Etkin Ekip Kurmak

 

Etkin Ekip Kurmak

Ekiplerin başarısı alınan sonuçlarla başlamaz. Ekiplerin başarısı, ken­disinden bekleneni verebilecek etkinlikte bir ekip kurmakla başlar. Bu eğitim, ekip yaratma ve ekipleri başarıya ulaştırma sorumlulu­ğu altındaki yöneticilere ve liderlere yöneliktir. Bir departman müdü­rü ya da bir proje yöneticisi iseniz ya da bir ekip önerisini destekleyen üst düzey bir yönetici veya ekip sponsoru iseniz, bu eğitim, ekiplerin etkinliğinde kritik rol oynayan beş faktörü anlamanıza ve başarılı bir ekibin temellerini atmakta bu faktörlerden yararlanmanıza yardım edecektir.

Ekip Nedir?

İşbirliği içinde tutum ve alışkanlıklar sergileyen, uyumla bir arada çalış­tıkları için ekip adı altında anılabilecek olan çok sayıda farklı çalışma gru­bu vardır. Ancak, bu kılavuz kitapta ekip sözcüğü, belirli hedeflere ulaşıl­masından ekip üyelerinin topluca sorumlu olduğu bir grup türünü ifade etmektedir.

Ekipler genel olarak şu beş özelliği paylaşırlar:

1.     Karmaşık görevlerin tamamlanması için ekip üyeleri birbirine bağımlı ola­rak çalışırlar. Elinizdeki görev, çok farklı bilgi ve uzmanlıklara sahip kişilerin karşılıklı bağımlılık içinde çalışmasını gerektiren karmaşık bir görevse, çoğu zaman, bir ekip kurmanız önerilir. Ekip üyeleri genellikle şirketin farklı işlevsel departmanlarını temsil ederler; A&G, mühendislik, üretim ve pazarlama departmanları gibi.

2.     Ekip üyeleri birbirini tamamlayan farklı beceri kümelerine sahiptir. Çalış­ma gruplarının çoğunda (örneğin, şirketlerin satış ekiplerinde), gruptaki herkes birbirine benzer bakış açılarına ve becerilere sahip­tir. Ekiplerin ayırıcı özelliklerinden biri, her üyenin ekibe farklı bir beceri kümesi (ve genellikle, farklı deneyimler ve bakış açıları) getir­mesidir. Başarılı bir voleybol takımında nasıl iyi atıcılara, iyi yakalayıcılara ve iyi saha tutuculara ihtiyaç duyulursa, iş hayatındaki ekip­lerin de, etkili olabilmek için, tek bir insanda bulunması hemen he­men olanaksız olan birtakım yetenekleri bir araya getirmesi gerekir.

3.     Ekipler, örgütün çizdiği sınırlar çerçevesinde kendi işlerini kendileri yö­netirler. Ekipler diğer grup türlerine kıyasla çok daha özerktir. Bir ekipten belirli bir işi belirli bir sürede tamamlaması istenebilir ve belirli bir kişiye ya da yönetsel gruba bağlı olarak çalışması sağla­nabilir. Ancak etkin ekipler genellikle işlerini nasıl yapacakları ko­nusunda hatırı sayılır bir serbestiye sahiptir. Hangi sıklıkta topla­nacaklarına, toplantıların ne kadar süreceğine, hangi üyelerin ne gibi sorumluluklar üstleneceğine, kararları nasıl alacaklarına, an­laşmazlıkları nasıl gidereceklerine ve birbirleriyle nasıl iletişim kuracaklarına kendileri karar verirler.

4.     Ekiplerde; iletişim yönetimine, anlaşmazlıkların giderilmesine, sorunla­rın çözülmesine, kararların alınmasına ve hedeflere ulaşılmasına yönelik içsel süreçler vardır. Bir bütün olarak örgütün işleyişine yön veren politikalar ve uygulamalar ekipleri her zaman bağlamaz. Yeni ku­rulan bir ekipte yapılacak ilk işlerden biri ortak süreçler üzerinde bir karara varmaktır.

5.     Ekipler istikrarlı bir biçimde birbirine bağlıdır. Bazı ekipler birkaç ay gibi kısa bir süre içinde kurulur ve dağılırlar. Bazılarının ömrü birkaç yıla yayılır. Bazıları da (örneğin, şirketlerin yönetim ekip­leri) örgütlerin kalıcı bir parçası olabilir. Her durumda, üyeliğin istikrarı ekip performansı üzerinde önemli sonuçlar doğurur.

 

Ekipler her ne kadar bu beş özelliği paylaşsalar da, tek başına bu özellik­ler bir ekibin hedeflerine ulaşmakta başarılı olacağının garantisi değildir. Ekip etkinliğini artırma yolunda atılacak ilk adımlardan biri, ekip kurma aşamasını dikkatle ele almaktır.

Ancak, ekiplerin düşebileceği tuzakların büyük bölümü öngörülebi­lir ve önlenebilir tuzaklardır. Araştırmacıların ekipler üzerinde yürüttüğü araştır­malar ve örgütsel ekiplerle yaptığı çalışmalar, ekibin kurulmasından önce ve ekip kurma süreci boyunca bir liderin yapabildikleri ve yapamadıkla­rının, ekibin kaderi üzerinde kayda değer sonuçlar doğurduğunu göster­miştir. Ekibin kimlerden oluşacağı, hangi amaca hizmet edeceği, hangi kaynaklara gereksinim duyacağı ve hangi potansiyel engellerle karşılaşacağı sorularını önceden dikkate alırsanız, ekipleri kuşatan sorunların büyük bölümünü en baştan saf dışı edebilirsiniz.Ekip etkinliği, kendiliğinden gerçekleşmesini bekleyebileceğiniz bir şey değildir. Ekiplerin performans hedeflerine ulaşamaması hiç de az rastla­nan bir durum değildir ve bunun sonuçlan çok ağır olabilir. Bir ekibin geliştirmekle yükümlü kılındığı iş fırsatları kaçırılabilir; çözmesi için bir ekibin önüne koyulmuş olan bir sorun ortadan kalkmayabilir, hatta daha kötüye gidebilir; rekabetçi üstünlük yitirilebilir; iş birimleri arasındaki ilişkiler zarar görebilir; örgütün liderlik ve yönetim kademesine duyulan güven sarsılabilir ve değerli kişiler istifa edebilir. Daha sonra kurulan ekipler kendilerini şüpheci bir atmosferin içinde bulabilirler ve bu durum onların da başarısız olmasını daha büyük bir olasılığa dönüştürür.

Temel çalışmasını titizlikle gerçekleştirerek, kuracağınız ekibin ken­disinden bekleneni vermesi olasılığını büyük ölçüde güçlendirebilirsiniz.

Ekip kurma sürecini tüm cepheleriyle ele aldığınızdan emin olmak için, aşağıda sayılan beş kritik unsuru gözden geçirebilirsiniz:

1.  Açık seçik bir doğrultu belirleyin. Ortak bir amaca sahip olmak ekip üyelerini bir arada tutar ve ekibin nasıl işlediğini, kendi katkıları­nın bu işleyişte nasıl bir rol oynadığını anlamalarına yarayan bir bağlam oluşturur.

2.  Örgütsel destek oluşturun. Ekipler, çabalarının gerekli kaynaklarla desteklenmesini sağlayan örgütlerde daha iyi çalışırlar.

3.  Ekip üyelerini güçlendiren bir ekip yapısı oluşturun. Ortak beklentilerin belirlenmesi, kaynakların tanımlanıp düzenlenmesi ve ekibin çalış­ma biçiminin açıklıkla ortaya koyulması, ekip üyelerinin çabalarını ekibin hedefi/hedefleri doğrultusunda yoğunlaştırmasını sağlar.

4.  Kilit ilişkileri tanımlayın. Bireylerle, başka ekiplerle ve başka örgüt­lerle kurulacak kilit ilişkiler, ekibinizle ilgili kaynak giriş ve çıkış­larının daha etkili ve verimli olmasını sağlar.

5.Dışsal etkenleri gözetim altında tutun. Ekibinizin hedefleriyle ilintili daha geniş ortam hakkında bilgi toplamanız ve bu bilgileri analiz etmeniz, koşulların gerektirmesi durumunda ekibinizin gerekli önlemleri alabilmesini sağlar.

Açık Seçik Bir Doğrultu Belirleyin.

Ekip çalışması sarpa sarmışsa, bunun nedeni çoğu zaman, ekibin misyonu hakkında ve kendilerinden beklenenler hakkında ekip üyeleri arasında ortaya çıkan görüş ayrılıklarıdır. Etkin ekipler açık seçik bir amaçla yola koyulurlar. Ekibin amacı ve doğrultusu hakkında sadece si­zin değil, paydaşların da kendi görüşleri vardır. Ekip başarısından ne an­ladıkları konusunda bir kavrayışa varabilmek için bu paydaşların görüş­lerini alın. Elde ettiğiniz bilgiyi, gerektiği zaman ekibinizle paylaşabilece­ğiniz şekilde bir araya getirin.

Ortaya koyacağınız amaç ekibin işini nasıl yapacağını ayrıntılı ola­rak açıklamaz; sadece ekip çalışmasından beklenen nihai sonucun ne ol­duğunu belirler. Örneğin, ekibin, satışları artırmaya yönelik bir plan oluş­turması ya da belirli bir pazara nüfuz edilmesini sağlayacak bir strateji geliştirmesi beklenebilir. Ekibinizin amacını elinizden geldiği kadar açık, akılda kalıcı ve ilham verici bir görev halinde netleştirin. Aşağıdaki Ekip Yönelimi Çalışma Formundan yararlanarak ekibinizin amacını açık­lığa kavuşturabilirsiniz.

Ekip Yönelimi Çalışma Formu
Bu ekibi kurma kararını kim verdi?
Neden böyle bir karar verildi?
Ekibinizin alacağı sonuçlar kimi/kimleri yakından ilgilendiriyor?
Bu kişi/kişilerin ekipten beklentileri nedir?
Ekibin gerçekleştirmesi istenen işin doğası nedir?
Ekip neyi başarmaya çalışıyor?
Bunu başarmak neden önemli?

Örgütsel Destek Oluşturun.

Ekipler kendilerinden bekleneni veremediklerinde, ekip üyeleri ve sponsorlar bunun nedeni olarak genellikle kişiler arası anlaşmazlık ve ge­rilimleri gösterirler. Ne var ki başarısızlığın gerçek nedeni çoğu zaman ekibin dışında, ekibe zemin oluşturan ve ona destek vermesi beklenen sistemde yatar. Ekibinizi kurarken, ekibe gerekli olacak kaynakların örgü­tünüz tarafından sağlanacağından, ekip üyelerinin - ekibe ve örgüte karşı- sorumluluk ve yetkilerinin doğru anlaşıldığından ve ekibinizin çalış­malarının, sponsorluk, ekip performansı hakkında geribildirim sağlaya­cak bir araç ve ekip yönelimli bir ödüllendirme sistemiyle gerektiği gibi destekleneceğinden emin olmak için özel çaba harcamaksınız.

Ekip kaynaklarını öngörün.

Bir örgütün ekiplerine verdiği des­teğin göstergelerinden biri de ekip üyelerinin hedeflerine ulaşmak için yeterli kaynağa sahip olup olmadığıdır. Ekibinizin ihtiyaç duyacağı kay­naklar arasında zaman da bulunabilir. Bunun yanı sıra, fiziksel çalışma ortamı, destek personeli, seyahat bütçesi ve eğitim olanakları gibi başka kaynaklar da bilançoyu kabartabilir. Ekipler maliyetlidir, ama örgütleri onlara gerekli kaynakları sağlamadığı için başarısız olan ekipler daha da maliyetlidir. Aşağıda Ekip Kaynakları Çalışma Formunu doldu­rarak ekibimize gerekli olacak kaynakları planlayın.

Kaynaklar	Gerekli mi? Evet/ Hayır	Tanım	Maliyet	Talep edilme tarihi	Onay	Notlar
1.Fiziksel Ortam a. Bireysel b. Çalışma Alanı c. Toplantılar
2.Donanım a. b.
3.Yazılım/ Sistemler a. b. c.

Sponsorlar bulun.

Örgütün üst kademelerinden gelen sponsor­luklar, ekip başarısını garantilemekte büyük rol oynar. Şirketin genel mü­dürü ya da başka bir üst kademe yöneticisi ekibimizi açıkça destekler, ekibimizin çıkarlarını savunur ve taşıdığı önemi vurgularsa, ekibin mis­yonu örgütünüzdeki insanların gözünde hayati bir önem kazanır. Bu da ekibinizin başarı için ihtiyaç duyduğu kaynaklara ve sistem desteğine ka­vuşacağı anlamına gelir. Ekibinizin başarılarının potansiyel sponsorlara ne kazandıracağını bilirseniz, ekibiniz için bir sponsor ya da taraftar bul­manız kolaylaşır. Örneğin, yeni ürünlerin satış ekibinin verimini ve moral düzeyini iyileştireceğine inanan satıştan sorumlu bir genel müdür yar­dımcısı, işlevler arası bir ürün geliştirme ekibi için şüphesiz iyi bir spon­sor seçimi olacaktır.

Sorumlulukların sınırlarını çizin.

Bir ekipte görev yapmak in­sanları çoğu zaman olağan sorumluluklarını yerine getirmekten alıkoyar ve onları "asıl" çalışma gruplarının bazı çıkar ve hedefleriyle çatışma içine sokar. Bu gerilim, ekip üyelerinin bağlılığında bölünmeye yol açabilir, ekibinizi kurarken, bu işe ayırmaları beklenen zaman konusunda potansi­yel ekip üyeleri ve yöneticileriyle konuşarak bir anlaşmaya varın ve bu konuda onaylarını alın. Dikkatli bir planlama yapın - bir kişinin ekibini­zin işlerine ayırmak zorunda kalacağı süre konusunda gerekenin altında bir tahmin yürütmeyin.

Yetkileri tanımlayın.

Ekibinize karar alma ve bu kararların haya­ta geçirilmesi için çeşitli taktikleri yürürlüğe sokma yetkisi veremiyorsanız, başarı şansınız sınırlıdır. Ekibin hangi yetki türüne sahip olması ge­rektiğine karar verin: Eyleme geçme gücü mü, karar alma gücü mü, önerilerde bulunma gücü mü? Ekip üyeleri, bu yetki türlerinden hangisinin ekibe verilmiş olduğunu bilmeli ve bunu başkalarına açıklayabilmelidir. Ekibin sahip olacağı yetki türünün belirlenmesi için patronunuzla, ekibin sponsoruyla ve kilit paydaşlarla müzakerelerde bulunmanız gerekebilir. Bu kişilerin ekibinize verilecek yetki konusunda ortak bir anlayışa varmış olması ekip kurma aşamasının vazgeçilmez bir koşuludur.

Paslaşmanın Sonu Gelmezse, Ekibinizin Sonu Gelir .

Yeni ürün geliştirmeyi hızlandırmak amacıyla işlevler arası bir ekip ku­rulur. Her toplantıdan sonra ekip üyeleri kendi bölüm müdürlerine ekibin aldığı kararları rapor eder. Ancak bölüm müdürleri her seferinde ekibin kararlarına itirazda bulunur ve onları desteklemeyi reddederler. Bunun üzerine ekip üyeleri yeniden ekiplerine dönerek yeni bir karar için görüşme talep ederler. Ekibin dışında kalan kişiler ekibin kararlarını veto etme yetkisine sahip olduğu için, ekip hedefine ulaşamaz.

Ekip performansını ödüllendirin. Örgütler genellikle bireysel performansı ödüllendirirler. Ancak, bireysel basanlara odaklanan ödüller ekibinizin motivasyonuna katkıda bulunmayacağı gibi, ekip üyelerinin, ekibin hedefleri doğrultusundaki çabalarına değer ve destek verilmediği­ni düşünmesine yol açar. Ekip yönelimli bir ödüllendirme sistemi kullan­mazsanız, insanlar ekiplerde görev almayı reddedebilir ya da ekiplere atanmış olmaktan kızgınlık duyabilir.

Ekibinizi kurarken, ekip performansı için ödüller belirleyin. Para da bu ödüllerden biridir (örneğin, kişilerin primlerini ekip sonuçlarıyla ilişkilendirebilirsiniz), ama parasal ödüller oluşturacağınız ödüllendirme sis­teminin sadece bir parçası olmalıdır.

Üzerinde durabileceğiniz başka ödüllendirme taktikleri arasında aşağıdakiler sayılabilir:

·      Takdir. Şirket bültenine yazacağınız yazılarla, ekip gezileriyle, ti­şörtler ve benzeri malzemelerle ekip başarısına şirketinizde ger­çekten önem verildiğinin «İtini çizin.

·      Eğitim. Bir ekipte yer almanın öğretici yanları üzerinde durun. Ye­ni bilgi ve beceriler edinmek her zaman ekip deneyiminin bir par­çasıdır. Bu da ekip üyelerinin ileriye dönük seçeneklerini artırır ve onlara kariyerleri üzerinde daha büyük kontrol kazandırır.

·      Seyahat. Ekip görevlerinin birçoğu ofisten uzaklaşmak için çeşitli fırsatlar sağlar. Ekip üyeleri ayrı ofislerde çalışıyorsa, toplantıların cazip bir mekânda yapılması bir ödül yerine geçebilir.

·      Tanıtım. Bir ekipte görev almanın insanları her zaman yeni görev ve sorumluluklar üstlenmeye hazırladığını, bunun da onları hem örgütün gözünde hem de pazarda daha değerli kıldığını ekip üye­lerine açıklayın.

·      Kutlama. Başarılı ekipler genellikle bir kerelik bir görevi yerine ge­tirirler; siz de bu özel katkıyı sosyal bir toplantıyla ve bir grup fo­toğrafıyla ödüllendirin. Çalışmalarıyla ilgili hikâyeler anlatmaları ve ulaştıkları başarıları, öğrendikleri dersleri kayda geçirmeleri için ekip üyelerine olanak sağlayın. Hedefini gerçekleştiren bir ekip işin sonuna doğru genellikle coşkulu bir ruh haline bürünür; bu tür kutlamalar duygusal gerginliklerin boşalması, kişilerin ya­şadıkları deneyim üzerinde düşünmesi, ekip üyelerine yönelik takdirin sergilenmesi ve bu enerjinin örgütün geri kalanına da ta­şınması için bir araç oluşturur.

Güçlendirici Bir Ekip Yapısı Oluşturun.

Ekip kurmak, ekibin kaynaklarını maksimize etmesine yardım ede­cek bir yapı oluşturmayı gerektirir. Bu yapıyı oluşturmak, ekip kurma sü­recinin en zorlu aşamalarından biridir. Ekibin işlevlerinin kararlaştırılma­sını, ekip üyelerine düşen rol ve sorumlulukların belirlenmesini, ekibin görevini yapabilmesi ve hedefine ulaşabilmesi için gerekli olan yeterlikle­rin tanımlanmasını, ekip büyüklüğünün saptanmasını, ekip liderliği ko­nusunda yaklaşımın belirlenmesini ve ekip istikrarının kontrol altına alın­masını içerir.

Ekibin işlevlerini belirleyin.

Ekiplerin işlevsel alanları, ekibin sadece işini yapmak için değil, bir ekip olarak etkin bir çalışma yürütebil­mek için gerek duyduğu yetenek kümelerinden oluşur.

 Önemli işlevsel alanlar arasında aşağıdakiler sayılabilir:

•  Görev becerisi/teknik beceri. Ekibin hedefine/hedeflerine ulaşabilme­sinde doğrudan rol oynayan spesifik becerilerdir.

•  Kilit ilişkiler. Bu kritik iletişim işlevi, paydaşları ve ekibin etkileşim içine girdiği diğer birey ve örgütleri etkin biçimde bilgilendirme ve etkileme yoluyla ekibin hedeflerine katkıda bulunmaya yara­yan spesifik becerileri içerir.

•  Gözetim. Ekibinizin, kendi hedefi/hedefleriyle bağlantılı olarak dış kaynaklardan da bilgi toplaması ve analiz etmesi gerekecektir.

•  Kontrol. Açıklık, kişiler arası ilişki becerileri, çatışma yönetimi ve esnek ve ölçülü bir tutum, ekibinizin iç ilişkilerini ve ekip üyeleri arasındaki dayanışmayı sağlamlaştıracaktır.

•  Yetki. Ekiplerin kritik işlevlerinden biri de, ekip üyelerinde heye­can uyandırmak ve ekibi hedeflerine doğru yöneltmektir. Ekipler bunu, hedefe kilitlenerek, beklentileri açıklığa kavuşturarak, eki­bin hedefine/hedeflerine uygun strateji ve düzenlemeler yarata­rak gerçekleştirirler.

Ekip kurma aşamasında yöneticilerin sık sık düştüğü bir hata, bu iş­levlerden sadece birincisi üzerinde durup diğerlerini dikkate almamaktır. Görev becerisi/teknik beceri işlevi elbette ekibin başarısı için önemlidir, ama ekip düzeyine ilişkin diğer dört işlev de ekibin içinde ve dışında ger­çekleşen süreçleri, ilişkileri ve değişimleri yönetme gereksinimini yansıtır. Etkin bir ekibin kurulmasında bu işlevsel alanlar da en az diğerleri kadar vazgeçilmez rol oynar.

Ekip rollerini kararlaştırın. Ekibin işlevsel alanlarını belirledikten sonra, bu işlevleri temsil edecek olan spesifik rol ve sorumlulukları ta­nımlamanız gerekir, İşlevsel alanlarla ilgili rolleri tanımlarken, işleri gereği teknik işlevlere destek olacak özelliklere sahip ekip üyelerine ihtiyaç duyabilirsiniz. Örneğin, ekibin, sağlam telekomünikasyon becerilerine sahip bir satışçıya ih­tiyacı olabilir.

Teknik rollerin ötesinde, diğer dört işlevsel alanı temsil edecek olan spesifik rol ve sorumlulukla­rı da belirlemelisiniz. Spesifik iş­levsel alanları destekleyen spesi­fik ekip rollerinin gerekirse bir ekip üyesinden diğerine aktarıla­bileceğini bilmeniz önemlidir. Ay­rıca ekip işlevleri birden çok rolle de temsil edilebilir. Ekibinizi ku­rarken, ekibin başarısı için gerekli olan tüm koşulları göz önünde bulundurduktan sonra, bu koşul­ları yerine getiren uygun işlevleri ve bu işlevleri temsil eden spesi­fik rolleri tanımlayın.

Ekip üyelerinin yeterlik­lerini tanımlayın. Yeterlikler, bireylerin belirli bir rolde ya da belirli bir durumda başarılı olabil­mesini sağlayan bilgi, beceri ve deneyimlerden oluşur. Etkin bir ekip kurabilmek için, ekibinizin başarısının sıkı sıkıya bağlı oldu­ğu ekip rollerini dolduracak bilgi, beceri ve deneyimlerin neler olduğunu belirlemeniz gerekir. Teknik beceri­ler, içerik bilgisi ve kişiler arası beceriler bu yeterlikler arasındadır.

Ekip Liderliği

Ekip liderliği, ekip kurma sürecinin ilk aşamalarında açıkça belirlenmesi gereken kilit nitelikte bir roldür. Her ekibin lideri yoktur, ama her ekibin, ekibi toplantıya çağırmak, görev ata­maları yapmak, birey ve ekip perfor­mansını gözetim altında tutmak, tar­tışmaları yönlendirmek ve karar sü­reçlerini kolaylaştırmak gibi liderlik sorumlulukları vardır.

Ekibinizin bu liderlik sorumluluklarını nasıl yürü­teceğini planlarken, aşağıdaki soru­lardan yararlanabilirsiniz:

•  Ekibin atanmış bir lideri olacak mı yoksa lidersiz bir ekip mi olacak?

•  Ekip liderliği kişiden kişiye geçecek mi?

•  Liderlik sorumlulukları ekip üyeleri arasında paylaşılacak mı?

•  Evetse, bu paylaşım nasıl düzenlenecek?

•  Ekip lideri hangi kararları ekip üyelerine başvurmadan verecek?

•  Ekip lideri hangi kararları ekip üyelerinin görüşlerini alarak verecek?

•  Ekip lideri hangi kararlan ekip üyelerine bırakacak?

Teknik yeterlik. Teknik yeterlikler, ekibin çalışmasını etkileyen iş süreçleri ve sistemlerin geliştirilmesi ve kullanılması için gerekli olan uz­manlık ve becerileri içerir. Örneğin, çoğu ekipte, ekibin hangi enformas­yona gereksinim duyduğu ve bu enformasyonun nasıl toplanacağı, depo­lanacağı ve kullanılacağı konusunda her ekip üyesinin kendi kendine ka­rar verebilecek durumda olması istenir. Bunun yanı sıra, spesifik uzman­lık ve deneyimler gerektiren teknik yeterlikler de aranabilir. Örneğin, eki­biniz, müşteri hizmetleri sistemini çok yakından tanıyan ya da örgütünü­zün üretim süreçlerinin yeniden yapılandırılmasında rol almış olan birine gereksinim duyabilir.

İçerik yeterliği. İhtiyaç duyduğu kritik bilgilere sahip olmayan ya da örgütsel geçmiş konusunda yeterli bilgisi bulunmayan bir ekip, ekibin dışında kalan kişilerce er ya da geç kabul görecek isabetli sonuçlara ulaş­makta zorluk çekecektir. Örneğin, bir arama komitesinin o anda uygulan­makta olan ücret oranlarını bilmesi gerekir. Bazen ekiplerin belirli bir bil­giye ulaşmak için ekibin dışına çıkması gerekebilir, ama kritik bilgi çekir­değinin ekip üyelerinin mülkiyetinde olması gerekir.

Kişiler arası yeterlikler. Teknik bilgi ve içerik uzmanlığının yanı sıra, insanlar ekiplerine kendi düşünme biçimlerini, iletişim ve kişiler ara­sı ilişki becerilerini (veya bunlarım eksikliğini) de getirirler. Ekip kurar­ken, büyük olasılıkla, iletişim, müzakere ve ikna yetenekleri iyi düzeyde olan ekip üyelerine ihtiyaç duyacaksınız. Kişiler arası yeterlikler, ekibin kontrol, liderlik ve kilit ilişkiler işlevleriyle bağlantılı olan roller ve so­rumluluklar açısından özellikle önem taşır.

Yeterlikleri rollere uydurun. Ekibinizin gerek duyduğu tüm ye­terlikleri, hatta belirli bir ekip rolü için gereken tüm becerileri herkeste bulamayabilirsiniz, Ekip üyelerinin deneyim ve yetenekleri ister istemez birbirinden farklı olacaktır. Ekiplerin kurulması sırasında bu farklılıklar önem taşır. Ekip üyelerinin çeşitliliği «kiple denge yaratır ve bireysel bakış açılarının, farklı özgeçmişlerin ve farklı uzmanlıkların devreye sokulmasını sağlayarak ekibin da­ha etkin performans göstermesini sağlayabilir. Ekip karmaşık bir gö­revle karşı karşıya ise bu tür bir çeşitlilik özellikle önem kazanır. Bu aşamada amacınız, bakış açısı, özgeçmiş ve uzmanlık çeşitli­liğini göz önünde bulundurarak, ekip rolleri ve görevleriyle ilgili olarak adayların ekibe katabile­cekleri bilgi, beceri ve yetenekleri belirlemek ve bu değerlendirme ışığında üye seçimini yapmaktır. Aşağıdaki Ekip Adayı Görüşme Formundan yararlanarak, kuracağınız ekibin gereksinimleri doğrultusunda sorulması gereken soruları hazırlayabilirsiniz.

Ekip Adayı Görüşme Formu
Bu formdaki örneklerden yararlanarak, ekibinizin durumu ve görevi doğrultusunda sorulması gereken soruları hazırlayabilirsiniz. Görüşmelerinizi tamamladıktan sonra, adayların niteliklerini daha önce tanımlamış olduğunuz ekip rolleriyle eşleştirmek için iyi bir konumda olacaksınız. Ekip üyesi seçimlerinizin daha isabetli olmasını sağlayan bu bilgiler, ekip kurma aşamasının etkinliğinde vazgeçilmez rol oynar.
Yeterlikler	Sorular
Beceriler	Ekibin hedefleriyle ilgili olarak hangi teknik uzmanlıklara sahipsiniz? Geçmişte ekibin hedefleriyle ilgili görevler gerçekleştirdiyseniz, bunlar nedir? Daha önce ürettiğiniz işler arasında ekibin hedefleriyle ilgili olanlar var mı? Hangi örnekleri verebilirsiniz?
Bilgi	Ekibin hedefleriyle ilgili herhangi bir iş eğitimi aldınız mı? Ekibin hedefleriyle ilgili yüksek öğrenim dereceleriniz varsa, bunlar nedir? Ekibin hedefleriyle ilgili herhangi bir gayrı şahsi eğitim aldınız mı?
Deneyim	Geçmişte yetkilerin belirsiz olduğu bir ekipte görev yaptıysanız, ekip lideriyle ve ekip arkadaşlarınızla etkin bir çalışma ilişkisi kurmak ve sürdürmek için nasıl bir yol izlediniz? Üyesi olduğunuz bir ekibin kendi içinde anlaşmazlığa düştüğü oldu mu? Bu durumla başa çıkmak için nasıl bir yol izlediniz? Kendi düşünceniz, bakış açınız ya da çözüm öneriniz konusunda başkalarını ikna etmek zorunda kaldığınız bir zaman oldu mu? Bunun için nasıl bir yol izlediniz? Ekip arkadaşlarınız görüşlerinize katılmadığında nasıl bir yol izlediniz? Bugüne kadar bir ekipte birlikte çalıştığınız geçinmesi en zor insan nasıl biriydi? Bu durumla nasıl başa çıkmıştınız? Çalışma grubunuz ya da ekibinizle birlikte ortak hedefler geliştirdiğiniz bir zamanı hatırlayın. Bunun için nasıl bir süreç izlenmişti? Ekibinizin Amaç v« hedeflerine ulaşmasında kilit rol oynadığınız, bir zaman oklu mu? Olduysa, ekibe nasıl bir katkıda bulundunuz?

Ekip adaylarını değerlendirmenin ve adayların yeterliklerini belir­lemenin resmi ve gayrı resmi yöntemleri vardır. Resmi yöntemler ara­sında, şirketinizin insan kaynakları departmanından, adayın şimdiki ve/veya önceki patronlarından ve personel izlemelerinden yararlanmak sayılabilir. Bu kaynaklar, potansiyel ekip üyelerinin kişilik özellikleri ve çalışma ahlakı konusunda size iç görüler sağlayabilir. Ekip adaylarının bilgi, beceri ve yeteneklerini değerlendirmenin gayrı şahsi yolları da vardır. Potansiyel ekip üyelerinin daha önce ne ürettiğini ve bunu nasıl yaptığını araştırmak, seçilmiş ve potansiyel üyelerle belli başlı iş dene­yimleri ve geçmişteki ekip çalışmaları konusunda konuşmalar yapmak bunlar arasında sayılabilir. Ayrıca, ekip üyelerinin geçmişte üstlendikle­ri rol ve sorumluluklar konusunda bilgilenmek amacıyla, seçilmiş ve potansiyel üyelerinizle geçmişte birlikte çalışmış olan meslektaşlarınıza da başvurabilirsiniz.

Hemen Her Ekibe Gereken Şeyler

•  Analitik beceriler

•  Dinleme becerileri

•  Stratejik düşünme yeteneği

•  Lojistik yetenekler

•  Çatışma yönetimi becerileri

•  Ayrıntı titizliği

•  Sorun tanılama becerileri ve sorun çözümünde yaratıcılık

•  Kolaylaştırıcı beceriler

•  Örgütsel kavrayış

Ekip büyüklüğüne karar verin.

Ekip üyelerinin sayısı, ekibini­zin başarısı için gerekli olan rol ve yeterliklere bağlı olarak değişir. İhti­yaç duyduğu geniş bilgi ve beceri yelpazesini ekibinize kazandırabilmek için, üye seçimlerinizi birkaç ayrı departmandan yapmak zorunda kala­bilirsiniz. Hedefiniz/hedefleriniz ne kadar karmaşıksa, ekibinizin ihtiyaç duyduğu rol ve yeterlikler o kadar artar. Görev çok karmaşıksa, ekip üyelerinin hepsi aynı zamanda olağan işlerini sürdürmek zorunda kala­caksa ve belirli görevler için ekibin alt gruplara ayrılması gerekiyorsa, al­tı kişilik bir ekip çok küçük olabilir. Öte yandan on iki üye çok fazla ola­bilir; çünkü bu durumda bireylerin ekip başarısıyla ilgili sorumluluk duyguları azalacak, iletişim, zamanlama ve benzeri lojistik konuların yö­netimi zorlaşacaktır.

Ekibin istikrarını göz önünde bulundurun.

Bir ekibin hedefi­ne bağlı kalmasını ve zamanlamalara uymasını sağlamanın bir yolu da, ekip üyelerini ekibin yaşam süresi boyunca çalışmalara katılabilecek kişi­ler arasından seçmektir. Ekipten ayrılanlar olursa yerlerine başkalarını bulmanız gerekir ve yeni üyelerin uyum süreci boyunca ekibin perfor­mansı düşer.

Fiziksel uzaklık da ekibin istikrarını etkileyebilir. Örneğin, ekip üye­lerinin bir bölümü yurtdışındaysa veya başka bir nedenle toplantılara katılamıyorsa, ekip ya toplantıları ertelemek zorunda kalacak ya da çalışma­sını sürdürürken normalde sahip olduğu bilgi, beceri ve bakış açılarının bir kısmında yoksun kalacaktır.

Kilit İlişkileri Tanımlayın.

Ekipler bir boşluğun içinde hareket etmezler. Ekibinizi kurarken, doğru insanları seçmenin ve ekibin iç süreçlerini oluşturmanın yanı sıra, örgütün içinde ve dışında yer alan önemli paydaşları da belirlemeniz ge­rektiğini unutmayın. Bunlar arasında ekip sponsorları, müşteriler, partner­ler ve rakipler sayılabilir. Bu paydaşlarla kurulacak ilişkilerin düzeyi ekibinizin görevlerine bağlı olarak değişse de, ekibiniz en azından, ekibin dı­şındaki önemli kişilerle kurulup sürdürülecek sağlam ilişkilerin gerekliliği konusunda bir bilince sahip olmak zorundadır.

Kilit ilişkilerinizi geliştirmeye başlarken, ekibinizi örgüte nasıl ta­nıtacağınız ve üye seçiminde kullanılan kriterleri nasıl açıklayacağınız ko­nusunda dikkatlice düşünün. Ekip üyelerini ilk kez bir araya getirmeden önce, ekibin kurulmuş olduğunu örgütünüze bir duyuruyla bildirin. Ola­ğan iletişim kanallarının hepsini kullanabilirsiniz: "Herkes güverteye" toplantıları, personel bültenleri, duyuru tahtaları gibi. Duyurunuzda ekibin amacını, örgütünüzün ekibinizden beklentilerini, ekip üyelerinin isimlerini ve -eğer varsa- ekibin çalışmaları için belirlenmiş olan süreyi açık ve eksiksiz olarak belirtin.

Aşağıdaki sorular, paydaşları belirlemenizi ve ekibinizin yüksek bir performans göstermesi için kilit ilişkilerin hangi yoğunlukta olması gerektiğine karar vermenizi kolaylaştıracaktır.

•  Ekibinizin amaçları, başka ekiplerin ya da çalışma gruplarının sı­nırları içine uzanacak mı? İş birimleriyle, satış ve pazarlama grup­larıyla, müşterilerle, hatta belki rakiplerinizle ne gibi ilişkiler ku­rulması gerekecek?

•  Ekibinizin görevini tamamlamak için başka bireylerden ya da ekiplerden hangi bilgi ve/veya kaynakları edinmesi gerekecek?

•  Ekibinizin görevini tamamlamak için başka örgütlerdeki bireyler ve ekiplerle ne gibi ilişkiler kurması gerekecek?

•  Ekibinizin, örgütsel vizyon, değer ve uygulamalarla birlikte ör­gütün genel bağlamı içinde etkin bir işleyiş göstermesi nasıl sağ­lanacak?

•  Ekibin başarısı açısından kritik önem taşıyan paydaşlar hangile­ridir?

•  Ekibin çalışmalarına başlamasından sonra beklentilerin değişmesi halinde, bu değişimin farkına varmaktan kim sorumlu olacak?

•  Ekibiniz dış müşterilerle etkileşim içinde olacak mı? Müşterile­rin gereksinimleri net ve tutarlı mı, yoksa bu gereksinimler deği­şebilir mi? Dış müşterilerle kurulan bağlantı ilişkileri istikrarlı mı, yoksa bağlantı kurulacak kişiler periyodik olarak değişiyor mu?

•  Ekibinizin çalışması örgüt dışı paydaşlar tarafından da değerlen­dirilecek mi? Bu değerlendirme nasıl yapılacak? Örgüt dışı pay­daşlardan alınacak geribildirimler ekibinizin başarısı açısından önemli mi? Öyleyse, ekibiniz bu geribildirime nasıl ulaşacak?

•  Ekibiniz ekibin dışındaki kişilerden gelen geribildirimleri nasıl de­ğerlendirecek? Geribildirime karşılık verilmesi için bir mekanizma kurulacak mı? Görüşlerinin ekip süreçlerine ve ürünlerine yansı­tılmış olduğu ekibin dışındaki kişilere bildirilecek mi?

•  Ekibiniz ve ekibinizle ilişkili başka birey ve gruplar arasındaki ile­tişim ve koordinasyon nasıl sağlanacak?

•  Ekibiniz hangi tanıtım ve iletişim kanallarından yararlanabilecek?

•  Ekibinizin amaçlarını, yeteneklerini ve performansını düzenli bir biçimde örgüte raporlamak için nasıl bir yol izlenecek?

Dış Etkenleri Gözetim Altında Tutun

Kurduğunuz ekip, sadece örgüt kültürü ve örgüt koşullarının belir­lediği bir ortamda çalışmayacak, örgütün içinden ve dışından kaynakla­nan çevresel faktörlerden de etkilenecektir. Çevresel etki, talep ve deği­şimlerin farkında olmak ve bu farkındalığı korumak, ekibinizin daha yüksek bir performans düzeyine ulaşmasına yardım edebilir.

Ekip kurma sürecinde dış etkenleri göz önünde bulundurarak, deği­şime sadece tepki göstermek yerine çevresindeki değişimlerle ilgili bir farkındalık taşıyan bir ekip tasarlayabilirsiniz.

Aşağıdaki sorular, ken­di performansını etkileyecek dış etkenler konusunda bilgilenmekle kal­mayıp, aynı zamanda bunlarla başa çıkmasını ve değişimleri kendi yara­rına kullanmasını sağlayacak stratejiler geliştiren bir ekip kurmanıza yar­dım edecektir.

•  Ekip kurma/geliştirme süreçleri önünüzdeki beş yıl içinde hangi ekonomik baskı ve trendlerin etkisi altına girecek?

•  Ekibiniz pazardaki değişimlerden dolaysız olarak etkilenecek mi?

•  Önünüzdeki beş yıl içinde hangi teknolojik ilerlemeler ekip çalış­ması veya ekip kompozisyonu üzerinde etkili olacak?

•  Ekibiniz değişen teknolojilerden ne ölçüde etkilenecek?

•  Hangi demografik değişimler ekip tasarımı ve kompozisyonu üzerinde etkili olmaya devam edecek?

•  Örgütünüz, genel olarak ekip üyelerinde bulunması gereken bilgi düzeyine sahip bir potansiyel ekip üyesi havuzu oluşturmak amacıy­la bir temel beceriler programı düzenlemek zorunda kalacak mı?

•  En önemli beş rakibiniz kimlerdir? Bu rakipler ne yapıyor? Sizin için fırsatlar mı, yoksa potansiyel sorunlar mı oluşturuyorlar?

•  Ekibiniz, bilgi, destek ve başka gereksinimler için ekibin sınırları dışındaki hangi birey ya da ekiplerle bağımlı olacak? Bu bağımlılı­ğın derecesi ne olacak?

•  Küreselleşme ekibinizin amacı ya da süreçleri üzerinde etkili olu­yor mu? Örneğin, merkez ofisinizin bulunduğu ülke dışındaki bir ülkenin yasal düzenlemelerine ayak uydurması gereken bir ekibi nasıl yönetebilirsiniz?

Eğer bu sorulara verdiğiniz cevaplar size dış etkenlerin ekibi­niz/ekipleriniz üzerindeki etkilerini daha iyi anlamanız gerektiğini dü­şündürüyorsa, dış etkenlerle gerektiği gibi başa çıkmanızı sağlayacak bilgiler edinmeniz ve stratejiler geliştirmeniz gerekiyor demektir. Bu­nun bir yolu, başka ekiplerin nasıl çalıştığını görmek, ufkunuzu geniş­letmek ve dış etkenleri göz ardı etmeyen bir ekip kurmaya yönelik yeni fikirler geliştirmek amacıyla başka bir örgütü ziyaret etmek olabilir. Sayfa 26'daki Dış Etkenler Denetim Listesi, ekibinizin genel hedeflerinin ve stratejisinin dışsal ortamdan nasıl etkileneceği ve bu etkilerle nasıl baş edileceği konusundaki düşüncelerinize yön verebilir,

Dış Etkenler Denetim Listesi

·      Ekibinizin hangi bilgilere ihtiyaç duyduğunu nasıl belirleyece­ği, bu bilgileri nasıl toplayacağı ve yayacağı konusunda bir planı­nız var mı?

·      Ekip üyeleri, aktif dinleme, soru sorma, bilgi alışverişinde bu­lunma ve ekibin dışındaki kişilerle etkileşim ve diyalog kurma becerilerini kullanacak mı?

·      Ekip üyeleri bilgi toplama süreçlerinde "genelleyici" bir yakla­şım kullanabilecek mi?

·      İhtiyacı olan ekip üyelerine bilgi toplama becerileri konusunda eğitim verilecek mi?

·      Ekip üyeleri, örgüt dışı paydaşların çıkarlarını temsil eden ekip arkadaşlarıyla bilgi alışverişinde bulunmak üzere örgüt içi kay­nakları araştıracak mı?

·      Yeni bilgiler ekip kararlarında etkili olacak mı?

·      Ekibiniz öğrendiklerini sahada sınayacak mı?

·      Saha testlerinden öğrenilen dersler ve dış kaynaklı değerlendir­meler ekibin çalışmalarına yansıtılacak mı?

·      Üyelik kriterleriniz arasında, dış kaynaklı bilgiler sonucunda ekibin hedeflerinde ortaya çıkacak değişimleri kabullenme yeteneği de var mı?

Ekip Kurmak Özel bir Olaydır

Ekip kurma işi kendi kendine oluveren bir iş değildir. Gerçek bir başarı potansiyeli taşıyan bir ekip kurmak için, bu kılavuz kitapta sözü edilen beş ilkeyi dikkatle ele almalısınız. Ekibinize açık seçik bir doğrultu çizme-li, örgütsel destek konusunda çalışmalar yapmalı, ekibin hedeflerini ve ekip üyelerini destekleyici bir ekip yapısı oluşturmalı, ekibinizin örgütün içinde ve dışında kuracağı kilit ilişkilerin haritasını çıkarmalı ve dış et­kenleri gözetim altında tutmak için gerekli planları yapmalısınız.

Ekip etkinliğini artırma doğrultusunda atılacak ilk adımlardan biri, ekip kurma sürecini dikkatle ele almaktır. Açık seçik bir doğrultu belirleye­rek, örgütünüzün desteğini sağlayarak, güçlendirici bir ekip yapısı oluş­turarak, kilit ilişkileri geliştirerek ve dış etkenleri gözetim altında tuta­rak, ekipleri kuşatan sorunların büyük bölümünü en baştan saf dışı ede­bilirsiniz.

Bir ekibin bir arada etkin bir biçimde çalışabilmesi için, ekip üyeleri, ekibin neden kurulmuş olduğu ve ekip üyelerinden ne beklendiği konu­sunda ortak bir anlayışa sahip olmalıdır. Ekip üyeleri ekibin amacını açık ve anlaşılır bir biçimde ortaya koyabilmeli ve bu amacı bütün paydaşlara tutarlı bir biçimde açıklayabilmelidir.

Ekibinizi kurarken, ekibe gerekli olacak kaynakların örgütünüz ta­rafından sağlanacağından, ekip üyelerinin sorumluluk ve yetkilerinin doğ­ru anlaşıldığından ve ekibinizin çalışmalarının, sponsorluk, ekip perfor­mansı hakkında geribildirim sağlayacak bir araç ve ekip yönelimli bir ödüllendirme sistemiyle gerektiği gibi destekleneceğinden emin olmak için özel çaba harcamaksınız.

Ekibinizin yapısı, başarıyı belirleyen unsurlardan biridir. Güçlü bir
ekip kurmak için, başka şeylerin yanı sıra, ekip üyelerinin sorumluluklarını (ekipte ki­min hangi rolü üstleneceğini) tanımlamanız ve ekibin ama­cına ulaşabilmek için hangi teknik ve kişiler arası becerile­re gereksinim duyduğunu be­lirlemeniz gerekir.

Etkin Bir Ekip Kurmanın Beş Anahtarı

1.           Açık seçik bir doğrultu belirleyin.

2.           Örgütsel destek oluşturun.

3.           Güçlendirici bir ekip yapısı yaratın.

4.           Kilit ilişkileri belirleyin.

5.           Dış etkenleri gözetim altında tutun.

Doğru insanları seçmenin ve ekibin iç süreçlerini oluşturmanın yanı sıra, örgütün içinde ve dışında yer alan önemli paydaşları da belirlemeniz gerektiğini unutmayın. Bu paydaşlarla kurulacak ilişkilerin düzeyi ekibi­nizin görevlerine bağlı olarak değişse de, ekibiniz en azından, ekibin dı­şındaki önemli kişilerle kurulup sürdürülecek sağlam ilişkilerin gereklili­ği konusunda belirli bir bilince sahip olmak zorundadır. Kurduğunuz ekip, örgütün içinden ve dışından kaynaklanan çevresel faktörlerden de etkilenecektir. Çevresel etki, talep ve değişimlerin farkında olmak ve bu farkındalığı korumak, ekibinizin daha yüksek bir performans düzeyine ulaşmasına yardım edebilir. Kurduğunuz ekip değişime sadece tepki gös­termemeli, bunun yerine çevresindeki değişimlerle ilgili bir farkındalık taşıyabilmelidir.

Örgütler ekiplerinden yüksek performans beklerler. Ekibinizi kurar­ken bu kılavuz kitapta üzerinde durulan beş ilkeden yararlanırsanız, bu beklentileri karşılama şansınız büyük ölçüde yükselir.