Bir yöneticinin işin niteliğine ve çalışanın özelliklerine göre kimi konuları çalışanın yapması için yetki devretmesine delegasyon denir.
Ancak tecrübeler gösterir ki aslında delegasyon karışık bir süreç izler. Hem yöneticiden hem çalışandan hem de işten kaynaklanan bir takım özellikler yetki devrinin gerçekleştirilmesini zorlaştırabilir.
Bu karmaşık yapının çözülebilmesi için delegasyon süreçlerini ve gerek yönetici açısından gerekse çalışan açısından psikolojik engellerini bilmek gerekir.
Delegasyon kaldıraç etkisi yaratır, var olan enerjiyi başkalarının enerjisiyle çoğaltma olanağı sağlar.
Bir değil birkaç kişinin ortak aklı ile grup dinamiği yaratır.
Yapmaktan yönetmeye geçmenin en önemli aşamasıdır ve bu açıdan yönetim becerilerinin gelişmesine katkı sağlar.
Yine yapmaktan kontrol etmeye geçmiş olunur ki bu yönetici açısından zaman ve enerji kazanımı demektir.
Delegasyon Temel İlkeleri
Devredilen ya da geri alınan yetki mutlaka duyurulmalıdır.
Devredilen yetki ile ilgili kontrol süreçleri mutlaka belirlenmelidir.
Devredilen yetki ile ilgili kontroller sonucunda çalışana anında geri bildirim verilmelidir.
Sorumluluk devredilebilir ama nihai sorumlu her zaman yöneticidir.
Delegasyonun Kuralları:
Çalışanlara yetki devretmek yöneticinin iş yükünü azaltırken, çalışanın da kendisini geliştirebilecek yeni konular bulmasına yardımcı olur.
Ne var ki delegasyonun dengeli ve kurumun hedeflerini gerçekleştirmesine katkı sağlayacak bir biçimde uygulanması gerekir.
Bu açıdan bakıldığında hem iş hem de insan boyutunda dikkat edilmesi gereken kimi noktalar bulunmaktadır.
Delegasyonun İş Boyutundaki Kuralları:
-
Yapılacak iş,
-
Sorumlu kişi,
-
Görevin neden gerçekleştirileceği,
-
Görevin nasıl gerçekleştirileceği,
-
Görevin ne zaman gerçekleştirileceği,
-
Görevin yazılı belirtilmesi,
-
Görev üzerinde anlaşma,
-
Çalışana yardım ve izleme,
-
Geri bildirim verme,
-
Çevreyi bilgilendirme,
-
Sorunları öngörme,
-
Talepte bulunma,
-
Kaliteyi garantileme,
Delegasyonun İnsan Boyutundaki Kuralları:
-
Çalışana güvenildiğini gösterme
-
Hatalara hazırlıklı olmalı ve hataları kabul etmeli
-
Çalışanların özsaygısını geliştirmeli
-
Takdir etmeli
-
Yeniliklere ve farklı iş yapış tarzlarına karşı esnek olunmalı
Yöneticinin rolü:
-
Bir işin delegasyonunda yönetici farklı yöntemler uygulayabilir.
-
Öğreterek, soru sorarak ve önerilerde bulunarak işi delege edilebilir.
-
Tüm bunlar tek tek bir yöntem olarak uygulanabileceği gibi her üçü de aynı anda kullanılabilir.
-
Bununla birlikte delegasyonda mutlaka izlenmesi gereken temel metodu bilmek gerekir.
Yönetici delegasyonda şunları yapmalıdır.
-
İşi net bir biçimde açıklamalı ve yazılı olarak çalışana vermelidir.
-
Soru sormasını ve işin üzerinde düşünmesini sağlamalıdır.
-
Geri bildirimde bulunmasını sağlamalıdır.
-
Zaman çizelgelerini kararlaştırmalıdır.
-
Hareket serbestliği tanımalıdır.
-
Yardım önerisinde bulunmalıdır.
Hangi işler delege edilir?
-
Organizasyona yarar sağlayacak işleri
-
Yöneticilik performansını artıracak konuları
-
Çalışanlara bilgi ve beceri açısından katkı sağlayacak ve görevlerini zenginleştirecek işleri
-
Yönetici olarak yapmaya çok alışık olunan rutin işleri delege etmek hem yönetici hem de çalışan açısından kurumun verimliliğini artıracaktır.
Hangi işler delege edilmez?
-
Bizzat delegasyon yöntemini,
-
Performans değerlendirme sürecini,
-
Çalışanların ihtiyacı olan psikolojik sorunlarını,
-
Planlama işlemlerini,
-
İyi tanımlanmamış görevleri,
-
Salt yönetime özgü sorumlulukları,
-
Kontrol sıkıntısı yaratacak anlık iş ve süreçleri olarak kendimi,
-
Kontrol altına alınmayacak risk yaratacak faktörler taşıyan konuları,
-
Yönetici olarak kendimizin de yapamayacağı işleri delege etmek o işle ilgili sorunların büyümesine neden olacaktır.
Delegasyonun Önündeki Psikolojik Engeller:
Yönetici Açısından
-
İşin niteliğine göre yetki devri yapılabilecek kişi yoksa,
-
Kurumun izlediği politikalar ve prosedürler yetki devrine izin vermiyorsa,
-
Kurumda kişilerin görev tanımları ve rolleri açık değilse
-
Yönetici kendine güvensiz ise ve kontrolü kaybetme korkusu yaşıyorsa,
-
Kendi kalitesinde hiç kimsenin bir işi yapabileceğine inanmıyorsa,
-
Yönetici kendini boşlukta hissedecekse ve bu durumu kendisinin geleceği için tehdit olarak görüyorsa delegasyon yapılmaz.
Çalışan Açısından
-
Yöneticisinden ve takım arkadaşlarından teşvik ve destek göremediğini düşünüyorsa
-
Kendini eğitim ve bilgi açısından yeterli görmüyorsa, sorumluluktan kaçıyorsa
-
Kararsızlık ve hata yapma korkusu içindeyse
-
Yöneticiye ve kuruma güvensizlik hissi yaşıyorsa işin yetki ve sorumluluğunu almaktan kaçınır.