Gördüğümüz gibi bir performans değerlendirme toplantısının amacı, herhangi bir zayıf performansı tespit edip düzeltmenin yanı sıra iyi performansı kabul edip cesaretlendirmek de olabilir. Her iki durumda da konuşmayı, kararlaştırılmış olan performans hedefleriyle karşılaştırarak belli ticari sonuçlara dayandırmanız gerekir. Sözgelimi, "Bu üç ayda satışlarını yüzde beş artıracağın konusunda anlaşmıştık ve bu hedefi aştın—satışlarını yüzde yedi aratırdın," ya da "Geçen altı ay boranca üretim bandı hata sayısını yüzde on azaltacağında anlaşmıştık ama önceki dönemde hata sayısı aynı kaldı."
Odağı performansın üzerinde tutun ve çalışanın karakter ya da değerleriyle ilgiliymiş gibi algılanabilecek herhangi bir ifade kullanarak (örn. "Bu hedeflere gerçekten bağlanmışsın gibi görünmüyor") meseleyi kişiselleştirmediğinizden emin olun.
Ayrıca bu, çalışanın kendi sorumluluklarının neler olduğunu ve gerekli becerilerle kaynaklara sahip olduğunu anlayacağı bir zamandır. Onun beceri, motivasyon ve güvenini ilerletmek için gerekebilecek herhangi bir koçluk ve eğitimden bahsetmek de isteyebilirsiniz.
Son olarak, sonraki adımların genel bir hattını çizmeniz gerekebilir. Çalışanın ya da başkalarının atacakları adımları ve zamanını iyice vurgulayarak söyleyin. Olumlu performans için, bu performansı sürdürecek ya da güçlendirecek eylemleri göz önünde bulundurun, Tasvir etmek gerekirse, "Müşterilerle iyi dinleme becerileri alıştırmaları yapmaya devam edeceksin ve bu beceriyi yeni müşterilerle kullanmaya çalışacaksın," Zayıf performans için ilerlemenin başını çekmeye yardımcı olabilecek eylemleri tespit edin. Sözgelimi, "Önümüzdeki iki ay boyunca her hafta bir kez Selim müşterilerle telefon görüşmeleri yaparken onun yanına oturarak, onları nasıl dinleyip sorunlarını nasıl çözdüğünü gözlemleyebileceksin."
Bu sonraki adımlar için çalışanın onay ve bağlılığım arayın. Toplantının sonuna doğru bir sonraki takip toplantınızın zamanını ve hedeflerini belirleyin. Örneğin, "İki haftada bir, planımızın o zamana kadar uygulanmış olan kısmının üzerinden geçmek ve herhangi bir zorluğu ya da sürprizi ele almak için bir saatliğine yeniden buluşalım,"
İpucu; Performans değerlendirme formunun görüşmeyi belirlemesine izin vermeyin. Böyle yapmak sizi ve çalışanı, belirli meselelerin madde madde müzakere edilmesine kilitleyebilir ve çalışanı savunmacı yapabilir,