Bazı şirketlerin kurum çapında kullanılan resmi performans ölçüm sistemleri vardır. (Altı Sigma, Planla-Yap-Kontrol Et-Harekete Geç metodu ya da Dengeli Sonuç Kartı gibi.) Bu tür sistemler yöneticilere kuruluşun tüm iş faaliyetlerine bakma olanağı vererek, şirketin performansına dair bütünsel bir bakış açısı kazanmalarını sağlarlar. Diğer şirketler ise daha basit bir yaklaşımı kullanarak, işletmenin bir ya da daha fazla farklı yönünün performansını değerlendirirler.
Kullandığı sistem ne olursa olsun, her şirket performansını değerlendirmek için kilit performans göstergelerini kullanır.
KPG nedir?
Kilit performans göstergesi (KPG), bir kuruluşun performansının belirli bir yönde nasıl olduğunu yansıtan bir ölçüttür. KPG, kritik başarı etmeninin (KBE)—verili bir stratejik amaca ulaşmak için ihtiyaç duyulan kilit bir faaliyet— bir temsilidir. Performans ölçen kuruluş, her bir stratejik hedefi kapsayan bir dizi kritik başarı etmeni tespit eder.
Sözgelimi, şirketin stratejisine bağlı olarak kuruluşun, uluslararası piyasalardan elde ettiği gelir yüzdesi için bir KPG'si olabilir. Bir başka KPG, hatalı karşılanan siparişler hakkındaki müşteri şikâyetlerinin sayısı olabilir. Bazı kuruluşlar, tüm farklı faaliyet alanları için pek çok KPG kullanırlar. Diğer örgütlerin KPG'leri belirli bir alana odaklanabilir. Örneğin, kâr amaçlı olmayan bir sosyal hizmet kuruluşu, tüm KPG'lerini, farklı teşebbüslere bağışlanan yardımın miktarına odaklayabilir.
Tipik olarak, bir şirket içindeki birimlerin de şirketin hedeflerini destekleyen bir dizi KPG'si vardır. Bir birimin KPG'sinin performans verileri, örgütün ölçülmekte olan herhangi özgül bir alandaki toplam performansını yansıtmak üzere şirketin KPG'lerine dağıtılabilirler.
Yönetici olarak muhtemelen şirket düzeyinde KPG'ler geliştirme sürecine katılmayacaksınız. Ancak, özellikle biriminiz yakın zamanda başka bir şirket tarafından satın alındı ya da yeni bir ürün, süreç, departman ya da ast-üst ilişkisiyle ilişkilendirildiyse, biriminizin seviyesinde KPG'ler oluşturmaya dahil olabilirsiniz. Durumunuz ne olursa olsun, kuruluşunuzda kullanılan KPG'lerin farkında olmalısınız. Bu farkındalık sayesinde grubunuzun şirket ya da birim hedefleri doğrultusunda ilerleyişine değer biçebilirsiniz.
Üç çeşit KPG
Üç çeşit kilit performans göstergesi yaygın olarak kullanılır: İlk olarak süreç KPG'leri, bir iş sürecinin etkinliğini ya da üretkenliğini ölçer. Örnekler arasında "Ürün onarım çevrim süresi", "Sipariş sevk süresi", "Müşteri aramasına telefon kaç kez çaldıktan sonra yanıt verildiği", "Eğitim programlarından mezun olan çalışan sayısı" ve "Boş pozisyonları doldurmak için gereken hafta sayısı" sayılabilir.
İkincisi girdi KPG'leri, iş sonuçları elde etmek için yatırılan ya da kullanılan varlık ve kaynakları ölçer. Örnekler arasında "Araştırma ve geliştirmeye harcanan dolar miktarı", "Çalışanların eğitimi için ayrılan fonlar", "Yeni işe alınanların bilgi ve becerileri" ve "Hammaddelerin kalitesi" sayılabilir.
Üçüncü olarak çıktı KPG'leri, iş faaliyetlerinin finansal ve finansal olmayan sonuçlarını ölçer. Örnekler arasında "Ciro", "Kazanılan yeni müşteri sayısı" ve "Tam zamanlı çalışanların artış yüzdesi" sayılabilir.
Yöneticilerin en çok kullandığı üç çıktı KPG'si olarak şunlar sayılabilir:
Yatırım getirisi (YG): Yatırım getirisi, bir şirket, birim ya da grupta—veya bir projede—varlıkların kullanımından elde edilen faydaları temsil eder. YG verileri, üst yöneticiler, finans yöneticileri, yönetim kurulu üyeleri ve hissedarlar için faydalıdır. Yatırım getirişini ifade etmenin olası bir yolu, net gelir (ciro eksi giderler eksi vergiler gibi herhangi bir borç) bolü toplam varlıklardır. YG, yöneticilerin, kaynakları ne kadar etkin bir şekilde kullandıklarını ölçer ve şu şekilde hesaplanabilir:
YG = Net Gelir / Toplam Varlıklar
Ekonomik katma değer (EKD): 1990'larda popülerleşmiş olan EKD, bir iş faaliyetinin değerinden, bu faaliyeti yürütmenin maliyetini ve kâr oluşturmak için ayrılan maddi ve finansal sermayenin maliyetini çıkardıktan sonra artakalan değer olarak tanımlanır. Şirket finansı alanında EKD, şirketin hissedarları için gerekli olan getirinin üzerinde yaratılan değeri belirlemenin bir yoludur. Dolayısıyla, üst yönetim, yönetim kurulu, hissedarlar ve diğer yatırımcılar için kullanışlıdır. EKD, şu şekilde hesaplanır:
EKD = Vergilerden sonraki net faaliyet kârı (net faaliyet varlıkları x sermaye maliyetinin ağırlıklı ortalaması)
Şirketin operasyonlarında istihdam edilen sermayeden gelen getiri, sermaye maliyetinden (riske göre uyarlanmış) büyük olduğunda hissedarlar pozitif EKD elde ederler.
Pazar payı: Belli bir sektör diliminde ya da alt diliminde şirketiniz tarafından yakalanan satış yüzdesi.
Bu üç çeşit KPG'nin—süreç, girdi ve çıktı—hepsi de değerli performans enformasyonu oluşturur. Bu üç çeşidin bir karması, birim ya da kuruluşunuzun performansına dair kapsayıcı bir resim elde edilmesini garanti eder.
KPG'ler ve siz
Patronunuz sizden süreç, girdi veya çıktı KPG'lerini takip etmenizi istemese bile, kendinizi bu göstergelere alıştırmanız sizin için son derece önemlidir. Neden mi? Bir kere bu terimlerin örgütünüzde sık sık kullanıldığım duyacaksınız. Ayrıca, kuruluşunuzun başarı belirtilerini nasıl tanımladığını—örneğin kaynak paylaştırmada kuruluşunuzun ne yaptığını—anlamak da istersiniz. Dahası birçok sektörde üçüncü taraf araştırmacıları, şirketinizin rekabet karşısında hangi düzeye geldiğini izlemek için KPG'leri kullanır. Eğer bu tür bir araştırmaya başvurursanız, KPG'leri bilmeniz gerekir. Bunlara ek olarak, bu göstergeler kuruluşunuzun hedeflerini elde etmesine yardımcı olmadaki rolünüzü anlamanıza yardımcı olabilir. Ve son olarak, şirket ve biriminizin KPG'lerine dair bir anlayış sergileyebilirseniz, bir yönetici olarak itibar ve değerinizi artırırsınız.