Kurum içi ve kurum dışı değerlendirme sadece stratejik planlama açısından değil, ayrıca politika geliştirme ve problem çözme açısından da önemlidir. Değerlendirmenin yapılması SWOT analizi ile gerçekleştirilir. Zira kurumsal değerlendirme S (Strengths = Güçlü yönler), W (Weaknessess = Zayıf yönler), O (Opportunities = Fırsatlar), T (Threats = Sorunlar, olası sıkıntılar) aşamalarını içermektedir. Değerlendirme süresince elde edilen veriler stratejik meselelerin tanımlanmasına olanak verir. SWOT analizinin son aşamasını iç ve dış paydaşların tanımlanması ve taranması oluşturur.
1. Kurum İçi
Kurum içi değerlendirme mevcut durumun saptanması ve kurumun güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesi sorun ve fırsatlara karşı yanıt verebilme gücünün ortaya konmasını ifade eder. Ayrıca kurumun mevcut paradigması ve değerlerinin bir ifadesidir. SWOT un kurum içi değerlendirme kısmı çeşitli aşamalardan oluşur :
Kurum neredeydi? :
- Geçmişte iç ve dış paydaşların ihtiyaçları karşılandı mı?
- Ürün ve hizmetler yüksek kalitede mi idi ?
- İçsel olarak kurumda değişen nedir? Yeniden yapılanma oldu mu ? Durağan bir süreç mi yaşandı ? Neden ?
- Neler başarıldı ? Başarılmayan neler var ?
Kurum şimdi nerede ?:
- Mevcut program ve faaliyetlerin tanımlanması
- Mevcut program ve faaliyetler arasında kurum içinde çatışmalar var mı ?
- Mevcut program ve faaliyetlerden başarı mı elde edildi ? Yoksa başarısızlık mı?
- Mevcut performans ölçütlerine ulaşıldı mı? Öyle ise umulan performans elde edildi mi? Neden elde edildi ya da edilemedi?
- Mevcut programlar hakkında kamuoyu ve paydaşlar neler düşünüyor?
- Kurum diğer kurumlarla karşılaştırıldığında hizmetlerin maliyeti ve kalitesi açısından ne gibi bir sonuçlar çıkar ?
- Planlama, bütçeleme, kalite ve diğer yönetim çabaları bütünsel kılındı mı ?
Güçlü ve Zayıf Yönler
- Kurumun kapasitesi nedir ?
- Ne tür avantajları mevcuttur ?
- Ne tür dezavantajları mevcuttur ?
- Paydaşların ihtiyaç ve beklentilerinin tatmininde sınırlamalar var mı ?
- Paydaş ihtiyaç ve beklentileri nasıl değişiyor? Pozitif yönde bir değişme için ne gibi fırsatlar var ?
2. Kurum dışı değerlendirme
SWOT’ un fırsatlar ve sorunlar aşamasını oluşturan bugün ve gelecek açısından değerlendirmeyi ele alan aşamasıdır .
Mevcut dışsal ortamın koşulları nelerdir ?
- Devletin mali durumu nasıl?
- Kurumu ilgilendiren ne gibi dışsal parametreler mevcuttur? Nasıl ?
- Kritik olan parametreler nelerdir?
- Mevcut sorunlar (yerel, ulusal, bölgesel, küresel) nelerdir ve önem dereceleri nedir?
- Kamuoyunun dikkatini çeken sorun ve politika önerileri nelerdir? Kurum nasıl etkilenmektedir?
Dışsal ortam nasıl değişebilir ?
- Hükümetin yıllık ve beş yıllık harcama ve gelir tutarı nedir?
- Dışsal ortamın temel parametrelerini belirleyen güçler nelerdir?
- Ne gibi önemli sorunlar bekleniyor ve kurum üzerindeki etkileri neler olabilir ?
-Bu tarz dışsal etkilerin kurumsal davranışlar üzerindeki rolü neler olabilir ve hangileri en önemlidir ?
- Geleceğe yönelik en uygun senaryolar neler olabilir ?
Stratejik plan dahilinde, içsel ve dışsal değerlendirme sürecine bağlı olarak SWOT analizi yapılırken planın kamuya açık bir belge olduğu ve bazen kurum dışı kişiler tarafından incelenebileceği unutulmamalıdır.
KURUM İÇİ VE DIŞI DEĞERLENDİRME
A. İÇ DEĞERLENDİRME : GÜÇLÜ VE ZAYIF YÖNLER
1. Kurumun işlevi ve çalışma alanına genel bakış
- Kurumun hukuksal statüsü ve kuruluş yılı
- Tarihsel perspektif ve geçirdiği önemli aşamalar
- Paydaş beklentileri ve kurumsal imaj
- Programların yapısı
- Kurumsal başarılar
- Mevcut performans ölçütlerinin incelenmesi
2. Kurumsal özellikler
- İşgücünün kompozisyonu
- Kurumsal yapı ve pozisyonlar
- Kurumun ana merkezi ve yardımcı ofisler
- İnsan kaynakları
- Varlık büyüklüğü
- Enformasyon teknolojisi, otomasyon düzeyi, denetleme ve gözetim sistemleri, telekomünikasyon
3. Finansal özelikler
- Bütçe büyüklüğü
- Fonlar
- İşletme maliyetleri
- Bütçe-program ilişkisi
- B ütçenin cari ve gelecekteki ihtiyaçları karşılayabilme gücü
B. DIŞ DEĞERLENDİRME : FIRSATLAR VE OLASI SORUNLAR
1. Paydaş kompozisyonu
- Kişisel özellikler (yaş, eğitim vs.)
- Nüfus değişimleri ve etkileri
2. Ekonomik değişkenler
- İşsizlik oranı, faiz oranı vs.
- Ekonomik koşullardan paydaşların etkilenme derecesi
- Geleceğe yönelik iktisadi bekleyişler ve kurum paydaşlar ve hizmet alanlar üzerindeki etkisi
- Devletin mali projeksiyonları
- Değişen iktisadi koşulara kurumun uyum gösterebilmesi
3. Diğer kamusal düzenlemelerin etkisi
- Temel yasalar
- Mevcut kamusal faaliyetler
- Kamusal müdahalelerin kurum ve paydaşlar üzerindeki etkisi
4. Diğer yasal sorunlar
- Beklenen hukuksal değişimler
- Mevcut ya da bekleyen davalar
- Yerel kamusal gereklerin etkisi
5. Teknolojik gelişmeler
- Teknolojinin mevcut kurumsal faaliyetlere etkisi
- Beklenen teknolojik yeniliklerin etkisi
6. Kamu politikaları sorunları
- Mevcut durum
- Çocuk suçları ve aile sorunları vs.