İş Yazısı

İş dünyasında başarılı olmak için en son ve en iyi strateji­leri kullanmak gerekir. Bu eğitimde basit bir çalış­ma notundan kapsamlı bir iş önerisine kadar her çeşit metni en verimli şekilde yazma yöntemleriyle ilgili en güncel bilgileri bulacaksınız. Okurların gereksinimini ön plana almanın yazılarınızı (yazının akışını) netleştirmeye nasıl yardımcı olabileceğini göreceksiniz. Böylece yöneti­ci olarak etkiniz artacak. Bu eğitimde kolayca uygulanabile­cek şu bilgileri bulacaksınız:

•       Okurlarınızın gereksinimini hedef almak için belge­leri düzene sokmak

•       Yazma sürecinin tıkanıp kalmasını önlemek için metin oluşturma görevine iyi bir başlangıç yapmak

•       Eylem ve kararları yönlendirebilmek için redaksiyon ve tasarım ilkelerini uygulamak

Faydası kanıtlanmış bu stratejileri uygularsanız, yazma etkinliğinizde üretkenliğin arttığını ve belgelerin kalitesinin yükseldiğini görürsünüz. Aslına bakarsanız, okurları­nız bile aradaki farkı dile getirmeye başlayacak!

İş Yazılarının Temelleri

Zor olan okuru etkilemek değil, tam istediğiniz doğrultuda etkilemektir. Etkili iş yazısı hazırlamanın birkaç temel ilkesi vardır. Bu ilkelerde ustalık kazanırsanız, yolunuza çıkan çeşitli yazı görevlerinin üstesinden başarıyla gelebi­lirsiniz.

Amacınızı netleştirin

Bir iş belgesi yazmaya oturduğunuzda, kendinize soraca­ğınız ilk soru, "Bu belgeyi niçin yazıyorum?" olmalıdır. İş metinleri çeşitli amaçlarla yazılır:

Belli bir eylemi açıklamak ya da gerekçelendirmek:

"Mevcut satıcılarımızdan aldığımız bütün teklifler yüksek olduğundan, hepsini geri çevirmeye ve yeni tedarikçiler aramaya karar verdik."

Enformasyon vermek: "Yönetim, bütün çalışanlara yeni ürünümüzün ilk üç ay içindeki satışlarının bek­lentilerimizin çok üstünde gerçekleştiğini duyur­mak ister."

Okurları etkilemek: "Mühendislik ekibi bu teslim tarihlerini tutturabilir."

İyi ya da kötü haberler vermek: "Ne yazık ki, bildir­diğiniz motor yanması garantinin bitmesinden bir gün sonra meydana gelmiş bulunuyor."

Eyleme geçilmesini talep etmek: "Tasarım ekibi bü­tün ürün ayrıntılarını 1 Mayıs gününe kadar ta­mamlamış ve teslim etmiş olmalıdır."

Yazmaya başlarken, amacınızın ne olduğunu düşünün. Belge hazırlamak gibi sıradan bir işle karşı karşıya kalan çoğu yazar, amacını unutur. Bu sorundan korunmanın bir yolu, taslağın başına amacınızın ne olduğunu not al­mak ve ilerledikçe buna başvurmaktır. Taslağınızı bitir­dikten sonra, metninizi gözden geçirerek başlangıçtaki amacınızla örtüşüp örtüşmediğini kontrol edin.

Okur odaklı bir yaklaşım geliştirin

Nasıl bir şirket müşterilerinin gereksinim ve yaklaşımları­nı dikkate almadığında onlarla teması kaybederse, siz de okurlarınızı ve onların arzularını anlamaz, onların nasıl enformasyon almayı tercih ettiklerini bilmez, onlarla te­mas kuramazsınız.

Okurun bakış açısına göre düşünmek, tasarlamak, metni düzenlemek ve redaksiyonunu yapmak netliği ge­liştirir ve eyleme teşvik eder. Okurlar onlara ne aktarma­ya çalıştığınızı ve bir sonraki adımlarının ne olması gerek­tiğini anlarlarsa, işleri çok kolaylaşacaktır.

Siz Olsanız Ne Yaparsınız?

Recep saha satış ekibine bir bilgi notu göndererek, onları tüm mevcut ve yeni ürünleri içeren bahar kataloğu konusunda bilgilendirmek istiyor. Amacı, bu bö­lümdeki çalışanlara kataloğun hazırlanma ve teslim tarih­lerini bildirmek ve kataloğun gönderilmesi gereken bütün müşterilerin isim ve elektronik posta adreslerini teslim et­melerini hatırlatmak. Ama bu notu nasıl yapılandırması ge­rektiğini bilemiyor.

Kataloğun amacını açıklayan bir paragrafla başlayabilir ve en çarpıcı noktalarını ya da özelliklerini vurgulayabilir. Daha sonra da, okurlarına 15 Şubat'a kadar tüm müşteri adreslerini teslim etmelerini hatırlatabilir. Kendi kendine, "Bütün bunları söylemek yarım sayfa alır" diye düşünüyor. "Yazdıklarımın ne kadarını gerçekten okuyacaklar, merak ediyorum." Siz Recep'in yerinde olsanız, ne yaparsınız?

Okur odaklı bir yaklaşım neden önemlidir? Adres de­ğişikliğini bildirmek üzere ulaşmak istediği kişilere basit bir kartpostal gönderen şirketin gerçekten yaşanmış öykü­sünü ele alalım. Kendini okurun yerine koymayı ihmal eden şirket, metinde en önemli bilgilerden birini vermeyi unuttu: Taşınma tarihini belirtmedi. Müşteriler şirketi ne­rede bulacaklarını biliyordu, ama yeni adresi ne zamandan itibaren kullanmaları gerektiğini bilmiyordu.

Kilit mesajınızı açık olarak ifade edin

Belgenizin amacını belirledikten ve okuru da dikkate al­dıktan sonra, okurların hatırlamasını istediğiniz kilit me­sajı vurgulayın. Bu mesajın açık ve kesin olması gerekir, genel olarak bir ya da iki cümleyi geçmemelidir. Örneğin: "Müşteriye teslim tarihini geciktirmemek için, ürün tasa­rımının 10 Mayıs'ta tamamlanmış olması gerekir."

Çoğu durumda, kilit mesajınız metnin başlangıcında ya da başlarına doğru belirtilir; metnin geri kalanı ayrıntı­larla bunun içini doldurmaya ve "Neden?" ya da "Öner­diğim şeyin uygulanması nelere yol açar?" gibi soruların cevaplanmasına yarar.

Daha fazla açıklık sağlamak için, her belgede tek bir konuyu ele alın. İki birbiriyle ilgisiz kilit mesajınız oldu­ğunu fark ettiyseniz, iki belge yazın.

Mesajınızı kısa ve basit tutun

İşleri başından aşkın okurlar az ve öz metinleri takdir ede­cektir. Aslında, belge istenen gerekli enformasyonu içer­diği sürece, ne kadar kısa olursa, o kadar iyidir. Belgeni­zin kısa olması, kilit mesajınızın ön plana çıkmasını sağlar. Ayrıca kelimeleri ekonomik bir şekilde kullanmak, okuru­nuzun kıymetli zamanım boşa harcamamasını da güvence altına alır. Aşağıdaki örneği ele alalım:

Şefinin önerisi ve şirket danışmanının yardımıyla, Can dava. açma tehdidinde bulunan beş şikâyetçi müşteriden özür dilemek üzere bir mektup yazdı.

Yazar olarak karşınıza çıkacak zorluk, bir cümlenin ta­şıma kapasitesinin ne zaman dolduğunu anlamaktır. Yu­karıdaki örnekte okurların kim olduğu bilmek, faydalı bir yol gösterici olabilir. Okurların mektup yazmasını Can'ın şefinin önerdiğini ya da şirket danışmanının devreye so­kulduğunu bilmesi gerekiyor mu? Beş şikâyetçi müşteri olduğunu ya da dava açma tehdidinde bulunduklarını bil­memiz önemli mi? Bu enformasyon parçacıkları önemli değilse, bunları çıkarmayı düşünün.

Bu durumda cümleniz şöyle olacaktır:

Can şikâyetçi müşterilerden özür dilemek üzere bir mektup yazdı.

NOT: İster okuyor, ister size bakıyor ya da sizi dinliyor ol­sunlar, hedeflediğiniz insanlar size tüm dikkatlerini vermi­yor olabilir. Bu yüzden, onları esas mesajınızın üstünü ör­tecek vurgu ve ayrıntılarla boğmayın. Esas mesajınız ön planda olmalıdır.

Mesaj iletme stratejinizi gözden geçirin

Doğru kişiden, doğru zamanda ve doğru biçimde gelme­diği sürece, iyi yazılmış bir belge bile etkisini kaybedebi­lir. Bu yüzden, yazmaya başlamadan önce mesajın gelece­ği kaynağın neresi olması gerektiğini düşünün. Mesaj siz­den mi gelmeli, şefinizden mi, yoksa bütün ekipten mi? Seçiminize göre, okuyacaklar üzerinde bırakacağı etki de­ğişecektir.

Ayrıca belgeyi fazla erken ya da geç yazıp yazmadığını­zı da gözden geçirin. Fazla erken yazarsanız, insanlar de­ğindiğiniz konuya odaklanmaya henüz hazır olmayabilir. Fazla beklerseniz, bir öneri yapma ya da bir sorunu engel­leme imkânınız kalmayabilir.

Son olarak, metnin biçiminin de etkisini belirleyeceği­ni unutmayın. Belli bir biçim seçerken amacınızı, ki­me/kimlere hitap ettiğinizi ve vermek istediğiniz enfor­masyonu dikkate alın. Örneğin, müşteri memnuniyetiyle ilgili bir araştırmanın sonuçlarını açıklarken, bütün şirke-

Yazı Görevinizi Planlama Adımları

•     Yazının amacını açıklığa kavuşturun.

•     Okur kitlenizi analiz edin.

•     Ana mesajınızı netleştirin.

•     Yazma stratejinizi planlayın.

Raporunuzun özetini elektronik postayla gönderebilir ve ra­porun tümüne nasıl ulaşabilecekleri konusunda bilgi vere­bilirsiniz. Ayrıca yönetimi ve diğer önemli tarafları araştır­manın bulgularıyla ilgili bir sunuma davet edebilirsiniz.

İletişiminiz için en uygun biçime karar verirken biraz kafa yormak yerinde olacaktır. Örneğin, yazılı bir iletiyi sözlü aktarılan enformasyonla desteklemek, onun etkisini güçlendirebilir.

Metninizin yazı ilkelerine uygun olduğundan emin ol­mak için, "Odaklanma Formu" başlıklı formdan faydala­nabilirsiniz.

Kendinizi Recep'in konumunda bulursanız, ilk paragrafta vurgulamak istediğiniz kilit nokta ya da noktalara değine­rek, ilerleyen paragraflarda ayrıntılarla konunun içini dol­durarak, doğru yapmış olursunuz. Örneğin, metne şöyle başlayabilirsiniz:

Bahar Kataloğuyla ilgili son bilgiler: son halini al­mış kopyaları (25 adet) 17 Mart'ta size ulaştırmayı planlıyoruz. Müşterilere katalogları 30 Mart'ta baş­layan hafta boyunca ulaştırılacak. Bu katalog güçlü bir satış aracı, o yüzden müşterilerinizi elektronik posta listemize eklediğinizden emin olun. 1 Mart'a kadar adresler bize gelmiş olmalı!

Hemen herkes bir metnin ilk paragrafını okur, bu yüz­den esas mesajınızı buraya yerleştirin

Her zaman yazmaya başlamadan önce projenizin "kapsamını belirleyin." Kapsam belirlemek, konu­nuzun genişliğini saptamak ve hangi derinlikte ele alına­cağına karar vermek demektir. İyi bir kapsam belirleme çalışması, hem sizi, hem de okurlarınızı zaman ve emek israfından korur.

Sınırlı kapsam ile geniş kapsam

Bir projenin kapsamını, konuya geniş ya da dar yaklaşacak şekilde seçebilirsiniz. Örneğin, şirketinizin pazarlama ala­nındaki zayıflıkları şu noktaları içerebilir:

Pazarlamanın şirket hedeflerine ulaşılmasındaki rolü

Şirketin pazarlama bölümünün tarihsel gelişimi

Pazarlamanın insan kaynakları

Performans açısından sorunlu alanlar

Çözüm potansiyelleri

Konuyu dar kapsamlı olarak ele alırsak, sadece bir iki alana odaklanırız:

Performansın düşük olduğu iki alan: Şube desteği
ve promosyonlar

Önerilen çözümler

Yazar olarak, belgenizin ne kadar geniş ya da dar kap­samlı olması gerektiğine karar vermelisiniz. Pazarlama ra­poru örneğinde, amacınız bölümün yönelimini yeniden düzenlemek ve güçlendirmekle görevli bir ekibe enfor­masyon sağlamaksa, kapsamı geniş tutabilirsiniz. Bu okur grubu pazarlama bölümü hakkında olabildiğince çok bil­gi edinmek isteyecektir.

Ancak bu görev ekibinin ulaştığı bulguları üst düzey yöneticilere iletmeyi hedefliyorsanız, kapsamı büyük ola­sılıkla dar tutacaksınız. Bu durumda okurlarınız belirledi­ğiniz sorunlarla ilgili özelliklere ve önerdiğiniz çözümle­re ilgi duyacaktır. İşte kapsam belirleme budur!

Pek çok insan için yazmanın en zor kısımlarından biri başlama sürecidir. Bu sorunu aşmak için fayda­lanabileceğiniz çeşitli stratejiler vardır.

Sorgulama

Yazmaya başlamanın bir yolu, okurlarınızın konuyla ilgili olası sorularını listelemek olabilir. Bu yöntem sayesinde belgenizin okurlara bilmeleri gereken şeyleri ileteceğine emin olabilirsiniz. Ayrıca okurlarınızın belgeye nasıl yanıt vereceğini kestirmeniz de kolaylaşır.

Örneğin, Gamze'nin haftalık olarak düzenlenecek ve ye­ni ürünlerin sunulmasını da içeren bölüm içi toplantıları duyurması gerekiyor. Okurlarının neleri bilmek isteyece­ğini düşünerek, aşağıdaki soruları üretiyor:

Bu toplantıları niçin düzenliyoruz?

Gündemde neler olacak?

Toplantılara hazırlanmak için ne yapmalıyım?

Bu soruları olumlayıcı ifadelere dönüştürerek, Gamze kaleme alacağı notta ele almak istediği konuların bir liste­sini yapabilir. Örneğin, "İlk toplantıya lütfen biriminizin çalışma planlarıyla birlikte hazırlıklı olarak gelin."

Geleneksel yazı planı

Yazmaya başlarken başvurabileceğiniz bir diğer yöntem, bir yazı planı oluşturmaktır. Bu yöntem özellikle belgeyi görsel olarak mantıklı bir şekilde kurabilen insanlar için uy­gundur. Karmaşık bir konuyu ele alması gereken ya da de­neyimsiz yazarlar için de bu yöntem oldukça kullanışlıdır. Geleneksel çerçevede harfler, Roma ve Arap rakamları kullanılarak, enformasyon düzeyleri gösterilir.

1. Büyük Roma rakamı, nokta  I

Büyük harf, nokta

Arap rakamı, nokta

Küçük harf, nokta

Parantez içinde Arap rakamı

Parantez içinde küçük harf

Parantez içinde Roma rakamı

Çoğu iş belgesinde üç başlık düzeyi (Roma rakamları, büyük harfler ve Arap rakamları) yeterli olur

Yazı planını oluşturduktan sonra, kendinize şu sorula­rı sorun:

Ele almak istediğim bütün konu ve alt konuları lis­teledim mi?

Mantıklı bir sıralamayla düzenledim mi?

Açık bir başlangıç, ilerleme ve son var mı?

Planınızın mantığını ve akışını oturttuğunuzu düşünü­yorsanız, belgenizi oluşturmak için her bir başlığın içini doldurmaya başlayın.

Beyin fırtınası taslağı

Beyin fırtınası, fikirleri aklınıza geldiği hızla kâğıda dök­mek için faydalı bir yöntemdir. Bu serbest çağrışım yara­tıcılığınızı destekler. Grup halinde yazıyorsanız bu özel­likle kullanışlı bir yöntem olacaktır, çünkü böylece daha sürecin başında herkesin fikirleri kaydedilebilir. Beyin fır­tınası yapabilmek için, aşağıdaki adımları takip edin:

Sayfanın ortasına bir daire çizin.

Dairenin ortasına amacınızı yazın. Amacınız belge­yi yazma nedeninizdir. İfadeniz basit olsun: Yapıla­cak işi belirterek başlayın ve cümlenin, örneğin "ik­na etmek" gibi bir eylem yüklemi içermesine dikkat edin.

Aklınıza konunuzla ilgili fikirler geldikçe, daireden dışarı doğru, bir tekerleğin parmakları gibi oklar çi­zin ve her bir okun üstüne bir fikir yazın.

Bir fikir akla benzer fikirler getirdiyse, bu oktan başka oklar da çıkarın ve yeni fikri bunların üstüne yazın.

O zamana kadar yazdığınız fikirlerden tamamen farklı bir fikir bulursanız, merkezi daireden yeni bir ok çıkarın.

Merkezi daireden ve diğer oklardan yeni oklar çıka­rarak, fikir üretmeyi sürdürün.

NOT: Beyin fırtınası fikir üretmek ve sorunları çözmek için kullanılan bir yöntemdir. Bu yöntem bireyler ya da grup­larca kullanılabilir.

Merkezdeki daireden çıkan başlıca fikir kategorilerini tanımlamaya özen gösterin.

Serbest yazma

Serbest yazma yazarın tıkandığını hissettiği durumlarda en iyi ilaçtır. Beyin fırtınası taslağı gibi burada da, hayal gücünüzün serbestçe akması mümkün olur ve böylece ek­randa ya da kâğıt üstünde harika fikirlerin ortaya çıkması mümkün olur. Serbest yazmada hatırlanması gereken en önemli kural, hiçbir kuralın olmadığıdır. Serbest yazma yöntemini kullanmak için, aşağıdaki adımları takip edin:

Kalemi kâğıda ya da parmaklarınızı klavyeye koyun ve zihninizin serbestçe dolanmasına izin verin.

Aklınıza gelen her şeyi, ele alacağınız konuyla ilgisi  olmasa bile, kâğıda dökün.

Fikir akışının oluşabilmesi için, en az on dakika ser­bestçe yazın.

Tıkandığınızda, bunu da yazın. Durmayın.

5. Çalışmanızı redaksiyondan geçirmeyin. Bilgisayar­da çalışıyorsanız, ekranı karartmak zamanından ön­ce redaksiyon işine girişmenizi engelleyebilir.

Serbest yazmayı bitirdikten sonra yazdıklarınızı oku­yun, önemli nokta ve fikirlerin altını çizin. Daha sonra, geleneksel yazı planında ya da beyin fırtınası taslağında yaptığınız gibi, bu noktaları mantıklı kategoriler halinde düzenleyin.

"Özet" yaklaşımı

Profesyonel bir yazar başlama sürecine yaklaşımını şöyle açıklıyor:

Bir makale, bildiri ya da genişletilmiş bir rapor hazırlamam gerektiğinde, genellikle tek sayfalık bir özet yazarak işe başlarım. Bu özette kısaca makalenin savunduğu tez, bu tezi desteklemek için başvuracağım araştırma ya da örnek­ler ve tezimin okuyucu açısından ne anlama geldiği yer al­malıdır. Daha sonra bu özeti her şeyin bağlantısının kuru­lacağı ve herhangi birinin "bu metin okumam gereken bir şeye benziyor" diyeceği şekilde geliştiririm. Bu özet benim pusulam gibidir ve çalışmamı daha ayrıntılı bir hale getirir­ken bana yol gösterir.

Yazılı iletişimde mantıklı düzenlemeler büyük önem taşır, aksi takdirde niyetlenen amaca ulaşmak mümkün olmaz. En uygun düzenleme yöntemini seçerek mesajınızı netleştirebilirsiniz.

İşe başlarken, hitap ettiğiniz kişilerin gereksinim ve önceliklerini düşünün. Şu sorulara cevap arayarak, bir dü­zenleme yöntemi seçin:

Esas mesajım nedir?

Okurum mesajıma açık olacak mı, yoksa direnecek mi?

Okurumun hemen almak isteyeceği enformasyon nedir?

Öneme göre düzenleme yöntemi

Kimi yazarlar pek çok şirket içi belgede "esas mesajın en başta belirtilmesi" yöntemini kullanır. En belirleyici en­formasyonu en başa koyarsanız, okurlar en önemli mesa­jınızı hemen görebilir.

Kronolojik yöntem

Konuyu kronolojik sıraya göre geliştirme yönteminde, olaylar gerçekleştikleri sıraya göre anlatılır. Bu yaklaşım, önem Sırası Yöntemi İçin İpuçları

İki ya da daha fazla okur için yazıyorsanız, en önemli oku­run—bu genellikle karar verici kişidir—olası tepkilerini düşünün. Belgenizi buna göre düzenleyin.

Bu enformasyonu almaya açık okurlar için, kilit mesajınızı en başa yerleştirin.

Enformasyonu almaya kapalı olacak ya da direnç göstere­cek okurlarda, kilit mesajınızı aktarmadan önce konunun arka planıyla ilgili bilgi verin. Belgenin başlangıcını okur­ları önerinizin iyi olduğuna ikna etmeye ayırın.

Örneğin bir ürün geliştirme projesinin tarihi gibi içerikler­de işe yarar. Bu yöntemi kullanırken, şu ipuçlarını hatırı­nızda tutun:

En önemli, ciddi neticeleri olan verilere bağlı kalın.

Kilit mesajınız gibi önemli enformasyonun altını çizmek için görsel tasarımdan faydalanın. Aksi tak­dirde bu konu geliştirme yönteminde enformasyon
arada kaynayabilir.

Metin beşten fazla tarih içeriyorsa, her cümleye bir tarihle başlamamaya çalışın.

Süreç ve prosedür yöntemleri

Süreç ve prosedür yöntemleri talimatlar ve kullanıcı kıla­vuzları hazırlarken işinize yarar.

Süreç, genel terimlerle, kimin ne yapacağını ve neler olduğunu (ya da olacağını) aşamalar halinde tarif eder. Bu aşamalar okurdan bağımsız gerçekleştiğinden, bunları ta­rif ederken üçüncü tekil şahıs kullanmak doğru olacaktır. Örneğin, "Fatura önce harcamayı yapan bölüme gider. Onaylandıktan sonra, ödeme işlemlerine bakan muhasebe bölümüne aktarılır."

Prosedür, okurun belli bir amaca ulaşmak için yapabi­leceği eylemleri belirtir. Prosedür bir adımlar silsilesi ola­rak düzenlenmiş olduğundan, onu bir tarifi ya da yazılım yükleme talimatlarını sunarken yaptığınız gibi sunmanız iyi olacaktır. Adımları tasvir ederken emir kipi ("şöyle ya­pın, böyle yapın") kullanın ve her cümleyi bir eylem ki­piyle bitirin. Örneğin, "Faturanın tarihini gösteren bir mühür basın" ya da "Kayıtlarınız için pembe nüshayı alın." Bu yöntemleri kullanırken, şu ipuçlarını aklınızda tutun:

Resmi prosedürleri tablo halinde gösterin ve her adıma numara verin.

Aşama ya da adımları cereyan etme sıralarına uygun olarak dizin.

Mekânsal düzenleme yöntemi

Mekânsal düzenleme yöntemi seyahat raporları, makine tasvirleri ve satış araştırmaları için kullanışlı bir yöntemdir. Bu yöntemi, okurların konuyu anlaması için oluşturulan, onları konu içinde bir yolculuğa çıkaran, iki ya da üç bo­yutlu bir harita çizmek gibi düşünün.

Örneğin, bir şirketin satış bölgesi planını açıklamak için, önce İstanbul’daki fırsatları, sonra İzmir'deki yeni müşterileri ve en sonunda Ankara'da hükümet­le iş yapma olanaklarını belirtmek isteyebilirsiniz.

Kıyasla ve Karşılaştır Yöntemi İçin İpuçları

Kıyasla ve karşılaştır yöntemini kullanacaksanız, şunlara dikkat edin:

İki konuyu kıyaslarken, önce daha tanıdık olana değinin.

Teknik bilgileri kıyaslarken grafik ve çizelgelerden yarar­lanın.

Avantaj ve dezavantajları aynı bölümde birbiriyle karıştır­mayın.

Kıyaslama yaparken "öte yandan," "böyle olmasına kar­şın," "son noktada değindiğimiz gibi" türünden anahtar bağlaçlar kullanın.

Bu yöntemi kullanırken, şu noktalar aklınızda bulun­sun:

 Soldan sağa, yukarıdan aşağıya ya da dışarıdan içe­riye doğru gibi, kolay izlenebilecek, tutarlı ve so­mut bir düzen yaratın.

 Okurlarınızı bir yerden diğerine götürürken, görsel bir etki uyandırmak için ayrıntılardan faydalanın.

 Değişik cümleler kurarak, fazla kullanılan kelimele­rin yerine başkalarını koyarak, okurların bıkmama­sını sağlayın.

Kıyasla ve karşılaştır yöntemi

Kıyasla ve karşılaştır yöntemi kavramların ne açıdan ben­zer ya da farklı olduğunu gösterebilmenize yarar. Bu yön­tem yapılabilirlik raporları, araştırma sonuçları ve planla­ma raporlarının düzenlenmesi için uygundur. Özellikle, iki alternatifin birbirine kıyasla avantaj ve dezavantajlarım tartışmak için verimli bir yoldur. Örneğin kent merkezin­de kiralanacak bir ofis alanının yer seçimi için iki seçenek söz konusuysa, şöyle bir sıralama izleyebilirsiniz:

Avantajlar - A yeri ve B yeri Dezavantajlar - A yeri ve B yeri

Özelden genele ya da genelden özele yöntemi

Özelden genele ya da genelden özele yöntemi iş emirleri, eğitim materyali ve müşteri hizmeti mektupları söz konu­su olduğunda faydalıdır. Burada kendinize soracağınız anahtar soru, "Okurum hali hazırda neler biliyor?" ola­caktır. Bu soruyu bir kez cevapladıktan sonra, belgenize okurun zaten bildikleriyle başlarsınız.

Örneğin, bütün bölüm başkanlarının aylık bütçelerini gözden geçirmeleri gerektiğini bildiren bir metin yazacak­sınız. Muhasebe bölümüne göndereceğiniz not için özel­den genele yöntemini kullanabilirsiniz. Muhasebe ekibi zaten bu talebi ilk dile getiren grup olmuştur, bu yüzden önce talep ettikleri revizyonun ayrıntılarını bir kez daha dile getirin, sonra şirket çapındaki revizyonun etkilerine değinin. Bütün diğer bölümler için, talebin genel bir tari­finden yola çıkan ve gözden geçirilmiş bütçeyi gerçekleş­tirmek için her grubun uygulaması gereken somut deği­şikliklere varan tekil bilgi notları hazırlayın. Okurlara ya­bancı olabilecek kilit kavramları açıklamaya özen gösterin.

Bu yöntemi kullanırken, şu ipuçlarını aklınızda tutun:

Okurun konu hakkında neler bildiğini belirleyin.

Metninize okurun hali hazırda bildikleriyle başlayın.

Konuyu bilen okurlara yazarken, özelden genele gidin.

Konuyu bilmeyen okurlara yazarken, genelden öze­le gidin.

Kilit mesajı olabildiğince başlarda verin.

Analitik yöntem

Analitik yöntemi kullanırken, bir hipotez formüle ederek başlayın ve sonra bir sorgulama süreciyle bunun doğrulu­ğunu test edin. Bu yöntem teknik raporlar, yıllık raporlar ve finansal analizler için uygundur.

Bu yöntemi kullanırken, şu ipuçlarını aklınızda tutun:

İtibar yitirmekten ya da daha kötüsü, yanlış bir iş kararı alınmasından kaçınmak için, hipotezinizi her açıdan ele almaya dikkat edin.

Verilerinizi benzerlikler, farklar, mantıksal bağlantı­lar, sonuçlar ve önerilen eylem biçimleri açısından analizden geçirin.

Özellikle herkesin okuması hedeflenen bir şirket ra­poru yazıyorsanız, teknik bilgisi olmayan okurları düşünerek, teknik dilinizi basitleştirin.

"Belge Düzenleme Kılavuzu" başlıklı form yazılı ileti türleri açısından en uygun düzenleme yaklaşımlarını ele almaktadır.

İlk taslağınızı yazarken her ayrıntıya gerektiği  gibi yer vermekten çok taslağı yazıya dökmenin önem­li olduğunu unutmayın! İlk taslak cümle yapısı, imla, dilbilgisi ve noktalama işaretleri açısından kabaca kale­me alınmış olabilir. Ne de olsa, bu metni sadece siz göre­ceksiniz.

Söyleyeceklerinizi kabaca kâğıda dökmenin iki avantajı vardır. Birincisi, metinde olmasını istediğiniz kilit noktala­ra odaklanmanıza yardımcı olur. İkincisi, kaba taslağa faz­la emek harcamadığınızdan, malzemenizle istediğiniz gibi oynayabilir, isterseniz hepsini bir yana bırakabilirsiniz.

Kendinizi en rahat hissettiğiniz noktadan başlayın

Sonunda metnin girişini oluşturacak olan kısımla yazma­ya başlamanız gerektiğini söyleyen bir kural yoktur. Çer­çevenizi ya da planınızı önünüze alın ve nereden başla­mak size rahat geliyorsa, oradan başlayın. En deneyimli yazarlar giriş materyalini sona saklar; vardığınız sonuçla­rın neler olduğunu bilirseniz, çarpıcı bir giriş paragrafı yazmak çok daha kolay olur.

Örneğin, bir başlık seçip, buna uygun bir paragraf yaz­mayı deneyin. Bitirdikten sonra, kendinizi rahat hissetti­ğiniz diğer konuya geçin ve böyle devam edin. Arada du­rarak, planınızla taslağınızı karşılaştırın.

Kategoriler halinde yazın

Konuyu başa çıkılabilir bölümlere ayırmak için bir yöntem geliştirmezseniz, önemli bir mektubu yazma görevi altın­dan kalkılamaz görünebilir. Bir dizi küçük iş olarak konu­ya yaklaşırsanız, yazma tarzınız kesinlikle daha iyi olacaktır. İş mektupları, notları ve elektronik postalarında aşağı­daki kategorilere sık rastlanır:

Bir değişikliğin duyurulması

Arka plan enformasyonu

Uygulama planı

Teslim tarihleri

Bir sürecin açıklanması

Sonuçlar

Çıkarsamalar

Tavsiyeler

Gözlemler

Önerilen eylemler

Eylem talebi

Değerlendirme

Resmi bir öneri şu standart bölümleri kapsar:

Kapak sayfası

İçindekiler

Özet

Giriş

Müşteri gereksinimlerinin belirtilmesi

Önerilen prosedürler (ya da teknik plan)

Planın faydaları

Planın etkileri

Uygulama planı

Vasıflar

Maliyet analizi (ya da yatırımınız)

Onay beyanı

Ekler

öneri Yazmak İçin İpuçları

Başlamadan önce, şirketin gereksinimleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için, belgeyi alacak kişiye bir öneri planlama oturumu düzenlemeyi talep edin.

Müşteriyi önerinizin odak noktasına yerleştirin. Okurları­nıza ürün ya da hizmetinizin müşterinin gereksinimlerini nasıl karşılayacağını açıklayın. Ürün ya da hizmetinizin bütün özelliklerini listeleyin, ama ürününüzün faydaları ile

müşterinin gereksinimleri ve işi üzerindeki etkileri arasın­da bağlantı kurun.

"Neden?" sorusunu cevaplandırın.

Somut olun. Ne kadar somut bilgi verirseniz, çözümünüz o kadar gerçek ve uygulanabilir görünecektir.

Önerinizin görsel etkisini de tasarlayın.

Teknik belgelerle ilgili noktalar

Teknik konulardan anlamayan insanlara teknik bir belge sunacaksanız, okurlarınızı analiz etmeye fazladan zaman ayırın. Kendinize, "Metnin hitap ettiği insanlar bu konu­dan ne kadar anlıyor" diye sorun. Çoğu yazar iki sütun yaklaşımıyla çalışır. Bu yöntem şöyledir: Sütunlardan biri­ne, teknik bilgisi olan bir okura hitap eden metin yazılır. Diğer sütundaysa, teknik bilgisi olmayan okur için bilgi basitleştirilir ve kısaltılır.

Bilgi Notu Yazmak İçin İpuçları

Bir bilgi notunda sadece bir konuyu ele alın.

Somut bir başlık yazın.

Son teslim tarihlerinin ve eylem taleplerinin altını çizmek için, net ve somut ara başlıklar kullanın.

Birbiriyle ilişkili fikirleri kategoriler halinde kümelendirin.

Bilgi notunuzu görsel olarak da etkili olacak şekilde tasar­layın.

Olabildiği kadar aktif hitap tarzını kullanın.

Okurunuzu tanıyorsanız, hitap şeklinizi iş mektubunda ol­duğundan daha dostça ve daha az resmi tutabilirsiniz.

Paragrafları Yapılandırmak

Paragraflar yazıyı oluşturan temel yapı taşlarıdır. Paragraflar belli noktaları sunar ve bazı du­rumlarda okura fikrin sunulmasında yeni bir basamağa geçildiğinin işaretini verirler. Paragraflar bu şekilde okura rehberlik ederler. Ayrıca size, yani yazara da düşünceleri­ni odaklı ve açık tutmada yardımcı olurlar.

Bir paragraftaki noktaların sayısını sınırlayın

Paragraf boyunca noktaların kontrolünü yitirmemeniz, okura tutarlılık ve sadelik hissi verir. Normalde bir parag­rafın üç ila bir düzine cümleden oluşması gerekir. Bu cümlelerin her birinin işlediği bir nokta olmalıdır.

Bir paragrafta değindiğiniz noktaların sayısını en aza indirmeye dikkat edin. Bir paragrafın üç ya da dörtten da­ha fazla nokta içermesi okurun kafasını karıştırabilir.

Yumuşak geçişler yaratın

Paragraflarınızı yapılandırırken, her birinin belgenin bü­tününde nasıl bir yer aldığını düşünün. Paragraflar arasın­da yumuşak geçişler ve paragraf içinde, cümleler arasında yumuşak geçişler okurun fikirler ile bir kanıtın geliştiril­mesi arasındaki bağlantıyı görmesine yardım eder.

Aşağıdaki geçiş cümlesini gözden geçirin (siyah fontlu):

Lokantadaki oturma birimlerinin sayısını artırmayı savunanlar inşaat ve işletme masraflarıyla vergiler konusunda hiçbir tahmin sunmadılar. Bu tahminler olmadan önerilerini değerlendirmeye çalışmak sadece zaman kaybı olacaktır.

İnşaat maliyetleri mantıklı ve başa çıkılabilir olsa bile, gelir konusunda hâlâ yüksek düzeyde bir belirsizlikle karşı karşıyayız. Kimse oturma birimlerinin sayısını iki katma çıkarmanın yıllık geliri nasıl etkileyeceğini bilmiyor. Gelirlerin de iki kat artacağından yola çıkmak mantıklı mıdır, yoksa yüzde 75'lik bir artış daha mı olası görünmektedir?

Bu örnek paragrafta çok farklı iki konu ele alınıyor: mevcut bir lokantanın genişletilmesinin maliyeti ve bu ge­nişleme sonucunda gelirlerin nasıl artabileceği. Geçiş cümlesi okurlara inşaat maliyetleri ve gelir konuları arasın­da yumuşak bir geçiş sunuyor.

Cümleler arasında kelime ya da deyişler de tıpkı yuka­rıdaki cümle gibi bir bağlantı oluşturabilir. Aşağıdaki ge­çiş örneğine bakalım (siyah fontlu):

Envanter yöneticilerimiz mamul mal stoklarını dikkatle idare ettiler. Bunun sonucunda, işletme sermayesi gereksinimi yüzde 8 azaldı.

Bu örnekte, bunun sonucunda terimi iki cümle arasın­da bir neden ilişkisi kurmaktadır. Benzer şekilde işe yara­yabilecek terimler arasında sonuç olarak, ilaveten, benzer şekilde, bu esnada, örneğin, en sonunda, öte yandan, ay­rıca ve bununla beraber sayılabilir.

İş Mektubu Yazmak İçin İpuçları

Kişisel bir üslupla başlayın.

İlk cümlede kilit mesajı vererek okurun dikkatini çekin.

Cümlelerin uzunluğu yaklaşık on beş kelime ya da daha az olsun.

Belgenin hızla taranmasını kolaylaştırmak için boş alanlar bırakın. Paragrafları beş ila altı satırla sınırlayın.

Pasif değil, aktif hitap tarzı benimseyin.

Olumlu bir üslup seçin. Örneğin "ücretler" ya da "maliyet­ler" yerine "yatırımınız" deyin.

Mektubunuzu görsel olarak da etki uyandıracak şekilde bi­çimlendirin.

Sonlara doğru, ana noktalarınızı özetleyin ya da okurları­nıza bir sonraki adımları önerin.

Açılış cümlenizde eklere değinmeyin. Mektubunuzla bera­ber yolladığınız ekler varsa, bunlara metnin ilerleyen kı­sımlarında değinin.

Aşırı resmi bir üsluptan kaçının.

Uygun düşüyorsa, bitiriş kısmına dostça ya da kişisel bir hava taşıyan, kısa bir not ekleyin.

İçeriğin Redaksiyonu

İlk taslağı yazmaktaki amacınız,  tüm anahtar fikirleri mantıklı bir şekilde düzenlemekti. Bu taslağı yazdıktan sonraki işiniz, metnin içeriğini redaksiyondan geçirmek olacaktır. İlk redaksiyon turunda, belgenizin ya­pısına, mantık ve mesajına son halini verirsiniz.

Mesajınızı odak noktasına yerleştirin

Yazarlar genellikle ne demek istediklerini bilmediklerinde odaklanamaz. Daha siz kendi kafanızda netlik sağlama­mışken, okurların sizi anlamasını nasıl bekleyebilirsiniz? Yazarların sık yaptığı bir diğer hata, kendi meselelerine odaklanmak ve okurların gereksinimlerini ihmal etmektir. Bu yanlışlardan kaçınmak için, ilk taslağınızı gözden geçi­rirken kendinize iki soru sorun:

Kilit mesajımı net bir şekilde belirtmiş miyim?

Okurlarıma ne yapmaları gerektiğini anlamaları için bilmeleri gereken tüm bilgileri verdim mi?

Bu sorulardan herhangi birinin cevabı hayırsa, daha ön­ce amacınız, hitap ettiğiniz insanlar ve ulaşacağınız sonuç olarak belirlediğiniz hedeflere göz atın.' Belgenizi hitap et­tiklerinizin gereksinimlerine seslenecek ve kilit mesajınızı net olarak dile getirecek şekilde redaksiyondan geçirin.

Metni netlik açısından gözden geçirin

İlk taslağı okurken, amacınızın kolaylıkla görülüp anlaşıl­dığından emin olun. Ayrıca metni içeriğin kapsamı ve ke­sinliği açılarından da gözden geçirin.

Metni netlik açısından gözden geçirirken, kendinize şu soruları sorun:

Verdiğim enformasyon doğru mu?

Verdiğim enformasyon eksiksiz mi?

Eylem taleplerini ve teslim tarihlerini okurun kolay­ca görebileceği şekilde belirttim mi?

Bir sonraki adımları belirgin olarak belirttim mi?

Kilit mesajınızı stratejik bir sıralamayla sunun

Dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta, okurlarınızın ha­tırlamasını istediğiniz esas şey olan kilit mesajınızı nereye yerleştirdiğinizdir. Çoğunlukla, bu enformasyonu belgenin başına yerleştirmek gerekir. Kilit mesaj satırların arası­na gömülmüşse, okur onu görmeden geçebilir.

Okurunuzun fikirlerinize açık olmayabileceğini düşü­nüyorsanız, kilit mesajı stratejik bir noktaya, okunma ve üzerinde düşünülme olasılığının en yüksek olacağı yere yerleştirin. Kilit mesajınızı sunmadan önce, onun için bir bağlam oluşturmak daha anlamlı olabilir.

Okurunuzun "niçin" sorusunu cevaplayın

Belgenizde sadece kilit mesajınızı belirtmekle kalmamalı, onun niçin önemli olduğunu da açıklamalısınız. Örneğin, kilit mesajınız bir proje üstünde çalışmak için daha fazla zamana gereksiniminiz olduğuysa, gereksiniminizi açıkla­yıp sözü bitirmeyin. Aşağıdakileri ekleyerek "niçin" soru­sunu cevaplayın.

Fazladan zamanı alamazsanız ne olur?

Uzatma kimleri etkileyecek?

Uzatma, üzerinde çalıştığınız diğer projeleri nasıl etkileyecek?

Okurlarınız nasıl etkilenecek?

"Niçin" sorusunu atlamayın; bu sizin güvenilirliğini­zin anahtarıdır. Belgenizde tam olarak, kilit mesajınızın niçin önemli olduğunu okurun anlayacağı şekilde açıkla­dığınıza emin olun.

Hitap ettikleriniz açısından anlam taşıyacak terimlerle, kilit mesajınızın etkisini net bir şekilde belirtmeye özen gösterin. Örneğin, "A seçeneği B seçeneğinden daha iyi­dir" demek yerine, "A seçeneği B seçeneğinden daha iyi­dir, çünkü A seçeneği sayesinde yıllık işletme giderleri yüzde 30 düşecektir" deyin.

İçerik Redaksiyonu Adımları

Mesajınızın hitap ettiğiniz insanlara odaklandığına emin olun.

Metni netlik açısından gözden geçirin.

Mesajınızı stratejik bir sıralamayla sunun.

"Bu konu niçin önemli" sorusunu yanıtladığınıza emin olun.

Redaksiyon çalışmasının bu ikinci aşamasında, yapmanız gereken metninizin şakımasını sağlamak­tır. Bunu metne görsel çekicilik, uygun bir ses ve üslup kazandırarak, fazlalıkları atarak yapabilirsiniz. Bu kalitede metinler okurları etkiler.

Görsel etki için tasarım

Açık ve tutarlı bir metin tek başına okurları etkilemeye yetmez. Okurların kilit fikirleri bir bakışta bulması, bir sü­rü yoğun lafın arasında aramaması gerekir. Bir belgenin okunması kolaysa ve kilit noktalar hemen göze çarpıyor­sa, görsel etkisi var demektir.

Hitap ettiğiniz insanları çekecek bir görsel yapı oluştu­run. Görsel yanı kuvvetli bir belgenin taşıdığı mesaj, okurların kafasına yağan yüzlerce mesajın arasından sıyrıl­mayı başarır. Aşağıda belgenin görsel yanım kuvvetlendir­meye yarayan birkaç örnek sunuyoruz:

En önemli noktalarınızı vurgulayan başlıklar

On beş kelimeden uzun olmayan cümleler

En fazla beş ila altı satır uzunluğunda, kısa parag­raflar ve cümle grupları

Yeterince boş alan

Önemli enformasyonun göze çarpmasını sağlayan, siyah ya da italik harfler

Maddeleri işaretlenmiş ya da numaralandırılmış lis­teler

Karmaşık enformasyonu düzene sokan tablolar

Elektronik belgelerde ya da e-postalarda belgenin gör­sel yanını kuvvetlendirmek isterken dikkatli olun: Okuru­nuzda belgenizi sizin hazırladığınız biçimlendirmeyle açacak bir program olmayabilir.

Belgelerinizi en fazla etkiyi uyandıracak şekilde düzen­lerken, "Görsel Etki Tasarımı Kılavuzu" başlıklı form size yardımcı olacaktır.

Üslubunuzu okurlarınıza uydurun

Metninizin üslubu okurun algısını etkileyecektir. Örne­ğin, resmi olmayan bir üslup iyi tanıdığınız bir çalışma ar­kadaşı için uygun olabilir, ama bir müşteri ya da şef bu üs­lupta bir mesaj aldığında, sinirlenebilir.

Kullanacağınız dil de okurun neyi, nasıl anladığını et­kileyecektir. Çoğu yazar, kulağa daha zekice geldiğini dü­şünerek, karmaşık ya da modası geçmiş bir dil kullanır. Kimi de aynı nedenle kısa ve basit kelimeler yerine daha uzun kelimeler seçer.

Söylediklerinizin kulağa akıllıca gelmesini istemek son derece normaldir. Ama bu amaca şişirilmiş bir dille değil, ancak netlik ve sadelikle ulaşabilirsiniz. Örneğin, aşağıda­ki cümleyi ele alalım:

Nuran'ın komitesi daha ileri yol almadan önce, kendilerine verilmiş olan çalışmayı birlikte pekiştirmek üzere, kısa süreli olacak, bir ön planlama toplantısı düzenleyeceğiz.

Bu ise çok daha dolaysız bir ifade:

Grup işine devam etmeden önce, Nuran'ın komitesinin çalışmasını pekiştirmek için kısaca toplanacağız.

Metnin kısa ve öz olmasına dikkat edin

Nasıl üslubunuzun dolaysız olması gerekiyorsa, cümle ve paragraflarınızın da kısa ve öz olması önemlidir.

Kısa ve öz ifade açısından metninizi redaksiyondan ge­çirirken, kendinize şu sorulan sorun:

Paragraflarımı altı satırla sınırladım mı?

Paragraflarımı sadece bir fikir üzerine yoğunlaştır­dım mı?

Cümlelerimi on ila on beş kelimeyle sınırladım mı?

Gereksiz kelimeleri olabildiğince eledim mi?

NOT: "Gereksiz kelimeleri atın." Yazı ustaları kompozis­yon öğrencilerine her zaman bu öğüdü verirler. Gereksiz kelimeler okuru rahatsız eder, yavaşlatır ve dikkatini kilit mesajdan başka yerlere yönlendirir. Gereksiz kelimeleri atarken acımasız olun.

Aktif tarzı benimseyin

Tarz, cümlenin öznesiyle yüklemi arasındaki ilişkiyi gös­terir. Özne harekete geçiyorsa, cümle aktiftir, özneye yö­nelik hareket söz konusuysa, pasiftir. Aktif tarz daha kuv­vetli bir ifade biçimidir. Aşağıdaki cümleleri ele alalım:

Aktif: Müşteriye bir mektup gönderdik.

Pasif: Bir mektup tarafımızdan müşteriye gönderildi.

Burada, aktif tarzın etkisi daha güçlüdür. Ayrıca aktif cümlede, pasif cümleyle ifade edilen aynı şeyi belirtmek için daha az kelime kullanıldığına dikkat edin. Üstelik cümle daha az resmidir ve hantal değildir.

Pasif cümleler her zaman kötü olmak zorunda değil­dir; bazen, kişisel olmayan raporlarda ya da teknik yazılar­da bunlar daha uygundur. Ama enerjik ve kabul ettirici bir tarz benimsemek istiyorsanız, cümlelerinizin çoğunu aktif tarzda kurmanızda fayda vardır.

Doğru dil kullanımı

Dilin doğru kullanıldığı bir belgede dilbilgisi, noktalama ve yazım hatası olmaz. Burada bilgisayar yazılımınızdaki yazım ve dilbilgisi programı işinize yarayabilir, ama sade­ce programa güvenmeyin; orada yerine onlarda ya da et­kilenmek yerine ekilmek yazdığınızda, bu hataları yakala­yamaz. Hataları elemenin iyi bir yolu, bu alanda bilgili bir çalışma arkadaşınızdan önemli belge ve taslaklarınızı göz­den geçirmesini rica etmektir. En iyi yazarlar bile bir edi­törün tarafsız bakışından yararlanır.

Stil Redaksiyonunda Adımlar

Görsel etki tasarımı yapın.

Üslubunuzu hitap ettiğiniz insanlara uydurun.

Kısa ve öz olun. Mesajınızı kısa, ama tam olarak verin.

Aktif hitap tarzı kullanın.

Dili doğru kullandığınızdan emin olmak için, metni redak­siyondan geçirin. Dikkatli bir şekilde dilbilgisi, noktalama ve yazım hatası olmadığından emin olana kadar düzeltme yapın. Böylece utanç verici durumlara düşmekten kurtu­lursunuz.

Bir sonraki sayfada yer alan "Editörün Kontrol Liste­si" başlıklı form, çalışmanızı redaksiyondan geçirirken si­ze yardımcı olacaktır.

E-posta kaleme almak

Posta göndermek o kadar kolaydır ki, bazen ya­zı yazmakla ilgili değilmiş gibi gelebilir. Oysa iş mek­tubu, bilgi notu ve rapor hazırlarken gösterdiğiniz özeni e-posta gönderilerinden esirgememelisiniz. Bu bölümde sık karşılaşılan bazı sorunlara ve e-postalarınızın etkisini nasıl artırabileceğinize değineceğiz.

Sık yaşanan sorunlar

Çoğu şirkette e-posta en çok kullanılan iletişim yöntemi haline gelmiş bulunuyor, çünkü hızlı, kolay ve ucuz. Ne yazık ki, e-postanın hızı ve kolaylığı iş yazıları yazanlar ve onların şirketleri için çeşitli sorunlara da yol açtı.

Çalışanlar sürekli, zamanlarını boşa harcamalarına neden olan gereksiz mesajlar yolluyor ve alıyor.

Çoğu e-posta aceleyle ve kötü yazılmış oluyor.

Yazarlar bazen iş ortamına uygun düşmeyen ya da duygusal mesajlar yollayabiliyor.

Mesajlar bazen yanlışlıkla yanlış kişilere ya da o me­sajı almaması gereken kişilere gönderiliyor ve bu­nun olumsuz sonuçları olabiliyor.

Bazı e-postalar o kadar çabuk okunuyor ki, okur önemli ayrıntıları kaçırabiliyor.

E-posta göndericileri genel yazı yazma ilkelerine uya­rak bu sorunlardan kaçınabilirler.

Konu satırıyla başlayın

Konu satırı mesajınız için başlıktır; okurun ilgisini çeke­cek ye mesaja kulak vermesini sağlayacak unsurdur. Şu dört işlevi yerine getiren bir konu satırı oluşturmak için, biraz zaman ayırın:

Kilit mesajı içersin ("Satış toplantısı cuma saat 3'e ertelendi")

Sizin almak istediğiniz tepki ya da cevabı içersin ("Yorumlarınızı bugün saat 4'e kadar iletin")

Somut olsun, ama fazla uzun olmasın ("Yarın öğ­len yemeği?")

Okurun mesajınızı kolayca dosyalamasını ve yeni­den bulmasını sağlasın ("John'un küresel girişim raporu")

Konu satırınız fazla genel ya da belirsizse, okuyucu mesajınızı es geçebilir. Konu satırı boşsa, okuyucu mesajı okumadan silebilir. Unutmayın: Meşgul insanlara genel­likle günde elli ila yüz tane e-posta gelir. Mesajınızın açı­lacağından ve okunacağından emin olmak için, onun di­ğerleri arasından sıyrılmasını sağlamalısınız.

Siz Olsanız Ne Yaparsınız?

Filiz'in çalışma arkadaşları genellikle onu des­tekleyen kişilerdir, ama son zamanlarda talepleri­ni yerine getirmiyorlar. Filiz neden böyle davrandıklarını anlayamıyor. İki hafta önce, konferans özetini ekibe e-pos-tayla yolladığında, cuma sabahı ekip toplantısı yapılacağı­nı bildiren bir not eklemişti. Ama cuma günü toplantıya sa­dece iki kişi geldi. Bir hafta sonra Filiz yeniden herkese aylık raporlarla ilgili bir e-posta yolladı. Mesajında, üst dü­zey yöneticilerin zaman zaman toplantılara katıldığından da söz etmişti. Ama şirketin satış bölümü başkan yardımcı­sı ertesi sabah toplantıda boy gösterdiğinde, ekip üyeleri şaşırmış göründü. Filiz'nin ekip arkadaşları söylediklerini duymazdan mı geliyor? Yoksa o mu arkadaşlarına derdini anlatamıyor? Siz olsanız ne yaparsınız?

Bir e-postada bir konu

Her e-postayı bütünsel bir enformasyon paketi olarak ele alın—bir soru, bir görüş bildirme, bir haber vb. Tutarlı olması için, e-postanızın tek bir mesaj içermesi en iyisidir. Bu yaklaşımın iki avantajı vardır:

Mesajı alanların tek bir mesajı sindirmesi ve buna cevap vermesi daha kolaydır.

Alıcı başkalarının öğrenmesi gerekmeyen diğer me­sajları da birlikte yaymak zorunda kalmadan, bu tek mesajı başkalarına iletebilir.

Mesajınızın amacı net olsun

Amacınızı okura hemen, konu satırında ya da mesajın en başında açın. Okurun bunun bir eylem çağrısı mı, bir bil­gi talebi mi, yoksa bilgi paylaşma ya da öneri mesajı mı ol­duğunu anlamasını sağlayın.

Az ama öz yazın ve ekler kullanın

Uzun e-postalarda alıcı ekranda sıkıntı verici bir aşağı yu­karı gidip gelme uğraşma zorlanır. Bu yüzden mesajları­nızı kısa tutun. Uzunca bir mesajınız varsa, ileti metni olarak değil, eklenmiş dosya olarak yollayın. E-posta me­sajını okura ekli dosyanın ne olduğunu ve bununla ne yapması gerektiğini açıklamakta kullanın. Örneğin:

Merhaba Canan,

Ekte müşteri araştırması raporunun ilk taslağını yolluyorum. Lütfen oku ve perşembeye kadar yorumunla birlikte geri gönder. Teşekkürler, Hasan.

Okurlarınızın kim olduğunu unutmayın

Eş dost ve arkadaşlarınızla yazışırken istediğiniz kadar teklifsiz olabilirsiniz. Ama bir yöneticinizle ya da müşte­riyle yazışıyorsanız, e-postanız kısa bir profesyonel bilgi notu biçiminde olmalıdır. Üslubunuzu ve kullandığınız dili okurunuza uyarlayın.

Biçimlendirmeyi basit tutun

E-posta ortamında bir mesajın alıcının bilgisayar ekranın­da nasıl görüneceğini kontrol edemezsiniz, o yüzden süs­lü biçimlendirmelerin aktarımda aynı kalacağını bekleme­yin. Başlık yazarken ya da vurgu yaparken, bütün harfleri büyük yazın (ama bütün mesajı büyük harfle yazmayın. Bu, bağırmak anlamına gelir). Okurun mesajı hemen kav­rayabilmesi için boş alanlar bırakın; iç içe geçmiş uzun bir metni okumak güçtür.

Şirketinizin e-posta politikasını öğrenin

İş yaşamında büyük kolaylıklar sunmasına karşın, e-postalar şirketleri taciz ve iftira davalarına açık hale getirir. Bu yüzden, pek çok şirket e-postaların işyerinde nasıl kulla­nılması gerektiğine dair net politikalar oluşturmuştur. Şir­ketinizin böyle bir politikası olup olmadığını öğrenin.

 

Ne zaman e-posta göndermemek gerektiğini bilin

E-posta pek çok kurumda tercih edilen iletişim yöntemi olabilir, ama her zaman en verimli ya da uygun yöntem değildir. Şirketin e-posta politikasının yanı sıra, şu öneri­leri de dikkate alın:

E-postayla özel mesajlar yollamaktan kaçının. Kişi­sel ya da mahrem bilgileri aktarırken, o kişiyle bu­luşun ya da telefonlasın.

E-posta etkin sonuç vermiyor gibiyse, kişiyle yüz yüze görüşün. Bir sonuca varmadan karşılıklı e-pos­ta atıp duruyorsanız, bunu ister saatlerdir, ister bir­
kaç haftadır yapıyor olun, telefon edip bir araya gel­mek için bir randevu ayarlayın. Genel bir kural, e-posta sayısını dörtle sınırlı tutmaktır.

Toplu e-postaları silin, başkalarına iletmeyin.

E-postayla duygularınızı dile getirirken özellikle dik­katli olun. Espriler yanlış anlaşılabilir, eleştiriler yanlış yo­rumlanabilir ve öfke duyguları iyice kabarabilir. Niyetini­zin doğru anlaşılacağından emin değilseniz, mesajı gön­dermeyin. Yüz yüze görüşmek ya da telefonlaşmak daha iyi bir seçenek olabilir.

E-Posta Yazmak İçin İpuçları:

Okurunuzun mesajı silmeyeceğinden emin olmak için, ki­lit mesajınızı konu satırında belirtin.

Mesajınızı kısa tutun. Bütün ilgili enformasyonu ilk ekrana yerleştirmeye çalışın.

Bir e-postada tek bir konu ele alın.

Yollamadan önce mesajınızı redaksiyondan geçirin ve ya­zım hatalarını düzeltin.

Asla öfkeli bir anınızda mesaj yollamayın. Bunun için iyi bir sınama, söylemek istediklerinizi o kişinin yüzüne karşıda söyleyip söyleyemeyeceğinizdir. Yüzüne söyleyemeye­ceğiniz sözleri e-postayla da göndermeyin.

Size gelmiş bir mesajı başkasına iletirken, orijinal konu sa­tırını kontrol edin. Yeni okur konuyu anlayacak mı? Anlamayacaksa, gerektiği gibi düzeltin.

Bir bitiriş cümlesi ekleyin. Dışarıdan okurlara basit bir "saygılarımla" ya da "saygılar sunarım" yeterli olacaktır.
Şirket içi mesajlarda kuruluşunuzun kurallarına uyun.

Kime satırını Gönder düğmesine basmadan önce doldu­run; böylece tamamlanmamış bir mesajı yollama ya da mesajı yanlış kişiye yollama olasılığını azaltırsınız.

E-postaları sadece onları alması gereken kişilere gönderin.

Mesajınızı Odaklandırın

Filiz'in ekip arkadaşlarına derdini anlatamamasının ne­deni, e-postalarda çok fazla enformasyon aktarmaya çalış­masıdır. Kural olarak, her mesaj tek bir konu içermelidir. E-posta çok sayıda konuyu ele alır ve uzun olursa, okur mesajın içinde kaybolabilir ve bütün postayı okumayabilir. Ayrıca Filiz'in hem konu satırında, hem de mesajın ba­şında mesajın amacını belirtmesi gerekir. İnsanların bir toplantıya katılmasını istiyorsa, hemen başta buna dikkat­lerini çekmelidir. Filiz ayrıca e-postaları kısa ve öz tut­malıdır. Özlü olmak genellikle herkesin yararınadır.