Sistemin anlaşılırlığını sağlayan akış diyagramları, problemlerin çözümüne yönelik çalışmalarda ilk başvurulan araçlardandır.
Çözüm aradığımız problem, mutlaka bir sürecin bir adımıyla ilgilidir.
Problemi doğru anlayabilmek ve etkili çözüm üretebilmek için problemin ait olduğu süreci iyi anlamamız gereklidir.
Bir problemle karşılaştığımızda;
Problemi doğru tanımlamamız,
Akışı tam olarak anlamamız,
Neyin önemli olduğuna karar vermemiz,
Akış diyagramı sayesinde müşteriye sunulan bir hizmetin gerçekleşmesi için gerekli adımlar basit ve anlaşılır olarak birbirine eklenir.
Süreç ve sistemle ilgili;
Bütün iş akışı,
Müşteriler ve tedarikçilerle ilişkiler,
Diğer birimlerle ilişkiler,
Verimsizlik alanları,
Gereksiz ve tekrarlanan işler,
Sadeleştirilebilecek alanlar,
Mevcut uygulama ile olması gereken arasındaki farklar kuşbakışı görülebilir ve anlaşılır hale gelir.
Böylece problemle ilgili analiz yapılabilir.
Akış diyagramlarına, fatura çıkarma akışı, ürün sevkiyat akışı, müşteri şikayeti çözüm akışı örnek olarak verilebilir.
Akış Diyagramı Adımları;
Sürecin adı ve sınırları tanımlanır.
Akış diyagramının detayına karar verilir.
Adımlarının belirlenmesine yönelik beyin fırtınası yapılır.
Bulgular sembollerle gösterilir ve sıralama yapılır.
Bağlantı çizgileri ve okları yerleştirilir.