Müzakere yaptığınız kişiyi müzakereden ayrı tutun. Karşı tarafa destek olmalı, soruna yoğunlaşmalıyız: "işin ilerlemesini istiyoruz" sözünü iyi anlayın ve sorunlara yoğunlaşın.
Şahsi sorunlarla karşılaştığımızda bize yardımcı olabilecek beş parçalı bir süreç mevcuttur:
1. İndirgeyebilmek için dinleyin. Karşı karşıya kalma söz konusu olduğunda, karşınızdakinin duyguları yoğunlaşır. Buna tepki gösterirsek sorunların daha da büyümesine neden oluruz.
2. Sempati veya empati gösterin ve ayrıntıları teyit edin. Mesela şöyle deyin: "Anladığımı düşünüyorum, sizin yerinizde olsam aynısını yapardım. Söylediklerinize göre problem
şöyle özetlenebilir... Doğru anlamış mıyım?" Bu durumda tansiyon düşmüş ve ilerlemenin yolu açılmış olur. Karşı tarafın hislerini anlamak ve ona göre davranabilmemiz gerekir.
3. Olayı formüle edin ve bir öneri sorun. Veya pazarlıkçı bir yaklaşımla konuyu ele alın. Ünlü formülü kullanın: "... iseniz .... yapabiliriz."
4. Anlaşma yapılır yapılmaz harekete geçin. Sorumluluklarınızı yerine getireceğinizi gösterin.
5. Ayrıntıları sözlerle doğrulayın ve bunları yazdığınızı gösterin.
Yüz yüze gelmekten veya duygusal anlardan kaçının. Bu şekilde sert ve tavizsiz olmaktan kendinizi alıkoymuş olursunuz. Savunmaya geçmekten de kaçının. "Beni sinirlendiriyorsunuz" gibi gerilimi artırıcı ifadeler kullanmayın. Bu beş adımlık süreç duygusallığı giderip somut olayları öne çıkarır, karşı karşıya gelmek yerine işbirliği ortamı oluşturur. Karşınızdaki kişi de tansiyonun artmasından rahatsız olacaktır. Bu her iki tarafın da sinirlerini gerecektir. Tarafların birbirini desteklediği ve beraberce sorunun çözümüne yoğunlaştığı bir ortam oluşturmaya çalışın.