Organize Edin.
İşlem aşamasını tamamladığınızda, sekiz farklı kategoride hatırlatıcılarınız ve malzemeleriniz olacaktır:
Bu hatırlatıcıların ve araçların bir araya gelmesiyle, tabağınızdaki her şeyi temizleyebileceğiniz bir sisteminiz olacaktır. Bütün bu kategoriler düzenlenerek, fiziksel anlamda, listeler ya da hatırlatıcı kartlar şeklinde depolanabilmelidir.
Harekete geçmenizi gerektirmeyen maddeler için (diyagramda "hayır" dediğiniz maddeler), olası kategoriler çöp, kuluçka araçları (belki/bir gün) ve referans deposudur. Çöp kategorisine düşen maddelerden, mümkün olduğunca çabuk kurtulmalısınız. Belki / Bir gün maddeleri, bir gün yapmak isteyebileceğiniz şeyleri içerdiği için faydalıdır ve proje park alanı gibi bir yere depolanmalıdır. Bu maddeler, yeni bir yabancı dil öğrenmek, spor ya da sanatla ilgili bir faaliyet olabilir. Referans dosyası ise, ileride faydalanabileceğinizi düşündüğünüz değerli konuları içermelidir.
Harekete geçilecek konularla ilgili olarak ("evet" dedikleriniz), projelerle ilgili bir listeye, proje planları ve destek malzemeler için depolama alanına, bir takvime, bir "gelecek adımlar" listesine ve beklediğiniz şeylerle ilgili hatırlatma listesine gereksiniminiz olacaktır.
"Projeler" listesinin sahip olması gereken özel bir format yoktur. Düzenli olarak izleyebileceğiniz ana bir listenin hazırlanması yeterlidir. Kısmi bir proje listesi şöyle olabilir:
-
Yeni işe alınanların oryantasyonu
-
Ağustos tatili
-
Departman çalışanlarıyla dışarıda yemek
-
Kitabı yayınlanması
-
Bilgisayar upgradelerini tamamla
-
Veraseti güncelle
-
Bütçeleri sonuçlandır
-
Yeni ürün hattını tamamla
Gelecek adımlar kategorisi için, (1) bir takvime ve (2) gelecek aksiyonlar listesine gereksinim duymaktasınız.
Takvime koyacağınız üç şey vardır:
-
Zamanı belli olan aksiyonlar - belirli bir zamanda yapmanız gerekenler (randevular, vb)
-
Günü belli olan aksiyonlar - saati belli olmasa da o gün içinde yapmanız gereken işler (telefon aramaları, raporlar, vb)
-
Günü belli olan bilgiler - belirli bir günde bilmeniz gereken şeyler (uçuş saatleri, randevularla ilgili gelişmeler, vb)
Takvim, kutsal bir alan muamelesi görmelidir. Bir kez oraya yazdınız mı, ya o gün yapılmalı ya da baştan hiç yazılmamalıdır. Düzeltmeler, sadece randevularla ilgili değişiklikler için söz konusu olabilir.
"Gelecek adımlar" listesi, iki dakikadan uzun süren ve delege etmediğiniz işleri kapsar. Bunların sizin tarafınızdan yapılması gerekmektedir ama belirli bir zamanı olmadığı için, takvimde yer almazlar. Bunların sayısı 20 ila 30 arası ise, tek bir listede toplayabilirsiniz ancak sayıları daha fazla ise, farklı kategorilere ayırmanızda fayda vardır.
"Delege et" kategorisine koyduğunuz işler için, bir bekleme listesine gereksinim duyacaksınız. Bu listedekiler, ya delege edip beklediğiniz, ya da sizin harekete geçebilmeniz için, bir başkasından bir şeyler yapmasını beklediğiniz işlerdir.
Bütün bu listeleri yaptıktan sonra, kişisel bir organizasyon sistemi kurmanız gerekir.