ÇALIŞANLARI ÖDÜLLENDİRMENİN 1001 YOLU
İletişim Yönetimi Konseyi tarafından yapılan son araştırma, hemen hemen her çalışanın bildiği bir gerçeği teyit etmektedir: iyi yapılan bir işle ilgili alınan takdir, performansın en güçlü motivasyon öğesidir.
Buna rağmen çoğu yönetici, takdir ve ödüllendirmenin potansiyel gücünü anlamamakta direnmektedirler. Bu durum, yöneticilerinin yüzde 33'ünün, daha fazla takdir görecekleri bir Şirkette çalışmayı tercih ettiklerini söyledikleri organizasyonlar için dahi geçerlidir.
Bir yöneticiye, insan davranışının bu temel prensibiyle ilgili uyarıda bulunulduğunda, tipik reaksiyonu, çalışanların sadece ceplerini ilgilendiren - ücret artışı ve terfi - takdir ve ödüllerden mutlu olduğunu savunmak şeklinde olacaktır.
Para, çalışanlar için önemli olmakla birlikte, onları daha yüksek performans göstermeleri için gerçekte motive eden şey, yapılan işin değerinin fark edildiğini gösteren, üzerinde düşünülmüş, kişisel ve samimi bir takdirdir. Bu olgu, sayısız araştırmayla kanıtlanmıştır. Takdirin şekli, yıllar boyu aile ve arkadaşlara anlatılacak bir hikayeye malzeme yarattığı ölçüde, motivasyonu güçlendirir.
Bu kitap, hem resmi hem de gayrı resmi takdir ve ödüllendirmeyi kapsamaktadır. "Resmi" ile kastedilen, önceden belirlenen bir programın parçası olan, "gayrı resmi" ile ise, daha anlık ve durumsal olandır. Takdir ve ödül farkını daha iyi anlamak açısından, performans yönetimi alanındaki lider otoritelerden biri olan Aubrey Daniels'in açıklamasını paylaşmak istiyorum : "İstenilen davranışların sağlamlaşması ve pekişmesi için takdir, arzu edilen sonuçların tekrar elde edilmesi için ise, ödüllendirme kullanılır"
"Gayrı resmi Ödüller", yönetici kanaatiyle verilen, performansa dayalı ödüllerdir. Kuralları basittir:
1. Kişiye uygun ödüllendirme yapmak. Kişinin şahsi tercihlerini dikkate alın; onun için gerçekten değeri olan ödülleri verin. Bu ödüller, kişisel ya da işle ilgili, resmi ya da gayrı resmi, aleni ya da kişiye özel, hediyeler ya da aktiviteler biçiminde olabilir. Bunu doğru yapabilmek için, çalışanlarınızı ve tercihlerini yakından tanıyor olmanız gerekir.
2. Başarıya uygun ödüllendirme yapmak. Farklı çabalar, farklı değerdeki ödülleri hak eder. İki yıllık çalışma sonucunda elde edilen bir başarı ile, bir hafta sonu size jest olsun diye yapılan bir iş, aynı ödülü hak etmez. Ödülün değeri, onu oluşturmak için harcanan süre ve(ya) harcanan para miktarı doğrultusunda artar.
3. Zamanında ve belirgin ödüllendirme yapmak. Etkili olabilmeleri için, ödüllerin istenilen davranış ya da sonuçtan - mümkün olduğunca - hemen sonra verilmesi uygun olacaktır. Haftalar ya da aylar sonra verilen ödüller, çalışanı motive etmek ve istenilen davranışı pekiştirmek adına fazla yarar sağlamayabilir. Ödüllendirme sırasında, ödülün ne adına verildiğini belirgin bir şekilde tanımlamanız da doğru olacaktır. Bu şekilde çalışan, kendisinden hangi davranış ya da sonucun tekrarlanmasının istediğinden emin olur.
"Resmi ödüller", şirket tarafından planlanan, organizasyon genelindeki motivasyonu sağlamak amacıyla kullanılan ödüllerdir.
Genel kabul görmüş bir kural olarak, her dört gayrı resmi ödüllendirme (örneğin teşekkür notu) sonrasında bir resmi ödül (örneğin bir günlük ücretli izin), her dört resmi ödül sonrasında ise daha da resmi bir ödül (örneğin Şirket toplantısında verilen bir plaket) ve nihayetinde, özel görevlere atanma, ücret zammı ya da terfiler şeklindeki farklı ödüller yer almalıdır. Bu şekilde, birbirini tetikleyen, zincirleme bir ödül sisteminin olmaması, bir süre sonra alınan ödüllerin anlamını ve motive etme gücünü azaltır.
Catherine Meek'e göre, etkili bir resmi takdir ve ödül programı şu özelliklere sahip olabilmelidir:
1. Program, şirketin değerlerini ve iş stratejilerini yansıtmalıdır,
2. Çalışanlar, programın oluşturulmasına ve yürütülmesine dahil edilmelidir,
3. Programda nakit ve nakit harici ödüller bulunmalıdır,
4. Bir kişiye anlamlı gelen şey, bir başkasına gelmeyebileceği için, programda çeşitlilik yer almalıdır,
5. Program, aleni ve umuma açık olmalıdır,
6. Programların ömrü kısa olduğu için, sık sık değişiklik yapılmalıdır.
Bunlara ek olarak, Daniels çalışanların etkin biçimde takdir edilmesi ile ilgili sorumluluğun yöneticilere verilmesini ve organizasyonların "battaniye" ya da "gümüş kurşun" biçimindeki motivasyon yaklaşımlarından uzak durmaları gerektiğini söylemektedir. "Jelly bean" (Mavi boncuk) motivasyonu - herkese aynı ödülü verme eğilimi - çalışanların daha iyisini yapmak konusunda ilham almalarını engellemekle kalmaz, üstün başarı gösteren kişilere, ortaya koydukları ilave çabanın anlamsız olduğu hissini yaşatarak, demotive edici dahi olabilir.
GAYRI RESMİ ÖDÜLLER
En etkili takdirlerin, çoğunlukla hiç bir maliyeti yoktur. Doğru kişiden, doğru zamanda gelen bir teşekkür, çalışan için ücret zammından ya da bir duvar dolusu plaketten daha fazla şey ifade edebilir. Gayrı resmi ödüller çok geniş bir yelpazede listelenebilir, burada size oldukça düşük maliyetli olanlar ağırlıklı olmak üzere, kendi programınızı oluştururken ilham alabileceğiniz bir liste sunmak istiyoruz:
Ödül Önerileri:
Yönetici, Direktör, Genel Müdür Yardımcısı ya da Genel Müdür tarafından yazılan teşekkür mektupları,
Direktör, Genel Müdür Yardımcısı ya da Genel Müdür tarafından açılan tebrik telefonları,
Ayın en başarılı çalışanı için ayrılan otopark alanı,
Ücretli izin, (Yarım gün, tam gün ya da bir hafta)
Dergi, kitap, yayın, vb. aboneliği,
Başarı Sertifikası ya da plaketi,
Başkan ya da Başkan yardımcısı ile bire bir yenilen yemek,
E-posta tebrik mesajı,
Kişinin zevkine özel bir hediye,
Tebrik kartı ya da pastası,
Başarı rozeti,
Ekiple birlikte yenilen yemek,
Şirket tanıtım filmlerinde çalışanın yer alması,
Ayın, Çeyreğin, Yılın Çalışanı ödülü,
Bir süreliğine yöneticiye vekaleten bir göreve atanma,
İstediği bir konferansa katılım,
Bir şişe şarap ya da şampanya,
Sosyal etkinliklere katılım bileti,
İstediği bir eğitim programına katılım,
Muhtelif seyahatler,
Herkesin önünde takdir edilme,
Aylık toplantıların liderliği,
Arzu edilen bir görevin verilmesi,
İşinde talep ettiği sorumlulukla ilgili artış,
İstemediği bir işin üzerinden alınması,
Lostra salonuna ya da kuru temizleyiciye bir süreliğine üyelik,
Kendi seçeceği bir derneğe bağış,
Şirket panosunda duyuru,
Ofisine gönderilecek büyük bir çiçek ya da balon demeti,
Sosyal ya da spor kulübü üyeliği,
Fuarda ya da sektör içi bir kongrede Şirketi temsil etmek,
Eşli akşam yemeği,
Yurtdışı eğitim programına katılım,
Takım elbise ya da döpiyes,
Masaj ya da güzellik salonu üyeliğinin ödenmesi,
Ev kullanımı için şahsi bilgisayar alımı,
Ev kullanımı için printer alımı,
Yönetim Kurulu Başkanı ile akşam yemeği,
Şoförlü limuzinle yolculuk,
Şirket aracının yenilenmesi,
Hediye çeki,
Aracına müzik seti taktırılması,
Özel ofis verilmesi,
Ofis binasında daha iyi bir yer verilmesi,
Nakit para,
Çocukları için oyuncaklar,
Ziyarete gelen üst düzey yabancı yöneticilere takdim edilmesi,
Yöneticinin evinde ailece yenilen akşam yemeği,
Şirket bültenlerinde duyuru ve haber olarak yer alması,
Kişisel angaryalardan kurtulmasının sağlanması (örneğin belirli bir süre aracının
yıkatılması, bahçe temizliğinin yaptırılması, evinin temizlenmesi, vb)
Ofisinin kapısına "Tebrik" kartı yapıştırılması,
Her başarı için verilen ayrı plaketin, ofisinin kapısında yer alması,
Genel Müdürle tebrikleşirken fotoğrafının çekilmesi ve Şirket lobisinde yer alması,
Başarılı bir projenin geçirdiği sürecin ve ilgili kişilerin fotoğraflarının çekilmesi; kolaj yapılarak Şirket panosuna asılması,
Şirket lobisinde yer alacak bir "Yılın Başarıları Albümü" hazırlamak - her çalışanın
fotoğrafı ve o yılki önemli başarılarının anlatıldığı bir albüm...
Çalışanın arzu ettiği bir restaurantta, belirli bir süre, kendi tercih edeceği bir iş
arkadaşıyla öğle yemeği yemesini karşılamak,
Çalışanın hobisine uygun bir hediye vermek,
Büyük bir çiçek buketi ya da meyve sepetini "teşekkür" notuyla birlikte çalışanın
evine göndermek,
Çalışanı, Şirketin ticari televizyon reklam filminde oynatmak,
Bir süreliğine, çalışanın öğle yemeğinin ofisine getirilmesini organize etmek,
Bir süreliğine, işe gidiş gelişlerinde kullanabileceği lüks bir araba kiralamak,
Bir billboard kiralayarak, çalışanın fotoğrafı ile birlikte başarısını ilan etmek,
"İyi denemeler" kitapçığı oluşturarak, çabaları tam olarak istenilen sonuçları
vermeyen ama yine de başarılı girişimler yapan çalışanları ve aldıkları dersleri yayınlamak,
Yöneticisiyle birlikte, çalışma gününün ortasında seçtiği bir filmi izlemek için
sinemaya gitmesini organize etmek,
Şirketteki bir koridor ya da toplantı salonuna, çalışanın adını vermek,
Düzenli olarak verilen bir ödüle, çalışanın adını vermek,
İş unvanıyla ilgili bir değişiklik yapmak,
Öğle yemeği arasına belirli bir süreliğine, bir saat ilave yapmak,
Profesyonel bir fotoğrafçıya aile fotoğraflarını çektirmek,
Şirket logolu malzemelerden ( T-shirt, Spor salonu çantası, kahve kupası, kalem seti, mont, şemsiye, kağıt ağırlığı, termos, deri eşyalar, vb) hediye etmek,
Tuttuğu takımın sezonluk biletlerini hediye etmek,
Çalışanın çocuklarının yıllık öğrenim masraflarını karşılamak,
Çalışanın ev kredi taksitlerini belirli bir süre ödemek,
Resmi toplantılarda, en ön sırada ismi yazılı bir yer ayırmak,
Eşini ya da bir iş arkadaşını ofise davet etme şansı vermek,
ÖZEL BAŞARI ÖDÜLLERİ KATEGORİLERİ
Ödül programlarının, Şirket değerlerini ve iş stratejilerini yansıtmaları gerektiğinden söz etmiştik. Yönetimlerin, "ne" yi ödüllendirdiklerine dikkat etmeleri gerekir, çünkü "İnsanlar, ölçüldükleri şeyi yaparlar ve ödüllendirildikleri şeyi tekrar ederler".
Şimdi de, bir çok Şirkette yaygın olarak kullanılan Özel Başarı Ödül Kategorilerine bir göz atalım:
Başarılı Çalışan Ödülü : Bu ödül, bir çok Şirkette "Ayın Çalışanı" ismiyle yer
almaktadır. Ödülü alacak olan kişinin, yöneticinin değil de, diğer çalışanların görüşleri doğrultusunda seçilmesi önerilmektedir. Önemli olan, bu seçimle ilgili kriterlerin net şekilde tanımlanabilmesidir. Aksi halde, sadece "en sevilen" kişinin, ayın çalışanı olarak seçilmesi ihtimali yüksek olacaktır. Kriterlerin belirgin olmadığı organizasyonlarda, "Ayın Çalışanı" seçimi sıraya binebilir ve her çalışan bir kez seçilene kadar sürebilir. Bu, arzu edilen bir ödüllendirme yaklaşımı değildir. O nedenle, en önemli olgu, bu seçimin kriterlerinin neler olduğunun iyi anlatılması ve anlaşılmasıdır.
Üretim Kalitesini Geliştirme ve Verimlilik Ödülü : Bir çok çalışan, işe getirdiği ilave kalite gelişimi ya da verimlilik çabalarından ötürü ödüllendirilmediğini düşünmektedir. Bu düşünce, bir süre sonra insanların bu alanda gayret göstermelerini sınırlayabilir. O nedenle bu ödül, verimlilik, performans ve üretim hedeflerini teşvik etmek için konabilir.
Çalışan Öneri Ödülü : Çalışanlarımızın görüş ve önerilerinden daha fazla fayda elde etmek amacıyla verilebilir. Ortalama bir Amerikalı çalışan, yılda bir iki öneri getirirken, Japon bir çalışan yıl içinde yönetime yüzlerce öneri sunmaktadır. IBM'de çalışan öneri ödülünün değeri, öneri başına, 50 USD ile 150.000 USD arasında değişmektedir.
Müşteri Hizmet Ödülü : Yeni bir müşterinin kazanılmasının, mevcut olanın tutulmasının en az beş katı maliyetli olduğunu kabul edersek, müşteri memnuniyetini teşvik edecek ödüller koymanın gerekliliği anlaşılabilir. Bu ödülün, yalnızca dış müşteri ile doğrudan ilişkide olan çalışanlara verilmesi gerekmez. Dış müşteriye yönelik bir süreci geliştiren, ya da organizasyondaki iç müşterilere yönelik hizmette başarı elde edilen çalışanlara da uygulanabilir.
Satış Hedefleri Ödülü : Sayısal olarak ölçülmesi, diğerlerine göre çok daha kolay olduğu için, yaygın olarak kullanılan bir ödül tipidir.
Grup / Ekip Ödülü: Başarı bir ekip olarak elde edildiğinde, tüm üyelerin ödüllendirilmesi gerekir. Yalnızca ekip liderinin yada en başarılı üyenin ödül alması, grup içi motivasyonun düşmesine sebep olacaktır.
İşe Devamlılık ve İş Güvenliği Ödülü: Özellikle üretim sektöründe, en önem verilen iki davranış, iş devamlılığı ve iş güvenliğidir. Devamlılık ödülleri, çalışanlara işe düzgün devam etme ve geç kalmama yönünde teşvikte bulunurken, iş güvencesi ödülleri ise, iş güvenliği prosedürlerine uygun davranarak, iş kazalarını en aza indiren çalışanları ödüllendirir. Bu ödüller yıllık bazda verildikleri için, ardışık yılların ödülleri farklı olmalıdır. Böyle bir örneğe bakacak olursak:
Bir yıl ödülü : Kol saati ya da kalem seti
İki yıl ödülü : Yemek pişirme ya da servis seti
Üç yıl ödülü : Küçük bir müzik seti ya da televizyon
Dört yıl ödülü : Cep Telefonu
Beş yıl ödülü : Dijital Fotoğraf Makinası
Altı yıl ödülü : Stereo Müzik Seti
Yedi yıl ödülü : Geniş ekran LCD Televizyon
Sekiz yıl ödülü : Mikrodalga Fırın
Dokuz yıl ödülü : Özel Tasarım Yüzük ya da Kolye
On yıl ödülü : İki kişilik her şey dahil bir haftalık tatil
On beş yıl ödülü : Tüm ailesi ile birlikte iki haftalık her şey dahil yurt dışı tatili
Ödüllendirme ile ilgili olarak dikkat etmemiz gereken en önemli konu, her davranışın ödüllendirilmesi gerekmediği yönündedir. Çalışanlar, iş tanımlarında yazılı sorumlulukları yerine getirmek karşılığında aylık ücretlerini almaktadırlar. Ödüller, ek çaba göstererek, organizasyona ilave katkıda bulunan davranışlara verilmelidir.
Çalışanları disipline ve motive etmek için sürekli ödülleri kullanan yönetimler, farkında olmadan "paralı asker" kültürünü geliştirirler. Bir süre sonra, ucunda ödül olmayan iş ve görevler anlamlarını yitirip, istenmeden yapılır; hatta yapılmaz hale gelebilirler. Bu sebeple, ödül sistem ve programlarının kurulmasına özel bir önem verilmelidir.