Dağınıklık

Hangi işle uğraşırsanız uğraşın, bir iş ortamınız vardır. Kam­yon şoförünün iş ortamı kamyonun içidir; kasiyerin kasası, öğretmenin masası vardır. Bu ortamlarda kişisel notlarınız, kalem takımlarınız, setleriniz olabilir. Her ortam mutlaka çalışanın kişi­sel özelliklerini yansıtır.

Ancak pek çok çalışan, kendini dağınıkla ifade etmektedir. Kamyonun içindeki çöpler. Kasanın yanındaki karışıklık. Masanın üzerindeki kağıt yığını. Bunlar birbirinden farklı yerler olsa da, birbirine çok benzer. Hepsi, patrona, çalışanın bir sorunu olduğu­nu arılatır. Neden mi? Çünkü patronun gözünde, işyerinde dağınık ve düzensiz olan bir insan, yüksek düzeyde verimlilik ve üret­kenlik gösteremiyor demektir.

Dağınıklığınız iş arkadaşlarınız arasında espri konusu olsa da, bunlar patronunuzu hiç eğlendirmez. Söz konusu evdeki masanız olduğunda, "en dağınık masa" ödüllerinin bir sakıncası yoktur; ancak işyerinde dağınık, pis, büyük olasılıkla mikrop kaynayan bir masa patrona hiç de şirin görünmez.

Ofis malzemeleri üreticisi Esselte tarafından 2611 işveren üze­rinde yaptırılan bir ankette, katılımcıların yarısından fazlası, yıllık değerlendirmelerde çalışanın düzenliliğin de dikkate alındığını, titiz ve derli toplu çalışanların fark edildiğini, takdir gördüğünü ve terfi ettirildiğini söylemiştir.

Dağınıklık sorunu yeni değildir ve hızla yayılmaktadır. Yoksa toparlanmamızın, günler hatta aylar sürmesi gerekmezdi. Bu ko­nuyla ilgili yarışmalar bile düzenlenmekte, işyerinde en dağınık masaya sahip olan kişi için organizasyon uzmanları tarafından üc­retsiz çalışma ortamları yaratılmaktadır. Ancak işyerindeki dağı­nık çalışma ortamı patron tarafından komik, şirin ya da sevimli bulunmaz. Çok çalıştığınızın bir işareti olarak algılanmaz. Hatta pek çalışmadığınızın göstergesi sayılabilir. Dağınıklık patronu ra­hatsız eder, çünkü hem sizin verimsiz çalıştığınızı hem de başkalarını da sürece dahil ettiğinizi düşünmesine neden olur.

Dağınıklık sorununuz, kendi alanınızı kontrol etme yolunuz olabilir ya da konulan birbirinden ayni etme konusundaki yete­neksizliğinizi yansıtabilir. Bunun kökeninde vitamin eksikliği ya da daha geriye gidersek, çocukluğunuzda yavru köpeğinizin ol­maması yatabilir. Her neyse... Önemli olan patronunuzun bunun nedenini umursamaması, dağınıklığınızdan bir an önce vazgeç­menizi istemesidir.

Bununla ilişkili sorunlarınız çok ciddiyse, Dr. Phil'e danışa­bilirsiniz. Ancak şimdi kendinize derlenip toparlanmak için 'za­man ayırın. Şunları yapmanız gerekiyor:

Kağıtları düzenleyin.

Ofiste çalışanların günde 200 sayfa kağıt kullanabildikleri tahmin ediliyor. Gereksiz kağıtları geri dö­nüşüm kutusuna atın. Size her belgeden çifter çifter geliyorsa, sorunun kaynağını araştırın ve bunun düzeltilmesini isteyin. İstemediğiniz raporlar alıyorsanız, adınızın listeden silinme­sini rica edin. Kendinize şunu sorun: "Bu kağıdı atarsam, en kötü ne olabilir?"

Dosyalayın.

Birçok çalışan için "dosyalamak", kağıt yığınlarını masadan yere indirmek demektir. Patronunuz siz­den bir bilgi istediğinde, bunu hemen bulabilmelisiniz. Bunu yapmanın tek yolu, kağıtları yığının üzerine koymak değil, dü­zenli bir şekilde dosyalamaktır. Patronunuz, siz onun istediği şeyi karmaşanın içinde bulmaya çalışırken, topuğunu sinirli sinirli yere vurmak zorunda kalmaktan hiç hoşlanmayacaktır.

Renklendirin.

Başarılı olmanızı sağlayacak yöntemlerden bi­ri, dosyalan etiketlemek ya da renklendirmektir. Operasyon dosyalarım kırmızı, malzeme dosyalarını mavi, finans dosya­larını yeşil, uzun vadeli proje dosyalarım sarı yapabilirsiniz. Bu renk kombinasyonundan hoşlanmadıysanız, değiştirmekte serbestsiniz. Önemli olan düzenli olmasını sağlayacak en uy­gun yolu bulmanızdır.

Teknolojiyi kullanın.

Bilgisayarınızda mevcut olan raporların kağıt kopyalarını saklamayın. Size iletilen her belgeyi basmak­tan vazgeçin. Bunun yerine, e-postalarınız için bile bir dosya­lama sistemi oluşturun ve bilgisayarınızda her şeyi kayıt altın­da tutun. Bunu nasıl yapacağınızı bilmiyorsanız, bilgisayar ko­nusunda uzman olan birinden yardım isteyin, Arkadaşlarınızdan, sizi ilgilendirmeyen mesajları size iletmemelerini ve işi­nizle ilgili olmayan e-posta listelerinden adınızı silmelerini ri­ca edin.

Her gün beş dakikanızı derlenip toparlanmaya ayırın.

Esselle'de organizasyon uzmanı olan Sharon Mann, her gün, gün sonunda beş dakikanızı ayırarak çalışma ortamınızı düzenli tutabileceğinizi söylüyor. Her şeyi doğru dosyaya yerleştirdiği­nizden, gereksiz maddeleri çöpe attığınızdan ve ertesi gün yapacağınız işleri hazırladığınızdan emin olun. "Her gün, baş­kalarına gerçekten çalıştığınızı gösterecek şekilde çalış­malısınız. Bunun için, üzerinde çalıştığınız projeyle ilgili bir şeyi on saniye, şu anda üzerinde çalışmadığınız bir projeyle ilgili herhangi bir şeyi ise birkaç dakika İçinde bulabilmeniz
gerekir," diye devam ediyor Mann.

Bunu söylemek, yapmaktan daha kolay olabilir. Mann, ça­lışanların %37'sinin, nasıl toparlanacağına karar verirken ger­ginlik yaşadığını belirtiyor. Bunu bir kerede yapamaya­cağınızı düşünüyorsanız, her gün birkaç dakikanızı ayırın. Bu­nu günlük bir gereklilik değil de devamlılığı olan bir proje olarak görün.

Temizlik yapın.

Dağınıklığın yavaş yavaş başlamasına izin vermemek İçin her altı ayda bir dipten temizlik yapın.