Toplantı sırasında not almak, kalıcılığı sağlayan, toplantının verimi konusunda bilgi veren, sonraki toplantıların gündem maddelerini belirlemeye yardımcı olan bir yöntemdir.
Toplantının bir tutanak halinde ya da resmi olmayan bir biçimde özetini katılımcılara dağıtmak, toplantının takibini kolaylaştırır.
Bunu gerçekleştirebilmek için toplantı sırasında not almak gerekir. Farklı amaçlarla farklı nitelikte toplantı notu almak mümkündür:
-
Resmi Tutanak
-
Gayri resmi Tutanak
-
Katılımcı Notları
Resmi Tutanak:
Resmi toplantılarda geçerli olan bir rot alma yöntemidir; zorunluluk taşır. Genellikle tutanağı yazacak bir kişi seçilir.
Gayri resmi Tutanak:
Bu tutanak genel olarak toplantı yöneticisi tarafından tutulur ve daha sonra katılımcılara dağıtılır. Bu yöntemin bir avantajı, toplantı yöneticisinin hangi konulara önem verdiğim bu tutanaklardan yola çıkarak anlamak mümkündür,
Katılımcı Notları:
Her toplantı katılımcısının toplantıda aldığı notlardır, Bu yöntemin avantajı herkes kendisi için önemli saydığı yerleri not alacağı için toplantının gündem maddeleriyle ilgili veri toplama şansının olmasıdır, Bu durumda tüm notlar daha sonra birleştirilerek ortak bir metin halinde dağıtılır.