Düzeltme amaçlı geribildirim olumlu pekiştirmeye kıyasla daha zor olmakla birlikte, bireysel ve örgütsel üretkenliği iyileştirmekte yöneticilerin vazgeçilmez bir aracı olduğu da kesindir.
1. Bir çalışanın düzeltilmesi gereken belirli bir davranışını belirleyin. Söz konusu kişi sunduğu raporlarda savruk mu? İşe geç mi geliyor? Telefonda çok yüksek sesle mi konuşuyor? Onunla bir araya geldiğinizde, olabildiğince kesin olun. Örneğin, "Ali, işe hep geç geliyorsun" demeyin. Onun yerine, "Ali, geçen ay işe sekiz kez geç geldin" deyin.
2. Konuşmayı bırakıp dinlemeye başlayın. Çok konuşmaktan kaçının; karşınızdaki insanın bakış açısına kulak verin. Sorunlu davranışını çalışana açıkladıktan sonra, onu kendisini değerlendirmeye özendirin ve verdiği tepkiyi dikkatle izleyin—ve bir yandan söylediklerine kulak verirken, bir yandan da kullandığı beden dilini okuyun.
Söylediklerini can kulağıyla dinleyin. Kendi söyleyeceklerinize değil, onun verdiği mesaja ve ima ettiği şeylere yoğunlaşın. Özellikle söylediklerine, kullandığı beden dilinin dışa vurduğu duygularına ve ne gibi imge ve metaforlar kullandığına dikkat edin.
Söylediklerini tekrarlayın. Verdiği tepkiyi farklı sözcüklerle tekrarlamakla, söylemek istediği şeyleri anladığınızı göstermiş olursunuz. Eğer anlamadıysanız, anladığınızdan her ikiniz de emin oluncaya kadar soru sormayı sürdürün.
İpucu: Değiştirmesi en kolay şeylere odaklanın —iş performansına, becerilere, davranışlara.
3. Meselenin ne olduğu konusunda fikir birliği sağlayın. Kendi endişelerinizi ortaya koyup onun yanıtlarını dinledikten sonra, sorunun ne olduğunu tespit etmek çok kolaylaşabil-se de, sonuç her zaman bu olmaz. Bazen görünürdeki davranış daha derin bir sorunun ürünüdür. Örneğin, eğer işe geç geliyorsa, meselenin bu olduğunda her ikiniz de hemfikir olabilirsiniz, ama bunun altında yatan nedenlere bakmıyorsunuzdur. Belki de işe, evde birtakım sorunlar yaşadığı için geç geliyordur ya da yaptığı işten memnun olmadığı için büroya gelmekte ayak sürüyordur. Belki, saate aldırmayan bir insandır, ama işini de aksatmamaktadır.
Bir eylem planı hazırlamaya kalkışmadan önce, şöyle bir geri durup resmin tamamına bakın. Yanılmaktan korkmayın. Bu al-ver sürecinden siz de karşınızdaki kişi kadar bir şeyler öğreniyor olabilirsiniz.
ipucu: Geribildirim toplantısı sırasında, karşınızdaki kişinin kendisini rahat hissetmesini sağlayın. Onu masanızın karşısına oturtmayın ve çalan telefonlara asla yanıt vermeyin!
4. Bir eylem planı konusunda fikir birliği sağlayın. Meselelerin neler olduğunu öğrendikten sonra, bir eylem planı üzerinde birlikte çalışmaya başlayabilirsiniz. Bu planın en ivedi soruna yönelik olması gerekir. Bu durumda, çalışanınız işe sık sık geç gelmekte ve onun bu davranışı zamanında gelen diğer çalışanların moralini bozmaktadır.
Farklı çözüm biçimleri üzerinde düşünün. Şunlardan birini yapabilirsiniz:
Havuç uzatmak: Söz konusu çalışanınıza işe zamanında gelmesini teşvik edecek daha ilginç ve doyurucu bir görev bulun.
Sopa göstermek: İşe tam saatinde gelmesini isteyin ve gecikmesi halinde başına neler geleceğini kesin bir dille ifade edin (örneğin, bürodaki ayrıcalıklardan mahrum kalmak).
Alternatif yaratmak: Grubun tamamı için geçerli olacak öyle bir esnek plana izin verin ki, herkes büroya belli bir zaman dilimi içinde istediği saatte gelme seçeneğine sahip olsun.
İpucu: Sizi bir sorun olduğu sonucuna götüren kanıt ve nedenleri açıkça ortaya koyun.
İpucu: Geribildirim toplantısı sırasında, kendi beden dilinizi kontrol edin. Esnemeyin, parmaklarınızı çıtlatmayın veya pencereden dışarıyı seyretmeyin.
İpucu: Anlamlı ödüllerin değişimin güçlü teşvikçileri olabileceğini unutmayın.
5. Sonuçları izleyin. Söz konusu çalışanınızın, ekibinizin ve kuruluşunuzun yararına, değişim sürecini toplantıdan sonra da sürdürün. Ne yapıp ettiğini, üzerinde mutabık kalınan eylem planına uygun davranıp davranmadığını izlemeye devam edin. Sorun devam ediyorsa, daha gayri resmi geribildirim fırsatlarından sonuç alıcı bir şekilde yararlanabilir ya da daha yaptırımcı önlemlere başvurmak zorunda kalabilirsiniz.
İpucu: Olumlu değişiklikler olduğunu gördüğünüzde, iyileşmeyi takdir edin.