Geribildirim verirken genellikle performansı iyileştirme üzerinde durun. Geribildirimi önyargılarınızı ortaya koyarak yapacağınız basit bir eleştiri olarak kullanmayın. Geribildirimin geleceğe odaklı olduğundan emin olun; gelecekte üzerinde tekrar tekrar durulabilecek meseleler seçin. Örneğin, eğer söz konusu davranış ya da hareket bir kerelik bir olaysa, üzerinde hiç durmayabilirsiniz.
Fikirlere açık bir çalışma ortamı yaratın
Yönetici olarak, grubunuzdaki çalışma ortamını, ruh halini ve hatta kültürünü belirleyen sizsinizdir. Geribildirimin karşılıklı yarara dayalı bir alışveriş olduğunun yaygın ve genel olarak kabul edilmesini sağlamak için bu ayrıcalığınızdan yararlanın.
Geribildirim konusundaki bu karşılıklı yarar anlayışını yerleştirmek için şunları yapın:
-
Geribildirimi, yürütülen çalışmaya ilişkin net beklentilere dayandırın.
-
İyileştirilmesi gereken alanlarda çalışılması konusunda, bireyler ya da grupların karşılıklı taahhütlerde bulunmasını sağlayın.
-
Olumlu performansı takdir edin.
-
Geribildirimi, zaman zaman ya da keyfe keder yapılan bir yorum değil, hep devam eden bir süreç haline getirin.
İpucu: Geribildirimin kabul edilebilmesi için, alan tarafın veren tarafa güven duyması ve iyi niyetinden emin olması gerekir.
Resmi geribildirim toplantısından önce ev ödevinizi yapın
Çoğu geribildirim o anda ortaya çıkan bir duruma ilişkin ayaküstü verilen tepkiler olabilir; oysa resmi geribildirim toplantıları aynı zamanda öğrenip yetişmeye yönelik düzenli süreçler de yaratabilir. Bir resmi geribildirim toplantısını hazırlarken:
-
Meseleye nesnel bir bakış açısı getirebilmek için ihtiyaç duyduğunuz bütün verileri, olguları ve enformasyonu toplayın.
-
Karşı tarafın bakış açısını hesaba katın. Kim olduğunu ve ne konuda gelişmek istediğini anlamaya çalışın.
-
Geribildirim toplantısı konusundaki tepkisini kestirin.
-
Mümkünse, kendi iletişim tarzınızı onunkine uydurun. (Örneğin, dışa açık, sosyal, önündeki işlere neşeli bir havayla başlayan bir tip olup olmadığını anlayın.)
-
Cinsiyet, ırk, yaş ya da diğer farklılıkların, onun vereceğiniz geribildirime tepkisini etkileyip etkilemeyeceğini dikkate alın.
"Sık ve açık geribildirimin damgasını vurduğu ve "olumlu" ve "yapıcı" mesajların dengeli olduğu örgütsel sistemlerin genellikle kuruluşa sadık, değer verilen ve öğrenmeye ve değişmeye istekli çalışanları olur."