizelge farklı süreçlerdeki performans ölçütlerinin değerlendirilmesine olanak taşımaktadır.
C. TEMEL PERFORMANSIN BELİRLENMESİ
Bir sonraki adım, “şu an neredeyiz” sorusuna yanıt arama aşamasıdır. “Şu an neredeyiz” sorusunun yanıtı, hedeflenen verilerle karşılaştırmaya olanak verecek, nasıl bir ilerleme ve gelişme kaydedildiği ortaya koyacaktır. Temel performans belirlenmesi için geçen bir yıllık dönemin verilerine bakmak gerekir. Eğer veri yoksa, bazı durumlarda endüstri ortalaması kullanılabilir. Öte yandan, veriler başlangıç veri tabanı oluşturmak adına toplanmalıdır.
Amaç ve Hedeflerle İlişkin Performans Ölçütlerine Bir Örnek:
Aşağıdaki örnek, amaçlar, hedefler ve performans ölçütleri arasındaki ilişkiyi göstermek için verilmiştir.
Yetişkinlere Yönelik Okuma-Yazma Kursuyla İlgili Bir Örnek :
Amaç: Yetişkin öğrencilerin okur yazarlık oranını arttırmak
Hedef: 1999 yılında 6.seviyesinin üzerinde okuyabilen yetişkin öğrenci sayısını % 25 seviyesine çıkarmak.
2000 yılında 6.seviyesinin üzerinde okuyabilen yetişkin öğrenci sayısını % 30 seviyesine çıkarmak.
2001 yılında 6.seviyesinin üzerinde okuyabilen yetişkin öğrenci sayısını % 35 seviyesine çıkarmak.
Performans ölçütleri:
Girdi: Okuma-yazma kursuna kaydolan yetişkin öğrenci sayısı
Çıktı: Kursu tamamlayan öğrenci sayısı
Sonuçlar:
1. Kurs tamamlandıktan sonra 6. seviyenin üzerinde okuyabilen öğrenci sayısı
2. Hedeflenen grubun okuryazarlık oranındaki yüzde azalma
3. Kursu tamamlayan öğrencilerin kaydolan öğrenciler içindeki yüzde payı
Etkinlik: Öğrenci başına maliyet
Kalite: Öğrencilerin Kursu 1-5 ölçeğinde değerlendirmesi