Toplantı sonrası yapılması gereken önemli görevlerden biri de her katılımcının net bir biçimde anlayacağı ve toplantı takibinin rahat yapılabileceği bir aksiyon planının
çıkarılmasıdır.
Bu kimi zaman toplantının hemen sonunda yapılır, kimi zaman İse toplantıda alınan kararlar doğrultusunda toplantı özeti ile birlikte katılımcılara gönderilir.
Görev takibini yazılı bilgilere dayandırarak yapmak her açıdan en doğru yaklaşımdır. Bu nedenle elde bir aksiyon planı olması gerekir. İyi bir aksiyon planında:
• Eylem cümlesi,
• Sorumlu kişi,
• Eylemin bitiş tarihi bulunmalıdır.
Toplantı sonrası, bir toplantıda ele alınan konuların hayata geçirilmesi demektir ve aslında işin kendisi de budur. O nedenle toplantı sonrasında yapılması gereken bazı görevler vardır ki bunların atlanmaması gerekir:
• Toplantının bitmiş olması, toplantı sürecinin bittiği anlamına gelmemektedir. Bu nedenle toplantıdan sonra alınan kararların belli bir çerçevede takip edilmesi gerekir.
• Toplantının içeriğini yansıtan önemli ve püf noktası sayılabilecek konuları kapsayan özetlerin çıkarılması, toplantı takibi için araç niteliğindedir.
• Aksiyon planını görev tanımlarına benzetmek mümkündür; kimler hangi konudan ne kadar süreliğine sorumludur bilgisi aksiyon planlarında bulunmalıdır.