Üstlendiğiniz ödevin açık bir tanımlamasını kaleme alma edimi, kendiliğinden, aydınlatılması gereken noktaların ortaya çıkmasına yardım edecek ve çoğu zaman soruna ilişkin taze bir kavrayış sunacaktır.
İşin önemli yönlerini mantıksal bir düzen içinde sıralamak, boşlukları teşhis etmenize yardımcı olacaktır. Bunu kendiniz ya da çalışma ekibiniz için yazıyor olsanız bile özel bir dil (jargon) kullanmaktan sakının ve önceki bilgilerinize yaslanmayın. Böyle bir belge oluştururken izlemek için temel bir format kurmayı yararlı bulmuşumdur; ancak buna sıkı sıkıya bağlı kalmanız gerekmez. İşte formatımız:
Belgenin amacı: Sorunun ve düşünülen ya da gereksinim duyulan çözümün özeti -bir iki paragraftan uzun olmamalı
Durum: Tam olarak nerede bulunduğumuza ilişkin ana veriler
Arkaplan: Durumu belirlememize yardımcı olacak, konuya ilişkin her türden bilgi: Rekabete ilişkin, yasal, ekonomik, tarihsel bilgiler, sorunlar
İrdelemeler: Bir çözüm geliştirirken göz önüne alınması gereken yönler (Zamanlama, Finansman, Yeterlikler, Kullanılabilir ya da gerek duyulan kaynaklar)
İzleyici Kitle: Ortaya çıkan sonuç tarafından etkilenecek ya da tasarlanan sonucun hedef aldığı kitle
Hedefler: Elde etmeyi tasarladığınız her şey
Strateji: Elde etmeyi tasarladığınız şeyi hangi araçlarla gerçekleştireceğiniz
Taktikler: Çözüm örnekleri
Tartışma (isteğe bağlı): Farklı eylem yollarının artı ve eksilerinin kısaca gözden geçirilmesi. Reddedilen yaklaşımlar ve reddedilme nedenleri.