Ne zaman geribildirimde bulunmak gerektiğini bilmek bazı bakımlardan sandığınızdan daha kolaydır; uygun anlar ortaya çıktığında onları fark etme konusunda kendinizi eğitmeniz yeterlidir. Şu aşağıdaki durumlar ortaya çıktığında geribildirimde bulunun:
Takdir edilmesi gereken iyi işler, başarılı projeler yapıldığında ve çare getirici davranışlar sergilendiğinde. Yeterli sıklıkta olumlu geribildirimde bulunmayı ihmal ederiz, oysa bunun çok yararlı sonuçları olabilir.
Bir kişinin becerilerini iyileştirmekte başarılı olma olasılığı yüksekse. Öğrenilebilen becerileri değiştirmek, kişinin alışkanlıklarını ya da kişiliğini değiştirmekten daha kolaydır.
Şu ya da bu sorunu görmezden gelmek mümkün olmadığında; söz konusu kişinin davranışının ekip ya da kuruluş üzerinde olumsuz sonuçları oluyorsa.
Geribildirim vermeye karar verirken, içinde bulunduğunuz duruma göre, esnek veya duyarlı davranabilirsiniz:
Düzeltmek ya da pekiştirmek istediğiniz davranışı gözledikten sonra, olabildiğince çabuk geribildirimde bulunmaya karar verebilirsiniz.
Herhangi bir meseleyi karşı tarafla konuşmadan önce, gerekli bütün enformasyonu derlemek için uzunca bir süre beklemeniz gerekebilir.
Eğer gözlediğiniz davranış özellikle rahatsız ediciyse, herkesin yatışmasını beklemeniz gerekebilir.
Zamanın doğru olup olmaması, duruma ve söz konusu kişiye bağlıdır. İlgili kişinin mesajınızı almaya hazır olup olmadığını anlamaya çalışın; yoksa geribildiriminiz bir kulağından girip ötekisinden çıkabilir.
İpucu: Sık sık olumlu geribildirimde bulunun. Size doğrudan bağlı çalışan kişilerin çıkardıkları yüksek kaliteli işleri teyit etmek, değerli insanları elde tutmanın en etkin yoludur.