Notlar Almayı İhmal Etmek

Üniversitedeyken, okul gazetesi benim Başkanın ko­nuşmacı olarak katılacağı, bir sosyal sorumluluk çerçevesin­de düzenlenen akşam yemeğini izlemekle görevlendirmişti. Bu müthiş bir fırsattı. Yönetimle ilgili yanlış­ların gazeteciler tarafından ortaya çıkarılması üzerine istifa eden bir başkanı dinleme şansını asla kaçıramazdım.

Gazeteci bloknotumu ve kayıt cihazımı alıp, Başkanın konuş­ma yapacağı, kordon altına alınmış sahnenin kenarında bir yere oturdum. (Tahmin edeceğiniz gibi, Başkan çok yakınında gazete­cilerin bulunmasından hoşlanmıyordu; bu nedenle Gizli Servis bizi kordonun dışında kalmamız konusunda sıkı sıkıya uyarmıştı.)

Söyleyeceklerini elindeki önceden hazırlanmış kağıttan oku­yan Başkan, elle not almaya izin vermeyecek kadar hızlı konuşu­yordu. Yanıma kayıt cihazı aldığım için çok mutluydum; Başkan konuşmaya başlar başlamaz cihazı çalıştırdım.

Ertesi gün okulda, gazetenin ofisinde otururken, Başkanın ko­nuşmasını deşifre edip yazımı yazmaya başlamak için kayıt ci­hazının düğmesine bastım.

"Be... aaaaa..." diye bir ses duydum.

Teybi durdurup yeniden "play" düğmesine bastım.

"Grrrr...."

Bir iki kez daha denedikten sonra soğuk terler dökmeye başladım. Gazeteciliğe başlamama neden olan olayın merkezinde yer olan başkan, ağzına taş doldurmuş gibi konuşuyordu. Kayıt cihazım, başkanın konuşması sırasında ölmekte olduğunu fark et­tim. Doğru dürüst hiçbir şey kaydedememiştim.

Karaladığım notlara göz attım. Karmakarışıktı. Hiçbir cümle tam değildi. Bir gazeteci olarak, ilk kez bir devlet başkanının ko­nuşmasını izlemiş ve başarısızlığa uğramıştım.

Kendimi berbat hissediyordum.

Daha net bir şekilde düşünebilecek kadar sakinleştikten sonra, orada başka gazetecilerin bulunduğunu hatırladım. Bazı telefon görüşmeleri yaptım; bazı meslektaşlarım halime acıdılar. İkisi notlarını benimle paylaştı; böylece yazılı notlarımdaki boşlukları doldurabildim ve bir yazı çıkarmayı başardım.

O günden beri kayıt cihazı kullansam bile, elle notlar da alı­yorum. Kimileri bana garip garip bakıyor ve neden bu zahmete katlandığımı anlayamıyor. Ama ben, Başkanın teypteki boğuk sesini hala unutamıyorum.

Patronlar aynı şeyi iki kez tekrarlamaktan hoşlanmazlar. Söylediklerini, bunları not etmeyi akıl edemeyen çalışanlarına bir kez daha tekrarlamayı hiç istemezler; bunu zaman kaybı ola­rak görürler. Bunu yaptığınızda patronunuzu elindeki işi yarım bırakıp eski düşüncelerine dönmeye, konuyla ilgili kendi notlarını araştırmaya zorlamış olursunuz. Onun anlattıklarını not almayı bir kez daha ihmal edip karşısına üçüncü kez çıkarsanız, vay halinize!

Hafızanıza ve hatırlama yeteneğinize güvenmeniz tehlikeli olabilir. Arkadaşlarımla ya da ailemle bir restorana gittiğimde çok şaşırıyorum. Güler yüzlü garson masamıza geliyor ve siparişleri almaya başlıyor. Biri çayına ekstra limon istiyor. Biri, peynirsiz ama ekstra hardallı sandviç sipariş ediyor. Bir başkası ise sala­tasının sosunda sirke ve soğan istemediğini söylüyor. Bütün bu süre boyunca garson gülümsüyor ve tek bir kelimeyi bile yaz­mıyor.

Bazen "Bunları yazmanız gerekmiyor mu?" diye soruyorum. "Hepsini hatırlayabilecek misiniz?"

Genellikle yaşı benden çok daha genç olan garson gülümsüyor. "Asla unutmam," diyor.

Kimi zaman bu doğru çıkıyor. Ama çoğunlukla çayın ekstra limonu unutuluyor, sandviç peynirsiz ve hardalsız geliyor, sala­taya da bol bol sirke ve soğan konuyor.

Bu rahatsız edici olsa da birçoğumuzun başına geliyor. Çok aç ya da ikinci seferde neyle karşılaşacağımızı bilemeyecek kadar sabırsız olduğumuz için, siparişleri geri göndermek İstemeyiz. Ancak normalde bırakacağımızdan çok daha az bahşiş bırakır, böylece garsona bundan sonra siparişleri yazması gerektiğine da­ir sessiz bir mesaj göndermiş oluruz.

Patronlar da genellikle aynı şeyleri hissederler. Patronunuzun talimatlarını yazmadığınız halde bunları yerine getiriyor olabilir­siniz —en azından kısmen. Ancak o, kendi patronunun işin bir an önce bitmesi için dayatması yüzünden kendini baskı altında his­settiğinden, işi sizden alır ve düzeltmek zorunda kalır. Bu du­rumda "bahşişiniz" -yani zam ya da terfiniz söz konusu oldu­ğunda, dikkat eksikliğiniz göz önünde bulundurulacağından emir. olabilirsiniz.

Patronunuz, onun talimatlarını yazmamanızı saygısızlık ola­rak da görebilir. Söylediklerini yazmamanız, bunları önemli bul­madığınızı düşünmesine neden olabilir. Çünkü önemli bul­saydınız, yazardınız.

Patronun ağzından çıkan her sözcüğü yazmanız gerektiğini söylemiyorum. Bu hem pratik değildir hem de patronunuz sizin durmadan bir şeyler karaladığınız not defterinize eğilmiş başınızın tepeninde konuşmak zorunda kalmaktan sıkılabilir. Ben, doğru za­liminin, doğru ve patronun takdirini kazanacak şekilde not almanız gerektiğini söylüyorum. Böylece yapmanız gerekenleri net olarak bilir ve hem zaman hem de enerjiden tasarruf etmiş olursunuz. Bu durumlarda mutlaka notlar almalısınız:

Meseleler zamana duyarlı olduğunda. Eğer bir müşteri fiyat teklifinizi belirli bir süre içinde bekliyorsa ya da bir proje za­mana bağlıysa, bilgileri yazın.

Patron sizi odasına çağırdığında. Genellikle böyle durumlarda aklıda önemli maddeler vardır. Bu nedenle yanınıza kağıt ve kalemi alıp söylediklerini yazın.

Bir toplantıya katıldığınızda. Kimin ne söylediğine dair kısa notlar alın. Sizi doğrudan ilgilendiren meselelerle ilgili ayrıntılı notlar almaya özen gösterin.         "

Telefon konuşmaları yaparken. Karşınızdaki kişiyle konuşur­ken notlar alın, çünkü daha sonra konuştuklarınızı hatırlayamayabilirsiniz. Soru sormak istemeniz halinde gerekli olacağı için, bu kişinin iletişim bilgilerim de mutlaka not edin.

Şikayetler olduğunda. Bu sizin için önemli bir korunma yöntemidir; şikayeti ve bunun üstesinden nasıl geldiğinizi yazın. Eylem planını takip etmek için notlar alın. Patron konuyla ilgilendiğinde ve neler olup bittiğini öğrenmek istediğinde, bunlar çok işinize yarayabilir. Yazılı notlarınıza başvurup gerekli bilgilere ulaştığınızda, son derece profesyonel ve hazırlıklı görünürsünüz.

Eğer iyi not alma konusundaki yeteneğinize güvenmiyorsanız, şunları yapmalısınız.

Becerinizi geliştirmeye çalışın.

Hızlı yazamıyorsanız, kolaylıkla anlayabileceğiniz kısaltmalar belirleyin. Eğer notlar alma kutlusunda çok yavaşsanız, haberleri izlerken ya da bir radyo programı dinlerken alıştırma yaparak hızınızı artırma­ya çalışın. Böylece hem çok daha hızlı hem de çok daha doğru yazar hele gelebilirsiniz.

Sorular sorun.

Eğer birinin söylediklerini tam olarak anlayamadıysanız, "Bunu söylerken ne demek istediğini anlaya­madım," ya da "Bir örnek verebilir misin?" diyebilirsiniz. Hiç­bir şeyi tahminlerinize dayandırmayın.

Aptal görünmekten korkmayın; asıl her şeyi yanlış anlamanız halinde ne kadar kö­tü bir duruma düşüp endişelenin.

Temel noktaları tekrarlayın.

Patron size söyleyeceklerini bi­tirdiğinde, "Size aldığım notların bazılarını okuyup söyledik­lerinizi doğru anladığımdan emin olmak istiyorum" deyin. Ta­rihleri, isimleri, belirli talimatları ve temel hedefleri teyit et­tiğinizden emin olun.

Notlarınızı düzenli tutun.

Yanınızda her zaman notlar almak için bir defter ve kalem bulundurun. Notlarınızı dağınık kağıt­lara ya da diğer malzemelere (örneğine elinize) almayın. (Ben bunu yapan insanlar gördüm, bu yüzden inkar etmeye kalk­mayın.) Bunu yapmak zorunda kalsanız bile, notlarınızı ilk fırsatta temize çekin. Otururken, ayakta dururken ya da yü­rürken rahatça yazabileceğiniz bir defter alın. Defter doldu­ğunda, üzerine hangi zaman dilimine ait olduğunu yazın; bu, notlarınızın düzenli olmasını sağlayacaktır.