Aristo, konuşmayı bilgi aktarımı özelliğinden çok, ikna yönünden ele almış ve şöyle demiştir: "Söz söyleme sanatı, belirli bir durumda dinleyenleri söylenenlere inandıracak araçları bulma ve keşfetme gücüdür." İ.Ö. 336 yılında yapılan bu saptama, günümüzde hâlâ geçerliliğini sürdürmektedir. İnsanlara bilgi vermek ve iyi vakit geçirmelerini sağlamak önemli olsa da, sunuştan asıl beklenen, bireyleri belli bir tutum ve davranış değişikliğine ikna etmektir.
Katılımcıların tutum ve davranışlarının değişmesi, bilginin sadece verilmesine değil, kabul edilmesinin sağlanmasına bağlıdır. Sunuşunuzdan sonra katılımcılar, şimdiye kadar yaptıklarından daha farklı düşünüyor, hissediyor ve davranıyorlarsa, başarılı bir sunuş yapmışsınız demektir. Bugünün "dinleyicilere" değil, "dinleyicilerle" yapılan sunuşlarında, dinleyici tanımının yerini katılımcı almaktadır; çünkü sunuşta konuşmacının rolü, tek yönlü bilgi aktarımından uzaklaşıp, katılımcılarla birlikte geliştirilen fikirleri kolaylaştırıcı bir nitelik kazanmaktadır.
Bu eğitimde başarılı bir sunuş için gereken teknik bilgiler ve bu bilgilerin etkin kullanım yöntemleri yer almaktadır; çünkü teknik bilgi, ancak etkin kullanım becerisiyle birleştiğinde amaca hizmet eder.
Sunuşun başarısındaki en önemli etken, konuşmacının kendisine ve anlattıklarına olan inancı, işini iyi yapmaktan kaynaklanan coşkusudur. Bu inanç ve coşku, sunuş sırasında kişinin sesinden, sözlerinden ve beden dilinden dinleyicilere yansır, sunuşun etkisini artırır. Bu şekilde konuşmacı, sadece zihinlere değil, kalplere ve tutkulara da seslenir, hafızalarda yer edebilir.
Şimdiye dek katıldığınız sunuşları düşünün; anlatılanları dikkatle dinliyor muydunuz? Yoksa siz hayallere dalmışken uçuşan sözcükler ve değişen saydamlar hakkında hiçbir fikriniz yok muydu?
Şu anda bir sunuş yapmanız gerekse, katılımcıların dikkatini çekebileceğinize inanıyor musunuz? Söylediği tek bir kelimeyi dahi hatırlamadığınız konuşmacıdan farklı bir sunuş ortaya koyabileceğinize emin misiniz? Yoksa siz de, birçok konuşmacı gibi, "ciddiye alınmak için sıkıcı olmak gerektiği" yanılgısı içinde misiniz?
Farklı, yaratıcı, ilginç, sürükleyici bir sunuş yapmak, aşağıda belirtilen iki nedenden dolayı, zordur.
1. Katılımcıları unutmak.
Birçok konuşmacı tarafından yapılan ortak bir hata, katılımcıları unutmak ve kendine konsantre olmaktır. Konuşmacı, sunuş boyunca katılımcıları izlemeli ve sunuşu onların tepkisine göre yönlendirebilmelidir. Katılımcıların bakışları kendisinde odaklanıyor mu? Yoksa önlerine mi bakıyorlar? Esniyorlar mı? Oturdukları yerde sürekli kımıldıyorlar mı? Kollarını kavuşturup kapanmışlar mı? Yoksa yüzlerinde onaylayın bir ifade mi var?
Sunuşu planladığı gibi sürdürmeyi ve bir an evvel bitirmeyi hedefleyen bir konuşmacının katılımcıların dikkatini canlı tutması mümkün olamaz. Sunuş, iki yönlü bir iletişimdir. Konuşmacı, katılımcıların beden dilini takip etmeli, sunuşu izlemekte zorluk çekiliyorsa bunu görmeli, beklenmedik sessizlikler, vurgulamalar, ses tonunda değişiklikler ya da sorular yoluyla veya görsel malzeme yardımıyla dikkatlerini çekmelidir.
2. Tüm beyni kullanmamak.
Beynin sağ ve sol yarımkürelerinin farklı işlevleri vardır. Yaratıcı bir sunuş hazırlamak birçok kişi için zordur çünkü insanlar beynin sağ yarımküresini yeterince kullanmazlar.
Sol yarımküre
Vücudun sağ tarafını yönetir,
Ayrıntılara odaklanır,
Kazanılmış bilgilerden yeni bilgiler üretir,
Mantık yürütür,
Değerlendirme yapar,
Veriler arasında bağlantı kurar,
Kelime ve rakamları depolar,
Konuşma hızını, dilbilgisini,
Kelime dizilimini kontrol eder.
Sağ yarımküre
Vücudun sol tarafını yönetir,
Sezgi gücüne sahiptir,
Varlıkların şekilsel özelliklerini değerlendirir,
Ayrıntılardan çok bütünle ilgilenir,
Yaratıcılığı sağlar,
Geçmişi hatırlamaya yardım eder,
Sanatsal yetenekleri yönlendirir,
Beden dilini yönetir.
Öğretim kurumlarımızda verilen eğitim, sol yarımkürenin işlevlerini güçlendirmeye yöneliktir ve bunu başaranlar ödüllendirilir. Ancak yaratıcılık, hayal gücü ve mizah, okul yaşantısı boyunca cesaretlendirilmeyen becerilerdir. Aynı durum, genellikle iş hayatında da devam eder. Bunun sonucu, yapılan sunuşlara yansır. Sunuşlar çoğunlukla yaratıcılıktan ve mizahtan uzak, tekdüze bir şekilde bilgi aktarımının yapıldığı, sol beyin ağırlıklı etkinlikler haline gelir.
İyi bir sunuş, bilgi verici, iyi düzenlenmiş malzemeye (sol beynin işlevleri) ihtiyaç gösterdiği gibi, beden dilinin etkin olarak kullanıldığı, canlı, renkli, hayal gücünü harekete geçiren malzemeye de (sağ beynin işlevleri) ihtiyaç gösterin.
Yapılan araştırmalar, dinleyicilerin beyinlerinin konuşulan kelimelerden çok, beden dili, ritm ve görüntü üzerine odaklandığını ortaya koymuştur. Beynin sağ yarımküresi tarafından kontrol edilen bu faktörler, kelimelerden daha etkileyicidir. Bu sebeple hafızalarda yer eden bir konuşma yapmak istiyorsanız mantık ve analizi, hayal gücü ve sezgiyle birleştirerek beyninizi bir bütün olarak kullanın.
Beyin aktivitelerini tanımak için önce kendi beyninizle tanışın. Aşağıdaki egzersizler sağ ve sol yarım kürenin farklı işlevleriyle yakından tanışmanıza ve onları geliştirmenize yardımcı, olur.
Hazırlayacağınız sunuşun, katılımcıların hangi beyin fonksiyonlarını harekete geçireceğini düşünün.
Beynin sol yarımküresini geliştirmek için alıştırmalar;
Sık kullandığınız bir makinenin nasıl çalıştığını öğrenin.
En sevdiğiniz film için bir kritik yazısı yazın.
Geçen hafta yaptığınız harcamaları inceleyin.
Kullanma kılavuzunu okuyarak bir araç yapın (model araba, uçak).
Aile ağacınızı çıkarın.
Bütün bir gün boyunca her şeyi tam zamanında yapın.
İşyerinde ya da evde dolaplarınızı düzenleyin.
Okuduğunuz bir kitabın giriş bölümünü siz yeniden yazın.
Seyrettiğiniz filmdeki bir konuşmanın sizi neden etkilediğini düşünün.
Beynin sağ yarımküresini geliştirmek için alıştırmalar;
Bir çocukla onun istediği oyunu oynayın.
Birbirinden ilgisiz iki nesne arasında mümkün olduğunca çok bağlantı kurun (örneğin, kalem ve uçurtma).
Sadece sevdiğiniz bir şarkıyı dinlemek için yaptığınız işe ara verin..
Her gün bir şiir okuyun.
Sevmediğiniz bir yemeği seveceğiniz hale getirmek için bir tarif yaratın.
İşe gitmek için yeni bir yol keşfedin.
Kendinize kişisel bir logo bulun.
Kendinizi 2250 yılında düşünün.
Birisine, ne olduğu belli olmayan bir nesne gösterip hakkında birkaç dakika konuşmasını isteyin; aynı şeyi başkasının size yapmasını isteyin.
Sunuşu Planlayın
Etkileyici bir sunuş hazırlamanın ilk adımı, planlamadır. Sunuşun hangi başlıkları içereceği, nasıl bir tarzda anlatılacağı ve ne kadar süreceği gibi konular planlanmadan ayrıntıların belirlenmesi düşünülemez. Planlamanın ilk adımında cevaplanması gereken sorular şunlardır;
· Nasıl bir programda sunuş yapmam gerekiyor? (Şirket içi toplantı, sempozyum, kongre, vs.)
· Katılımcılar kimler?
· Kaç kişilik bir topluluğa sunuş yapacağım?
· Yapacağım sunuş, belli bir organizasyonun parçası mı? (Yıllık toplantı, konferans serisi vs.)
· Organizasyonun konusu ya da amacı nedir?
· Katılımcıların ilgi alanına giren rolüm nedir?
· Vermek istediğim mesajlar neler?
· Organizasyonda benden başka kimler, hangi konularda konuşacak?
· Programın neresinde yer alıyorum? Kaçıncı sırada konuşacağım?
· Benim sunuşumdan önce ve sonra sırada ne var?
· Sunuş için bana ayrılan süre ne kadar?
Bu sorulara verilen cevaplar, sunuşun konusu ve kurgusu için gereken temel bilgileri sağlayacaktır. Bundan sonraki adım, katılımcı özelliklerini analiz etmektir. Sunuşun başarısı, dinleyici grubunun özelliklerine uygun olmasına bağlıdır. Ancak katılımcılar hakkında gereken tüm bilgilere sahipseniz, onların diliyle konuşma şansını yakalayabilir ve sizi dinlemelerini, anlamalarını, hatırlamalarını sağlarsınız. Bunun için cevaplandırmanız gereken sorular aşağıdaki gibidir:
· Demografik özellikleri nedir?
· Sunuş konusundaki tutumları nedir?
· Katılımcılar sunuş hakkında ne derece bilgililer?
· İlgi alanları neler olabilir?
· Hangi bilgileri duymak amacıyla buradalar?
· Katılımcıların yeterliliklerine göre, onları dinlemeye, anlamaya ve hatırlamaya teşvik edecek mesajlar neler olabilir?
Katılımcıların tutumunu ve amacını belirlemek
Katılımcıların sunuşa katılma nedenleri, tutumlarını belirleyen temel etkendir. Bu nedenler; konuya duyulan ilgi, sunulan bilgilere duyulan ihtiyaç, eğlenmek, katılımın zorunlu olması, vakit geçirmek olabilir.
Özellikle ilk iki sebepten dolayı sunuşa katılan dinleyiciler, dinlemekte ve anlamakta daha isteklidir. Bu kişilerin amacı aşağıdakilerden biri ya da birkaçı olabilir:
· Kendini iş rolleri açısından geliştirmek.
· Bir sorunu çözmek için bilgi edinmek.
· Başkalarına aktarmak üzere bilgi edinmek.
· Başkalarının düşünce ve görüşlerini öğrenmek.
· Bir konuyla ilgili karar vermeden önce daha fazla seçenek görmek.
Dinleyicilerin hangi amaçla sunuşa katıldığını bilmek, mesajlarınızı en uygun şekilde iletmenizi sağlayacaktır.
Katılımcılar, sunuşta;
· Yeni ve uyarıcı bilgiler sunulmadığında,
· Konu kendi ilgi alanlarına girmediğinde,
· Konu ilgi alanlarına girse de, sıkıcı biçimde sunulduğunda,
· Anlatılanları anlamadıklarında,
dikkatini toplamakta zorluk çeker. Bunu engellemek için konuşmacı, katılımcıların amaçlarını, ilgi, ihtiyaç ve yeterliliklerini bilmelidir. Bu bilgiler, sunuşun hangi dilde, hangi ayrıntılara girerek, hangi mesajları vurgulayarak ve hangi örneklerle belirginleştirerek hazırlanması gerektiğini belirler.
Sunuşun amacını belirlemek
Genel planlama ve katılımcı analizinden sonraki adım, sunuşun amacını netleştirmektir. "Neden bu sunuşu yapıyorum?" sorusu, bir konuşmacının cevaplandırması gereken en önemli sorudur. Örneğin; bu soruya verilecek, "Bayilerin önemini anlatmak için," gibi bir cevap, yeterli değildir; "merkez çalışanlarının, bayilerin amaç ve işlevlerinin önemini anlamaları için" gibi veya "Mali analiz sonuçlarını aktarmak" değil, "Son mali analizlere bakarak önümüzdeki dönemin neler getireceğini öngörerek, yeni stratejiler planlamak için" şeklinde ayrıntılı bir ifadeyle cevabı netleştirmek gerekir. Bunun dışında, aşağıdaki soruların cevapları, amacı belirlemeye yardımcı olacaktır:
· Bu konuşmayı yapmasam ne olur?
· Bir kurum toplantısı ise mesajlarımı yazıp dağıtmak yerine, neden anlatıyorum?
· Konuşmacı olarak ben, grupla etkileşimimizden ne kazanmayı düşünüyorum?
· Amacım, dinleyicilerden beklediğim tepkiyi almam için yeterli mi?
Sunuş amacını net çizgilerle belirlemeden önce, bilgilendirmek, ikna etmek, tutum değişikliği yaratmak ya da eğlendirmek olarak sınıflandırın.
Bilgilendiren sunuşlar, genelde proje incelemelerini ya da teknik sunuşları içerir. Bu tür bir sunuş yapacaksanız, dinleyicilerinizin bilgi düzeyini ve grup içinde bilgi düzeyi farklarını çok iyi bilmeniz gerekir.
İkna eden sunuşlarda amaç, dinleyicilere farklı bir düşünce ya da davranış aşılamaktır; örneğin bir grubu belli bir partiye oy vermeye ya da belli bir ürünü satın almaya yöneltmek gibi... Bu tür konuşmalar da bilgilendirici öğeler içerir, ancak bu bilgiler amaç değil, araçtır. İkna etmek amacıyla katılımcıları çok fazla ve çok ayrıntılı bilgiye boğma tuzağına düşmeyin; eğer ayrıntılı bilgi vermeniz gerekiyorsa, bunu konuşmanın sonunda dağıtacağınız basılı malzemeye dahil edin. Bilgiyi sindirmek zaman ve çaba ister; eğer çok fazla vermeye çalışırsanız, inandırıcılığınız değil, katılımcıların sıkılma ihtimali artacaktır.
Tutum değişikliği yaratan sunuşlar, ikna etmenin bir adım ötesine giderek, katılımcıların farklı zihin haritalarına sahip olmasını amaçlar. Kurumsal yapılanma içerisinde, çalışanlarda farklı düşünce ve davranış biçimleri gerektiren vizyon yenilenmesi, performans yönetim sistemi kurulması, koçluk uygulamalarının kurumsallaştırılması gibi uygulamalarda, genel müdürün ya da yönetim kurulu üyelerinden oluşan grubun yapacağı açıklamalar ve değişim projelerinin tanıtımı, bu tür sunuşlara örnek gösterilebilir. Öte yandan, ortak kurum kültürü oluşturma programlan ve kişisel gelişim seminerleri de tutum değişikliği yaratan eğitim sunuşlarındandır.
Eğlendiren sunuşların daha keyifli ve daha az ciddi bir anlatım tarzlıyla sunulması gerekir. Dinleyicileri rahatlatması ve hoş zaman geçirtmesi hedeflenen bu sunuşlarda güldürü öğesi ağır basan fıkra, hikâyeler ve hicivler yer alır.
İçeriği hazırlayın.
Sunuş metnini hazırlamanın ilk adımı, aklınıza gelen tüm bilgileri bir sıra ya; da düzen gözetmeksizin not etmektir. Tony Buzan'ın, geleneksel planlamalara alternatif olarak geliştirdiği "zihin haritası" yöntemi ile düşüncelerinizi tamamen serbest bırakabilir ve yaratıcı sonuçlara ulaşabilirsiniz. Bu yöntem, bütünsel beyin yaklaşımıyla fikirlerin kendiliğinden ve özgürce akışını sağlar, yaratıcılığı ve mizahı cesaretlendirir. Bu yöntem, şu şekilde uygulanır:
1. Kâğıdın ortasına bir şekil çizerek veya bir kavram yazarak işe başlayın. Bu, yaratıcı çağrışımlara bir temel oluşturur ve beynin sağ yarımküresini de çalışma içine katar.
2. Ana kavramı, aklınıza gelen tüm anahtar kelimelerle genişletin. Anahtar kelimeler cümlelerden daha kolay akla gelir ve daha kolay hatırlanır.
3. Serbest çağrışımla, anahtar kelimeleri başka kelimelere bağlayın. Her satıra bir kelime veya kavram yazın; böylece her kelimeye yaratıcı bir çağrışım imkânı açmış olursunuz.
4. Daha kolay seçilmesini ve hatırlanmasını istediğiniz kelimeleri belirginleştirin.
5. Renk, resim veya kod kullanın. Zihin haritanızda vurgulamak istediğiniz bağlantıları kodlar, resimler ve renklerle zenginleştirin.
Belli bir kural gözetmeksizin, serbest çağrışımla oluşturduğunuz zihin haritanızı daha sonra eleyerek düzenleyin. Bilgilerinizi bu düzenleme çerçevesinde yapılandırın.
Bilgiyi yapılandırmak
Sunuşunuzdaki bilgilerin kısa ve kolay anlaşılır olmasına özen gösterin. Bilgilerin kısa olması, dinleyicilerin dikkatini daha kolay toplamasını sağlar. Kolay anlaşılır olması ise, dinleyicilerin sunuşu anlaması ve hatırlaması için şafttır.
Bilgi yapılandırmada ilk adım, zihin haritanızda belirlenen temel mesajları netleştirmektir. Örneğin, zaman düzenleme konusunda bir sunuş hazırlıyorsanız, temel konularınız; "zaman yaratmak", "zaman kaybı", "zamanı kontrol etmek" ve "zaman bulamamak" olabilir. 40-50 dakikalık bir sunuşta sunuş, fazla uzun ve karmaşık olacaktır.
Temel konuların belirlenmesinin ardından, bu konular içinde yer alacak alt başlıklar belirlenmelidir. Yine zaman düzenleme konusunu örnek alacak olursak, bu dört temel konuya şu alt başlıkları yerleştirebiliriz:
Zaman kaybı
Bölünmeler
Tembellik
Plansızlık
Zamanı kontrol etmek
Önceliklere karar vermek
Planlamak
Kararlı bir şekilde uygulamak
Zaman bulamamak
Bitmeyen işler
Düşünmeye fırsat bulamamak
Zaman aşımına uğratmak
Zaman yaratmak
İş analizi
Zaman sınırı koymak
Delegasyon
Sunuşu yapılandırmanın son aşaması, temel konuların hangi sırayla sunulması gerektiğine karar vermektir. Bu sıra, problemin tanımı ve çözümün sunulması ya da soru-cevap şeklinde olabilir. Örneğin;
|
Problem
|
Çözüm
|
|
Zaman bulamamak
|
Zaman yaratmak
|
|
Zaman kaybı
|
Zamanı kontrol etmek
|
Sunuş metni hazırlanırken cümle içinde kullanılan kelime sayısının 22'yi geçmemesine dikkat edilmelidir. Yazılı metinlerde bu uzunluk yer alsa bile konuşma metinlerinde kısa cümlelerin daha da etkili olduğu bilinmektedir.
Etkili bir başlık seçmek
Birçok: konuşmacı, sunuş başlığını seçmeyi bu aşamaya bırakır. Bilgileri yapılandırma, zihni etkili bir başlık seçmek için hazırlar.
Başlık, sunuşun en can alıcı bölümlerinden biridir, iyi bir konu başlığı, verilen mesajlarla uyumlu ve en fazla beş kelime olmalı, dinleyicilerde merak ve ilgi uyandırmalıdır.
Sunuşu Etkli Kılın
Ne pahasına olursa olsun, sunuşunuzu metinden okumaktan kaçınmalısınız, çünkü bu şekilde dinleyiciyle ilişki kurmanız, onları etkilemeniz mümkün değildir. Etki ezberlenmiş bir metinle değil, içselleşmiş bir fikir izlenimiyle yaratılır. Salt ezbere dayalı içselleşmemiş bir metin doğallıktan uzaklaşır ve mekanikleşir. Metne sıkı sıkıya bağlı kalmadan, doğal bir biçimde yapılan sunuşlar, canlılık ve coşku dolu olacağı için dinleyicilerle en yakın ilişkinin kurulduğu sunuşlardır.
Doğal ve bağımsız bir sunuş, önceden hazırlanan metinden kopma ve onu yok sayma anlamına gelmez. Bu metinden çıkarılacak sunuş notları, mesajların etkili olmasını ve hatırlanmasını sağlar. Notlar, konuşmacıyı bağımlı duruma sokmaz, dinleyicilerle arasında bir duvar oluşturmaz. Notlar hazırlanırken dikkat edilmesi gereken noktalar, aşağıdaki gibidir:
Üç bölüme ayırın; notlarınızı aynı kâğıt üzerinde giriş, gelişme ve sonuç bölümlerine ayırabilirsiniz. Başka bir yöntem de, bölümleri, hatta bölümler içindeki önemli konuları küçük kartlara yazmak ve bunları numaralandırmaktır. Bu notlar, masaya ya da kürsüye konmak yerine elde tutulabilir ve numara sırasına göre kullanılabilir.
Kısa ve net yazın; uzun cümleler yazmayın, anlatmak istediğiniz konuyu hatırlatmaya yetecek kadarını yazın. Hatırlatmalar, anahtar kelimeler olmalıdır. Anahtar kelimeleri de çok kısa tutmayın; örneğin sadece "fıkra" yazmak yerine, "fıkra, Temel'in restleşmesi" yazın. Yazdıklarınızın okunabilecek kadar büyük olmasına özen gösterin. En yaygın olarak yapılan hata ezberlemeyen cümlelerin sunuştan önceki akşam bir bütün halinde not kâğıtlarına yazılmasıdır.
Önemli kelimeleri vurgulayın; doğru kelime kullanımı, sunuşun belli bölümleri için çok önemlidir. Bu kelimeler, fikri oluşturmanızı sağlayan ana kavramlardır. Onları doğru yerde, doğru tonlamayla kullanın.
Kendinizi uyarın; nerede görsel malzeme kullanacağınızı belirtin. Ses tonunuzu ve beden dilinizi kontrol etmek ya da yapmaya meyilli olduğunuz konuşma hatalarım düzeltmek için sayfa kenarlarına "YÜKSEK SESLE VURGULA", "GERİYE BİR ADIM AT" gibi uyarıcı notlar yazın.
Birçok sunucu konuşmasını notlar yardımıyla yapar; ancak bu bir mecburiyet değildir. Notlar olmaksızın sunuş yapmak, katılımcılar üzerinde önemli bir etki yapacaktır. Bu, ancak yeterli emeğin verileceği bir hazırlık dönemiyle gerçekleşir.
Uygun anlatım tekniklerini seçin
Farklı kaynaklardan elde edilen ve resmi kanıtlara dayanan bilgilerin en etkili anlatım yöntemiyle sunulması, sunuşun başarısını sağlar. Bilgi aktarımında etkiyi artırmak amacıyla anekdot, fıkra, tanımlama, açıklama, mizah, hikâye, soru sorma, istatistik verme gibi anlatım tekniklerinin hangilerinin en fazla etki uyandıracağı, dinleyici özelliklerine bağlıdır.
Örnekler, katılımcının verilen bilgiyi gözünde canlandırmasını sağlar. Örnek kullanmanın riski, dinleyiciler tarafından inandırıcı bulunmama ihtimalidir.. Vereceğiniz örneğin tek ve özel bir olaya dayanmamasına, genel bir durumu vurgulamasına ve gerçekçi olmasına özen gösterin.
Çarpıcı ifadeler, dinleyicilerin merakını uyandırır. Örneğin "zaman yönetimi" konusunda bir konuşma yaparken, giriş bölümünde belirteceğiniz, "Size, zamanınızın yarısını kullanarak iki katı işi nasıl yapacağınızı anlatacağım..." gibi bir ifade, katılımcıların dikkatini çekecektir.
Alıntılar, bir konuda uzman olan veya konu hakkında tecrübesi olan kişilerin söylemlerinden alınır. Alıntının değeri, alıntı yaptığınız kişinin ne kadar iyi tanındığına bağlıdır. Bunlar sunuşunuza bir renk ve resmiyet kazandırır, ancak örnekler gibi söylediklerinizi kanıtlamaz. Alıntıların sakıncası, bir alıntının tam zıddı olan başka bir alıntının katılımcılar tarafından kolaylıkla bulunabilmesidir.
İstatistikler, bilginin rakamsal ve nesnel ifadesidir. İstatistiki bilgi kullanma-; -dan önce, dinleyici analizini gözden geçirmenizde fayda vardır; dinleyiciler konuyla doğrudan ilgililerse istatistik sonuçlan ilgilerini çekecektir, ancak konuyla ilk defa tanışan kişiler bu bilgilere ilgisiz kalabilir.
Rakamsal bilgiler, sunuşun inandırıcılığına büyük katkı sağlayabileceği gibi, konuşmayı kolayca sıkıcı bir hale de getirebilir. Akılda kalmaları zor olabilir. Eğer dinleyicileriniz anlatacağınız konunun yabancısıysa, onları istatistikler yerine oran kullanarak bilgilendirmeyi deneyin; örneğin, "300.000 kilometrekare orman yok oluyor," yerine, "Hemen hemen Türkiye'nin yarısı kadar orman yok oluyor," diyebilirsiniz. Bu şekilde bilginin akılda kalma ihtimalini artıracaksınız.:
Hikâyeler, dinleyicilerin dikkatini çekmesi bakımından yararlıdır. Hikâyelerin riski, etkili bir biçimde kullanımının zor olmasıdır; gereksiz ayrıntıları anlatma ya da konuyla ilgisi olmayan bir doğrultuda ilerleme gibi hatalar, kolayca dinleyicinin dikkatini dağıtabilir. Hikâyenizi fazla uzatmamaya^ konuyla yakın bağlantısını kurmaya, hikâyenin sonucunu, vereceğiniz mesajla ilişkilendirmeye dikkat etmelisiniz.
Aliterasyonlar (ses yinelemesi), özellikle bilgi vermeyi amaçlayan konuşmalarda mesajın çarpıcı ve akılda kalıcı olmasını sağlamak için kullanılabilir; örneğin hepsi 'A' harfiyle başlayan tavsiyeleri "5 A Kuralı" ya da "5 Altın Kural" gibi bir başlıkla sunabilirsiniz
Görsel Materyalle Akılda Kalın
Görsel malzemeler, sunuşun anlaşılmasını kolaylaştıran ve hafızalarda yer etmesini sağlayan en önemli faktörlerdendir. Bu sayede;
· Dinleyicilerin dikkati konu üzerinde odaklanır,
· Anlaşılması zor bilgi ve kavramların zihinde canlandırılması ve bu şekilde daha kolay kavranması sağlanır,
· Mesajlar daha iyi vurgulanır ve daha uzun süre akılda kalır,
· Kavrayışın kolaylaşmasıyla sunuşa katılım artar,
· Konu daha ilginç bir hale getirilir,
· Bilgi net biçimde aktarılabilir,
· Çizginin gücünden yararlanılır (bir resim onlarca kelimenin yerine geçebilir),
· Katılımcıların duygusal tepki vermeleri sağlanabilir.
Görsel malzemenin sunuşun etkinliğini artırması konusunda yapılan araştırmalarda, bilgilerin sadece söylendiğinde, sadece gösterildiğinde ve hem söylendiğinde, hem gösterildiğinde hatırlanma oranı ölçülmüş ve aşağıdaki sonuçlar ortaya: çıkmıştır:
|
Yöntem
|
3 saat sonra hatırlanma oranı
|
3 gün sonra hatırlanma oranı
|
|
Söylemek
|
% 70
|
% 10
|
|
Göstermek
|
% 72
|
%20
|
|
Söylemek ve göstermek
|
% 85
|
%65
|
Sunuşun etkisini ve akılda kalıcılığını büyük ölçüde artıran görsel araçlar şunlardır:
Büyük Beyaz Kağıtlar: Konuyu özetleyen anahtar kelimeler yazmak dikkatlerin anlatılanlar üzerinde yoğunlaşmasına yardımcı olur. Cümleler yazmaktan ve büyük salonlarda büyük beyaz kağıtlar kullanmaktan kaçının.
Tepegöz: Sunuşa başlamadan önce tepegözün ayarını yapmış olmanız gerekir, işaret çubuğu ya da kalem, saydamın hangi bölümünden söz ettiğinizin daha kolay anlaşılmasını ve sunuşunuzun daha profesyonel olmasını sağlar.
Barkovizyon: Tepegöz yerine gittikçe daha çok tercih edilen barkovizyon, sunuştan önce gereken prova yapıldığı takdirde çok pratik bir yardımcıdır. Sunuştan önce netlik ayarının yapılmış ve saydamların sıralarının kontrol edilmiş olması gerekir.
Tepegözde ya da barkovizyonda kullanacağınız saydamların kısa ve net olmasına özen gösterin. Bir saydam üzerinde sadece bir mesaj sunun. Bir saydamın en fazla yedi satır olmasına, her satırda en fazla yedi kelime olmasına, büyük puntolarla ve sade bir karakterle yazılmasına özen gösterin.
Video ve film: Bunlar son derece güçlü araçlardır, fakat konuşmacının yerine geçme tehlikesi çok yüksektir. Bu malzemeler dikkatsiz kullanılırsa, sunuş yapan kişi bir aracı durumuna düşebilir. Film gösterilirken vurgulanmak istenen bir nokta varsa kaset durdurulmalı, konuşulduktan sonra tekrar çalıştırılmalıdır. Filmi sık sık durdurup başlatmaktan da kaçınmak gerekir.
Slayt makinesi: Fazla sayıda slayt göstermekten kaçının. Slayt gösterirken katılımcılarla göz temasınızı kesmeyin, salonu karartmayın; karanlık salonlar, dinleyicilerin dikkatini dağıtır. Slaytları sunuştan önce mutlaka kontrol edin. Ters ve yan yerleştirilmiş slaytlar her konuşmacının canını sıkar.
Basılı malzeme: Basılı malzemeyi hiçbir zaman önceden dağıtmayın; aksi takdirde dinleyiciler sizi dinlemek yerine önlerindeki kâğıtları okurlar. Eğer konuşmanızın sonunda basılı malzeme dağıtacaksanız, bunu en başta söylemeyin. İnsanların en çok kendi aldıkları notlardan yararlandığını unutmayın.
Hangi malzeme hangi durumda kullanılmalıdır?
Sunuş metniyle kullanılacak yardımcı malzemelerin bir bütünlük içinde olması gerekir. Bu nedenle metnin hazırlanması aşamasında hangi görsel malzemenin kullanılacağına karar verilmelidir. Bu kararı belirleyen, sunulan bilginin amacıdır. Belli bir bilgiyi sunarken amaç, açıklamak, pekiştirmek, ortaya koymak, tanımlamak, kanıtlamak, genellemek veya etki yaratmak olabilir. Amacın belirlenmesi, yardımcı yöntemin de belirlenmesini sağlayacaktır.
Örneğin dünyadaki açlığa dikkat çeken bir sunuşta, problemi tanımlamak amaçlanıyorsa, istatistikler, oranlar kullanılabilir (açlığa maruz nüfusla ilgili istatistikler, buna bağlı ölüm oranları gibi). Konu açıklanmak isteniyorsa, o durumun yarattığı sonuçlar belirtilir (gıdasızlığın yol açtığı hastalıklar, vs.). Konuyu netleştirmek için, nedenler üzerinde durulur (o bölgede açlık yaşanmasının nedenleri). Etki yaratmak, dinleyicilere o görüşü kabul ettirmek ve onların duygularına seslenebilmektir (açlık çeken çocukların yaşadığı ülkelerdeki görüntülerle, istediğini istediği kadar yiyen çocukların yaşadığı yerler arasında görsel bir karşılaştırma yapmak).
Görsel yardımcıları yanlış kullanmak
Önemli noktaları vurgulamak için görsel açıdan etki yaratacak yardımcı malzemeler kullanılabilir. Ancak her kelime görsel olarak sunulmaya çalışılmamalıdır. Birçok konuşmacı, yüz kelime yerine geçecek bir görüntü için, gereğinden fazla görüntü gösterme hatasına düşmektedir. Bunun dışında sık yapılan hatalar aşağıdaki gibidir:
· Okunamayacak kadar küçük yazılar ve uzun metin,
· Kitap sayfalarının yansıtılması,
· Fazla süslü, karmaşık grafikler,
· Gerekmediği halde görüntü ya da grafik kullanmak,
· Gerektiği halde görüntü ya da grafik kullanmamak,
· Kullanılan görselleri görüp anlamaları için katılımcılara yeterli zamanı tanımamak,
· Aynı görselin, konu değiştikten sonra dahi, uzun süre ekranda kalması,
· Görseli zamanından önce göstermek,
· Katılımcıları unutup görsel malzemeye dönük konuşmak,
· Görsel malzemede her yazanı kelime kelime okumak.
Görsel malzemeyi doğru biçimde ve doğru yerde kullanabilmek için çok prova yapmanız gerektiğini unutmayın. Sunuş günü mutlaka erken gidin, sunuş için kullanacağınız araçları yerinde deneyin.
Sunuşun Üç Bölümü
Sunuş üç bölümden oluşur: Giriş, sunuş zamanının ortalama % 15'ini, açıklama % 75'ini, sonuç ise % 10'unu oluşturmalıdır.
Giriş bölümü
Araştırmalar, dinleyicilerin, konuşmanın belirli bölümlerini diğerlerine oranla daha net hatırladıklarını ortaya koymuştur. Dinleyiciler, sunuşun başında ve sonunda söylenenleri, açıklama bölümünde de alışılmamış olanları, tekrarlananları ve kişisel olarak dahil olduklarını daha iyi hatırlar. Giriş bölümünde söylenenlerin daha net hatırlanmasına, başlangıç etkisi adı verilir. Başlangıç etkisinden yararlanmak için aşağıda belirtilen iki noktaya dikkat etmek gerekir.
İlişki kurmak. Mesajlarınızı aktarmanın yolu, katılımcılarla ilişki kurmaktan geçer. Birçok dinleyici sizi ve sunuşunuzu ilk bir-iki dakikaya göre değerlendirecektir. Katılımcılarla aranızda bir bağ oluşturacak, dikkatlerini çekecek bir giriş yapın. "Isınma" birlikte ilerlemeyi sağlayan en önemli bölümdür. Bunun için standart bir giriş yapmaktansa, yaratıcılığınızı kullanın. William James'in dediği gibi, "Dikkati çeken, eyleme iter." Dikkati çekmek için aşağıdaki yöntemlerden birini kullanabilirsiniz:
· Şaşırtıcı bir beyanda bulunmak: Bunun, sunuşunuzun ana fikrini desteklediğinden emin olun.
· İddialı bir söz vermek; örneğin, "Anlatacaklarımı uygularsanız, ömrünüze en az beş yıl katacaksınız."
· Soru sormak: Cevabı kısa olan -evet/hayır ile ya da sadece el kaldırarak cevaplandırılabilecek- bir soru sorun.
· Espri yapmak: Kimseyi gücendirmeyecek, espri olduğundan emin olun.
· Alıntı yapmak: Unutmayın; alıntının kaynağı ne kadar tanınıyorsa, o kadar etkili olacaktır.
· Hikâye ya da fıkra anlatmak: Dinlediğinizde hoşunuza gitmiş olan bir fıkra ya da kendi başınızdan geçen bir hikâye anlatmayı tercih edin.
· Tarihi bir olaya dikkat çekin.
· Dinleyicilerin bir özelliğine dikkat çekin.
· Bir alet kullanın.
· İlginç bir görsel/işitsel malzeme kullanın.
Konuyu ve amacı belirtmek. Dinleyicilerin dikkatini size yönelttiğine emin olunca, sunuşunuzun konusunu belirtin ve sırasıyla hangi konular üzerinde duracağınızı söyleyin. Araştırmalar, dinleyicilerin konuşma planını bildikleri sunuşları daha iyi hatırladığını ortaya koymuştur. Giriş bölümünde, dinleyicilere "ne anlatacağınızı anlatın"; onları sunuş sonunda nereye, nasıl götüreceğinizi açıklayın; örneğin girişe şu ifadeyle başlayabilirsiniz: "Bu toplantının sonunda herkes...'in nedenini biliyor olacak." Bu konunun önemini ve neden gündemde olduğunu da açıklamayı unutmayın.
Açılışta kaçınmanız gereken en önemli davranış, heyecanlı olduğunuz için, süreniz kısıtlı olduğu için ya da herhangi bir nedenden dolayı özür dilemek. Bu şekilde ancak kendinizi katılımcıların gözünde "kabahatli" bir duruma sokmuş, onların nezdinde sunuşunuza "eksi" den başlamış olursunuz.
Açıklama bölümü
Giriş bölümünde katılımcıların dikkatinin size yönelmesi, sunuş boyunca dikkatin dağılmayacağını garantisi değildir. Sunuş yaparken dikkati çekmek kadar sürdürmek de önemlidir. Bunun tek yolu ise, etkin katılımı sağlamaktır. Dinleyicilere deneyimlerini ve düşüncelerini sorabilir, kendi yaşantılarından örnekler vermelerini isteyebilirsiniz. Dinleyicilerle, aranızda gelişen tartışmalar, alıştırmalar, sorular yoluyla kişisel bir bağ kurabilirsiniz. Yapılan .araştırmalar, doğru yerde sorulan doğru soruların dinleyicilerin dikkat düzeyini yükselttiğini ortaya koymuştur.
Bazı temel mesajları dinleyicilerin kendilerinin bulup çıkartmalarına imkân vermeniz, sunuşun etkisini artıracaktır. Açıklama sürecinin kurgusu, etkin katılımı ve mesajınızı dinleyicilerin en kolay anlayabileceği şekilde aktarmanızı sağlayacak şekilde yapılmalıdır.
Dinleyicinin hafızasında yer etmenin diğer bir yolu, tekrarlar yapmaktır. Aşırıya kaçmadan, düzenli bir şekilde tekrarlanan mesajlar –gibi, alışılmamış vurgular da dikkat çeker ve akılda kalır. Pasif bir konumda olan dinleyicilerin uyarılmaya, ve neşelenmeye ihtiyaçları vardır. Eğer vurgulamak istediğimiz noktaları alışılmamış örnekler veya mizahla birleştirebilirseniz, dinleyiciler bundan zevk duyacak ve hatırlayacaklardır.
Uzun bir konuşmada dikkatleri canlı tutmak. Açıklama bölümü, kırk beş dakikadan uzun olmamalıdır. Ancak uzun bir sunuş yapmanız gerekiyorsa,, katılımcıların dikkatini canlı tutmak için aşağıdaki noktalara dikkat edin:
· İnsanların belli bir konuya yoğunlaşma süresi sınırlıdır. Bu nedenle,' her 15 dakikada bir konuya yeni bir renk, yeni bir boyut katın.
· Mesajınızı sık sık tekrarlayın ve özetleyin. Dinleyicilere nerede olduğunuzu ve nereye doğru gittiğinizi hatırlatın.
· Sürekli monolog yapmayın, katılımcıları da konuşmaya katın. Özellikle uzun sunuşlarda katılımcılara değil, katılımcılarla konuşun.
· İlk otuz dakikadan sonra farklı bir şey yapın; kısa bir film gösterin ya. da bir uygulama yapın.
Sonuç bölümünde söylenenlerin hatırlanma düzeyinin yüksek olması, bitiş etkisi olarak adlandırılır. Bitiş etkisinden yararlanmak için, temel mesajlar, sonuç bölümünde bir kere daha vurgulanabilir. Sonuç, dinleyicilere "ne anlatmış olduğunuzu söyleyeceğiniz" bölümdür. Bu bölümde sırasıyla;
· Konuşmanın ana fikri belirtilir,
· Ana başlıklar tekrarlanır,
· Genel bir tekrarla konuşma özetlenir.
Bu bölüm, bütün konuşmanın bir özeti niteliği taşıdığı için kelimeler çok dikkatli seçilmeli, katılımcıların dikkatini ve heyecanını zirveye taşıyan, duygulara ve akla seslenen bir kapanış yapılmalıdır. Anlatılmak istenen konuya uygun, hafızalarda kalacak bir ifade ile katılımcılara veda edilmesi gerekir. Hem konuyu özetleyen, hem de hatırlanabilir ve heyecan verici bir kapanış için aşağıdakilerden birini uygulayabilirsiniz:
· Açılışta kullanılan espri, alıntı ya da bilgiyi değişik bir biçimde tekrarlayarak veya devamını anlatarak girişle bağlantı kurmak,
· Geleceğe dikkat çekmek,
· Dinleyicileri eyleme geçmeye çağırmak,
· Bir sonraki konuşmanın akışı ile bağlantı kurmak.
Kapanışta birçok konuşmacının yaptığı ortak hata, zamanın kısıtlı olduğundan ve bazı konuları atlamak zorunda kaldığından dolayı özür dilemektir. Kapanış konuşması, bazı konuların atlandığına dair bir itiraf ve özür içermemelidir.
Soruları Cevaplandırmanın Dokuz Yolu
Katılımcı sorularını cevaplandırmak, konuşmacıların çoğu için kaygı verici bir yaşantıdır. Bu nedenle soru-cevap bölümüne hazırlanılması uygun olur. Katılımcılardan gelebilecek soruları öngörmeye çalışın ve kendinize aşağıdaki sorulan sorun:
· Konuşmamda konunun belirsiz kalmış bir yanı var mı?
· İnsanların merak edeceği anonim alıntı ve örnekler kullandım mı?
· Daha fazla bilgi ve kanıt gerektiren mesajlarım var mı?
· Katılımcıların bazılarının alınabileceği ve kırılabileceği mesajlarım var mı?
Sorulmasını beklediğiniz, özellikle de sorulmasını istemediğiniz soruları önceden belirleyin. Muhtemel soruların ve cevaplarının elinizdeki notlarda bulunması yararlı olacaktır. Bu soruyu beklediğinizi söyleyebilir, hatta bunun için yedek saydamlar hazırlayabilirsiniz.
Katılımcılar, sadece bilgi edinmek için değil, ne kadar bilgili olduklarını göstermek, takdir görmek, kaygı dile getirmek, konuyu saptırmak ya da söylediklerinizi çürütmek gibi birçok nedenden dolayı soru sorabilir. Cevap verirken aşağıdaki noktaları göz önünde bulundurun:
1. Süreyi sınırlı tutun. Sorulara ayıracak kaç dakikanız olduğunu soruları almaya başlamadan önce belirtin ve bu süreye uyun.
2. Katılımcılara yakınlaşın. Bu şekilde hem katılımcılar, hem de kendiniz için daha rahat bir ortam oluşturursunuz.
3. Soruyu iyi dinleyin. Size yöneltilen sorunun daha yarısında vereceğiniz cevabı düşünmeye başlayıp sorunun devamından kopmayın. Birçok kişi, kısa ve net bir soru yapılandırmayı başaramaz, uzun ve çoklu sorular sorar. Soruyu anladığınızdan emin olmak için kendi sözlerinizle özetleyin ve doğru anlamış olduğunuzu teyit edin. Bu şekilde tüm katılımcıların soruyu duymasını da sağlarsınız.
4. Soruları, önemli noktalan yinelemek için kullanın. Cevabınızda, sunuş sırasında belirttiğiniz önemli bir noktayı vurgulamaya ve tekrarlamaya çalışın. Cevabınızın, daha önce belirtmediğiniz yeni bir mesaj içermemesine dikkat edin.
5. İtiraf edin. Sorunun cevabını bilmiyorsanız, bunu itiraf etmekten çekinmeyin; dolambaçlı yollara sapmaktan, özellikle emin olmadığınız bir bilgi vermekten sakının. Eğer sorunun cevabının bulmak kolaysa, bu kişiye geri döneceğinize dair söz verin.
6. Teyit edin. Katılımcıya, "Bu söylediklerim sorunuzu cevaplıyor mu?" gibi bir soru sorun; bu şekilde kontrolü elden bırakmadığınızı gösterir, bu konuda daha ayrıntılı görüşme isteniyorsa bunu sunuşun sonuna bırakırsınız.
7. Tartışmayın. Soru soran kişiyle tartışmaya girmekten kesinlikle kaçının. Onu küçümseyen bir tavır takınmayın, konunun kişiselleşme-sine fırsat vermeyin. Ses tonunuzun her zaman nazik olmasına dikkat edin.
8. Sürekli muhalefet yapan ya da iğneleyici konuşan kişilere hazırlıklı olun. Bu kişileri görmezden gelmeye kalkmayın; "Düşüncenizi belirttiğiniz için teşekkür ederim, elbette her konuda aynı görüşte olmayacağız," gibi bir ifadeyle karşılık verin ve zaman geçirmeden başka bir soru alın. :;
9. Konuyla ilgisiz bir soru sorulduğunda bu noktanın da önemli olduğunu, ancak konuşulan konunun dışında kaldığını ve kısıtlı zamanda bunu konuşmak yerine, sunuştan sonra görüşülebileceğini belirtin.
Sunuş Korkusunu Yenin
Araştırmalar, topluluk önünde konuşma korkusunun, sınav, yükseklik ve hatta ölüm korkusundan dahi önde geldiğini ortaya koymuştur. Bu korku öylesine yaygındır ki, ünlü yazar Mark Twain bunu şu sözlerle ortaya koymuştur: "İki tür konuşmacı vardır: Sinirli olanlar ya da bu konuda yalan söyleyenler." Korku, tehdit algısıdır. Bir konuşmadan önce duyulan korku, mahcup olmak, küçük düşmek endişesinden kaynaklanır. Elleri ovuşturmak, ağız kuruluğu, bulanık görüş gibi şikâyetler, bu endişeden kaynaklanan gerginliğin fizyolojik dışavurumlarıdır.
Korku, normal bir duygudur; ayrıca konuşmacıyı yaratıcı, coşkulu ve olumlu davranmaya zorlayan motivasyon aracı olarak da işlev görür.
Sunuş korkusuyla başa çıkmanın zihinsel ve davranışsal yöntemleri vardır. Sunuş korkusunu azaltabilmenin davranışsal olarak iki temel yöntemi vardır. Bunlardan birincisi hazırlık ve prova yapmak, ikincisi de nefes egzersizidir. Korkuyu, hazırlık ve prova yaparak % 75 oranında, nefes egzersizleriyle de % 15 oranında azaltabildiğimiz bilinmektedir. Geriye kalan % 10 ise, zihinsel hazırlanmayla giderilebilir. Ancak ilk adım, sunuş fikrine olumlu ve girişken bir tutumla yaklaşmaktır. Sizden sunuş yapmanız talebine vereceğiniz "Elbette, gurur duyarım," karşılığı, sunuşa ilişkin birçok kaygınızı daha başından yok edecektir.
Hazırlık ve prova
Etkili bir konuşma yapmak için gereken bilgi ve beceriler kalıtsal özellikler değildir; herkes tarafından öğrenilip geliştirilebilir. Sunuş aslında bir buzdağı gibidir; katılımcılar sadece yüzeydeki kısmı görür, ancak altta çok yoğun bir hazırlık dönemi yatar. Görünmeyen bu kısım ne kadar büyük, yoğun ve sağ-lamsa, konuşma o denli etkili olacaktır. Hazırlık dönemine gereken zaman ve enerjiyi ayırmayan kişilerin aşırı heyecan ve gerginlik yaşaması kaçınılmazdır. Oysa sunuş yapmak, insana keyif veren bir yaşantı olabilir. Kaygı yerine keyif yaşamak için hazırlık ve provaya büyük önem vermek gerekir.
Provaya başlamadan önceki ilk adım, beyni olumlu düşüncelerle yüklemektir. Olumsuz düşünce, kaygıya sebep olur ve kaygı da insan beynini hata yapmaya programlar. Bu sebeple, öncelikle beyninizi başarıya programlayın. Unutmayın ki dinleyiciler, sizin ne denli can sıkıcı bir sunuş yapacağınızı izlemek için değil, sunuşu zaten iyi bildiğinizi varsayarak sizden yeni bilgiler öğrenmek için oradalar.
Sunuş provası yaparken aşağıdaki adımları izleyin:
1. Sunuşu içinizden en az 3 kez okuyun.
2. Sunuşu yüksek sesle en az 3 kez okuyun.
3. Aynanın önünde sunuşu prova edin. Bu şekilde beden dilinizin de tamamen farkında olursunuz. Yanlış yaptığınızda tekrar başa dönmeyin; bu şekilde sunuşun bazı bölümleri çok tanıdık, bazı bölümleri ise yabancı gelir. Çok tekrar edilmiş bir girişe, ancak zayıf bir sonuca . sahip olabilirsiniz.
4. Sunuşu bir teybe kaydedin, dinleyin, sonra bir daha dinleyin. İkinci dinleyişinizde, daha önce dikkatinizden kaçan birçok şey keşfedeceksiniz.
5. Gerekli donanımınız varsa sunuşu videoya kaydedin ve kaseti iki kere seyredin.
6. Kullanacağınız görsel ve işitsel malzemelerle prova yapın.
7. Ailenizden ya da diğer yakınlarınızdan ilk dinleyicileriniz olmalarını rica edin ve onlara sunuş yapın. Bazı kişilere "şeytanın avukatlığı" görevini verin ve övgüleri olduğu gibi, eleştirileri de dikkate alın.
Prova yaparken metinde kullandığınız kelimeleri kullanmakta ısrarcı olmayın; önemli olan kelimeleri değil, fikirleri hatırlamaktır. Bunun için prova sırasında da sunuş metninden değil, notlarınızdan yararlanın. Son olarak, provalarınızda sunuşun zamanlamasını tam olarak ayarlayın ve her provanızda bu süreye sadık kalmaya özen gösterin.
Zihninizi ve bedeniniz sunuşa hazırlayın.
Sunuş korkusunu yenmek, hazırlık ve provadan başka, nefes egzersizleri ve zihinsel canlandırma yapmaya bağlıdır. Doğru nefes almayı ve zihinsel canlandırma yapmayı öğrenerek kaygıdan arınacak ve sunuşa hazırlanacaksınız.
Doğru nefes almak
Doğru ve derin nefes almak, gevşeme yolunda atılan en önemli adımdır. Kaygı duyan kişinin solunumu hızlanır, kalp vurum sayısı artar, damarların daralmasıyla kan içeri çekilir. Doğru nefes almak damarları genişletir ve kanın, dolayısıyla oksijenin, bedenin en uç noktalarına kadar ulaşmasını sağlar. Böylece kaygıyla birlikte ortaya çıkan maddeler (adrenalin, noradrenalin vs.) azalır ve zamanla kaybolur. Bu durum, kişiyi sakin ve duygusal açıdan dengeli kılar. Farklı şekillerde nefes alındığını biliyoruz. Bunlar köprücük, kaburga ve diyafram nefesidir. Kendi nefes alışınızı tanımak ister misiniz?
Köprücük nefesi: Sağ elinizin işaret parmağını sol köprücük kemiği üzerine koyun, diğer parmaklan aralık olarak göğsünüze uzatın. Nefes aldığınızda parmaklarınızın hafifçe hareket ettiğini görürsünüz. Bu nefes şekli akciğerin üçte birinin kullanımını sağlar.
Kaburga nefesi: Sağ avucunuzu göbek deliğinizin hemen altına, sol elinizi de göğsünüzün üstüne koyun. Eğer kaburga nefesi alıyorsanız, sol eliniz hareket edecektir. Kaburga nefesiyle akciğerin ancak üçte ikisi hava ile dolar.
Diyafram nefesi: Sağ avucunuzu göbek deliğinizin hemen altına, sol elinizi de göğsünüzün üstüne koyun. Eğer diyaframı harekete geçirecek şekilde nefes alıyorsanız, sağ elinizin hareket etmesi gerekir. Diyafram nefesi alındığında akciğerin bütünü hava ile dolar.
Diyafram nefesi en sağlıklı, doğru ve derin nefestir. Bu doğru ve derin nefes yavaş olarak burundan alınır, alındığı sürenin iki katı kadar sürede verilir. Bir eğitim almadıkça ve sistemli çalışmadıkça kaburga ya da köprücük nefesi alınmaktadır. Kaygının yüksek olduğu durumlarda diyafram nefesi almak kaygının kontrol edilmesini sağlar. Herkes diyafram nefesi almayı öğrenebilir.
Doğru ve derin nefes almak için:
1. Sağ avucunuzu göbeğinizin hemen altına, sol elinizi göğsünüzün üstüne koyun.
2. Nefes almadan önce ciğerinizi iyice boşaltın.
3. Yavaş yavaş "bir, iki" diye sayarak ciğerinizin bütününü doldurun. Kısa bir süre bekleyin ve nefesinizi aldığınızın iki katı sürede boşaltın. Sağ elinizle göğüs kemiklerinizin yana doğru açıldığını hissetmelisiniz.
4. Egzersizi tekrarlamadan önce mutlaka en az 4-5 normal nefes alın. Bu egzersiz ara vermeden arka arkaya tekrarlanmamak ve günde en fazla 40-60 arasında derin nefes alınmalıdır.
Zihinsel canlandırmalar yapın
"Başaracağına inanıyorsan da haklısın, inanmıyorsan da." Bu sözlerin sahibi Henry Ford, kişinin algısının ve inançlarının davranışları üzerindeki güçlü etkisini ifade ediyor. Sunuşunuzun başarısız olacağı, tutulup kalacağınız, insanları sıkacağınız gibi düşünceler sizi esir alırsa, kendini doğrulayan kehanet gereği, artan kaygınız sizi gerçekten de başarısız kılar. Çok iyi bir sunuş yaptığınıza dair zihinsel canlandırmalar yapın. Sunuş yapacağınız yeri mümkün olduğu kadar canlı ve ayrıntılı bir şekilde gözünüzde canlandırın ve bu sırada kendinizi sakin, rahat ve güvenli bir şekilde düşünün.
Olumlu zihinsel canlandırmalar, içinizdeki tüm potansiyeli harekete geçirir. Sporcular, oyuncular ve müzisyenler bu tekniği kullanır. Bu tür canlandırmalar aracılığıyla beynin ve sinir sisteminin performansının artırılabildiği, araştırmalarla ortaya konmuştur. Bunun için aşağıdaki adımları izleyin:
Gevşeyin: Gevşeme, canlandırmanın etkisini artırır. Canlandırmaları gevşeme egzersizinden sonra yapabileceğiniz gibi, uykuya dalmak üzereyken de yapabilirsiniz.
Çok-duyulu canlandırmalar yapın: Konuşacağınız yeri, sesleneceğiniz kişileri, odadaki sesleri de dahil edin. Tasarladıklarınız ne kadar canlı olursa, sonuç o kadar başarılı olur.
Hazırlık çalışmaları ve tekrarlar yapın: Canlandırmalarınızı tekrarlayarak pekiştirin.
Sunuş sırasında;
Sunuş yaparken nasıl söylediğiniz kadar, ne söylediğinize odaklanın. En önemli şeyin, anlatmak istediklerinizi izleyenlere en iyi şekilde aktarabilmek olduğunu unutmayın. En doğru kelimeyi seçmeye ya da sesinizin titreyip titremediğini kontrol etmeye kalkışmayın. Bütün bunları hazırlık döneminde aşmanız gerekir. Artık, mesajınızın içeriğine ve beden dilinize konsantre olun.
Unutmayın, katılımcılar sizi test etmek ve hatalarınızı bulmak için değil, anlattıklarınızı dinlemek ve yeni bir şeyler öğrenmek için orada bulunuyor. Heyecanlı olduğunuzu onlara söylemenize, hele bu yüzden özür dilemenize hiç gerek yok. Bu şekilde ancak, aslında heyecanınızı fark etmeyen kişilerin dikkatini bu konuya çekersiniz.
Söyleyeceklerinizi unutursanız;
Zihnin bir anda tamamen boşalması ve ne söyleyeceğini unutmak, birçok konuşmacının başına gelen bir durumdur. Bu durumda aşağıdaki taktiklerden yararlanabilirsiniz.
Zaman kazanın. Son anlattığınız konuyu özetleyin, temel mesajı tekrar vurgulayın ve kendi hayatınızdan bir örnek verin. Böylece unuttuğunuz konuyu, hatırlamanız için zaman kazanacaksınız.
Dikkati dağıtın. Sorular sorarak, grubun düşüncelerini öğrenmeye çalışarakya da beş dakika ara vererek katılımcıların dikkatini dağıtabilirsiniz. Unutmayın, sunuşunuzun içeriğini sizden başka kimse bilmiyor; dikkatleri dağıtmaya çalıştığınızı da kimse anlamayacaktır.
Notlarınıza göz atın. Mümkün olduğu kadar göze çarpmamaya çalışarak bir sonraki konunun ne olduğuna bakın. Aradaki sessizliği bir sonraki konunuzu vurgulama aracı olarak kullanın.
Taktik geliştirin. Söyleyeceklerinizi unuttuğunuzda söylemek üzere bir cümleyi hep aklınızın bir kenarında bulundurun; örneğin, "Sanırım zamanımızın çok önündeyiz, yani biraz yavaşlayabiliriz," gibi bir cümle söyleyebilir ve daha sonra anlattıklarınızla ilgili anısı ya da tecrübesi olan bir katılımcıya söz verebilirsiniz.
Bedeninizi konuşturun
İnsan, bilerek ya da bilmeyerek yaptığı hareketlerle sadece karşısındaki kişiyi değil, büyük toplulukları dahi etkileyip yönlendirebilir. Ancak beden dili, kelimeler kadar kolay kontrol edilemez. Bedenimiz, olaylara karşı kendiliğinden tepki verir. Gerçek duygu ve düşünceleri kelimelerin arkasına saklamak mümkün, ancak beden dilini gizlemek mümkün değildir.
Beden dilinin etkin kullanımıyla ilgili öğelerden göz teması, beden duruşu ve yönü, mesafe, jestler ve mimikler, eller ve kollar, giyim, bakım, makyaj ve kullanılan aksesuarlar, başarılı bir sunuş için büyük önem taşımaktadır.
Göz teması
Göz teması kurmayan bir konuşmacı, dinleyicileri etkisi altına alamaz. Bakışlarını elindeki notlardan ayırmayan ya da belli bir noktaya saplanıp kalan kişi, verdiği mesajın etkisini büyük ölçüde azaltacaktır. Sunuş küçük bir topluluğa yapılıyorsa tek tek her katılımcıyla göz teması kurulmalı, büyük bir topluluğa yapılıyorsa her katılımcıyla göz teması kurulduğu izlenimi yaratılmalıdır.
Beden duruşu
İnsanın kendini dış dünyaya karşı ortaya koyuş biçiminin temeli göğüs açıklığını, bir başka deyişle merkezini kullanma biçimidir. Başka hiçbir özelliğine bakmaksızın, sadece göğüs açıklığına bakarak bir insanın kişilik yapısı ve içinde bulunduğu duygu durumu konusunda bilgi sahibi olmak mümkündür. Merkezin dengeli durması, omuzların geriye doğru genişlemeden dik olarak tutulması kendini kabul ettiren, güvenli bir görünüş ortaya koyar. Merkez dengeli bir durumdayken bir kişiye doğru hafifçe eğilerek konuşmak, karşıdaki kişiye kendisini önemli hissettireceği gibi, kişinin dikkatini yoğunlaştırmasına ve görüşmeye aktif katılımda bulunmasına yardımcı olacaktır..
Beden yönü
Bireylerin birbirlerine olan duygu ve düşüncelerini, gerçek niyetlerini ortaya koyan en önemli göstergelerden biri, bedenin yönüdür. Bedenin üst yansının ve avak uçlarının dönük durduğu yön, kişinin ağzından dökülen kelimeler ne olursa olsun, gerçekte zihinsel ve duygusal enerjisinin dönük olduğu yöndür. Enerjinizi katılımcılara vermek için göğsün ve ayak uçlarının onlara yönelik olmasına dikkat edin.
Mesafe
Bireylerin birbirlerine verdiği önemi gösteren ve kendilerini ilişki içinde koydukları yer konusunda bilgi veren en temel belirleyici mesafedir. Yüz yüze ilişkilerde olduğu gibi, geniş bir mekânda bir toplulukla kurulan ilişkilerde de mesafeyi bilinçli olarak kullanmak, kişiye büyük fayda sağlar. Arada bırakılan mesafenin azlığı karşımızdaki kişinin rahatsız olmasına, gereğinden fazla olması ise iletişim kopukluğuna ve paylaşım eksikliğine sebep olur.
Jest ve mimikler
Jestler ve mimikler, el, kol, baş, omuz ve yüz çizgilerinin hareketleridir. .Bu hareketler doğal biçimde yapılırsa konuşmaya güç katar, canlılık ve renk kazandırır, vurgulanacak noktalara dikkatin çekilmesini sağlar. Jest ve mimiklerle katılımcıları cesaretlendirici, destekleyici, onaylayıcı ya da reddedici mesajlar verilir.
Eller ve kollar
Eller, insanın kendini ifadesinde en duyarlı ve etkili organlarıdır. Beynin biyolojik, gelişimiyle el becerisinin gelişimi paraleldir. İnsanın kendisini söz ve çizgilerle ifade edemediği dönemlerde tek iletişim aracı olarak ellerin kullanılması kaçınılmazdı.
Dil becerilerinin son derece gelişmiş olduğu günümüzde de el işaretleri, ifade tamamlayıcı ve anlam pekiştirici olarak yoğun şekilde kullanılmaktadır; Tek bir el işareti bazen çok sayıda kelimeyle anlatılmak istenilen durumu özetlerken, bazen de anlam pekiştirici ve vurgulayıcı bir nitelik taşır. Bu yüzden uygun el ve kol hareketleri, konuşmaya canlılık katar.
Uyumlu el hareketleri konuşmacının en büyük yardımcısı olabilir; ancak gereksiz ve abartılı el hareketleri, katılımcıların dikkatini dağıtır. Boston'da MİT Üniversitesi'nde yapılan bir araştırma, el hareketlerinin söylenenleri desteklememesi durumunda dinleyicilerin anlatılanların önemli bölümünü anlamadıklarını ortaya koymuştur.
Profesyonel ve iyi bir görünüm, kişinin güvenilirliğini desteklediği gibi, kendine olan güvenini de sağlamlaştıracaktır. Bir sunucu, katılımcılar içinde olabilecek en iyi; giyinmiş kişi kadar iyi giyinmelidir. Katılımcılar giydiğinize konsantre olmamalı, ancak görünüşünüze baktığında sizi "dinlemeye değer ve saygın" bulmalıdır. Bu görüntüyü profesyonel ve sade bir kıyafetle, erkeklerde kravatla, hanımlarda mümkün olduğunca dikkat çekmeyen makyaj ve aksesuarla sağlamak mümkündür.
Kişi, monoton, dinleyende bıkkınlık yaratan, kolayca dikkatin dağılmasına, sebep olan bir konuşma tarzıyla, ortaya ne kadar orijinal fikirler koysa da ikna edici olmakta güçlük çekecektir. Düşüncelerinin gücünü sesinin gücüne uyduramayan bir konuşmacı, dinleyicilere içten ve güvenilir görünmez.
Konuşmanıza güç katmanın yolu bağırmak değil, kararlı, güçlü ve denetimli bir ses tonuyla konuşmaktır. Sesinizi dinleyici grubunun büyüklüğüne ve yaşına, konuşmayı yaptığınız mekanın yerine ve büyüklüğüne göre ayarlaya-bilmelisiniz. Bunun için, salonda sadece en arka sırada oturan kişilerin olduğunu ve onlara bir sunum yaptığınızı farz edebilirsiniz.
Sunuşunuzda yazı dili değil, konuşma dili kullanmaya dikkat edin. Sunuş
yaparken, sohbet eder gibi konuşmaya çalışın. Bunun için, katılımcılar arasındaki bir arkadaşınızın yüzüne bakıp sadece bu kişiyle konuştuğunuzu düşünebilirsiniz. Anlatımda kullanacağınız kişisellik ve doğrudanlık, konuşmayı resmiyetten kurtaracak, doğal ve akıcı bir sohbet havası vererek sesinizin gerginleşmesinden sizi koruyacaktır.
İnsanlar genellikle arkadaşlarıyla yaptıkları sohbetlerde, bir gruba yaptıkları sunuşa oranla daha canlı ve doğal konuşurlar. Bir arkadaşınızla konuşurken kendinizi gözlemleyin ve sunuş sırasında da bu şekilde konuşmayı deneyin. Sunuşu, açık ve doğal bir dil kullandığınız, tek yönlü bir sohbet olarak kabul edin. Dinleyicinizin konuyu anladığına kanaat getirdiğinizde, yeni bir konuya geçin. Konunun anlaşılıp anlaşılmadığını, dinleyicilerin beden dilinden gözlemleyebilirsiniz.
insan, dakikada ortalama 125 ila 150 kelime söyleyebilir; buna karşın, dakikada 750 ila 1200 kelime dinleyebilir. Bu nedenle hızlı konuşmaktan çekinmeyin. İdeal konuşma hızı, dakikada 150 kelime konuşmaktır. Böylece katılımcılar, söylediklerinizi dinleyebilir, anlayabilir ve yorumlayabilirler. Dakikada 120 kelimeden daha yavaş bir tempoyla konuşursanız insanlar sıkılır ve dinlemekten vazgeçer. Daha az önem taşıyan bilgileri aktarırken daha hızlı, bilgiyi vurgulamak istediğinizde daha yavaş konuşmayı alışkanlık haline getirin.
Dikkati temel noktalara çekmek için hızlı bir sunuşta ani duraklamalar yapın. Anlattıklarınıza göre sesinizi alçaltıp yükselterek anlatıma renk katar ve katılımcıların dikkatini canlı tutabilirsiniz.
Coşkulu bir ses tonu, coşkunuzun dinleyiciye de bulaşmasına yol açacak, sunuşunuzun başarılı olmasını sağlayacaktır. Sunuş heyecanı bu konuda işinize yarayacak, sesinize coşku ve enerji katacaktır. Coşkulu bir ses tonunun diğer koşulu, anlattığınız konuya ilgi duymanızdır. Konunuza ve dinleyicilerinize olan ilginiz, size ve anlattıklarınıza olan ilgiyi uyandırır ve canlı tutar. Ancak coşkulu görünmek için doğal olmayan bir tonda konuşmaya kalkmayın; yapay bir ses tonu ya da konuşma tarzı, dinleyiciler tarafından hemen fark edilir.
Akıcı bir konuşma biçimi, anlatılanların dinlenmesini kolaylaştırır. Sözcükleri, çok uzatarak ya da kesik kesik söyleme, yanlış soluk alma, yanlış duraklama ya da yanlış vurgulama, konuşma hızını iyi ayarlayamama, akıcılığı engeller.
Kelimeleri dikkatli seçin
Kullandığınız dilin, duruma ve dinleyiciye uygun olmasına dikkat edin. Sunuşlarda yapılan en büyük hatalardan biri, dinleyicilerin anlamadığı kelimeler kullanmaktır. Konuyla ilgili, özel bir terim kullandığınızda bunun tanımlamasını yapın.
Gereksiz-sözler kullanmayın Konuşmacılar, genellikle bazı sözcükleri gereğinden fazla yinelerler. Kendi kelimenizi keşfedin. "Bundan sonra", "bu nedenle", "aslında, gerçekten..." gibi yinelemeler, konuya olan dikkati dağıtır; öyle ki, dinleyiciler tekrarladığınız sözleri saymaya başlayabilirler. Bu hatayı engellemenin yollarından biri, sessizliği iyi değerlendirmektir. Her zaman bir şeyler söylemek zorunda değilsiniz; sunuşun geri kalanında söyleyeceklerinizi planlarken duraklama yaparsanız, konuşmanız daha etkileyici olacaktır.
Sunuş günü
Provaya hazırlandığınız gibi sunuş gününe de istekli ve olumlu bir tutumla, zihninizi olumlu düşüncelere programlayarak başlayın. İyi bir kahvaltıyla metabolizmanızı güne hazırlayın. O gün giyeceklerinizi ve kullanacağınız aksesuarları bir gün önceden denemiş, hazırlamış olun.
Sunuş notlarınızın ve görsel malzemenizin doğru sıralanmış ve eksiksiz olduğundan emin olun.
Sunuş yerine dinleyicilerden en az bir saat önce gidin ve odayı, aşağıdaki noktalan göz önünde bulundurarak denetleyin.
Salonun donanımı: Size ayrılan yer istediğiniz biçimde mi? Sandalye dizimi, konuşmanıza kolaylık sağlayacak şekilde mi? Büyük beyaz kağıtları ya da gösterdiğiniz saydamları her katılımcı görebilecek mi?
Işıklar ve ısı: Salon boşken dahi sıcaksa, sıcaklığı düşürün. Böylece terlemek için ek bir nedenden kurtulmuş olursunuz. Odanın yeteri kadar aydınlık olduğundan, ışıkların sizin ya da katılımcıların gözüne gelmeyecek şekilde ayarlandığından emin olun.
Görsel ve işitsel malzeme: Malzemenizin düzgün çalışıp çalışmadığını kontrol edin, sunuş sırasında bozulması halinde yakında bir yedeğinin bulunmasını sağlayın.
Kablo ve kordonlar: Mikrofon kullanacaksanız, kordonu dolaşmak için yeterince uzun mu? Herhangi elektrikli bir cihaz kullanıyorsanız, kordonları ayaklarınıza dolanmayacak şekilde uzayıp prize yetişiyor mu?
Yan salonlar: Yan salonlarda sizi rahatsız edecek bir faaliyet olabilir mi? Eğer gürültücü bir komşunuz varsa, onlar ya da siz yerinizi değiştirebilir misiniz?
Su: Ulaşabileceğiniz yakınlıkta su olduğundan emin olun.
Tüm bu hazırlıkları tamamladıktan sonra, notlarınıza bakmak için zaman ayırabilirsiniz. Özellikle giriş ifadelerinizde son dakika değişiklikleri yapmaktan mümkün olduğunca sakının. Bu düzenlemeler konuşmanın devamında sizi şaşırtabilir.
Sunuşa başlamadan önce ısınmak için zaman ayırın ve aşağıdaki uygulamaları yapın:
Yüz kaslarınızı hareket ettirin: Ayna karşısında birkaç dakika endişeli, neşeli, kızgın, şakacı benzeri çeşitli mimikler yapın.
Derin nefes alın: Sesinizi açın. Boğazınızı temizleyin, değişik tonlarda alçak ve yüksek sesler çıkartın. Sesiniz güzel değilse bile, şarkı söyleyin.
Kanınızı harekete geçirin: Boynunuzu, ellerinizi, kollarınızı hareket ettirin. Belinizi, ayaklarınızı gerin ve hareket ettirin. Bedeninizde kan dolaşımım hızlandırın.
Bu ısınma hareketlerini yaptığınızda, sunuşa yüksek bir enerjiyle başladığınızı göreceksiniz.
Olanağınız varsa, katılımcıları salona gelirlerken karşılamaya gayret edin. Merhabalaştığınız, sohbet ettiğiniz kişilere sunuş yapmak, bir grup yabancıya sunuş yapmaktan daha kolaydır. Bu şekilde katılımcıların da sizi tanımalarını sağlar, aynı zamanda size karşı olabilecek önyargıları ya da orada bulunmaktan dolayı duyulan isteksizliği hafifletebilirsiniz. İnsanlar kişisel temasta bulundukları kişilere karşı daha az eleştirel olmaya eğilimlidir ve bu da sizin işinizi büyük ölçüde kolaylaştıracaktır.
Eğer sizi takdim eden biri varsa, takdim edilişinizi ve hakkınızda söylenenleri iyice dinleyin, düzeltilmesi gereken bir nokta olmadığından, emin olun. Sizi tanımayan katılımcıların sizin hakkınızda ilk duydukları, sizden beklentilerini belirler.
Sunuşa başlarken, yerinizden hızla kalkıp canlı ve enerjik adımlarla sunuş: yerine gidin. Yayacağınız güvenli etki, inandırıcılığınızı artıracak, enerjiniz bulaşıcı olacaktır.
Birçok konuşmacı, özellikle gergin olduklarında, katılımcılar dinlemeye hazır olmasalar dahi konuşmaya başlar. Bundan sakının. Bunun yerine dinleyicilere bakın ve hepsinin size bakmasını bekleyin. Dikkati sağladıktan sonra gür ve duru bir sesle, notlarınıza bakmadan konuşmaya başlayın.
Sunuş yapmak büyük bir zevktir. Kendinizi ne kadar yeterli hissederseniz, alacağınız keyif de aynı ölçüde artar; konuşmanızı tamamladığınızda kendinizi yorgun değil, daha dinlenmiş ve enerjik hissedersiniz. Bu keyfi yaşamaya gayret edin.