E-postaları yönetmenin bu kadar zor olmasının nedenlerinden biri gönderilmesinin bu kadar kolay olmasıdır. Sadece bir düğmeye tıklayarak birbirimizin gelen kutularını doldurabiliriz, bu yüzden e-posta ile ilgili sınırlar belirlemek önemlidir. Şu üç şeyi deneyin:
• Otomatik yanıtları kullanın. İşinize odaklanmak için zamana ihtiyacınız varsa otomatik e-postalar kullanabilir, insanlara uygun olmadığınızı ve onlara ne zaman geri döneceğinizi söyleyebilirsiniz. Bu arada kendinize acelesi olmayan mesajları bir süre göz ardı etme izni verin.
• Ekibiniz için yönergeler belirleyin. Ekibinize nasıl ve ne zaman iletişim kurmayı tercih ettiğinizi bildirin. Aynı şeyi diğer iş arkadaşlarınıza ve müşterilerinize de söyleyin ve tercihlerini sorun. Ekibinize yeni kişiler katıldığında veya yeni bir proje başladığında bu konuyu tekrar gözden geçirin.
• Örnek olun. E-postaları gece geç saatlerde veya hafta sonları yanıtlarsanız ekibinize de aynısını yapmalarını söylemiş olursunuz. E-postaları daha sonra göndermek üzere planlamanıza izin veren araçlar kullanın. Daha da iyisi, bu saatlerde gelen kutunuzdan tamamen uzaklaşın.