Birçoğumuz e-postayı telefonla konuşmak gibi görürüz; bizim için kişisel işlerimizi halletmenin hızlı, kolay ve etkin bir yoludur. Annemizin doğum gününü hatırlatmak için kardeşimize hatırlatma notu göndeririz. Politik bir espriyi on iki arkadaşımıza iletiriz. İş arkadaşımızla yaptığımız tartışmayı eşimize anlatırız. Bunda ne gariplik var? Nasıl bir sakıncası olabilir?
Şirketler için büyük sakıncası vardır; verimliliğin azalmasına ve yasal sorunlara neden olabilir. PC Delete, patronların % 40'ının çalışanların iş saatlerinde internette sörf yapıp yapmadığını görmek için onları gözetlediğini söylemektedir. Xerox, iş saatlerinde online alışveriş yaptığım belirlediği kırk çalışanını işten çıkarmıştır. Her beş şirketten biri e-posta istismarı nedeniyle çalışanlarını işten çıkarmaktadır.
Bu tepkilerin nedeni nedir? E-postalar herhangi bir bilgisayarda sonsuza dek saklanabilir; buna eski sevgilinizin bilgisayarı da dahildir. Eski sevgiliniz mesajınızı bir sürü insana iletebilir, onlar da kopyalayıp başkalarına gönderebilirler. Böylece bir mesajı kız kardeşinize ya da oda arkadaşınıza değil, tüm dünyaya göndermiş olursunuz. Bunun sonucunda pek çok dava açılabilir. Bilgi teknolojileri konusunda uzaman avukat olan Michael R. Overly e-postaların düzinelerce davanın konusu olduğunu, cinsel tacizden karalamaya kadar pek çok iddiada bulunulduğunu söylemektedir.
Overly birçok insanın e-postaya telefon konuşması muamelesi yapmasının büyük bir sorun olduğunu ileri sürmektedir.
Elektronik uzmanları siz "gönderilen" ve "alınan" mesajları silseniz ve geri dönüşüm kutusunu boşaltsanız bile, aylar sonra öldü sandığınız mesajların yeniden dirilmesini sağlayacak bir yazılım olduğunu söylüyor. Bazı şirketler çalışanlarının klavyede tuşladığı her harfi görebiliyor. Bu nedenle siz öfke dolu bir notu göndermeseniz bile, patron bundan haberdar olabiliyor. ABD'de-ki büyük şirketlerin yaklaşık %80'i çalışanlarını e-postalarını, internet kullanımlarını, telefon konuşmalarını ve bilgisayar dosyalarını kontrol ederek ya da onları İş sırasında kameraya çekerek elektronik yollarla gözetleyebiliyor.
Mahkemelerin iş sırasında elektronik gözetlemeye dayalı davalarda işverenin tarafını tuttuğunu hemen belirtelim. Bu nedenle e-posta sistemini kullanırken şunlara dikkat etmelisiniz:
İş sınırları içinde kaim.
Sevimli, komik, alaycı ya da ilginç olmaya çalışmayın. Bazı şirketler mizah duygusundan tamamen yoksundur ve bu duyguyu onlara e-posta yoluyla kazandırmanız mümkün değildir.
Avukat gibi düşünün.
E-postanızda öylesine bahsettiğiniz bir olay kendinizi hukuki bir davanın İçinde bulmanıza neden olabilir. Bu nedenle yazdıklarınıza dikkat edin.
Büyük düşünün.
Tek bir çalışanın şirketin sistemini yasa dışı faaliyetler için kullanması, devletin kanıt bulmak amacıyla işverenin bütün bilgisayar sistemine el koymasına neden olabilir. Bu durumda patronunuz ne düşünür sizce?
Aynı zamanda e-postanın kötüye kullanılması başka eyalet ve hatta ülkelerin dava açmasına bile neden olabilir. Bazı mahkemeler yalnızca onların bölgesine elektronik mesaj göndermenin yargı hakkı doğurduğunu ortaya koymuştur.
Overly, çalışanların başlarının belaya girmemesi için her türlü iletişimlerinin içeriğinden emin olmaları gerektiğini söylüyor. Kullanıcılar e-posta ya da diğer elektronik belgeleri gönderirken, başka yazılı İletişim biçimlerinde olduğu kadar dikkatli davranmak zorundalar. Bilgisayarda oluşturulan her şey başkaları tarafından görülebilir ve görülecektir. E-postadan söz etmişken, en sık yapılan e-posta gaflarını belirleyelim ve bunları nasıl düzelteceğimizi görelim.
E-postalar sonsuza dek kalır.
E-posta yazarken yazım ve dilbilgisi kurallarına dikkat edin; herkesin anlamayacağı kısaltmalar kullanmaktan kaçının. E-postaların hem profesyonelliğinizi hem de zeka ve olgunluğunuzu yansıtabileceğini unutmayın. E-postaların zamana direneceğinden, altı ay ya da altı yıl sonra okunduklarında bile sizin pozitif bir yansımanız olacaklarından emin olun.
Spam mesajlar göndermeyin.
Mesajlarınızı ya da bilgileri başkalarına iletmeden önce iyi düşünün. Bunları gerçekten görmeleri gerekiyor mu yoksa öylesine mi gönderiyorsunuz? Belki notunuzu mantar panoya asmanız ve böylece insanlara emrivaki yapmak yerine isterlerse okuma şansını tanımanız daha uygun olur.
Konuşun.
Konulmanız gereken durumlarda e-posta kullanmayın, çünkü işi zorlaştırabilir. Fikirleri tartışmanız gerektiğinde, e-posta hem verimsiz olabilir hem de istenmeyen sonuçlar doğurabilir; örneğin okuyucu "sil" tuşuna basabilir.
Mesajları düzgün yapılandırın.
Mesajınızı en iyi nasıl ilete-bileceğinizi öğrenmek için gazete manşetlerini inceleyebilirsiniz. Etkili sözcükler kullanın. Mesajın ilk satırında, bu mesajı neden gönderdiğinizi belirtin; bir kararla mı ilgili olduğunu yoksa bir ricada mı bulunduğunuzu söyleyin. Okuyucuya asıl konuya gelmeden önce yazdıklarınız hakkında bir fikir verin.
İletinizi herkese göndermeden önce iki kez düşünün.
Bir tebrik notu aldıysanız, teşekkürlerinizi herkese göndermenizin gereği yoktur. Aynı şey şirket haberleri içinde geçerlidir. Herkesin bilmesi gerekmeyen şeylere herkesi dahil etmeyin. Yanıtla tuşuna basarken hep dikkatli olun. Bazen cevap vermenize gerek yoktur ve alıcılar onları gereksiz bilgilerle meşgul ettiğinizi hissetmediği sürece mesajlar daha etkili olur.
Okuyucuya sorumluluk yüklemeyin.
Mesajınızı "yanıta gerek yok" diyerek bitirin.