Başka her tür toplantı gibi performans değerlendirmesi toplantısı da iyi hazırlandığınız takdirde çok daha üretken geçer. Hazırlanmak; çalışanlarınızın görev başındaki performanslarının kapsamlı bir resmini derlemeyi, bu kişinin performansına değer biçmeyi, izlenimleri belgelemeyi ve doğru malzemeleri toplamayı içerir,
Tam bir resim şekillendirmek
Çalışanlarınızın performansına değer biçmek çok çeşitli enformasyon kaynaklarım gözden geçirmeyi gerektirir, Böylelikle çalışanınızın performansına dair mümkün olduğunca tam bir resim şekillendirebilirsiniz. Bu enformasyon kaynakları şunlardan oluşur:
-
İş tarifinde belirtilen iş gerekleri
-
Çalışanın kendi performans hedefleri, örneğin "etkin sunumlar vermeyi öğrenmek," "müşteri siparişlerini hazırlarken daha az hata yapmak" ya da "bir ekibe liderlik yapmayı denemek"
-
Başarılı performans konusundaki kıstasınız
-
Beceriler, geçmiş eğitim ve geçmiş iş performansı dahil olmak üzere çalışanın çalışma geçmişi
-
Performans gözlemleri ve ilgili diğer verilere dayanan kendi belgeleriniz
-
Çalışanın kendine dair raporları
-
Mümkünse 360 derecelik geribildirim—kendi izlenimlerinizin yanı sıra müşteriler, görevdaşlar ve çalışanın astlarından oluşabilecek, onunla etkileşime girmiş insan çemberinin tümünden elde edilen izlenimler
Bu maddelerin bazılarını uydurmanız gerekebilir, Sözgelimi, ya çalışanınızın hâlihazırda bir iş tarifi yoksa? Bu takdirde, daha resmi bir iş tarifinin yokluğuna karşılık önceden anlaşmış olduğunuz hedefleri ve diğer belgeleri kullanın. Daha sonra siz ya da insan kaynakları müdürünüz, performans değerlendirmesi toplantısına getirmek için şimdiki iş tarifini yazmalıdır, Böylece bundan sonra onu bir dayanak olarak kullanabilirsiniz.
Ayrıca, çalışanlarınızdan 360 derecelik geribildirim al-maya da karar verdiyseniz, en faydalı enformasyonu almayı garantilemek için aşağıdaki pratikleri yerine getirin,
-
Geribildirimleri belirginlik kıstaslarına dayandırın. Sözgelimi, "iletişim yeteneği" ya da "doğruluk" gibi ölçmesi zor olan özelliklerle ilgili girdi tepkiyorsanız, cevap veren kişilerden çalışanları yalnızca sayısal bir ölçüyle derecelendirmelerini istemeyin. Cevap veren kişinin bu özelliklerle ilgili ne demek istediğine dair belli örnekler de isteyin, Örneğin, "Can her zaman yapacağım dediği şeyi yapar. Bu yüzden ona doğruluktan beş verdim," Ölçülmesi zor olan özellikleri, satış rakamları ya da hata oranları gibi ölçülmesi kolay olanlarla dengeleyin.
-
Araçların amacına açıklık getirin. Cevap veren kişilere ve çalışanlara, 360 derecenin amacının geliştirilecek alanları tanımlamaya yardımcı olmak olduğunu—olumsuz geribildirimleri biriktirip çalışanın üzerine "yıkmak" olmadığını—açıklayın. Cevap veren kişilere (ister görevdaşınız, ister size bağlı bir kişi, isterse de söz konusu çalışanın müşterileri olsunlar), eğer bu çalışanla iş ilişkileri konusunda endişeler taşıyorlarsa bu endişeleri doğrudan bu kişiye söylemeleri—olası sıkıntılı durumlarla karşılaşmaktan kaçınmak için 360 dereceyi kullanmamaları—gerektiğini hatırlatın.
-
Güven kültürü kurun. 360 derecelik geribildirimin başarılı kullanımı güven temeline dayanır. Bu temeli, çalışanların kendilerini denetleyecek kişileri seçmelerini ve denetleyen kişilerin istedikleri takdirde isimsiz kalmalarını sağlayarak kurabilirsiniz. Her çalışan için çok çeşitli türlerde cevap verecek kişilerden geribildirim elde etmeye de çalışın. Sözgelimi, bu kategorilerin her biri için sadece bir kişiden değil çeşitli görevdaşlardan, astlardan ve müşterilerden girdi sağlamalarını isteyin. Bu yolla geribildirimi alacalı kişi, dengeli bir dizi veri topladığınızı bilir.