Performans değerlendirme toplantısında çalışanınızla neler tartıştığınızı ve hangi kararları aldığınızı kaydetme hem ilerlemenin izini sürmeye hem de üzerinde anlaşılmış olan kararlara odaklı kalmanıza yardımcı olur. Kaydetme iki biçimde olabilir: toplantı esnasında ya da sonrasında aldığınız notlar ve performans ilerlemesine rehberi etmesi için sizinle çalışanınızın oluşturduğu bir gelişim planı. Aşağıda, bu kaydetme görevlerini ele almanız için fikirler bulacaksınız.
Not tutmak
Toplantı esnasında not tutmak istiyorsanız, bu arzunuzu açıkça belirtin ve not tutmanın amacını söyleyin, Sözgelimi, "Tartıştığımız şeyleri belgelemek için bazı notlar tutmam senin için uygun mu? Böylelikle her ikimiz de ne üzerinde anlaştığımızı hatırlar ve sonraki adımlarımızın izini sürebiliriz," Eğer not tutmalı sizi ya da çalışanınızı rahatsız ediyorsa, toplantı)! sonrasında bir dizi kısa notla özetlemek muhtemelen daha iyi olacaktır,
Notlarınızda ya da özetinizde şunlar bulunsun:
-
Toplantı tarihi
-
Katılanlar (bazı performans değerlendirme toplantılarına, sizinle çalışanınıza ek olarak patronunuz ya da insan kaynaklan departmanından bir kişi katılabilir)
-
Öz-değerlendirme olmak üzere çalışanın kullandığı kilit noktalar ve cümleler (ille harfi harfine olmak zorunda deşil)
-
Toplantıda sizin kullandığınız kilit noktalar ve cümleler
-
Performans eksiklikleri ya da beklentiler gibi meselelere dair aranızdaki herhangi bir anlaşmazlık noktası
-
Astınızla tartışmış olduğunuz herhangi bir gelişim planının genel taslağı
-
Kararlaştırılmış bir sonraki adımlar
"Örnek Görüşme Notları" bir yöneticinin, çalışanıyla yaptığı performans değerlendirme toplantısında neler olduğunu nasıl özetlediğini gösterir.
Örnek Toplantı Notları
Tarih: 10 Aralık 2009
Katılanlar: Mahmut Korkmaz, pazarlama müdürü; Kamil Titiz, reklam yazarı
Notlar:
-
Kamil, kazanmakta olduğumuz tüm yeni müşterilerle ilgili olarak heyecan duyduğunu söyledi.
-
Metnimizde denemekte olduğumuz "sivri" üslubu beğeniyor.
-
En büyük müşterilerimizin hızlandırılmış son tarihlerini yakalamakta zorluk çekiyor.
-
Basılı parçaların çoğuyla ilgili olarak yeni yaklaşımlar yakaladığını ama Caka Reklam ve Özen Sanat müşterilerinde marka dışı kaldığını söyledim.
-
Caka Reklam ve Özen Sanat konusuna katıldı; reklamı çekmeden önce malzemeyi yeniden gözden geçirmek için yeterince zaman ayırmadığını söyledi. "Kendi zamanımızı ve onlarınkini harcadığı" için kötü hissetti.
-
Sonraki adımlar: atlamadan önce projeyi yeniden gözden geçirmek için yeteri kadar zaman ayıracağına söz verdi. Son talihleri kaçırmak konusunda: önümüzdeki altı ay boyunca, daha kolay reklam metni işlerini yapmaları için serbest çalışanlar işe alacak.