Etkin Sunumlar Hazırlamak

İkna gücü yüksek sunumlar yapmak için tutku ve Power Point programı yetmez. Dinleyicilerin dikkatini uyanık tutmak ve konuya odaklanmalarını sağlamak son derece somut becerilere bağlıdır. Bu eğitimde, ele aldığı­nız konu hakkında bildikleriniz ile dinleyicilerin gereksi­nimleri arasındaki bağlantıyı nasıl kuracağınızı ve bunu netliğe kavuşturarak ve yeni ufuklar açarak nasıl yapacağı­nızı öğreneceksiniz. Eğitimde şu konularla ilgili önemli bilgiler bulacaksınız:

•       Dinleyicisine ve ortamına uygun etkin bir sunum hazırlamak

•       Dinleyicileri eyleme geçmeye teşvik edecek etkin bir sunum yapmak

•       Soruları ele almak ve dinleyicilerin sunuma odaklanmasını sağlamak

Bir sonraki sunumunuzda size iyi şanslar dileriz!

Sunum, vermek istediğiniz mesajı karşınızdaki gruba  iletmenin ve iki taraflı bir diyaloga girmenin güçlü bir yolu olabilir. Yöneticiler sunumları şu amaçlarla kullanır:

•       Dinleyicileri belli bir eylem hattını izlemeye ikna et­mek

•       Enformasyon aktarmak

•       Tartışma için bir forum sunmak

•       İnsanların bir durum ya da fikre nasıl tepki verdiği­ni öğrenmek

•       İnsanları kendi tarafına kazanmak

•       İnsanların sorunun çözümüne katkıda bulunmasını sağlamak

Sunum türleri

Her biri belli gereksinimlere cevap veren çok sayıda su­num türü vardır. Aşağıda birkaç örnek sunuyoruz:

·       Satış: Bir ürün ya da hizmetin fayda ve özelliklerini ana hatlarıyla tanıtır; dinleyicilere satın almak için geçerli nedenler sunar.

• Ürün tanıtımı: Bir şeyin nasıl çalıştığını gösterir.
• ikna etme: Belli bir fikri neden desteklemeniz ge­rektiğini açıklar.
• Durum raporu: Bir proje, görev ekibi ya da teşvik programının gelişim sürecine ilişkin ayrıntıları sunar.
• İş planı ya da stratejisi: Bir kuruluşun tasarladığı hamleleri açıklar ya da bir şirketin hedeflerini tanıtır.

Ancak, maksadınız ne olursa olsun, sunumu dinleyici­lerin üstüne bol miktarda ayrıntılı enformasyon boca et­mek için kullanmayın. Sunumla aktarılan ayrıntıların çok azı dinleyicilerin aklında kalır. Dinleyicilerinize önemli bir değişim ya da girişim üstüne bilgi vermek için sunum ya­pabilirsiniz, ama ayrıntıları aktarırken yazılı iletişim yön­temlerinden faydalanın. Demek ki, sunumunuzun türü­nü, maksadı belirler. Sunumunuza biçim verirken hesaba katmanız gereken diğer unsurlar şunlardır:

•       Dinleyici sayısı

•       Durumun resmiyeti

•       Konuşmaların hangi sıklıkta yapıldığı (bir kerelik,
arada sırada, sıklıkla)

•       Günün vakti gibi, ortamı etkileyen diğer ayrıntılar

 

Çoğu uğraşta olduğu gibi sunum yaparken de, istediğiniz verimi almak için işe konuya odaklanarak başlamalısınız. Bu noktayı, bir sonraki adım olan ha­zırlanma aşamasıyla karıştırmamak gerekir. Başlangıç aşa­masında yapmanız gereken, sunumunuzun hedefi, dinle­yicilerinizin kimler olduğu ve sunumun bağlamı üstüne kafa yormaktır.

Hedefinizi tanımlayın ....

Sunumunuzun hedefi, ulaşmak istediğiniz sonuç—dinle­yicileri ikna etmek istediğiniz konu, girmek istediğiniz tartışma, amaçladığınız ortaklık, gereksinim duyduğunuz geribildirim ya da yapmak istediğiniz satış—olacaktır. İşe, kendinize şu soruları sorarak başlayın: "Bu sunumun maksadı ne?" "Bu sunumun sonucunda dinleyicilerimin ne yapmasını istiyorum?" Daha da ayrıntıya girerek, ken­dinize şu soruları sorun:

•     Hedefim bilgi vermek mi, ikna etmek mi, satış yap­mak mı?

•     Dinleyicilerden bir şeyleri kavramalarını mı, öğren­melerini mi, yoksa harekete geçmelerini mi bekliyo­rum? Örneğin, bir bütçenin dinleyicilere içeriğini anlamaları için sunulmasıyla, oylamaları için sunul­ması arasında fark vardır.

•   Dinleyicileri kendi tarafıma kazanmak mı istiyo­rum?

Daha sonra, hedefinize ulaşmanıza yardımcı olacak ör­nekler, görsel malzeme ve ayrıntılar üstüne düşünmeye başlayabilirsiniz. Önemli olan; konu dışı, dikkat dağıtıcı ya da kafa karıştırıcı şeyleri sunumun dışında tutmaktır.

Şu sorulara cevap ararken de hedefiniz size yol gösterir:

•       Sunum yapmak yerine, örneğin, karar alma açısın­dan kilit konumlarda bulunan kişilerle öğle yemeği­ne çıkmak gibi, daha etkin başka iletişim yolları ola­bilir mi?

•       Sunumunuzu bu somut koşullarda, bu somut din­leyici kitlesine mi yapmalısınız?

•       Ne söyleyeceksiniz ve bunları nasıl söyleyeceksiniz?

•       Sunum sonrası izleme çalışmaları neler olabilir?

•       Olası itirazlar.

Dinleyicilerinizi tanıyın

Sunum yapmak, dinleyicilerinizle etkileşimli bir diyaloga girmek demektir. Dinleyicilerinizi ne kadar iyi anlarsanız, sunumunuzu da o kadar onların gereksinimlerine uydurur­sunuz. Bunun için şu soruların cevabını bilmeniz şarttır:

·       Bu konu, bu dinleyiciler için tartışmalı, tamdık ya da yeni mi (ya da bunların bir bileşimi)?

·       Dinleyicileriniz kimler ve konunuzla ilişkileri ne?

·       Dinleyiciler konu hakkında ne kadar bilgili? Bilme­leri gereken ne?

·       Sunumunuzdan ne bekliyorlar?

·       Alışık oldukları belli bir sunum türü var mı?

·       Dinleyiciler sizin hakkınızda ne biliyor? Bilmeleri gereken başka neler olabilir? Size karşı hisleri ne?

·       Sunumunuza neden geldiler? Gelmeleri kendi ter­cihleri mi, yoksa mecburen mi geliyorlar?

·       Tavırları ne olacak: Coşkulu, kibar, ilgisiz, düşmanca?

·       Hesaba katmanız gereken başka engeller, geçmiş olaylar ve beklentiler var mı?

NOT: Rekabete dayalı spor karşılaşmalarında, iş müzake­relerinde ya da sunum yaparken, karşı tarafı ne kadar iyi anlarsanız, başarılı olma şansınız o kadar artar. Hazırlığın bu önemli yönünü atlamamaya özen gösterin.

"Dinleyicilerin Özellikleri" başlıklı form analizinizi ha­zırlarken size kılavuzluk edecektir.

Sunumun bağlamını kavrayın

Hiçbir sunum boşlukta yapılmaz. Sunumunuzun bağla­mı, söylediklerinizin nasıl anlaşılacağını büyük ölçüde be­lirler. Bu nedenle aşağıdaki konularda bilgi toplayın:

•       Sunum resmi bir ortamda mı yapılacak?

•       Siz sunumunuzu yaparken, dinleyiciler henüz ye­mekten, içmekten ya da işten gelmiş, veya mola ya­pıyor ya da aktif bir şey yapıyor mu olacaklar? Yor­gun mu, uyanık mı olacaklar?

•       Sizden önce kim konuşacak? Sizden sonra kim ge­lecek? Bu sıralanma dinleyici tepkilerini nasıl etkile­yebilir?

•       Programdaki ilk ya da son konuşmacı siz misiniz? O gün, o sabah veya akşamüstü konuşacak ilk ya da son konuşmacı siz misiniz?

•       Sizden soruları cevaplamanız ya da sunumunuzun kopyalarını dağıtmanız bekleniyor mu?

•       Sunum için size ayrılan süre ne kadar? Mesajınızı bu süre içinde aktarabilecek misiniz?

•       Konuşmanızı sunumun yapılacağı ortamın nesnel koşullarına uyarlamanız gerekiyor mu?

•       Sunumun fiziksel çevresi üzerinde bir kontrolünüz olacak mı?

NOT: Sunumunuzun bağlamıyla ilgili bütün ayrıntıları gözden geçirdiğinize emin olmak için, "Lojistik" başlıklı formdan faydalanın.

Sunumunuzun bağlamını daha iyi kavramak için, "Su­numun Bağlamı" başlıklı formdan faydalanın.

Sunumla ne hedeflediğinizi bir kere aklınızdan geçirdikten sonra, dinleyicilere ne söylemek istediği­nize karar vermelisiniz. Bu, göründüğü kadar kolay değil­dir. Hedefinizi bilmenize rağmen (örneğin, patronunuza yeni ürün planınızı kabul ettirmek), ona fikir, veri ve ör­neklerin nasıl bir bileşimiyle ulaşacağınızı bilemediğiniz hiç oldu mu? Cevabınız evetse, emin olun aynı deneyimi çok insanla paylaşıyorsunuz.

Üç aşama

"Ne söylemeliyim?" engelini aşmanın en kolay yolu ge­nellikle bu görevi üç aşamaya bölmektir.

1.  Aşama: Kilit mesajınızı belirleyin: İnsanların hatırlamasını istediğiniz şey ne, onları ne gibi bir eyleme yönlendirmek istiyorsunuz? Bu mesaj doğrudan hedefinizden çıkacaktır. Bir dizi destekleyici savınız, fikriniz ve veriniz olabilir, ama kilit mesajınız tektir.

2.  Aşama: Mesajınızı destekleyecek savları belirleyin.
Aşırı ayrıntıya kaçmaktan kaçının, ama sadece verilerden daha fazlasını dile getirmeye özen gösterin. Mesajınızın duygusal uzantılarını belirlemek ve vurgulamak önemlidir. Dinleyiciler mesajınızı niçin umursayacaklar?

NOT: Bir fikri ya da kanıtı desteklemeye yararı olmayan sözler sadece görüşlerdir ve görüşlerin dinleyiciler üzerin­de fazla etkisi yoktur. Sizin bakış açınızı paylaşmaları ya da belli bir eylem hattını benimsemeleri için dinleyicileri­nize nedenler verin.

3. Aşama: Nerelerde dinleyicilerin katılımını, tepkisini ya da onayını almanın önemli olduğunu saptayın.

Fikirlerinizi gözden geçirin ve geliştirin

Söylemek istediğiniz ilk fikirleri ürettikten sonra, bunları gözden geçirip geliştirebilirsiniz. Şu noktalara dikkat edin:

•       Seçtiğiniz kilit mesaj   gerçekten en kritik olan mı? Mesajınız sunumun hedeflerine hizmet ediyor mu?

•       Sıraladığınız fikirler farklı düzeylerden dinleyicilerin tümü açısından anlaşılır mı?

•     İçeriğiniz dinleyicileri sizi onaylamaya ikna edecek mi?

•     Kurduğunuz mantık bağlantıları açık mı?

•     Hangi fikirlerin biraz daha geliştirilmesi gerekir?

•     Hangi karşı fikirleri etkisizleştirmeniz gerekecek?

Amacınız ikna etmekse, dinleyicilerin ikna olmasını sağlayacak başka neler yapabileceğinizi ya da söyleyebile­ceğinizi düşünün. İnsanları ikna etmeyi iyi bilen ustalar, mantıkla duyguyu birleştiren savlar öne sürer. İkna gücü­nüz büyük ölçüde coşkunuzun, güvenilirliğinizin ve ko­nuya ilişkin kişisel inancınızın bir ürünüdür.

Sunuma sadece ikna edici ayrıntıları katmaya dikkat edin. Konu dışı ayrıntılar dinleyiciyi kulak vermesini, kafa yormasını ve hatırlamasını istediğiniz noktalardan uzak­laştırır. Nasıl bir etki bırakacağından emin olmadığınız konuları sunumun dışında bırakın.

Hazırlanın

Söylemek istediğiniz ve sunumuzun hedefi konusunda sağlam bir fikir geliştirdiğinizde, bir sonraki önemli adımı atmaya, işin hazırlık kısmına geçme­ye hazır olursunuz. Hazırlanmak, sunumunuzu size ayrı­lan süreye sığacak biçimde düzenlemek demektir.

Sunumunuzu düzenleyin

Sunumunuzun hammaddesini toparladıktan sonra, bunu düzenlemeniz gerekir. Sunumun iyi düzenlenmiş olması, dinleme işini büyük ölçüde kolaylaştırır ve böylece hedefe ulaşma olasılığınız artar. Çoğu durumda sunuşun; açılış, gereksinim ya da sorun tanımlanması, çözüm ve eylem çağrısının birbirini izleyeceği şekilde düzenlenmesi gerekir. İyi düzenlenmiş bir sunum, insanda dinleme isteği uyandıracak bir açılışla başlar. Dinleyicilerinizin ilgisini ve dikkatini çekmek için, açılışta bir kanca—bir yorum, soru, konuyla ilgili bir öykü, tespit ya da örnek—kullanın. Aşağı­da sunulan örnekte, konuşmacının dikkati üzerinde topla­mak için dinleyicilerle nasıl etkileşime girdiğine dikkat edin.

Konuşmacı:

Burada, liderlik değişiklikleri konusunda daha çok şey öğrenmek üzere toplanmış bulunuyoruz.

Aranızdan kaç kişi geçen yıl yönetici konumuna terfi et­ti?.. Evet, bu sanırım grubun dörtte biri kadarı. Bel­ki, biraz daha fazlası.

Peki, aranızdan kaçının başına geçen yıl yeni bir nezaret-çi getirildi?... Üçte biriniz—hatta yarıya yakınınız.

Tamam. Şimdi de aranızdan kaçının son iki yıl içinde ya yönetici konumuna terfi ettiğini ya da başına yeni bir nezaretçi getirildiğini görelim... Evet, görüyorsunuz, hemen hemen herkes!

Gördüğünüz gibi, liderlik değişiklikleriyle neredeyse he­pimiz ilgiliyiz. Ve bu değişiklikleri ne kadar başarılı gerçekleştirirsek o kadar iyi olur!

Ayrıca açılışı şunlar için de kullanırsınız:

•       Sunumun maksadını tanımlamak.

•       Güvenilirlik kazanmak.  Kendinize, "Hangi refe­ranslarım bu dinleyici grubunu özellikle etkiler" di­ye sorun ve bu referansları vurgulayın. Ya da, uygun düşecekse, otoritesi ya da güvenilirliği olan birinin sizi sunmasını sağlayın.

•       Konunun dinleyiciler için taşıdığı önemi açıklayın: Ne işlerine yarayacak?

•       Ele alacağınız temel konuları kısaca tanıtın.

Sunumunuzun ikinci kısmını gereksinim ya da sorun ta­nımlamaya ayıracaksınız. Bu kısımda şunları yapmalısınız:

•     Dinleyicilere mesajınızı niçin önemsemeleri gerek­tiğini açıklayın.

•     Dinleyicilerle birlikte çözeceğiniz belirgin bir ge­reksinim ya da sorun geliştirin.

•     Dinleyicinin dikkatini uyanık tutacak, konuyla bağ­lantılı savları, örnekleri ve tartışmanızı destekleyici malzemeleri esas konudan sapmadan sunumunuza katın.

•     Önerilerini talep ederek, gereksinim ve meseleleri­ne hitap ederek dinleyicileri de sunuma katın.

•     Uygun noktalarda geribildirim alarak, söyledikleri­nizin ne kadar kabul gördüğünü kontrol edin.

Sunumun üçüncü kısmında—çözüm—dinleyicilere si­ze göre sorunun nasıl çözülmesi gerektiğini, gereksinim­lerinin nasıl karşılanabileceğini açıklarsınız. Bu kısımda şunları yapacaksınız:

•     Dinleyicinin, çözümün yararlarını gözünde canlan­dırmasına yardımcı olun.

•     İleri götürecek yolu geliştirme çabasına dinleyicile­ri de katın.

•     Çözümünüzü dinleyici gereksinimlerinden yola çı­karak açıklayın.

•     Çözümünüzün ivedilikle uygulanmasının gereksi­nimle örtüştüğünü gösterin.

Söylediklerinizi toparlamak için, güçlü bir eylem çağrı­sında bulunmalısınız. Bu kısımda şunları yapmanız gerekir:

•       Sunumun kilit mesajını tekrarlayın.

•       Açılışta değindiğiniz konuları, kapanış yorumları­nızla bütünleştirin.

•       Eylem önerisinde bulunun.

•       Anlaşma fikrini uyandırın.

•       Taahhüt ya da kabullenme elde edin.

•       Son noktayı koyun.

Sunum Hazırlama İçin İpuçları

•     Sunumun hedefini belirleyin. Geri kalan her şeyi hedef be­lirleyecektir.

•     Dinleyicileriniz ve onların önyargıları ve beklentileri hak­kında öğrenebileceğiniz ne varsa öğrenmeye çalışın.

•     Konuyu dinleyicilerin bakış açısından ele alın.

•     Sunumunuzu,   bağlamına—ortamın   fiziksel   koşullarına, günün hangi saatinde yapılacağına, o sırada sürmekte olan ve dinleyicilerinizi etkileyebilecek diğer önemli olaylara göre biçimlendirin.

Sunumun uzunluğu ne kadar olmalı?

Çoğu durumda, sunumunuzu başkalarının hazırladığı bir programa uydurmanız gerekecektir. Örneğin, alıcıya yapa­cağınız satış sunumunu otuz dakikaya sığdırmanız istene­bilir. Zamanın kontrolünün sizde olduğu, sunum için en uygun uzunluğu belirlemenin size kaldığı durumlar da olabilir. Her iki durumda da, aşağıdaki kuralları uygulayın:

•       Sunumunuzu, kilit mesajınızı tam ve açık olarak ak­tarabileceğiniz uzunlukta tutun.

•       Sunumunuzu, size ayrılan süre içinde tam ve açık olacağı kadar uzun tutun.

•       Daha az noktayı vurgulamak, ama iyi vurgulamak daha iyidir.

•       Bir noktayı açık ya da dinleyicilerce kabul edilebilir şekilde aktaracak zamanınız yoksa, başka bir sunu­ma saklayın.

•       Erken  bitirmek, konuşmayı tamamlayamamaktan ya da sonlara doğru hızlanmaktan iyidir.

•       Zamanınızı kısacak olurlarsa, sunumdan neleri çı­kartacağınızı önceden planlayın.

•       Sunumun sonunda soru sorulması için zaman bı­rakmak kibarlık gereğidir.

Sunumunuzu planlarken yardıma ihtiyacınız var mı? Öyleyse, "Ön Planlama" başlıklı formdan faydalanın.

Sunumunuzu düzenlerken, önemli bulduğunuz konuları anlaşılır kılmak ve dinleyenlerin aklında kal­masını sağlamak için size görsel kullanma fırsatı sunan nok­taları belirleyin. Herkesin farklı bir öğrenme tarzı vardır, ama çoğu insan görsellere salt kelimelere kıyasla daha iyi tepki verir. Aşağıdaki araştırma bulguları dikkat çekicidir:

•     İnsanlar bildiklerinin yüzde 75'ini görerek, yüzde 13'ünü işiterek ve yüzde  12'sini de koklayarak öğrenirler.

•     Resim, enformasyon aktarmada tek başına kelime­lere kıyasla üç kat daha etkindir.

•     Resim ve kelimeler birlikte kullanıldığında, tek ba­şına kelimelere kıyasla altı kat daha etkindir.

Dinleyicilerin dikkatinin canlı kalması ve sunduğunuz verileri hatırlamaları için görsel araçlardan faydalanın. Görsel araçları fikirleri, ilişkileri ya da nesnel durumları kavramalarını kolaylaştırmak için de kullanabilirsiniz. Görseller, yeni bir konuya geçmekte olduğunuzun ipucu olarak da işe yarar.

Ancak, dinleyicilerin aynı anda hem size hem görselle­re bakamayacağını unutmayın. Bu yüzden görsel kullanı­mınızı asgari düzeyde tutun. Ayrıca konuşmanın özeti ola­rak yazı ağırlıklı slaytları kullanmak da tavsiye edilmez; bu­nun yerine kendi konuşmanızı baştan sona iyi bilin yeter.

Doğru iletişim araçlarını seçin

Tepegözden bilgisayara dayalı slaytlara, kâğıt tahtasından çoğaltılmış kopyalara kadar bir dizi görsel malzeme seçe­neği vardır. Bu araçların hangisini kullanacağınıza karar verirken esneklik, maliyet ve sunumunuza uygunluk gibi faktörleri dikkate almalısınız.

 

Görsel Araçların Artı ve Eksileri
Görsel Araç	Artılar	Eksiler
Tepegöz	•   Esneklik •   Görsel malzemenin oluşturulmasında kolaylık •   Dinleyicilerle göz temasını sürdürebilmek için ışık açık kalabilir •   Resmi ve gayri resmi durumlar için uygun	•   Kurarken ve folyodan folyoya geçerken sıkıntı verebilir •   Eski teknoloji
Bilgisayara dayalı Slaytlar	•  Oluşturma, güncelleme ve taşınması kolay	•  Görüntü her zaman net olmayabilir •  Teknoloji çökebilir, bu yüzden yanınızda yedek tepegöz folyoları bulundurmanız gerekir.
Kâğıt tahtası	•  Esnek •  Oluşturması kolay •  Etkileşimi teşvik eder	•   Büyük gruplar için etkin değil •  Taşıması zor
Çoğaltılmış kopya	•  Gayri resmi, kısa sunumlar için uygun •   Üstüne not alınabilir, gerektiğinde bakmak üzere birlikte götürülebilir. •  Tamamlayıcı arka plan enformasyonu içerebilir	•   Dinleyicilerin esas odak noktası haline gelerek dikkatlerini dağıtabilir ve sizi dinlemelerini engelleyebilir.

 

Siz Olsanız Ne Yaparsınız?

Önder ve onun ürün yönetimi grubu ev hayvanı aksesuarları üreten Beyaz Pet firmasının yeni ürünlerini her yıl ulusal bir konferansla tanıtırlar. Şirketin 150 kişilik satış ekibini yeni ürünleri perakende müşterile­rine tanıtmaya hazırlamak için, ürün hattı yöneticileri yeni ürün özelliklerini ve faydalarını özetlerler.

Önder ve grubunun bu yıl tanıtacağı yeni ürün oldukça ilginç: Yol Köpeği. Bu ürün, sahipleri doğa yürüyüşüne çıktığında onlara eşlik eden köpeklerin kendi yiyecek ve sularını taşıyabilmesi için tasarlanmış bir "köpek sırt çan­tası." Yol Köpeğinin yeni ve kullanışlı bir bölme sistemi var. Satış temsilcilerinin onu müşterilere tanıtabilmesi için, Önder'in bu özelliği iyi açıklaması gerekiyor.

Önder sunumunu öğle yemeğinden hemen sonra yapa­cak. Konferanstan önceki haftalar içinde, satışçıların ürün bilgisini derinleştireceğini ve onları ürünü satmaya esin­lendireceğini umduğu görselleri hazırlamaya başlıyor. Önder’in yerinde siz olsanız tanıtmak için ne yapabilirsiniz?

Şöyle Yapabilirsiniz

Yol Köpeği sırt çantasının neden piyasadaki diğer kö­pek sırt çantalarından daha iyi olduğuna dair on maddelik, tek sayfalık bir liste. Önder sunumu sırasında bunun çoğal­tılmış kopyalarını dağıtabilir.

Yol Köpeğinin bölme özelliğinin nasıl çalıştığını göste­ren iki ya da üç görmesi kolay çizimin bulunduğu bir kâ­ğıt tahtası.

Yol Köpeğinin yeni bölme sistemini piyasadaki en önemli rakibinin ürünüyle karşılaştıran bir resimle Yol Kö­peği sisteminin çeşitli avantajlarının bir listesini içeren bil­gisayara dayalı bir slayt.

Sonuçta Önder yazı ve resim slaytlarından oluşan bilgi­sayara dayalı bir sunum hazırlamaya karar verdi. Ayrıca, konferans salonuna girerlerken dinleyicilere Yol Köpeğinin önemli özelliklerini ayrıntılarıyla açıklayan çoğaltılmış kopyalar vermeyi de kararlaştırdı.

Çoğaltılacak kopyalardan faydalanmaya karar verdiyse­niz, bunları sunum esnasında dağıtmayın. Aksi takdirde ilgi dağılabilir.

Etkin görseller

Her görsel sunumu zenginleştirmez. Belki çoğu beyaz ya­kalı çalışan gibi siz de "öldürücü Power Point" gazileri arasında yer alıyorsunuzdur. Bunlar; konuşmacının çok fazla sayıda slayt ve kafa karıştırıcı akış diyagramları, ku­tular, oklar, geribildirim çevrimleri ve metinlerle dolu görseller kullandığı, görselleri metin ve imgelerle yan ya­na dizdiği ya da daha da kötüsü, görsellerdeki metni yük­sek sesle okuduğu sunumlardır.

Görsellerin etkin olmasını istiyorsanız, şunlara dikkat edin:

•       Basit tutun.

•       Bir kavramı vurgulamak ya da aktarmak için grafik, şekil ve semboller kullanın.

•       Tam cümleler değil, anahtar kelimeler kullanın.

•       Bir sayfa ya da slaytta tek bir kavrama ve en çok al­tı satıra yer verin.

•       Kâğıt tahtasının her sayfasında en çok üç ila altı fik­re yer verin.

•       Uygun yerlerde renk kullanın, ama aşırıya kaçma­yın.

•       Uygun yerlerde resim kullanın.

•       Belli bir sırası olmayan kalemlerde rakam değil, ko­yu nokta kullanın.

•       Büyük harfleri sadece başlık ve kısaltmalarda kulla­nın.

Sunumunuzun  bütün  unsurlarını  düzenlemek  için "Sunumun Ana Hatları" başlıklı formdan faydalanın.

Görsel Oluşturmak İçin İpuçları

•     Bir slaytta tek bir fikre ve en çok altı satıra yer verin.

•     Sözcüklerinizde seçici olun.

•     Dikey yazı kullanmayın.

•     Bir sayfada en çok iki farklı harf büyüklüğü kullanın.

•   Büyük ve küçük harf kullanın. Sadece başlık ve kısaltma­larınızın tümünü büyük harfle yazın.

Başkalarının da sunuma katkıda bulunmasını iste­yeceğiniz pek çok durum olabilir. Örneğin, bir grup çalışmasının sonuçlarını sunacak ya da diğerlerinin varlık ve deneyiminin hedefinize ulaşmanızı kolaylaştıraca­ğını düşünüyor olabilirsiniz. Aşağıdaki örneği ele alalım:

Bir yeni ürün geliştirme ekibinin yöneticisi olan Saliha, kalp için sağlıklı dondurulmuş gıdalardan oluşan yeni bir ürün hattında ekibin kaydettiği ilerleme hakkında üst yönetime bir sunum yapmayı planlıyor. Grup sunumunun en iyisi olacağına karar veriyor, çünkü bu biçim teknik uzmanlığa sahip tanınmış ekip üyelerinin çalışmalarının ayrıntılarını açıklamasına olanak tanıyor. Bu düşünceyle, sunumu aşağıdaki kişilerin katılacağı şekilde düzenliyor:

•     Ekipteki beslenme uzmanı olan Hasan. Ekibin karşılaştığı beslenme ve tıp meselelerini ele alacak.

•     Pazarlamanın ekipteki temsilcisi Canan. Rakip ürünler ve tüketici tepkileri hakkında öğrenilenleri aktaracak.

•     Finans yönetiminden gelen Cansu. Yeni ürün hattıyla ilgili proforma satış maliyetlerini tartışmak için bir dizi bilgisayara dayalı slayt kullanacak.

Konuşmacıları, ya Saliha'nın yaptığı gibi uzmanlık alanlarına ya da sunumdaki güçlü ve zayıf yanlarına göre yerleştirebilirsiniz. Örneğin, güçlü sunum becerileri olan­lar, konuşmanın ikna ediciliğin en çok önem taşıdığı açı­lış ve kapanış kısımlarını üstlenebilirler. Bu kişiler öğle ye­meği öncesi ve sonrası ya da günün sonu gibi zor zaman dilimlerinde de etkin olabilirler. Herkesin diğerlerinin ne sunacağını bilmesi için, mümkünse sunumdan önce grup provası yapın.

Grup sunumunun akışı

Değişik katkıcıları sunuma entegre etmenin en iyi yolu nedir? Tek bir "en iyi yol" yoktur. Ne var ki, tipik bir grup sunumunun akışı aşağıdaki gibidir:

•       İlk konuşmacı kısaca diğer konuşmacıları tanıtır ve konuyu açıklar.

•       Her konuşmacı konuşmasının sonunda, "Şimdi Jale konunun şu yönünü ele alacak" gibi bir cümley­le bir sonraki konuşmacıya geçilmesini sağlar.

•       Son konuşmacı bütün sunumu özetler.

•       Bir kolaylaştırıcı tüm geçişleri sağlar.

Görseller grup sunumlarında lojistik sorunlar doğura­bilir. Ek bir planlamayla görsellerin dinleyicilerin dikkatini dağıtmaktan çok mesajınızı güçlendirmesini güvenceye alabilirsiniz. Sunumunuzun pürüzsüz akmasını sağlamak için, şu kurallara uyun:

•     Sunum sırasında görselleri konuşmacı dışında biri­nin idare etmesini sağlayın (konuşmacı bu işi üst­lenmeyi tercih etmediği sürece).

•     Görselleri başka biri idare ediyorsa, uyumu sağla­mak için önceden alıştırma yapın.

•     Bütün slaytların ya da tepegöz folyolarının aynı formatta olmasına dikkat edin.

•     Konuşmacılar farklı araçlar kullanıyorsa, geçişlerin pürüzsüz olması için koordinasyon sağlayın.

Ayrıca grubun soru cevap kısmında nasıl hareket ede­ceğini de önceden planlayın. Her konuşmacı belli bir ala­na ilişkin soruları cevaplamaya ve bir diğer konuşmacı yar­dıma ihtiyaç duyduğunda devam etmeye hazırlıklı olmalı­dır. Her konuşmacının her soruda yorum yapmasından olabildiğince kaçının.

Prova Yapın

Sunumunuzdaki boşlukları, sıkıcı ve gereksiz ayrıntılarla dolu kısımları hangi aşamada fark etmeyi tercih edersiniz? Sunumu yapmadan mı, yoksa yaptıktan sonra mı? Bu tür sorunları bulmak ve düzeltmek istiyor­sanız, prova yapın.

Yüksek sesle ve mümkünse, bir dostunuzun ya da meslektaşınızın önünde prova yapın. Ya da, bir ses kayıt cihazı veya video kamerasıyla sunumunuzu kaydedin.

Sunum kulağa ezberden okunuyormuş gibi gelme­yene kadar provaya devam edin.

Notlarınıza değil, konuya ve iletişim arzunuza odaklanın.

Etkin prova

Provadan en çok yararı elde edebilmek için sunumunuzu bir test grubunun önünde deneyin ve geribildirim alın. Dinleyicilerinizin profiline benzer kişileri bir araya getirin. Örneğin, belli bir konunun uzmanlarına sunum yapacak­sanız, provadaki dinleyicilerin arasında bir uzman olması­na çalışın ve bu kişinin görüşünü alın. Şu ipuçları da aklı­nızda bulunsun:

Sunumda kullanacağınız  donanım ve  görsellerle prova yapın.

Her seferinde baştan sonra bütün sunumu prova edin.

Siz Olsanız Ne Yaparsınız?

Bahri videoyu kapatıp , başını bezginlikle salladı.

Bahri sunumu nasıl bu kadar sıkıcı olabilirdi? Dinleyici­lerini tanımaya, konusunu iyi araştırmaya, saatlerce uğra­şarak net, kısa ve öz bir konuşma hazırlamaya özen gös­termişti. Şimdi video kayıtlarını izlerken birkaç sorunlu nokta saptamıştı. Başı notlarına gömülüydü, dinleyiciler konunun içinde kaybolmuş gibiydi ve çok da—nasıl de­meli—karizmatik bir havası yoktu. Bahri aslında iyi bir ko­nuşmacı ve oldukça zeki, girişken biri olduğunu biliyordu. Dinleyicilerin dikkatini daha fazla çekmek için kendi kişi­liğini sunuma nasıl katabileceğini düşündü. Siz olsanız ne yaparsınız?

Şöyle Yapabilirsiniz

Geç de olsa, Bahri bir iki noktada yanlış yaptığını anladı. Bir kere, dinleyicileriyle daha fazla göz teması kurmalı, ko­nuşmayı bir sohbet havasında geliştirmeli ve sadece gerek­tiğinde notlarına bakmalıydı. Ayrıca, konuşmasının kilit noktalarını anlatmak için birkaç görsel hazırlayabilirdi. Görseller dinleyicinin dikkatini konuşmaya odaklandırma­sını kolaylaştırırdı. Son olarak da, tartışmasını destekleye­cek ama dikkatleri genel mesajının ötesine çekmeyecek, konuyla ilgili öykü ve örneklerden faydalanabilirdi. Bahri, bir dahaki sefere bu önlemleri alacak ve daha dikkat çeki­ci, daha verimli bir sunum yapacak.

Bir adım daha atın

Bu sunum sizin için önemli mi? Öyleyse, bütün olanakla­rınızı seferber edin. Mümkünse, sunumun olacağı salon ya da mekânda prova yapın. Böylece o yer, giriş ve çıkış yolunuz ve sesinizi en arka sıraya kadar duyurabilmek için ne kadar yüksek sesle konuşmanız gerektiği hakkında bir fikir edinirsiniz.

Bu provadan en fazla faydayı sağlamak için, nesnel de­ğerlendirme yapabilecek birkaç meslektaşınızı da yanınız -

de arka sıralara oturtun. Daha sonra, konuşmanızın ve görsel desteklerin etkinliği üstüne onlardan geribildirim alın. Bu yorumlara dayanarak, sunumun zayıf yanlarını daha nitelikli hale getirin.

Etkin konuşma yapmak zihinsel hazırlık gerektirir. Satırların üstünden geçmek işin bir yönüdür, bir diğer—ve genellikle bir o kadar önem taşıyan—yönü de, perdeler açıldığında doğru ruh halinde olabilmektir.

Kendinize terapi uygulayın

Neyse ki, zihinsel oyundan galip ayrılmanızı sağlayacak birkaç önlem var. İşte bazı örnekler:

Başarılı bir sunum yaptığınızı gözünüzün önünde canlandırın. "Rahatım ve hazırım" gibi olumlu me­sajları kendinize tekrarlayın.

Stresinizi azaltmak için nefes alma teknikleri ile ger­ginlik giderici egzersizler uygulayın.

Kendinize "Olabilecek en kötü şey nedir?" diye so­run ve bu olasılığa hazırlıklı olun.

Sinirli olmanızın doğal olduğunu kabul edin ve su­num öncesinde abur cubur, kafein, sakinleştirici ilaçlar ya da alkolle kendinizi sakinleştirmeye çalış­mayın.

Korkuyu yenin

Çoğu profesyonel konuşmacı, aktör ve müzisyen sahneye çıkmadan önce sahne korkusuna kapılır, ama yine de kor­kusunu dizginlemeyi becerir. Siz de böyle yapmalısınız. Korkunuzu yenmeniz için şu taktikler faydalı olabilir:

·       Prova yapın ve sunumunuzu iyi bilin.

·       Dinleyicilerle bireysel olarak—sunumdan önce telefonlaşarak ya da salona girdiklerinde şahsen—ta­nışın.

·       Gelebilecek soru ve itirazlara hazırlıklı olun.

·       Fiziksel ve ruhsal olarak kendinizi hazırlayın.

Etkin konuşmak için

Dinleyicilerinizle aynı salonda bir araya geldiğinizde artık bütün dikkatinizi insanları en etkileyici sunumu yapmaya odaklandırmalısınız. Etkin konuşur, olumlu bir imaj yan­sıtır ve dinleyicilerin ilgisini çekerseniz, en iyi performansı göstermiş olursunuz. Aşağıda size birkaç öneri sunuyoruz:

Sunumunuzu sohbet havasında yapın.

Jargon ya da dinleyicilere yabancı gelebilecek te­rimler kullanmayın.

Dinleyicilerin  sözel  olmayan  tepkilerine   dikkat
edin.

Nefes alın. Böylece gevşer ve "eee" "mm" gibi lü­zumsuz sesleri eleyebilirsiniz.

Sesinizi en iyi şekilde kullanmak için, ses tonunuzu do­ğal ve sohbet havasında tutun. Herkesin duyabileceği ka­dar yüksek sesle konuşun. Genellikle, odanın en uzak kö­şesindeki insanın bile duyabileceği kadar yüksek sesle ko­nuşmak yeterlidir. Mikrofon ve ses sistemi kullanacaksanız, sunumdan önce bunlarla prova yapın. Birkaç ipucu daha:

·       Makineli tüfek gibi ya da yayarak konuşmamaya özen gösterin. Bir meslektaş ya da kayıt cihazıyla alıştırma yapın.

·       Kendinizi ifade edin. Monoton bir şekilde konuş­mayın. Söylediklerinizi vurgulamak için, sesinizi alçaltıp yükseltin.

·       Sözcükleri net ve anlaşılır biçimde telaffuz edin.

·       Olumlu bir imaj yansıtın

·       Mesajınıza ne kadar güvendiğiniz ve kendinizi adadığınız tavrınıza ve beden dilinize yansır. Etkinliğinizi artırmak için şunlara dikkat edin:

·       Giyiminiz ve duruşunuz özgüven yansıtsın.

·       Yüz ifadeleriniz dinleyiciye ilgili olduğunuzu gös­tersin. Bütün dinleyici grubuna bakamayacak kadar gerginseniz, bireylere odaklanın.

·       Dinleyicilerle göz teması kurun ve teması sürdürün.

Dinleyicilerinizin ilgisini canlı tutma teknikleri

Çoğu konuşmacının karşısına bir ya da birkaç zor dinleyi­ci çıkar: örneğin karşınızda dalıp gitmiş, aşırı yük altında ya da aklı başka önemli meselelerde olan, son derece meş­gul kişiler olabilir.

Bu tür insanlar, siz onların ilgisini çekmek ve tutmak için özel önlemlere başvurmadıkça, söylediklerinizi duy­mayacaktır.

Hangi dinleyicilerin sizi dinleyip, hangisinin dinleme­diğini nasıl anlarsınız? Psikologlar insanların neye odaklandıklarıyla ilgili sözel olmayan sinyaller yolladığını belir­tiyor. Söylediklerinizi takip edenler sizi ya da görsellerini­zi izlemekle meşguldür ya da not tutmakla uğraşıyorlardır. Dikkatleri başka yerde olanlar bacak bacak üstüne atar, koltuklarında kıpırdar ya da normalin üstünde etra­fına bakınır. Sizin çabanız burada, bu gezgin zihinleri su­numunuza geri çağırmak olacaktır. Bunun için aşağıdaki, faydası kanıtlanmış teknikleri kullanın:

Akışınızda  bir  değişiklik yapın—örneğin,  birden duraklayın ya da ses tonunuzu değiştirin.

Dinleyicilerden el kaldırmalarını isteyin:  "Sadece meraktan soruyorum,  aranızda müşterilerinin şu anki iade politikamızdan memnun olduğunu düşü­nen kim var? Evet diyenler lütfen elini kaldırsın." Konuşmaya mizah ekleyin. Ciddi bir sunuma ekle­nen küçük bir gülme molası dinleyicilerin hoşuna gider ve ilgilerini canlandırır.

Karşılaştırmalar ve örnekler sunun.

Kişisel öyküler anlatın.

Çarpıcı istatistikler ve uzman görüşlerine yer verin.

Konuşmanızın etkisini artırmak için çizim, tablo ve grafikler gibi görsel malzemeden faydalanın.

Soru sorun: "Bu konu sizin ve işiniz için ne anlama geliyor?"

Etkin Sunum İçin İpuçları

Bir metne bakarak konuşmayın. Notlarınıza bakarak konuşun.

Dinleyicilerin yüzüne bakın ve onlarla göz teması kurun.

Daha fazla kontrol veya katılım ya da grubun bir parçası
olmak istiyorsanız, dinleyicilerin arasında dolaşın.

Anahtarlarınızı ya da cebinizdeki bozuk parayı şıngırdatmayın.

Müşterileriniz rahat ve normal bir şekilde olsun.

Sesinizi etkileyici bir şekilde kullanın.

Odak noktanız hep mesajınız ve dinleyicileriniz olsun.

Dinleyicilerden gelen sorular hem onların dikkatini uyanık tutar, hem de onların önemli gördüğü alanlarda daha fazla ayrıntıya girmenize olanak sağlar. Ancak, gele­bilecek sorulara iyi hazırlanmış olmanız önemlidir.

Dinleyicilerden gelen sorular hem onların dikkatini uyanık tutar, hem de onların önemli gördüğü alanlarda daha fazla ayrıntıya girmenize olanak sağlar. Bazı konuşmacılar sunum sonrası soru sorulmamasını bir başarı işareti olarak yorumlar. Oysa dinleyicilerin ilgisini çekmişseniz ve sizinle birlikte çalışıyorlarsa, büyük olasılıkla kafalarında sorular doğacaktır.

Gelme olasılığı yüksek sorulara hazırlanmayı da hazır­lık aşamasının bir parçası olarak görün. Bunun için dinle­yicilerinizi ve onların kaygılarını anlamanız gerekir.

Soru ve cevaplar için en uygun zaman

Çoğu konuşmacı soru ve cevapları sunumun sonuna bıra­kır. Böylece sunumlarını belirlenmiş olan sürede tamam­lar ve dinleyicilerin resmin bütününü görmesini sağlamış olurlar. Bu yaklaşımı seçerseniz, şu ipuçlarını aklınızda bulundurun:

Soru ve cevaplar kısmına geçtiğinizi net olarak be­lirtin.

Soruyu tekrarlayarak ve cevabı sadece soran kişiye değil, tüm dinleyicilere yönelterek soru ve cevaplar kısmını kontrolünüzde tutun.

Bazı konuşmacılar dinleyicilerin dikkatini uyanık tut­mayı ve mesajı ne kadar iyi anladıkları konusunda anında geribildirim almayı umarak sunum sırasında da soru kabul eder. Bu yaklaşımı ihtiyatlı kullanın, çünkü sunumun kontrolünüzden çıkmasına yol açabilir.

Bir de, sunumun belirli noktalarında soruları kabul eden konuşmacılar vardır. Bunlar, örneğin insanların tep­kilerini ölçmek ya da onlardan fikir almak istediğiniz an­lar olabilir. Fakat, bu yaklaşımı seçerseniz, bu noktaları önceden belirleyin ve soruları almak için durmayı unut­mamak için sunumunuzda buralara işaretler koyun.

Zor sorulara hazırlıklı olun

Endişe dolu bir grup yönetici ve çalışana şirketin yeni stratejik planını tanıtacağınızı varsayalım. Ya da, başka bir şirketin yönetici ve mühendislerine, tedarikçi olarak sizi seçmeleri için bir sunum yapacaksınız. Veya, üst yönetici­niz şirketinizin bazı bölge temsilciliklerine gidip planla­nan işten çıkarmaları açıklamanızı istedi.

Bu sunumların ortak noktası nedir? Bunların her birin­de büyük olasılıkla dinleyicilerden zor sorular ve itirazlar yükselecektir. Soru cevap aşaması zorlayıcı, hatta çekişme­li geçebilir. Bu yüzden, bu tür bir sunumu yapmadan ön­ce, sorulma olasılığı yüksek sorulara hazırlıklı olun. Çoğu durumda, kendinizi dinleyicilerinizin yerine koyarak, hangi soruların geleceğini tahmin edebilirsiniz.

İtirazlar" başlıklı formu kullanarak, gelebilecek zor soru ya da itirazların bir listesini yapın. Soruları kâğıda döktükten sonra, her biri için tutarlı bir cevap geliştirin. Gerekiyorsa yardım isteyin.

Cevabı bilmiyorsanız

Ne kadar iyi hazırlanırsanız hazırlanın, yöneltilecek her soruyu önceden bilemezsiniz. Bir sorunun cevabını bil­mediğinizde, soran kişiyi yanıtı bulabileceği bir kaynağa yönlendirin ya da onun için cevabı aramayı önerin.

Soruların Üstesinden Gelmek İçin İpuçları

Cevabı biliyorsanız, açıklamanız net ve kısa olsun.

Bir sorunun cevabını bilmiyorsanız, soran kişiyi yanıtı bu­labileceği bir kaynağa yönlendirin, onun için cevabı ara­mayı önerin ya da dinleyiciler arasında cevabı bilen biri­nin olup olmadığını sorun.

Soru ve savların öne sürülmesine olanak tanıyın. Bunları geri çevirmeyin, örtbas etmeye çalışmayın.

Sorular sunumunuzun akışını bölmeye başladıysa, hepsini beyaz tahtaya ya da kâğıt tahtasına yazın ve toplantının so­nunda ele alın.

Diğer faaliyetler gibi konuşma ya da sunum da, girdileri (fikirleriniz, enformasyon ve savlar) çıktılara (dinleyicilerinizin gördükleri ve duydukları) dö­nüştüren bir sürecin sonucudur. Tüm değer süreçler gibi bunu da iyileştirmek mümkündür.

Sorunların kökenindeki nedenleri bulun

Ele alınan süreç ister araba üretmekle, ister bir gruba su­num yapmakla ilgili olsun, kalitenin temelinde süreçlerin iyileştirilmesi yatar. Bir sonraki sunumunuzun daha kali­teli olmasını istiyorsanız, yapmış olduğunuz sunumun ka­litesini gözden geçirin. Sunumunuz yüksek standartları karşılayacak düzeyde miydi? Örneğin, salonun en son sı­rasında oturan dinleyicinin okuyamayacağı slaytlar gibi, ölçülebilir eksiklikler oldu mu? Eksiklikler olduysa, bunla­rın kökenindeki nedenleri bulun. Kökende yatan neden­leri tespit ettikten sonra, gereken önlemleri alabilirsiniz.

Sunum (ya da prova) yaptıktan sonra performansınızı nesnel bir bakış açısıyla değerlendirmeye zaman ayırırsa­nız, performansınızın yeterince iyi olmadığı noktalarda sorunların kökenine inebilirsiniz. Örneğin, başlıkların da­ğınık, açılış konuşmasının zayıf ya da mizah çabalarınızın yersiz olduğunu fark edebilirsiniz. Sorunları belirledikten sonra müdahale edin.

Video işe yarayabilir

Performansınızı değerlendirmenin ve geliştirilebilecek alanları saptamanın en iyi yollarından biri, her sunumunu­zu (ya da provayı) videoya çekmektir. Bu olanak yoksa, bir ya da birkaç arkadaşınızdan nelerin iyi, nelerin kötü gittiği konusunda not almalarını rica edin. Görüntüler ya da meslektaşlarınızın notları eşliğinde gerçekleştireceğiniz bir eylem sonrası değerlendirmeyle, sunum becerilerinizin güçlü ve zayıf yanlarını tespit edebilirsiniz.

Kendinizi sürekli geliştirmeye çaba harcarsanız, gide­rek daha verimli sunumlar yapmaya ve bu sayede şirket içindeki konumunuzu güçlendirmeye başladığınızı göre­ceksiniz.