Çalışanlarınıza Geribildirim Verin

Astlarınıza Geribildirim Vermek Neden Gerekli?

Çalışanlarınızın genellikle çoğu işlerini iyi yapmak isterler. Ancak birço­ğu, kendi davranışlarının iş performansları üzerindeki olumlu/olumsuz etkilerinden habersizdir. Sizden, yani yöneticilerinden aldıkları geribildi­rimler, sahip oldukları becerileri ayırt etmelerine ve geliştirmelerine, so­runlu yanlarını düzeltmelerine ve sadece kendi yaşamlarını değil, içinde sizinle birlikte yer aldıkları örgütü de daha iyiye götürecek yeni beceriler edinmelerine yardımcı olabilir.

Etkin geribildirim, insanlara, zayıflıklarını gidermek ve güçlü yanla­rından gereğince yararlanmak için gereksinim duydukları bilgileri sağlar. Geribildirim, öğrenmeyi hızlandırmanın ve yaptığınız işte ustalık kazan­manın güçlü bir aracıdır. Bir anlığına durun ve en son ne zaman yeni bir beceri edinmeye çalıştığınızı düşünün. Bu ister golf oynamak ister dans etmek olsun, performansınızdaki zayıflıkları görmek ve güçlü yanlarınızı öne çıkarmak için bir profesyonelden ya da deneyimli bir arkadaşınızdan yardım almış olmalısınız. Bu geribildirim olmadan en iyi becerilerinizi ayırt etmeniz büyük olasılıkla mümkün olmayacak, hatalarınız ve zayıf­lıklarınız yinelenme yoluyla giderek yerleşecektir.

Geribildirimin performansı artırma konusundaki potansiyeli göz önü­ne alınınca, yöneticilerin elemanlarına geribildirim verme işine dört elle sa­rıldıkları sanılabilir. Ama bu, pek sık rastlanan bir şey değildir. İnsanların büyük bölümü, etkin geribildirimin avantajlarından yoksun olarak çalışır­lar. Yöneticiler, altlarında çalışan kişilere, gereksinim duydukları, istedikleri ve hak ettikleri geribildirimi sağlamayı çeşitli nedenlerle zor bulurlar.

Liderlik rolünüzde başarılı olmak için, geribildirimi, çalışanlarınızın potansiyelini sonuna kadar geliştirmenin bir aracı haline getirmeyi öğren­meniz gerekir. Bundan da öteye, insanlara zarar vermek yerine onları güçlendiren, yıkıcı olmak yerine yapıcı sonuçlar doğuran etkin geribildi­rimler sağlamanın yolunu öğrenmeni/, gerekir. Bu kılavuz kitabın amacı, altınızda çalışanlara nasıl ve ne zaman geribildirim vereceğiniz konusun­da size yol göstermektir.

Astlarınıza Ne Zaman Geribildirim Vermelisiniz?

Geribildirim, yıllık bir performans değerlendirmesiyle aynı şey değildir. Dürüstlük temeline dayalı geribildirimlerin resmi değerlendirmelerin vazgeçilmez bir parçası olduğu doğrudur, ama geribildirimin yararları bir kerede değil, kesintisiz bir sürecin parçası olarak kendini gösterir. He­definiz, çalışanlarınızla aranızdaki ilişkiyi, onların moralini bozmadan davranışları ve performansları hakkında dürüst geribildirimler verebile­ceğiniz bir ilişki haline getirmektir. Burada zamanlama kritik bir rol oy­nar. Geribildirim düzenli olarak; gerek duyulduğu anda ve gelişim fır­satları ortaya çıktığında veya performansı olumsuz etkileyen davranış bi­çimlerinin değiştirilmesi gerektiğinde verilmelidir.

Sık Sık Geribildirim Verin

Geribildirimin yararları zaman içinde kendini gösterdiği için, sık sık geribildirim vermelisiniz. Böylece olumlu davranışları pekiştirme ve is­tenmeyen davranışları değiştirme şansınızı olabildiğince artırmış olursu­nuz. Sık sık geribildirim verme alışkanlığı edindiğinizde, spesifik davra­nışlara odaklanmanın sizin için giderek kolaylaştığını göreceksiniz. Bu, ayrıca mesajınızı iletme konusunda daha resmiyet dışı bir yaklaşım geliş­tirmenize de yardımcı olacaktır. Bu tür geribildirime ayırmanız gereken süre bir, iki dakikadan fazla değildir.

Leyla, toplantıda yürüttüğün mantık çok ikna ediciydi. Seni büyük bir il­giyle dinledim. Sunumundan sonra insanların sana başlangıçta sordukla­rından daha farklı sorular sorduklarını fark ettim. Sunumun şüphelerimi dağıttı ve beni heyecanlandırdı. Beden dillerinden anladığım kadarıyla, di­ğerleri de benimle aynı duygular içindeydi.

Geribildirimi Zamanında Verin

Altı ay önce gerçekleşmiş bir davranışın üzerinde durmanın pek bir yararı yoktur. Amacınız ister bir davranışı pekiştirmek ister düzeltmek olsun, söz konusu kişiyle o deneyim henüz tazeyken konuşmanız önem taşır. Elemanlarınızdan birinin eylemleri bir görevin başarısını tehlikeye düşürüyorsa, onunla bu konuda hemen konuşmalısınız. Burada amacı­nız, bir projenin daha rayından çıkmasına meydan vermeden elemanınıza yardım etmek olmalıdır. Can, işlerin ilerleyişi konusunda ekibini gerektiği gibi bilgilendirmemişsin. Bu yüzden proje hedeflerinden biri zamanında tamamlanamadı ve bitirme tarihini iki ay ileriye atmak zorunda kaldım. Bu ekibi yönetip yönetemeyeceğin konusunda kuşkulara kapılmaya başlıyorum. Tek başına bu gecikme bile ürünün lansmanını ve satışlarını kötü etkileyecek.

Sık sık ve gerektiği anda geribildirim vermek, altınızda çalışanların davranışlarını daha fazla gözlemlemenize olanak verir. Yöneticiler çoğu zaman sadece uç davranışların -yani dört dörtlük performansların ve kor­kunç hataların- farkına varır ve sadece bunlarla ilgili yorumlar yaparlar. Oysa çalışanlarınızın yaptığı hemen hemen her şey, bu iki ucun arasında bir yere düşer. Doğru geribildirim vermek için daha alışıldık davranışları gözlemlemeye çalışın ve bu davranışlarla ilgili geribildirimler verin.

Gelişime Dönük Geribildirimler Verin

Çalışanlarınızın, potansiyel fırsatların farkına varmasını sağlamak ve onlara bu fırsatlardan yararlanmalarını kolaylaştıracak yapıcı önerilerde bulunmak, altınızda çalışanlara etkin geribildirimler vermenin kilit unsur­ları arasındadır. Başarılı olmak için almaları gereken eylemleri onlara işa­ret ederek, çalışanlarınızın geleceğe doğru bakmasına yardımcı olun.

Bir örnek üzerinde duralım. Çalışanlarınızdan Ayşe'yi, örgütün yeni bölge ofisinin başına geçmek için iyi bir aday olarak görüyorsunuz. Kendisi bu görevin gerektirdiği becerilerin bir çoğuna sahip ve siz de ek­siklerini kapatması için ona gerekli kaynakları sağlayabilecek durumdası­nız. Ona bu fırsatı bildirmek ve böyle bir görevin kişisel kariyer hedefleri­ne uygun olup olmadığını öğrenmek istiyorsunuz.

Ayşe, daha önce de üzerinde durduğumuz son birkaç aylık performansı­na bakınca, oldukça farklı alanlarda beceriler geliştirmiş olduğunu görüyo­rum. Yeni bölge ofisi için bir yöneticiye ihtiyacımız var ve ben de senin bu pozisyon için iyi bir aday olduğunu düşünüyorum. Şimdi, dürüst olmak gerekirse, daha önce hiç karşılaşmadığın bazı sorumluluklar da üstlenmen gerekecek. Ama bu becerileri edinmeni sağlayacak dört dörtlük eğitim prog­ramlarımız var ve bu eğitimi alman için sana gerekli zamanı vermeye hazı­rız. Ayrıca, Bahri Çağdaş, iki sene önce açılan İstanbul bölge ofisinin yöneticisi, bu görevi üstlenecek kişiye akıl hocalığı yapmayı ve ona her ba­kımdan yardımcı olmayı kabul etti. Bu tür bir görevin kişisel kariyer plan­larına uygun olup olmadığı konusundaki düşüncelerini alabilir miyim?

Performans Sorunlarının Çözümü İçin Geribildirimden Yararlanın

Bir çalışanınıza performansındaki bir sorunla ilgili bir geribildirim vermeyi planlıyorsanız, bunu ayak üzeri bir karşılaşmada, gelişigüzel bir anda ya da üstünkörü bir üslupla yapmayın. Geribildirim seansınız, planlanmış, özel, odaklanmış ve yapılandırılmış olmalıdır. Bu tür seansla­rın ne kadar gergin ve tatsız geçebildiğim -belki de kendi deneyimleriniz­den- siz de biliyor olmalısınız. İnsanlara kesintisiz olarak, düzenli aralık­larla, iyi zamanlanmış geri bildirimler sunarsanız, çalışanlarınızla aranız­da bu süreç içinde kurulacak olan güven ilişkisi, yaşanacak gerginliği bir ölçüde hafifletebilir. Ancak, karşınızdaki kişinin vereceğiniz geribildirime ne gibi tepkiler gösterebileceğini de önceden düşünmelisiniz, iyi zaman­lanmış ve sık aralıklarla verilen geri bildirimler, bu tepkilerle baş etmeni­zi sağlayacak bir güven ortamının oluşmasına önemli katkılarda bulunur.

Hasan, sonuç yönelimli bakış açısına değer verdiğiniz iyi bir yöneticidir; an­cak bazı insanların fazla sert bulduğu bir üslubu vardır. Hasan'a bağlı olarak çalışan iki kişi, onun beklenmedik, eleştirel davranışlarını gerekçe göstererek istifa ediyor. Bu davranışlarının Hasan'ın yöneticilik potansiyelini kısıt­ladığından hiç şüpheniz yok. Altında çalışan kişilerin kendilerini yetersiz ve sindirilmiş hissetmesine yol açan davranışlarının farkında olup olmadığını bilmiyorsunuz. Bu davranışları değiştirmeye istekli olup olmayacağını da bil­miyorsunuz. Aklınızda, eğer bu konuda istekli davranırsa ona yardımcı ola­bileceğini düşündüğünüz bir dizi öneri var. Ona, bir performans sorunu hak­kında kendisiyle bir konuşma yapmak istediğinizi söylüyorsunuz.

Geribildiriminiz şuna benzer bir akış izleyebilir: "Hasan, sana bağlı olarak çalışan iki kişi istifa etti. Çıkış mülakatları sırasında her ikisi de senin yönetim üslubunu fazla sert bulduklarını söylediler. İki kişinin ayrıl­mış olması bana, davranışlarının elemanlarının üzerindeki etkisinin farkın­da olmayabileceğini düşündürdü. Bu şirkete yaptığın katkılara değer ver­diğimizi sana açıkça söyleyebilirim. İşine duyduğun tutkuyu altında çalışan insanlara da bir ölçüde yansıtırsan bu katkının daha da ar­tabileceğine inanıyorum. Bunu yapabilmek için, insanların bilgiyi özüm­seme ve öğrenme konusunda izledikleri farklı yollan tanıman ve bilmen gerekiyor. Yönetim üslubunda yapacağın değişikliklerin personelini daha iyi sonuçlara götürebileceğini sen de kabul ediyorsan, bu hedefe ulaşmana yardım edecek bir liderlik programına katılmanı sağlamaya hazırız." Astlarınıza Nasıl Geribildirim Vermelisiniz?

İlk göreviniz, bir çalışanınıza geribildirim verme fırsatını yaratmak ya da karşınıza çıkan bu tür bir fırsattan yararlanmaktır. İkinci göreviniz, geri­bildiriminizi etkin kılmaktır. Sevecen ve dürüst bir yaklaşım çalışanlarını­zın hedefler geliştirmesine ve kendilerini olumlu yönde değiştirmesine yardımcı olacak, kendilerine duydukları güveni artıracak ve eyleme geç­melerini kolaylaştıracaktır.

Spesifik Olun

Geribildiriminizin kalitesini ve etkinliğini artırmak için, bizim öğrettiğimiz ve uyguladığımız üç adımlık bir süreçten yararlan­manızı öneriyoruz: Durum-Davranış-Etki modeli. Kısaca DDE diye andı­ğımız bu basit geribildirim formatı, yorumlarınızın doğrudan doğruya konuya odaklanmasını ve konunun sınırları içinde kalmasını sağlayarak mesajınızın etkinliğini maksimize eder. DDE modeli, basitçe, çalışanınızı gözlemlemiş olduğunuz "Durum" un betimlenmesi, gözlemlemiş olduğu­nuz "Davranış" ın betimlenmesi ve son olarak da bu davranışın sizde ve orada bulunan diğer insanlarda yarattığı "Etki" nin betimlenmesi anlamı­na gelir.

Can, ABC grubu için yaptığın sunumu izledim (Durum). Sana soru­lan soruları cevaplama biçimin hoşuma gitti. Yaptığın hazırlığın dışına çı­kın sorulara hiç teklemeden cevap verebildiğini gördüm (Davranış). Tes­lim süresiyle ilgili soruyu cevapladığında herkes onaylayarak başını sallı­yordu. Bütün malzemeye ve enformasyona hakim olduğun konusunda ba­na güven verdin. Toplantıdan sonra Bahri Çağdaş, ABC’nin durumu hakkında listelerindeki bütün şirketlerden daha bilgili göründüğümüzü söyledi (Etki).

DDE geribildirimi, birinin sırtını sıvazlamakla aynı şey değildir. Altınız­da çalışanların hepsi de, "Harika bir iş çıkarıyorsun" ya da "Sensiz ne ya­pardık bilmiyorum" gibi sözler duymak isterler. Bunun gibi aferin' ler belki insanların egolarını şişirmeye yarayabilir ama, başka bir yararları da vardır. Bizim öğrettiğimiz uyguladığımız geribildirimler, çalışanlarınızı güçlü yanları konusunda bilgilendirir, örgütün gözünde en değerli becerilerinin hangileri olduğunu ortaya çıkarır ve değişime ya da iyileştirmeye açık yanlarını onlara gösterir.

Durumu tam olarak tanımlayın  (belirli bir personel toplantısı ya da belirli bir proje gibi).

Davranışı tam olarak tanımlayın. Sözünü ettiğiniz durumda göz­lemlemiş olduğunuz davranışı dile getirin.

Etkiyi tam olarak tanımlayın. Kar­şınızdaki kişinin sizin ve başkala­rının üzerinde uyandırdığı etkiyi açıkça ortaya koyun.

"Her zaman" ya da "hiçbir za­man" gibi çalışanlarınızı savun­maya geçirecek sözcükler kul­lanmayın.

Belirli bir durum çerçevesindeki belirli bir davranışa odaklanma­yan, genel anlamlı, belirsiz nite­lemelerde bulunmayın ("Kötü bir karar verdin" ya da "İyi bir sunum yaptın" gibi).

Bir davranışın örgülü nasıl etki­leyebileceği konusunda abartılı ifadeler kullanmayın ve bir dav­ranışın etkisini başka bir nedene bağlamaya çalışmayın andırdığı etkiyi açıkça ortaya koyun

Mesajınız Basit Olsun

Bir çözüme ulaşmak amacıyla, hızla karşınızdaki davranışın sonuç ya da etkilerine değinme alışkanlığında olabilirsiniz. Ancak, çalışanlarını­za gerçekten gelişme olanağı vermek istiyorsanız, hızınızı düşürün. Geri­bildiriminizi oluşturan temel ve gerekli unsurların dışına çıkmayın. Du­rumu zihninizde yeniden canlandırın ve betimleyin ("Bu sabahki perso­nel toplantısına katılabildiğine sevindim.) Çalışanınızın o durum içerisin­deki davranışını gereksiz süslemelere başvurmadan betimleyin. ("Toplan­tıda sürekli saatine bakıp durdun.") Olabildiğince doğrudan yorumlar ya­pın ve davranışın sizin üzerinizdeki etkisinden öteye geçmeyin. ("Yaptığı­mız toplantıyı önemsiz buluyormuşsun gibi bir duyguya kapıldım.") Doğrudan ifadeler geribildirimin dürüstlüğüne katkıda bulunur. Kendi­nizi kaptırıp fazla ileri gitmeyin. DDE yönteminin adımlarını sırayla uy­gulamaya dikkat edin.

Yorumlamalardan Kaçının

Mesajınızı basit tutmak istiyorsanız, dürüst ve doğrudan ifadeler kullanmanın yanı sıra, gözlemlediğiniz davranışın etkisini ortaya koy­maktan öteye geçmemelisiniz. Sorunlu davranışlarla karşılaştığınızda, davranışın etkisini ortaya koymakla yapmayıp o davranışa yol açmış ola­bilecek nedenlere kadar uzanma isteği duyabilirsiniz. Ancak bu, üzerinde o kadar çok çalıştığınız güven ilişkisine zarar verebilecek yanlış anlamala­ra davet çıkarmak demektir. Yorumlama ve düşüncelerinizde sonuna ka­dar haklı bile olsanız kendi davranışlarını değiştirme sorumluluğu çalı­şanlarınızın kendisine aittir. Siz onlara değişim seçenekleri vermelisiniz, değişimden kaçınma mazeretleri değil.

Yorumlamayın...

Bekir, o soğuk ve kibirli tavrıyla geçen günkü müşteri grubunu gerçekten si­nir etti. Tamam, şu aralar kötü bir boşanma sürecinden geçiyor olabilir. Ama zaten öteden beri mesafeli ve zor bir tip olmuştur. Dağılmış bir ai­lede büyümüş birinden başka ne bek­lenebilir ki?"

Sakın! Belirli bir davranışı birta­kım olası nedenlere bağlamaya ça­lışmak tehlikeli bir harekettir. Bu sözlerle Bekir'i ne duruma düşürdü­ğünüzü bir düşünün. Onu bir müşteri grubu üzerinde itici bir et­ki uyandırırken gördünüz. Sonra bu durumun Bekir'in boşanmasıyla ilgili olduğunu varsaydınız. Sonra da, yetişme tarzı yüzünden zaten başka türlü davranmasının müm­kün olmadığı sonucuna vardınız. Bütün bunları Bekir'e geribildirim olarak sunsaydınız, sizce, Bekir dav­ranışını değiştirir miydi? Ona ne gibi seçenekler bıraktınız? Davra­nışı yüzünden sorumluluk duy­masını sağlayabildiniz mi? Kendi­ni değiştirebileceğini düşündüğü­nüze inanması için Bekir'e bir tek neden verdiniz mi?

Betimleyin

Bekir, bu sabah ABC ekibiyle yaptığımız toplantı hakkında seninle konuşmak istiyorum (D). Toplantıya gerçekten iyi hazırlanmıştın ve gerekli bütün belgeleri de yanında getirmiş­tin, buna sevindim. Ancak, bir konuda bilgi almaya çalışırken Davut'un sö­zünü birkaç kez ağzına tıktığını fark ettim. Can ile Bahri seninle bir konuş­ma sürdürmeye çalışırken raporların sayfalarını çevirip durdun (D). Bu durum beni rahatsız etti, çünkü müş­teriler istedikleri bilgileri alamadılar. Toplantının daha sonuna bile yaklaş­mamışken üçü de gözlerini deviriyor ve bunalma belirtileri gösteriyordu. Yeniden toplanmamız yolundaki öne­rime hiçbiri karşılık vermedi (E).

Geribildiriminizi DDE yönteminin adımlarıyla sınırlı tutarak, ilişkile­re zarar veren ve değişimin önünü kesen varsayımlardan ve kişiliğe yönelik kötülemelerden kaçınabi­lirsiniz. Geribildirim kişisel bir sal­dırı değildir. Çalışanlarınızın kişiliğiyle ya da ruh haliyle ilgili olumsuz bir yargı da değildir. Doğru geribildirim, altınızda çalışanlara büyüme olanağı veren geribildirimdir.

Geribildirim İlişkisinin Kurulması

Çoğu örgütte, insanlara performansları hakkında geribildirim sunmanın kurumsallaştırılmış tek yolu yıllık değerlendirmelerdir. Burada öğrendi­ğiniz gibi, sık aralıklarla verilen geribildirim resmiyetten çok daha uzak bir yaklaşımı destekler ve bütün bu süreci hem siz hem de çalışanlarınız için daha kolay katlanılır hale getirir. Bu da, dürüst ve dolaysız bir yakla­şımla çalışanlarınıza spesifik, yapıcı ve anlamlı geribildirimler vermenizi kolaylaştırır. Resmi bir yıllık değerlendirme, etkin bir geribildirim seansı için çalışanlarınızla aranızda kurulmuş olması gereken bağlantıyı kura­mayacaktır. Bu bağlantının oluşması için, çalışanlarınızla bir geribildirim ilişkisi kurmanız gerekir.

Güven Yaratın

Geribildirim ilişkisini kurmanın ilk adımı, insanları doğru davranış­lar sergilerken yakalamaktır. En başarılı geribildirimler, her olumsuz yo­ruma karşılık birkaç olumlu yorum içerecek şekilde oluşturulmuş olan­lardır. Bu, olumsuz yorumları kendinize saklamanız ve konuşmayı gecik­tirmeniz anlamına gelmez. Geribildirimi gözlemlenmiş davranışın üzerin­den uzun zaman geçmeden vermenin önemi üzerinde daha önce dur­muştuk. Güven yaratmak için, iyi yapılmış bir işle ilgili olumlu geribildi­rimlerle üzerinde durulması gereken sorunlu davranışlara ilişkin olum­suz bildirimler arasında bir denge kurmanız gerekir. Çalışanlarınız geri­bildirim verme yaklaşımınızdaki bu dengeyi fark edince, yorumlarınızın içten ve anlamlı olduğu konusunda size güven duyacaktır. Böylece, dav­ranışlarının sizin üzerinizdeki etkisine ve örgüt üzerindeki olası sonuçla­rına ilişkin açıklamalarınıza da güveneceklerdir.

Meltem dört dörtlük bir marka yöneticisi ve işine dört elle sarılan, sadık Ur çalışan. Yaratıcı düşünme yeteneğine sahip ve bulduğu fikirlerin değeri ko­nusunda başkalarını ikna etmekte çok başarılı. İyi bir ekip oyuncusu ve başka insanların katkılarını cömertçe kabul edebilen biri. Ancak Meltem çok fazla konuşuyor. Sanki kafasında düşünceler her zaman birbirini kovalıyor. Meltem sık sık insanların sözünü kesiyor ve onların cümlelerini tamamlıyor. Ayrıca, başkalarının görüşlerini alma ya da başka görüşlere kulak verme konusunda yetersizlikleri var.

Güçlü Yanları Öne Çıkarın

Meltem, çalışanlarınızın çoğundan farklı değil. O, kaybetmeyi isteme­diğiniz iyi bir eleman. Kendini geliştirme, daha fazla sorumluluk alma ve hem kişisel hedeflerini hem de örgütün hedeflerini daha ileriye taşıma potansiyeli var. Ancak birkaç şey onu alıkoyuyor ve siz de bunları göz­lemleyebilecek ve eğer isterse bu davranışlarını değiştirmesine yardım edebilecek bir konumdasınız.

Meltem, geçen günkü müşteri şikâyeti karşısında tam bir profesyonel gibi davrandın. Müşteriyle empati kurdun ve onu gerçekten çok çabuk yatıştır­dın. Ayak üzeri düşünmeyi çok iyi basardın ve müşteriye sorunun çözümü için gerçekten zekice seçenekler sundun . ..

Önce, doğru yaptığı her şey için Meltem'in hakkını teslim edin. Zayıf­lıklarını ele alabilmek için, güçlü yanlarından destek alması gerekecektir. Kendine duyduğu güveni perçinlerseniz, zayıflıklarına bakma ve onları de­ğiştirmeye çalışma riskini göze alabilecektir. Sadece zayıflıklarına ya da so­runlu davranışlarına odaklanırsanız, Meltem örgüt için yaptığı iyi şeylerin hiç fark edilmediğini düşünerek öfkelenebilir. İyi niteliklerinin ve önemli katkı­larının değerinin bilinmediği düşüncesine kapılabilir. Böyle bir başlangıçla, Meltem davranışını değiştirmek için herhangi bir istek duymayacaktır.

Mesajınızı Dengeleyin

Yaklaşık olarak 4/1'lik bir oran (olumlu/olumsuz) en elverişli geri­bildirim iklimini yaratır; ama geribildiriminizi olumsuz mesajı olumlula­rın arasına sıkıştıracak biçimde yapılandırmayın ("kötü haber sandviçi"). Meltem örneğine geri dönecek olalım:

. . . ama durmadan onun sözünü kestin. Bu da beni rahatsız etti, çünkü sö­zünün kesilmesinin müşterinin pek de hoşuna gitmediğini hissettim. Sen konuşmaya başladıktan sonra araya zar zor birkaç kelime sokabildi. İşlek zekânı ve yaratıcı çözümler bulma yeteneğini gerçekten takdir ediyorum, ama bu üstünlüğün bir zayıflığa dönüşmemesine dikkat et. Başkalarının düşüncelerini dikkatle ve tam olarak dinlemeye çalış.

Meltem'e en az dört olumlu ve bir de olumsuz mesaj verdiniz. İlk ba­kışta, 4/1 oranına uymuşsunuz gibi görünüyor. Ancak, bütün bu geribil­dirimi bir tek seansta vererek kendi aleyhinize çalışıyorsunuz. 4/1 oranı­nı takip etmek, olumlu ve olumlu mesajlarınızın çetelesini tutmanız anla­mına gelmez. Olumlu ve olumsuz mesajlarınızın zaman içinde nasıl bir denge oluşturduğuna bakmalısınız. Zaman zaman sadece olumlu veya sadece olumsuz geribildirimler verebilirsiniz, ama bir zaman çerçevesi içinden bakıldığında, çalışanlarınızla aranızdaki profesyonel ilişkiyi zen­ginleştiren bir olumlu-olumsuz oranı inşa etmeniz gerekir.

 

Geribildirim Seansının Yapılandırılması

Dürüst, dolaysız ve etkin geribildirimler vermek kolay değildir. Geribildi­rim durumlarının birçoğu resmiyet dışı bir yaklaşım gerektirse de, perfor­mansla ya da gelişim sorunlarıyla ilgili geribildirimler için daha yapılan­dırılmış bir yaklaşım kullanmanız gerekebilir. Bir lider olarak, bu toplan­tıları daha dostça ve daha üretken kılmak için atabileceğiniz bazı adımlar vardır.

1.            Önceden randevu alın ve tartışmanın amacını çalışanınıza bildi­rin. Örneğin, üzerinde çalışmakta olduğu özel bir projeyle ilgili bazı gelişim fırsatlarından söz etmek istediğinizi söyleyebilirsiniz veya çalışanınıza zor bir projeyi tamamlamasından hemen sonra yaklaşabilir ve bu proje sırasında yaşadığı güçlüklerin farkına vardığınızı ve bu sorunu çözmenin yolları üzerinde konuşmak is­tediğinizi söyleyebilirsiniz. Amacınız, gereksiz bir endişe ya da kaygı yaratmadan çalışanınıza bu toplantı üzerinde düşünecek zamanı vermektir.

2.          Toplantı için, çalışanınızla baş başa kalabileceğiniz ve bütün ilgi­nizi ona verebileceğiniz bir yer seçin. Kapıyı kapatın. Telefonlara cevap vermeyin. Bunun önemli bir konuşma olduğunu vurgula­maya çalışmalısınız. Çalışanınızın dikkati bölünmeden sizi dinle­yebileceği, düşünebileceği ve düşüncelerini söyleyebileceği bir or­tam yaratmaya çalışmalısınız.

3.           İktidar dengesizliğine karşı duyarlı olun. Yönetici olarak iktidar sizin elinizdedir. Bu konuşma sırasında, dikkatleri bu dengesiz­likten uzakta tutmanız gerekir. Çalışanınızdan, karşınıza geçip oturmak yerine yanınıza oturmasını isteyebilirsiniz veya toplan­tıyı sizin odanı/, yerine daha tarafsız (ama yine rahatsız edilmeyeceğiniz) bir ortam oluşturan bir başka odada yapmayı düşü­nebilirsiniz.

4.           Çalışanınıza konuşma fırsatı verin. Durumu, davranışı ve etkiyi betimledikten sonra, ona söyledikleriniz konusundaki düşüncele­rini sorun. İnsanların davranışlarının etkisinden habersiz olmaları hiç de az rastlanan bir şey değildir. Yaptığınız konuşmaların bel­ki yarıya yakınında, sözlerinizin şaşkınlıkla karşılandığını göre­ceksiniz. Çalışanınızın tepkisi ne olursa olsun, savunmacı bir dav­ranış biçimi bile olsa, bu tepkinin ortaya koyulmasına izin verin ve onu kabul edin. Karşınızdaki kişiye kendisi hakkında daha ön­ce böyle bir yorum yapılıp yapılmadığını ya da bu tür bir etkinin başka zamanlarda da dikkatini çekip çekmediğini sorabilirsiniz.

5.           Bir performans sorunu söz konusuysa, davranışın değiştirilmesi için; profesyonel gelişim söz konusuysa, becerilerin genişletilmesi için çalışanınıza önerilerde bulunun ve ona bu konudaki des­teğinizi sunun. Çalışanınızın hemen uygulamaya koyabileceği yapıcı eylem önerilerinde bulunmaya hazır olun.

Geribildirimin Duygusal Etkisiyle Başa Çıkma Yolları

Dürüst ve sevecen bir yaklaşımla ve sık aralıklarla sunduğunuz geribildi­rimlerle, çalışanlarınızın büyümesine ve kendini geliştirmesine yardımcı olursunuz. Onların duygularım kontrol etmek elinizde değildir; ama sun­duğunuz geribildirimi olabildiğince yapıcı ve yararlı kılmak için çalışan­larınız hakkında bildiklerinizden yararlanabilirsiniz. İnsanların perfor­mansla ilgili geribildirimlere birbirinden farklı tepkiler gösterdiğini kendi yöneticilik deneyiminizden biliyorsunuzdur. Geribildiriminizin karşılan­ma biçimini bütün karmaşıklığıyla anlamak ve buna kendinizi zihnen ha­zırlamak, yöneticilik sanatının bir parçasıdır.

 

Her Durumu Kendi İçinde Değerlendirin

Suzan bir aydır size bağlı olarak çalışıyor. Bu yeni görevdeki performan­sı konusunda kaygılan olduğu her halinden anlaşılıyor. Gerekli niteliklere ve gerekli deneyime sahip olduğunu biliyorsunuz; ama iş arkadaşları onu çekingen ve zayıf biri olarak algılıyor. Düşüncelerini açıklamaktan ve karar almaktan kaçınmaya devam ederse bu pozisyonda başarılı olamayacağını biliyorsunuz.

Suzan'a acemice davranışlarının olumsuz etkisiyle ilgili mesajlar verebilirsiniz, ama bu büyük olasılıkla onu daha da kaygılandırmaktan başka işe yaramayacaktır. Bu noktada, yaptığınız durum değerlendirme­sinden hareketle, Suzan'ın olumlu davranışlarına odaklanan ve ona duyduğunuz güveni vurgulayan geribildirimlerin ona daha yararlı olaca­ğına karar veriyorsunuz.

İnsanların Bilgiyi Farklı Biçimlerde Özümsediğini Bilin

Az önce Kenan’a bütçesindeki çok sayıda hatayla ve bu hataların etkileriyle il­gili bir geribildirim verdiniz. Kenan başarılı olmaya ve ilerlemeye çok istekli biri ve bu bilgi karşısında şaşkına dönüyor. Bu alandaki çalışmasının yeter­sizliğinden o ana kadar hiç haberi olmadığı açıkça görünüyor. Ama ona spesifik eylem önerileri sunduğunuzda, Kenan belli belirsiz itirazlar ve vaatler ileri sürüyor.

Kenan’a, raporlarını daha erken bir tarihte tamamlaması ve böylece ra­kamlarını dağıtıma girmeden önce başkalarınınkiyle karşılaştırması biçi­minde bir eylem planı önerebilirsiniz. Ama Kenan in şaşkın ve üzgün oldu­ğunu görüyor ve bu sorunla ilgili kendi çözüm planını oluşturmayı bü­yük olasılıkla tercih edeceğini biliyorsunuz. Kenan'ın bu kötü haberi haz­metmeye ve yapması gereken değişiklikler üzerinde düşünmeye ihtiyacı var. Geribildirim verirken, çalışanlarınızdan bazılarının mesajınızı anında aldığını ve derhal bütün sonuç ve etkilerden söz etmeye başladığını göre­ceksiniz. Bazıları ise verdiğiniz bilgiyi özümsemek için zamana ve kendi kendine kalmaya ihtiyaç duyar ve daha az önce önlerine koyulmuş izle­nimler ve öneriler temelinde kararlar vermeye zorlanmaktan nefret eder­ler. Böyle bir insana düşünme fırsatı vermeden onu bir karara zorlarsa­nız, sonuç büyük olasılıkla kötü bir seçim ve zayıf bir kararlılık olacaktır. Bu gibi farklılıklar birer kusur ya da zayıflık değildir; ama insanların ken­dilerini ifade etme ve yeni bilgilere, beklenmedik durumlara tepki göster­me biçimleri üzerinde çok büyük rol oynarlar.

Sağlık Sorunlarını, Kişisel Sorunları ve Ailevi Sorunları Dikkate Alın

Melis, gelecek vaat eden elemanlarınızdan biri ve karşınıza becerilerini geliştirmesi ve kariyerinde ilerlemesi için ona sunabileceğiniz büyük birfır-

 

sat çıktı. Onu, ülkenin çeşitli yerlerindeki saha ofislerinizde kullanılan bir sistemin eğitim programının başına getirmek istiyorsunuz. Bu görev, haf­tanın iki günü yolculuk yapmasını gerektirecek. Ona bu düşüncenizi açtı­ğınızda, Melis hıçkırıklara boğuluyor.

Melis'e konuşma fırsatı verdiğinizde, annesini bir huzurevine yerleştirme süreci içinde olduğunu öğreniyorsunuz. Annesi ondan kendi­sine bakmak için işini bırakmasını beklediğinden, bu Melis için son derece zor bir durum. Melis, bu pozisyonda bir süredir gözü olduğu­nu, ama adeta kaderin acımasızlığı sonucu, tam da annesine fazladan za­man ayırması gerektiği ve bir günlük yolculuklara bile çıkamayacağı bir dönemde bu öneriyle karşılaştığını söylüyor. İş dışı stresler ve sorunlar insanların çalışma performansını etkiler. Gelip geçici zorluklardan haberi­niz olduğunda, geribildiriminizin içeriğini ve zamanlamasını buna göre değiştirebilirsiniz. Ancak, geribildirim durumlarında beklenmedik bilgile­rin ortaya çıkması olasılığına hazır olmalısınız.

Çalışanlarınızın Sorun Çözme Becerilerini Ortaya Çıkarın

Metin'in olağanüstü analitik ve teknik becerileri var. Ama onu satış eki­bine yerleştirmeniz pek iyi sonuç vermedi. Ne zaman müşteri ekiplerine teknik sunumlar yapması gerekse, size satış kaybettiriyor. Müşterileri iste­dikleri ya da gereksinim duyduklarından çok fazla bilgiyle bombardımana tutuyor ve yerli yersiz teknik jargon kullanıyor. Bu toplantılar sırasındaki davranışları size kibirli ve duyarsız görünüyor. Ayrıca insanlarla göz te­ması da kurmuyor. Metin'e bu bilgileri veriyor ve satış ekibinde çalışma­yı kendisi istediği halde, onun da, sizin gibi, bu pozisyondan uzaklaştırıl­ması gerektiği sonucuna varacağını düşünüyorsunuz.

Metin sizi şaşırtıyor. Bu görevde kalmaya ve yanlışlarını düzelt­meye çok istekli görünüyor. Teknik konulardan anlamayan insanlara teknik bilginin nasıl sunulacağını öğrenmek kişisel gelişim gündeminin üst sıralarında yer alıyor. Ayrıca davranışının olumsuz etkilerinin de farkın­da ve daha şimdiden yanlışlarını düzeltme yolunda bazı adımlar atıyor. Sunum becerileri üzerine bir kitapla kendini eğitmeye çalışıyor. Bu bece­rilerini hızla geliştirmesine yardımcı olacak başka kaynak önerilerinde bulunup bulunamayacağınızı soruyor. Başarı motivasyonları yüksek olan insanlar, çoğu zaman, önlerine getirdiğiniz sorunlar karşısında kendi çö­zümlerini geliştirebilirler. Geribildirim verirken, ortadaki sorunla ilgili kendi çözüm önerinizi sunmadan önce onlara bu fırsatı vermelisiniz. Ça­lışanınızın kendiliğinden getirdiği çözüm ona bir ceza gibi gelmeyecek ve büyük olasılıkla, kendi kişilik ve tarzına sizin sunacağınız herhangi bir çözümden çok daha uygun olacaktır.

Pratik Yapmak Kalıcı Kılar

Geliştirdiğiniz diğer liderlik becerileri gibi, çalışanlarınıza geribildirim vermek de size başlangıçta yabancı ve rahatsız edici gelebilir. İlk birkaç girişiminizde kendinizi rahat hissetmezseniz kaygıya kapılmayın. Bu, ilk adımı atın. Kendinize duyduğunuz güveni artırmak ve çalışanlarınıza mesajınızı açıkça ileten dürüst geribildirimler vermekte kullanacağınız güven ilişkisini yaratmak için sık sık geribildirim verin.

Yapamayacağınız bir şey varsa o da çalışanlarınıza geribildirim ver­mekten kaçınmaktır. Geribildirimi onlardan esirgerseniz, çalışanlarınızı gelişimlerine ve başarılarına yapacağınız katkılardan yoksun bırakırsınız. Onlarla kariyer hedefleri ve performansları hakkında sadece yıllık değer­lendirmeler sırasında konuşuyorsanız, personelinizin güçlü yanlarını maksimize etmenin ve performansı iyileştirmenin yüzlerce fırsatını kaçı­rıyorsunuz demektir. Astınız olarak hata yaptığında veya hedeflerine ulaştığında sessiz kalırsanız, hem onlara, hem kendinize hem de örgütü­nüze büyük bir kötülük yapmış olursunuz.

Bu kılavuz kitapta, çalışanlarınızla bir geribildirim ilişkisi kurmanız ve bu ilişkiyi yönetmeniz için size basit ama etkili bir formül sunduk. Al­lınızda çalışanlara geribildirim vermek, zaman içinde büyük bir güvenle ve son derece etkili bir biçimde yapmayı öğrenebileceğiniz bir şeydir.

Çalışan Geribildirim Denetim Listesi

Çalışanlarınıza geribildirim verirken aklınızda tutmanız gereken belli başlı noktaları kendinize hatırlatmak için bu denetim listesine düzenli aralıklarla başvurun.

·      Sık sık geribildirim verin.

·      Geribildirimi gerek duyulduğu anda verin.

·      Çalışanlarınızın dav­ranışlarını gözlemledikten sonra uzun süre beklemeyin.

·      Geribildiriminiz basit olsun.

·      Düzeltilmesi gereken davranışlar söz konusu olduğunda, karşınız­daki kişiyle baş başa kalabileceğiniz tarafsız bir ortam sağlayın.

·      Gözlemlediğiniz duruma odaklanın.

·      Davranışın nedenleri hakkında yorumlara girmeden karşınızda­ki kişinin davranışını betimleyin.

·      Çalışanlarınıza söz konusu davranışın etkisini açıklayın.

·      Çalışanlarınıza davranışlarını değiştirmelerine yarayacak öneri­lerde bulunun ve onlara bu konuda desteğinizi sunun.

·      İnsanların enformasyonu özümseme tarzını dikkate alın ve bek­lenmedik durumlara karşı hazırlıklı olun.

·      Çalışanlarınızın güçlü yanlarını öne çıkarın.

·      İnsanları "işlerini doğru yaparken" yakalayın.